Precz z „papierologią” w biurze!

Sprawdź, jak można się jej pozbyć łatwo i na zawsze

Marzenia o pozbyciu się zbędnej „papierologii” zaczęły pojawiać się w głowach przedsiębiorców już w latach 80-tych ubiegłego stulecia. I choć minęło dobrych 30 lat, to mimo wszystko nie udało się całkowicie wyeliminować papieru z biur. Świat idzie do przodu – mamy już podpis elektroniczny, komunikatory, przechowujemy dane w chmurze, ale papier ciągle jest obecny w większości firm.

Poniżej pokażemy Wam, jak z tym problemem radzą sobie pionierzy walki z „papierologią”.

DECOS

Decos jest firmą pochodzącą z Holandii. Ich EKO-strategia pomaga ocalić rocznie 16 drzew (tyle zostałoby poświęconych, gdyby Decos używał papieru). I choć obecnie są liderem zmian, na początku trudno było im przestawić się i zerwać z „papierologią”. Zaczęli pomału - od usunięcia spod biurek koszów na śmieci. Ten ruch sprawił, że pozbywanie się zużytego papieru stało się trudniejsze, a pracownicy zaczęli go szanować i przestali traktować jednorazowo. Kolejnym krokiem było przestawienie drukarki do trudno dostępnego miejsca. Kiedy dojście do niej zostało utrudnione, ludzie zaczęli szukać alternatyw i przestawili się na korzystanie z digitalowych rozwiązań. Jakby tego było mało, Decos stosuje również politykę „anty-notatnikową” oraz… odsyła pocztę, która została im wysłana drogą tradycyjną.

Idea Rebel

Idea Rebel jest agencją interaktywną, która powstała w Vancouver w 2008 roku. Od samego początku jej założyciele zapowiedzieli walkę z „papierologią”. Szef agencji był do tego stopnia zdeterminowany, że na starcie zrezygnował z kupna drukarki. Jego kolejnym krokiem był całkowity zakaz używania notesów i szkicowników oraz papierowych kubków w firmowej kafeterii. Idea Rebel wprawdzie pozwala designerom na przynoszenie swoich własnych notesów, ale po pracy muszą zabierać je ze sobą do domu, co jest dodatkowm utrudnieniem. W firmie wszystko załatwiane jest digitalowo – nawet podpisywanie ważnych dokumentów. Jeśli jakiś kontrahent odmawia złożenia podpisu elektronicznego, Idea Rebel rezygnuje ze współpracy z nim.

mat.prasowe Idea Rebel

The Austin Company

The Austin Company jest amerykańską firmą specjalizującą się w architekturze, projektowaniu przestrzennym i usługach z zakresu zarządzania budową. Jako biznes ze 135-letnim stażem The Austin Company była bardzo przywiązana do pracy na papierze. Okazało się jednak, że papierkowa robota spowalniała większość operacji i często wywoływała zamieszanie. Kontrole przeprowadzane metodą papierową trwały długo i generowały wiele błędów, głównie po stronie ludzkiej. Po tym, jak firma rozprawiła się z „papierologią” (wszystkie audyty zaczęły być przeprowadzane na smartfonach i tabletach), kontroli można dokonać w 15 minut, a dzięki temu firma jest w stanie zaoszczędzić 250.000 USD rocznie.

Wyzwania związane z walką z „papierologią”

Trzy wspomniane przez nas firmy pokazują, że jeśli się tylko chce, można przestawić się na politykę „paperless”, ale istnieje też kilka przeszkód, z którymi przyjdzie się zmierzyć:

• Pracownicy będą używać papieru, jeśli będą mieli do niego łatwy dostęp. Proste rzeczy, jak ustawione pod biurkami kosze na śmieci i łatwo dostępna drukarka, mogą wywołać zwiększone zużycie papieru. Wyeliminowanie ich, rozwiąże ten problem.

• Papier nie jest używany tylko do komunikacji wewnętrznej. Wykorzystuje się go również w innych biznesowych celach. Trzeba wziąć pod uwagę, że wdrożenie polityki „paperless” może zaburzyć kontakty z firmami zewnętrznymi. Klienci przyzwyczajeni do komunikacji na papierze nie będą raczej fanami nowej filozofii. Może dojść do sytuacji, w której trzeba będzie poświęcić relacje biznesowe z mniej postępowymi klientami, albo wynegocjować kompromis.

• Papier ma wiele zastosowań w firmie i pojawia się nie tylko w drukarkach, składowanych dokumentach i notatnikach. Warto zrezygnować z jednorazowych kubków i postawić na papier toaletowy z recyclingu.

Jeśli tylko firma podejdzie do tematu odważnie i odpowiedzialnie, może okazać się, że korzyści, jakie osiągnie mogą być ogromne – dla biznesu i środowiska. Na początku nie będzie łatwo, ale im dalej w las, tym bardziej umocni się model biznesowy firmy i pojawią się oszczędności.

A jak wygląda sytuacja u Was? W rodzimych firmach? Może zechcecie podzielić się z nami i naszymi czytelnikami przygodami związanymi z przechodzeniem na “cyfrowe rozwiązania”? Zapraszamy.

Źródło: Anna Johansson, triplepundit.com