Die fortschreitende digitale Transformation des Geschäfts in den letzten Jahren entspricht den aktuellen Bedürfnissen der umfassenden Depaperisierung – ein Großteil der abgeschlossenen Verträge und Vereinbarungen nimmt allgemein die elektronische Form an. Ähnliches gilt für interne Dokumente innerhalb von Organisationen – zum Beispiel ersetzen seit dem 1. Januar 2019 elektronische Personalakten zunehmend die bisher verwendete traditionelle Dokumentation.
Elektronische Dokumente stellen somit eine rechtlich gültige, aber auch finanziell attraktive und ökologische Alternative zum Papierdokumentenfluss und zur Archivierung dar.
Erfahren Sie, warum die Speicherung elektronischer Dokumente auf der Autenti-Plattform nicht nur bequem, sondern vor allem sicher ist.
Wie archiviert man Dokumente sicher ohne Papier?
Die Autenti-Plattform liefert Antworten auf die Frage, wie man elektronische Dokumente sicher und gleichzeitig bequem archiviert. Jedes auf der Plattform signierte Dokument erfüllt nämlich die Anforderungen eines „dauerhaften Datenträgers“ gemäß Artikel 2 Nr. 4 des Verbraucherschutzgesetzes. Dies bedeutet nichts anderes als die Garantie einer sicheren Informationsspeicherung, den freien Zugang und die Wiederherstellung dieser Informationen in unveränderter Form in der Zukunft.
Die sichere Archivierung von Dokumenten auf der Autenti-Plattform gewährleistet:
- angemessene Sicherung der im Dokument enthaltenen Informationen vor der Möglichkeit ihrer Modifikation,
- Speicherung der Dokumente in einer Weise, die unbefugten Personen den Zugang zu ihrem Inhalt unmöglich macht,
- freien Zugang zu den im Dokument enthaltenen Informationen durch befugte Stellen – für die Zeit, die für die Zwecke, denen die Informationen dienen sollen, erforderlich ist.
Dies bedeutet, dass die Dokumente auf der Autenti-Plattform sicher in einer Cloud-Umgebung gespeichert werden, in verschlüsselter Form, die für Dritte unzugänglich ist. Der Signierungsprozess erfolgt in streng definierten Rahmenbedingungen, unter Verwendung fortschrittlicher Informationstechnologien – vom Moment der Dokumentenübermittlung bis zum Abschluss des Signierungsprozesses wird das Dokument gespeichert und ausschließlich befugten Personen zugänglich gemacht. Die eingesetzten Sicherheitsmaßnahmen verhindern Eingriffe in den Dokumenteninhalt – was wiederum die Wahrung der Authentizität und Integrität gewährleistet.
Integrität archivierter elektronischer Dokumente
Schon allein die Tatsache der elektronischen Form eines Dokuments kann Zweifel aufkommen lassen und Fragen aufwerfen, ob der Inhalt eines solchen Dokuments nach seiner Unterzeichnung unverändert geblieben ist. Die Sicherung der Authentizität und Integrität des Dokumenteninhalts ist eine grundlegende Funktionalität der innovativen Autenti-Technologie. Der Signierungsprozess auf der Plattform ist streng definiert – in der Praxis ist es vom Moment der Dokumentenübermittlung bis zum Abschluss der Unterzeichnung durch alle erforderlichen Personen nicht möglich, den Dokumenteninhalt in einer Weise zu ändern, die unbemerkt bleiben könnte.
Zur Bestätigung der prozessualen Sicherheit verwendet Autenti elektronische Siegel basierend auf einem qualifizierten Zertifikat. Das Sicherungssiegel wird erstmals im Moment der Dokumentenübermittlung zur Signierung aufgebracht und erneut, wenn alle Signaturen gesetzt worden sind. Jedes Siegel befindet sich auf der Signaturkarte und enthält die genaue Zeitangabe seiner Aufbringung.
