Vertragsgenehmigungsprozess: Schritt-für-Schritt-Anleitung für reibungslose Arbeitsabläufe

Wenn du jemals Tage oder Wochen auf die Unterzeichnung eines Vertrags gewartet hast, bist du nicht allein.

Die meisten Organisationen behandeln Vertragsgenehmigungen wie eine Black Box: irgendjemand irgendwo "schaut es sich an", aber niemand weiß wer oder wann es zurückkommt.

Mit unzähligen Genehmigungsschritten geraten Geschäfte ins Stocken, Lieferanten werden frustriert und interne Teams hängen in der Schwebe. Ein defekter Vertragsgenehmigungsprozess verlangsamt nicht nur die Dinge – er führt zu Risiken, Missverständnissen und manchmal kostspieligen Fehlern.

Dieser Leitfaden ist für jeden, der mit Verträgen zu tun hat: Rechtsteams, Vertriebsmitarbeiter, Einkaufsmanager, Finanzexperten und Operations-Leiter.

Wenn du schon einmal gesagt hast "Wer soll das genehmigen?" oder "Warum liegt das immer noch in jemandes Posteingang?", lies weiter.

Wir erklären, wie der Vertragsgenehmigungsprozess aussehen sollte, wo er üblicherweise scheitert und wie du ihn schneller, klarer und wesentlich schmerzfreier gestalten kannst.

Was bedeutet "Vertragsgenehmigung" eigentlich?

Um den Vertragsgenehmigungsprozess zu definieren, schauen wir uns an, was LawInsider dazu sagt. Es liefert im Grunde mehrere Definitionen für Vertragsgenehmigung, die alle auf eine Bedeutung hinauslaufen:

"Vertragsgenehmigung bezeichnet die Verfahren, die befolgt werden müssen, um die endgültige Genehmigung eines Vertrags zu erhalten." Quelle

Ob manueller oder automatisierter Vertragsgenehmigungsprozess, es handelt sich im Wesentlichen um die Schritte, die unternommen werden müssen, um ein Geschäftsdokument zu besiegeln. Meistens finden diese Schritte abteilungsübergreifend statt.

Aber im Kern geht es bei der Vertragsgenehmigung um eines: zu entscheiden, ob deine Organisation der Meinung ist, dass der Vertrag ihren Erwartungen entspricht und der schriftlich festgehaltenen Verpflichtung zustimmt. Das ist alles.

Alles andere – Prüfungsrunden, Kommentare, Änderungen, Eskalationen – ist nur ein Weg, um zu dieser Entscheidung zu gelangen.

Das Problem ist, dass "Genehmigung" für verschiedene Personen unterschiedliche Bedeutungen hat. Bei der rechtlichen Prüfung und Genehmigung geht es vielleicht um das Erkennen riskanter Klauseln. Die Finanzabteilung prüft Kosten und Zahlungsbedingungen. Der Einkauf will sicherstellen, dass Lieferanten keine versteckten Gebühren einbauen. Der Vertrieb möchte einfach nur, dass das Dokument unterschrieben wird, damit das Geschäft voranschreiten kann.

Ohne ein gemeinsames Verständnis davon, was Genehmigung bedeutet, übertreiben die Leute entweder (indem sie Dinge genehmigen, mit denen sie nichts zu tun haben sollten) oder sie nehmen an, dass sich jemand anderes darum kümmert.

Das andere Problem liegt in komplizierten und unstrukturierten Workflows. Dann kommen Chaos, Verzögerungen und andere unerwartete Hindernisse ins Spiel.

Wie strukturierst und behebst du das alles? Wir werden dir alles darüber erzählen. Aber zuerst wollen wir uns mit den verschiedenen Rollen im Vertragsgenehmigungsprozess befassen.

Schlüsselrollen und Verantwortlichkeiten im Vertragsgenehmigungsprozess

Ein effizienter Vertragsgenehmigungsprozess hängt davon ab, wer wofür verantwortlich ist, besonders bei der Vertragsprüfung. Wenn jede Rolle im Genehmigungsprozess vage ist, bleiben Verträge stecken oder werden wie beim Ping-Pong zwischen Teams hin und her geschoben.

