Kwalifikowany podpis elektroniczny – jak go wyrobić i jak z niego korzystać?

Kwalifikowany podpis elektroniczny ma moc prawną własnoręcznego podpisu. Takie rozwiązanie jest niezwykle wygodne, bo nie tylko upraszcza obieg dokumentów i skraca formalności, ale obniża też koszty prowadzenia biznesu. Trzeba jednak pamiętać, że złożenie podpisu elektronicznego poprzedzone jest procedurą, która ma zapewnić jego użytkownikowi maksymalne bezpieczeństwo. Chodzi przede wszystkim o poprawne zweryfikowanie tożsamości osoby, która będzie się podpisem elektronicznym posługiwać. Jak w praktyce można wyrobić kwalifikowany podpis elektroniczny i jak z niego skorzystać?

Jak podpisywać dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym?

Prawo w Polsce od 2016 roku umożliwia podpisywanie dokumentów na odległość za pomocą tak zwanego kwalifikowanego podpisu. Ma on pełną moc prawną własnoręcznego podpisu i nie da się za jego pomocą podpisać jedynie kilku dokumentów. Chodzi między innymi o testament czy inne akty poświadczane notarialnie.

Proces  uzyskania kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego, który umożliwia podpisywanie dokumentów elektronicznych w formie pisemnej, nie jest wcale skomplikowany. Taki certyfikat, a tym samym kwalifikowany podpis elektroniczny, wystawia kwalifikowany dostawca usługi zaufania – nazywany certyfikacji. Nie należy jednak zakładać, że jest to instytucja publiczna. Wręcz przeciwnie, w przypadku urzędów certyfikacji bardzo często są to instytucje prywatne, które jednak spełniają kryteria narzucane przez prawo i mogą wydawać certyfikate podpisu elektronicznego.

Aby uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny, należy zgłosić się do takiego urzędu, a następnie przejść procedurę, której najważniejszym elementem jest potwierdzenie tożsamości. Trzeba też pamiętać o tym, że korzystanie z podpisu elektronicznego jest płatne – najczęściej w formie subskrypcji lub abonamentu na określony czas.

Weryfikacja tożsamości – niezbędna, aby uzyskać podpis elektroniczny

Weryfikacja tożsamości to niezbędna i oczywista kwestia w procesie starania się o kwalifikowany podpis elektroniczny. Trzeba mieć jednak na uwadze, że w zależności od tego, kto wystawia certyfikat podpisu elektronicznego, różnie może przebiegać proces weryfikacji. Metod jest kilka – nie są one wcale uciążliwe.

Niektóre urzędy certyfikacji wymagają osobistej weryfikacji. Osoba, która stara się o podpis elektroniczny, musi w takim wypadku z dokumentem tożsamości (paszportem lub dowodem osobistym) stawić się w punkcie, gdzie zostanie potwierdzona zgodność dokumentów z osobą, która się nimi posługuje. Na szczęście zwykle takich punktów jest wiele i weryfikacja tożsamości nie wiąże się z daleką wyprawą. Warto też dodać, że w celu zapewnienia komfortu klientom niektóre urzędy certyfikacji oferują tak zwane mobilne punkty weryfikacji tożsamości. Wówczas osoba upoważniona do weryfikacji tożsamości przyjeżdża do zainteresowanego i robi to na miejscu.

W niektórych przypadkach proces jest prostszy i wystarczy jedynie wideoweryfikacja, czyli rozmowa z przedstawicielem urzędu certyfikacji. W jej trakcie trzeba okazać dokumenty, dzięki którym osoba po drugiej stronie będzie mogła zweryfikować naszą tożsamość. W tym wypadku trzeba przede wszystkim zadbać o jakość połączenia i sprzętu. Jeśli pojawi się wątpliwość, może okazać się, że osobista weryfikacja będzie jednak konieczna.

Jak łatwo wyrobić kwalifikowany podpis elektroniczny, czyli możliwości platformy Autenti

Kwestią związaną z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, o której trzeba pamiętać, jest fakt, że nie każdy dokument da się podpisać każdym rodzajem podpisu. Są podpisy wiążące w umowach biznesowych, ale równolegle funkcjonują też te, które są uznawane przez urzędy i instytucje publiczne. Dlatego, aby korzystanie z podpisu elektronicznego było maksymalnie uproszczone (jest to przecież najważniejsza przesłanka, która stoi za jego istnieniem) warto rozważyć skorzystanie z platformy Autenti. Więcej na jej temat można przeczytać pod tym linkiem: https://autenti.com/platforma-autenti/.

Żeby jednak przybliżyć, w jaki sposób Autenti może pomóc wyrobić kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego i żeby z niego korzystać, warto podkreślić kilka kwestii. Po pierwsze, Autenti może pośredniczyć w uzyskaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, zarówno do zawierania umów biznesowych, jak i dokumentów urzędowych. Poza tym, jest platformą, która umożliwia bezpieczne przechowywanie i przesyłanie dokumentów elektronicznych, do których podpisania wykorzystano podpis kwalifikowany.

Bez względu jednak na to, w jaki sposób uzyska się kwalifikowany podpis elektroniczny, jest to ułatwienie, z którego warto skorzystać. Jest to również rozwiązanie niezwykle uniwersalne, które ułatwi pracę zarówno freelancerom prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą, jak i wielkim, międzynarodowym korporacjom. W każdym przypadku wyrobienie kwalifikowanego podpisu elektronicznego skróci formalności, przyspieszy pracę, a to pozwoli obniżyć koszty i zwiększyć zyski.