Podpis elektroniczny zyskuje na popularności, co wcale nie dziwi, bo jest rozwiązaniem ułatwiającym dopełnianie formalności i pozwalającym zaoszczędzić cenny czas. Na rynku funkcjonują dwa rodzaje podpisów ‒ podpisy elektroniczne i kwalifikowane podpisy elektroniczne. Czym różnią się te dwa typy podpisów cyfrowych? W jakich przypadkach konieczne jest użycie podpisu kwalifikowanego, a gdzie wystarczy tylko ten drugi?
Podpis kwalifikowany
Kluczowym dokumentem, który reguluje kwestię podpisów elektronicznych, jest eIDAS, czyli rozporządzenie wydane przez Parlament i Radę Unii Europejskiej w 2014 roku. Określa ono warunki, które musi spełnić podpis kwalifikowany, by mieć taką samą moc prawną jak podpis własnoręcznie złożony na dokumencie.
Podpis kwalifikowany musi spełniać warunki podpisu zaawansowanego:
1) przyporządkowuje się go unikalnie podpisującemu,
2) podpis umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego,
3) składa się go przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może z dużą dozą pewności użyć pod wyłączną swoją kontrolą,
4) jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna.
Certyfikat podpisu kwalifikowanego
Ponadto podpis kwalifikowany musi być oparty o kwalifikowany certyfikat, który został wydany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania oraz złożony za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu. Podczas wydawania kwalifikowanego certyfikatu weryfikowana jest tożsamość osoby, która ubiega się o certyfikat kwalifikowany. Sprawdzanie tożsamości może odbywać się zdalnie, za pośrednictwem wideo rozmowy lub podczas spotkania z pracownikiem podmiotu, który wydaje certyfikat. Weryfikacja tożsamości polega na sprawdzeniu zgodności informacji, które zostały podane przez osobę ubiegającą się o certyfikat podpisu kwalifikowanego z tymi, które umieszczone są w dokumencie potwierdzającym tożsamość – paszporcie lub dowodzie osobistym. Wyklucza to ewentualne próby oszustwa i podszywania się pod inne osoby.
Podpis kwalifikowany umożliwia więc zidentyfikowanie osoby, która podpisała dokument. Stanowi również gwarancję integralności tego dokumentu, ponieważ dane, które potwierdzone zostały podpisem elektronicznym, nie mogą być już modyfikowane. Żadna ze stron nie może dodać np. nowego zapisu do umowy bez naruszenia podpisu elektronicznego. Dzięki temu zyskujemy pewność obrotu prawnego.
|
Chcesz zacząć podpisywać umowy online już dziś?
Podpis kwalifikowany Autenti by InfoCert to oszczędność czasu, pieniędzy i wygoda użytkowania
|
Nowoczesne rozwiązania
Początkowo złożenie podpisu kwalifikowanego wymagało wykorzystania podłączonego do komputera czytnika, w którym umieszczało się kartę. To rozwiązanie nie należało do najwygodniejszych – cechowała je niska mobilność, a konieczność użycia zewnętrznego czytnika była uciążliwa zwłaszcza podczas podróży. Nowoczesne rozwiązania oferują znacznie większą wygodę i nieograniczoną dostępność. Dane potrzebne do złożenia podpisu są przechowywane w bezpiecznej chmurze, a użytkownik podpisuje dokumenty z poziomu przeglądarki internetowej. Dzięki temu znika konieczność użycia dodatkowego sprzętu. Co istotne, certyfikat kwalifikowany wydany w kraju Unii Europejskiej jest akceptowany w innych krajach wspólnoty.
Podpis kwalifikowany jest równoważny własnoręcznemu
Według zapisów rozporządzenia eIDAS kwalifikowany podpis elektroniczny wywołuje taki sam skutek prawny jak podpis własnoręczny. W polskim Kodeksie cywilnym znajduje się potwierdzenie tej zasady. Art. 78 § 1 zrównuje kwalifikowany podpis elektroniczny z podpisem własnoręcznym: „Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym”. Kwalifikowany podpis elektroniczny może być wykorzystywany do potwierdzania wszystkich dokumentów, które wymagają formy pisemnej. Można zastosować go m.in. do podpisania umowy o pracę, umowy o dzieło z przeniesieniem autorskich praw majątkowych czy umowy prowadzenia rachunku bankowego.
Podpis elektroniczny a kwalifikowany podpis elektroniczny
Rozporządzenie eIDAS przewiduje również możliwość wykorzystania niekwalifikowanego podpisu elektronicznego, który nie jest oparty o certyfikat kwalifikowany. Dokument nie precyzuje warunków generowania podpisu niekwalifikowanego. Osoba, która ubiega się o certyfikat niekwalifikowany, nie przechodzi aż tak szczegółowej weryfikacji jak w przypadku wyrabiania certyfikatu kwalifikowanego. Podpis niekwalifikowany może być przypisany do konkretnej osoby. Dostawcy elektronicznych podpisów niekwalifikowanych nie muszą spełniać wszystkich rygorystycznych warunków, które dotyczą dostawców podpisów kwalifikowanych. Z tego powodu elektroniczny podpis niekwalifikowany nie zawsze wywołuje takie same skutki prawne jak podpis kwalifikowany, który traktowany jest równorzędnie z podpisem własnoręcznym. Podpis niekwalifikowany może być wykorzystywany do podpisywania dokumentów, które nie wymagają zachowania formy pisemnej, np. umów zlecenie, zamówień, umów sprzedaży czy tych, które funkcjonują w wewnętrznym obiegu firmowym.
A co na to sąd?
Podpis elektroniczny niezależnie od tego czy jest kwalifikowany, czy nie, stanowi dowód przed sądem, co gwarantuje art. 25.1 eIDAS. Podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że podpis ten ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych.
Warunkiem jednak tego, aby korzystać ze skutków prawnych rozporządzenia eIDAS jest to, żeby podpis elektroniczny był wynikiem funkcjonowania usługi zaufania. Taką usługą zaufania jest Autenti, które gwarantuje niezależne od stron podpisujących dowody z realizacji procesu złożenia podpisu elektronicznego. Niekwalifikowany podpis elektroniczny złożony pod oświadczeniem woli zapewnia zawsze spełnienie formy dokumentowej, co jest wystarczające dla większości aktywności i podpisywanych dokumentów w sprawach zwykłych oraz działalności biznesowej.
