Postępująca w ostatnich latach cyfrowa transformacja biznesu wychodzi naprzeciw aktualnym potrzebom szeroko pojętej depapieryzacji - większość zawieranych kontraktów i porozumień powszechnie przybiera postać elektroniczną. Podobnie rzecz ma się w przypadku akt wewnętrznych w ramach organizacji - dla przykładu - już od 1 stycznia 2019 roku elektroniczne akta pracownika coraz częściej zastępują dotychczas stosowaną dokumentację tradycyjną.
Dokumenty elektroniczne stanowią zatem prawnie ważną, ale również finansowo atrakcyjną i ekologiczną alternatywę dla papierowego obiegu oraz archiwizacji dokumentów.
Sprawdź, dlaczego przechowywanie dokumentów elektronicznych na platformie Autenti jest nie tylko wygodne, ale przede wszystkim bezpieczne.
Jak bezpiecznie archiwizować dokumenty bez papieru?
Platforma Autenti dostarcza odpowiedzi na pytanie - jak archiwizować dokumenty elektroniczne w sposób bezpieczny, a jednocześnie wygodny. Każdy dokument podpisany na platformie spełnia bowiem wymogi “trwałego nośnika” uregulowanego w treści art. 2 pkt 4 ustawy o prawach konsumenta. Oznacza to nic innego, jak gwarancję bezpiecznego przechowywania informacji, swobodny dostęp i odtworzenie w przyszłości tych informacji w niezmienionej postaci.
Bezpieczna archiwizacja dokumentów na platformie Autenti gwarantuje:
- odpowiednie zabezpieczenie informacji zawartych w dokumencie przed możliwością ich modyfikacji,
- przechowywanie dokumentów w sposób uniemożliwiający osobom nieuprawnionym dostęp do ich treści,
- swobodny dostęp do informacji zawartych w dokumencie przez upoważnione podmioty - przez czas odpowiedni do celów, jakim dane informacje mają służyć.
Powyższe oznacza, iż dokumenty na platformie Autenti przechowywane są w sposób bezpieczny w środowisku chmurowym, w postaci zaszyfrowanej, niedostępnej dla podmiotów postronnych. Sam proces składania podpisu odbywa się bowiem w ściśle zdefiniowanych ramach, przy użyciu zaawansowanych mechanizmów informatycznych - od momentu nadania dokumentu do zakończenia procesu podpisywania dokument jest przechowywany i udostępniany wyłącznie upoważnionym osobom. Zastosowane zabezpieczenia uniemożliwiają ingerencję w treść dokumentu - a to z kolei gwarantuje zachowanie jego autentyczności oraz integralności.
Integralność archiwizowanych dokumentów elektronicznych
Już sam fakt elektronicznej postaci dokumentu może budzić wątpliwości i rodzić pytania, czy treść takiego dokumentu po jego podpisaniu nie uległa zmianie.
Zabezpieczenie autentyczności i integralności treści dokumentu stanowi podstawową funkcjonalność innowacyjnej technologii Autenti. Proces podpisywania dokumentu na platformie jest bowiem ściśle zdefiniowany - w rzeczywistości już od momentu nadania dokumentu do zakończenia jego podpisywania przez wszystkie wymagane osoby, nie jest możliwa taka modyfikacja treści dokumentu, która w konsekwencji mogłaby pozostać niezauważona.
Celem potwierdzenia procesowego zabezpieczenia, Autenti stosuje pieczęci elektroniczne oparte o kwalifikowany certyfikat. Pieczęć zabezpieczająca dokument po raz pierwszy składana jest w momencie nadania dokumentu do podpisu, a po raz drugi - kiedy wszystkie podpisy zostaną złożone. Każda z pieczęci znajduje się na Karcie Podpisu oraz zawiera dokładny czas jej nałożenia.
Pieczęć elektroniczna spełnia wymagania art. 36 eIDAS, a to z kolei oznacza, iż:
a) jest unikalnie przyporządkowana podmiotowi składającemu pieczęć,
b) umożliwia ustalenie tożsamości podmiotu składającego pieczęć,
c) jest składana przy użyciu danych służących do składania pieczęci elektronicznej,
d) jest powiązana z danymi, do których się odnosi, w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna.
Rozwiązanie stosowane przez Autenti umożliwia natychmiastową weryfikację, czy w czasie pomiędzy nałożeniem pieczęci zabezpieczających, w treści dokumentu zostały wprowadzone jakiekolwiek zmiany. Niezmienność dokumentu można również zweryfikować samodzielnie np. za pomocą oprogramowania Adobe Acrobat Reader lub innego specjalistycznego weryfikatora podpisów i pieczęci elektronicznych.
Jak archiwizować dokumenty, by były łatwo dostępne dla upoważnionych osób?
Platforma Autenti zabezpiecza i spełnia również wymóg dostępności przechowywanych dokumentów elektronicznych dla wszystkich stron umowy.
Osoby upoważnione mają bowiem możliwość w dowolnym czasie otworzyć procesowane dokumenty i zweryfikować, na jakim etapie podpisywania w danym momencie znajduje się konkretny dokument - wystarczające do tego jest urządzenie z dostępem do internetu.
Autenti umożliwia również wygodną archiwizację dokumentów elektronicznych na własnym nośniku. Wybrane dokumenty można pobrać w formie pliku pdf na komputer, pendrive lub inny dysk w chmurze (m.in. Google Drive, OneDrive), bądź wysłać na wybrany adres e-mail (np. do firmowego archiwum). Co istotne - bez względu na to, w ilu egzemplarzach podpisany dokument jest przechowywany, każdy z nich jest ważny i ma moc oryginału.
Czy archiwizowane dokumenty mogą zniknąć bądź zostać usunięte z platformy?
Jesteśmy w stanie wyobrazić sobie sytuację, w której z uwagi na omyłkę bądź drobne niedopatrzenie, dokument przechowywany w tradycyjnym archiwum może się zawieruszyć. Archiwizacja elektroniczna na Platformie Autenti eliminuje te niedogodności.
Każdy użytkownik może przechowywać na swoim koncie tysiące dokumentów, które łatwo wyszukać - wystarczy podać tytuł dokumentu, nazwę, dane odbiorcy. Możliwe jest również zawężenie wyszukiwania do konkretnych dat.
Co jednak najważniejsze, w Autenti nic nie zginie. Nawet jeśli z jakiegoś powodu dokumenty elektroniczne archiwizowane w zasobach firmy przepadną – na przykład wskutek awarii – zawsze można je ponownie pobrać z konta na platformie.
Dlaczego dokumenty elektroniczne przechowywane przez Autenti są bezpieczne?
Centra danych, w których przetwarzane są dokumenty podpisywane przez platformę Autenti, znajdują się na terenie Unii Europejskiej, a zatem w ramach Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Dokumenty te są odpowiednio chronione przed dostępem ze strony niepowołanych i nieuprawnionych podmiotów, zaś ryzyko utraty podpisanych dokumentów jest ograniczone do minimum dzięki wykorzystaniu nowoczesnych rozwiązań technologicznych.
Każdy użytkownik platformy ma dostęp do szyfrowanego, chmurowego archiwum, w którym przechowywane są jego dokumenty elektroniczne - Autenti szyfruje dane 256-bitowym kluczem, a poziom bezpieczeństwa zwiększa zastosowanie zaawansowanych algorytmów kryptograficznych.