Das elektronische Siegel erfüllt die Anforderungen von Artikel 36 der eIDAS-Verordnung, was bedeutet, dass:
a) es eindeutig dem Signierenden zugeordnet ist,
b) es die Identität des Signierenden feststellt,
c) es unter Verwendung von Daten erstellt wird, die der Erstellung des elektronischen Siegels dienen,
d) es mit den Daten, auf die es sich bezieht, in einer Weise verknüpft ist, dass jede nachfolgende Änderung der Daten erkennbar ist.
Die von Autenti verwendete Lösung ermöglicht die sofortige Überprüfung, ob im Zeitraum zwischen dem Anbringen der Sicherungssiegel Änderungen am Dokumenteninhalt vorgenommen wurden. Die Unveränderlichkeit des Dokuments kann auch selbstständig, beispielsweise mit der Software Adobe Acrobat Reader oder einem anderen spezialisierten Signatur- und Siegelprüfungsprogramm, überprüft werden.
Wie archiviert man Dokumente, damit sie für berechtigte Personen leicht zugänglich sind?
Die Autenti-Plattform sichert und erfüllt auch die Anforderung der Zugänglichkeit archivierter elektronischer Dokumente für alle Vertragsparteien. Berechtigte Personen haben die Möglichkeit, zu jeder Zeit die verarbeiteten Dokumente zu öffnen und zu überprüfen, in welchem Stadium der Signierung sich ein bestimmtes Dokument befindet – dazu reicht ein Gerät mit Internetzugang.
Autenti ermöglicht auch die bequeme Archivierung elektronischer Dokumente auf dem eigenen Datenträger. Ausgewählte Dokumente können als PDF-Datei auf einen Computer, einen USB-Stick oder ein anderes Cloud-Laufwerk (z. B. Google Drive, OneDrive) heruntergeladen oder an eine ausgewählte E-Mail-Adresse (z. B. an das Firmenarchiv) gesendet werden. Wichtig ist, dass jedes Exemplar eines signierten Dokuments, unabhängig davon, wie viele Exemplare gespeichert sind, gültig ist und die gleiche Rechtskraft wie das Original hat.
Können archivierte Dokumente verschwinden oder von der Plattform gelöscht werden?
Wir können uns eine Situation vorstellen, in der ein Dokument aufgrund eines Versehens oder einer kleinen Unachtsamkeit in einem traditionellen Archiv verloren gehen könnte. Die elektronische Archivierung auf der Autenti-Plattform beseitigt diese Unannehmlichkeiten. Jeder Benutzer kann auf seinem Account Tausende von Dokumenten speichern, die leicht auffindbar sind – es genügt, den Titel des Dokuments, den Namen oder die Empfängerdaten einzugeben. Es ist auch möglich, die Suche auf bestimmte Daten einzugrenzen.
Das Wichtigste ist jedoch, dass bei Autenti nichts verloren geht. Selbst wenn aus irgendeinem Grund elektronisch archivierte Dokumente im Unternehmensbestand verloren gehen – zum Beispiel durch einen Ausfall – können sie jederzeit erneut vom Account auf der Plattform heruntergeladen werden.
Warum sind die von Autenti gespeicherten elektronischen Dokumente sicher?
Die Rechenzentren, in denen die auf der Autenti-Plattform signierten Dokumente verarbeitet werden, befinden sich innerhalb der Europäischen Union und damit im Europäischen Wirtschaftsraum. Diese Dokumente sind vor dem Zugriff durch unbefugte und unberechtigte Dritte entsprechend geschützt, und das Risiko des Verlusts signierter Dokumente wird durch die Nutzung moderner technologischer Lösungen auf ein Minimum reduziert.
Jeder Benutzer der Plattform hat Zugriff auf ein verschlüsseltes Cloud-Archiv, in dem seine elektronischen Dokumente gespeichert sind – Autenti verschlüsselt die Daten mit einem 256-Bit-Schlüssel, und das Sicherheitsniveau wird durch den Einsatz fortschrittlicher kryptografischer Algorithmen erhöht.