Hier ist eine Aufschlüsselung, wen der Vertragsgenehmigungsprozess einbezieht und was sie tatsächlich tun sollten:

• Recht: prüft Bedingungen auf Risiken, Compliance, Haftung und regulatorische Probleme. Sie sollten sich auf das Wesentliche konzentrieren, nicht jede Klausel umschreiben, nur weil sie es können.
• Finanzen: überprüft die Preisgenauigkeit, Budgetausrichtung und Zahlungsbedingungen. Wenn der Vertrag wiederkehrende Ausgaben verursacht, muss die Finanzabteilung bestätigen, dass diese in die Prognosen passen.
• Einkauf: stellt sicher, dass Lieferantenauswahl- und Onboarding-Prozesse eingehalten wurden. Sie achten auf nicht standardmäßige Bedingungen, Verlängerungsfallen und die Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien.
• Vertrieb: verantwortet das Geschäft oder die Beziehung und bestätigt, dass der Vertrag das widerspiegelt, was mit der anderen Partei vereinbart wurde.
• Führungskraft oder Abteilungsleiter (falls erforderlich): unterzeichnet Verträge, die bestimmte Geldbeträge überschreiten, ungewöhnliche Risiken bergen oder große strategische Auswirkungen haben.

Klare Verantwortlichkeiten verhindern Übergenehmigungen (fünf Personen prüfen etwas, das nur eine Person prüfen musste) und Untergenehmigungen (niemand bemerkt ein Warnsignal bis nach der Unterzeichnung).

Um Verträge effizient zu genehmigen und zu verwalten, definiere also alle am Vertrag Beteiligten. Lege genau fest, wer was und in welcher Phase genehmigt und dokumentiere es am besten.

Typischer Vertragsgenehmigungsablauf (und wo er scheitert)

Theoretisch bewegt sich ein Vertrag so vom Entwurf zur Genehmigung:

1. der Geschäftsinhaber, ein Mitglied des Einkaufsteams oder ein Account Executive, der für das Geschäft verantwortlich ist, erstellt den ersten Vertragsentwurf
2. dann prüft die Rechtsabteilung und markiert, was riskant ist
3. Finanzen und andere Stakeholder geben ihren Input
4. alle stimmen zu
5. der Vertrag wird unterzeichnet und gespeichert

Klingt einfach. In der Praxis folgen die Dinge selten diesem klaren Pfad. Hier ist, was wahrscheinlich tatsächlich passiert:

• der Vertrag wird per E-Mail mit vagen Anweisungen wie "irgendwelche Gedanken?" herumgeschickt 
• verschiedene Versionen häufen sich mit widersprüchlichen Bearbeitungen an, jeder fügt seinen eigenen Senf in einem anderen Dokument hinzu 
• jemand vergisst, die Finanzabteilung bis zur letzten Minute einzubeziehen 
• die Rechtsabteilung markiert eine Klausel, aber niemand verfolgt sie weiter 
• jemand geht in den Urlaub und die Genehmigung stagniert für eine Woche 
• der Geschäftsinhaber wird ungeduldig und drängt darauf, "wie es ist" zu unterschreiben, um es endlich "live zu schalten" 
• der unterzeichnete Vertrag landet schließlich in jemandes Posteingang oder auf einem gemeinsamen Laufwerk und wird nie wieder gesehen

Die meisten Verzögerungen entstehen aus zwei Gründen: mangelnde Verantwortlichkeit und mangelnde Transparenz. Wenn niemand weiß, wer den Ball hat – oder wo der Vertrag im Prozess überhaupt ist – verlangsamen sich die Dinge.

Multipliziere das mit Dutzenden oder Hunderten von Verträgen, und es wird zu einem systemischen Problem.

Das Ziel ist nicht, den Prozess starrer zu machen. Es geht darum, ihn vorhersehbarer zu gestalten. Ein guter Workflow beseitigt die Prüfung nicht, sondern macht sie einfacher zu handhaben. Kommen wir also zur tatsächlichen Verbesserung der Schritte zur Vertragsgenehmigung.

Wie gestaltet man den Vertragsgenehmigungsprozess reibungslos? Den Workflow verbessern

Wenn sich dein Vertragsgenehmigungsprozess wie ein Durcheinander anfühlt, ist er es wahrscheinlich auch, aber er ist behebbar. Das Ziel ist nicht, ihn perfekt zu machen. Das Ziel ist, ihn zum Funktionieren zu bringen. So geht's.

1. Verantwortlichkeiten und Genehmigungsschwellen definieren

Entscheide zunächst, wer was und auf welcher Ebene genehmigt.

Unter 10.000 €? Vielleicht kann der Vertrieb zustimmen. Über 50.000 €? Recht und Finanzen müssen prüfen. Ungewöhnliche Vertragsbedingungen? Hole die Führungskräfte ins Boot.

Wiederholte Verträge, bei denen nur persönliche Informationen ausgetauscht werden müssen? Nicht jeder muss prüfen, lass den Geschäftsverantwortlichen das erledigen. Vertrag mit völlig neuen Geschäftsbedingungen? Hole die Rechtsabteilung dazu und prüfe doppelt.

2. Ein Vertragshandbuch oder eine Klauselbibliothek erstellen

Die Rechtsabteilung sollte aufhören, denselben Standardtext 500 Mal zu überprüfen.

Ein Handbuch gibt Nicht-Juristen Hinweise darauf, was akzeptabel ist und wann eskaliert werden sollte. Es reduziert auch unnötiges Hin und Her bei gängigen Klauseln.

Ähnlich wie bei der Erstellung einer guten Vertragsverwaltungsstrategie beseitigen von der Rechtsabteilung genehmigte Vorlagen allein viele Herausforderungen im gesamten Prozess, nicht nur in der Genehmigungsphase.

3. Kommunikation und Versionen zentralisieren

Höre auf, Verträge über E-Mail-Ketten zu versenden.

Nutze einen gemeinsamen Arbeitsbereich, ein Vertragsmanagement-Tool, eine elektronische Signatur-Software oder sogar einen gesperrten Ordner. In einem guten Vertragsgenehmigungsprozess sollten alle am selben Dokument arbeiten, mit nachverfolgten Änderungen und klaren nächsten Schritten.

Mit Autenti, einer elektronischen Signaturplattform, wirst du alle deine Verträge online unterzeichnen, einen klaren Prüfpfad für jede Unterschrift haben und definitiv an einer Version des Vertrags arbeiten. Warum? Weil Autenti das Dokument jedes Mal zur Genehmigung oder Überprüfung an die richtige Person sendet, für dich.

4. Fristen durchsetzen und Status verfolgen

Wenn niemand verfolgt, wo ein Vertrag ist oder wie lange er schon feststeckt, sei nicht überrascht, wenn er in der Versenkung verschwindet.

Weise also Fälligkeitstermine zu, folge automatisch nach und bringe Hindernisse frühzeitig ans Licht.

Mit Autenti kannst du einen weiteren Schritt der Vertragsgenehmigung automatisieren, nämlich automatisierte Erinnerungsbenachrichtigungen erhalten, wenn ein Vertrag unterzeichnet werden muss (und vorher überprüft werden sollte).

5. Automatisieren, wo es sinnvoll ist

Automatisiere deinen Vertragsworkflow für risikoarme Verträge. Leite Dokumente nach Regeln weiter. Löse Erinnerungen aus. Verwende Vertragsvorlagen. Ein automatisierter Genehmigungsworkflow spart nicht nur Zeit – er reduziert auch menschliche Fehler.

Die Verbesserung deines Prozesses bedeutet nicht, mehr Bürokratie hinzuzufügen. Es bedeutet, es den richtigen Personen leichter zu machen, mit Zuversicht "ja" (oder "nein") zu sagen.

Tools, die tatsächlich bei der Automatisierung der Vertragsgenehmigung helfen

Es gibt keinen Mangel an Vertragstools, die dir helfen können, den Vertragsgenehmigungsprozess zu optimieren.

Einige sind wirklich nützlich. Andere machen einen umständlichen Prozess nur digitaler – und nicht weniger schmerzhaft. Die richtigen Tools sollten Reibung reduzieren, nicht eine weitere Komplexitätsebene hinzufügen.

Hier sind Tools, die du in Betracht ziehen solltest, um deine Workflows zu verbessern.

Contract Lifecycle Management-Softwaresysteme

CLMs zentralisieren die Speicherung, automatisieren Workflows und verfolgen den Status der Vertragsgenehmigung. Aber die meisten CLMs scheitern, weil Teams sie überentwickeln oder niemand sie richtig nutzt.

Wenn du einen Vollzeit-Administrator brauchst, um es zum Laufen zu bringen, hast du bereits verloren. Wenn du eines verwenden möchtest, beginne einfach: Konzentriere dich auf Routing, Vorlagen und Sichtbarkeit. Erweitere erst dann, wenn es tatsächlich funktioniert.

Redlining- und Kollaborationstools

Änderungen in Word zu verfolgen ist in Ordnung, bis fünf Personen fünf Versionen desselben Vertrags per E-Mail versenden.

Tools wie Microsoft Word online, Google Docs (für interne Entwürfe) oder vertragsspezifische Tools wie eine Vertragsverwaltungssoftware helfen, Bearbeitungen zu zentralisieren und sichtbar zu machen. Stelle nur sicher, dass die Versionskontrolle gesperrt ist. Eine Quelle der Wahrheit – immer.

E-Signatur-Plattformen

Autenti und ähnliche Tools machen Unterschriften schnell und prüfungsfreundlich. Du denkst vielleicht, es ist nur für die letzte Phase des Vertragsgenehmigungsprozesses gut, nämlich die eigentliche Unterzeichnung, aber das stimmt nicht ganz.

Es kann die Vertragsgenehmigung insgesamt beschleunigen.

Zunächst einmal ermöglicht Autenti die Zuweisung von Rollen wie Genehmiger, Prüfer oder nur Betrachter, was nachbildet, wie Dokumente traditionell in Organisationen zirkulieren. Das bedeutet, du digitalisierst nicht nur die Unterschrift; du rekonstruierst die gesamte Genehmigungskette auf strukturierte, nachverfolgbare Weise.

• Genehmiger: bestätigt, dass der Vertrag gut voranschreiten kann. Wenn sie den Vertrag ablehnen, stoppt der Unterzeichnungsprozess. Wenn sie den Vertrag genehmigen, geht er weiter.
• Prüfer: kann Feedback geben oder Bedenken anmelden, aber ihr Input blockiert den Prozess nicht.
• Nur Ansicht: gibt Stakeholdern Einblick, ohne sie in die Entscheidungsschleife einzubeziehen.

Sende den Vertrag automatisch zum richtigen Zeitpunkt an das richtige Teammitglied. Dies beseitigt die Notwendigkeit für Neben-E-Mails, Telefonanrufe oder Flurgenehmigungen – alles geschieht an einem Ort, mit einem klaren Prüfpfad.

Zweitens helfen die bereits erwähnten Benachrichtigungen über ausstehende Dokumente sicherzustellen, dass nichts unter den Teppich gekehrt wird.

Drittens wird nach Abschluss der Genehmigung die Finalisierung des gesamten Prozesses noch einfacher sein. Mit E-Signaturen klickst du einfach auf einen Link, der an deinen E-Mail-Posteingang gesendet wurde, und fertig. Das Dokument ist sicher und geschützt unterschrieben.

Wie geht man mit Ausnahmen um, ohne alles zu zerstören?

Egal wie effektiv die Vertragsgenehmigung in deiner Organisation ist oder welche Tools du verwendest, Ausnahmen werden auftreten.

Dringende Geschäfte, einmalige Bedingungen oder Verhandlungen mit hohem Einsatz passen nicht immer in den Standardablauf. Das ist in Ordnung, solange du weißt, wie du damit umgehen kannst, ohne das ganze System ins Chaos zu stürzen.

Gib nicht vor, dass Ausnahmen normal sind Eine Ausnahme ist genau das: etwas außerhalb der Norm. Wenn du jeden zweiten Vertrag "nur dieses eine Mal" beschleunigst, ist dein Prozess defekt. Verfolge, wie oft Ausnahmen auftreten. Wenn die Anzahl hoch ist, behebe die Grundursache, anstatt jedes Mal den Prozess zu umgehen.

Baue einen Schnellweg, aus echten Gründen Einige Geschäfte müssen wirklich schnell abgewickelt werden. Habe ein definiertes Schnellverfahren: wer es auslösen kann, welche Kriterien sich qualifizieren und welche Schritte (wenn überhaupt) übersprungen werden können. Du überspringst nicht die Sorgfaltspflicht – du machst einen bewussten Kompromiss mit der Transparenz.

Dokumentiere das Risiko Wenn du einen Vertrag ohne vollständige Prüfung genehmigst, schreibe die bekannten Risiken auf und wer sie abgezeichnet hat. Es geht nicht um Schuldzuweisung, sondern um Verantwortlichkeit. Später, wenn jemand fragt "Wie ist das durchgekommen?", wirst du die Antwort haben.

Lass "wir brauchen das jetzt unterschrieben" nicht zur Gewohnheit werden Vertriebsdruck, Lieferantenfristen oder Führungsdringlichkeit sollten nicht grundlegende Kontrollen umgehen. Wenn jemand auf eine Unterschrift ohne Prüfung drängt, muss er derjenige sein, der das Risiko übernimmt oder es an jemanden eskaliert, der es kann.

Ausnahmen sind Teil des Geschäfts. Aber sie gut zu handhaben bedeutet zu wissen, wann du eine Ausnahme machst und warum.

Überblick über die Do's und Don'ts bei Vertragsgenehmigungsausnahmen

Wie verfolgt und verbessert man den Vertragsgenehmigungsprozess mit KPIs?

Wenn du schließlich alle Änderungen implementiert hast, um deinen Vertragsgenehmigungsprozess zu verbessern, solltest du auch Wege finden, das Endergebnis richtig zu messen.

Denn du kannst deinen Vertragsgenehmigungsprozess nicht verbessern, wenn du ihn nicht misst. Die Verfolgung von Key Performance Indicators (KPIs) für deinen Vertragsgenehmigungsprozess ist unerlässlich, um verbleibende Engpässe zu identifizieren, die Geschwindigkeit zu verbessern und Fehler im Laufe der Zeit zu reduzieren.

Auch wenn du ganz auf automatisierte Vertragsgenehmigung setzt, achte darauf, Folgendes zu verfolgen:

• Durchschnittliche Genehmigungszeit: Wie lange dauert es durchschnittlich, bis ein Vertrag vom Entwurf zur endgültigen Genehmigung gelangt? Die Verfolgung hilft, Verzögerungen zu erkennen und realistische Ziele für Verbesserungen zu setzen.
• Anzahl der Prüfungszyklen: Zähle, wie oft ein Vertrag zwischen Prüfern hin und her geht. Zu viele Zyklen bedeuten normalerweise unklare Standards oder schlechte Kommunikation.
• Genehmigungsrate nach Phase: Messe, wie viele Verträge in jeder Prüfungsphase genehmigt oder abgelehnt werden. Ein plötzlicher Abfall bei Recht oder Finanzen könnte auf eine Fehlausrichtung oder Schulungsbedarf hindeuten.
• Ausnahmehäufigkeit: Wie oft umgehen Verträge den Standardgenehmigungsprozess? Hohe Zahlen hier signalisieren, dass der Prozess nicht wie beabsichtigt funktioniert.
• Vertragswert versus Genehmigungszeit: Dauern hochwertige Verträge länger? Wenn nicht, könnte das bedeuten, dass Risiken nicht richtig bewertet werden.
• Vertragswert versus Genehmigungszeit: Dauern hochwertige Verträge
• Stakeholder-Zufriedenheit: Sammle Feedback von den beteiligten Personen – Vertrieb, Recht, Finanzen – um Schmerzpunkte zu verstehen und die Zusammenarbeit zu verbessern.

Die regelmäßige Überprüfung dieser KPIs verhindert, dass dein Prozess zu einem schwarzen Loch wird. Nutze die Daten, um Workflows anzupassen, Schulungen zu aktualisieren oder Genehmigungsschwellen anzupassen.

Genehmige Verträge automatisch mit Autenti

Kein Rätselraten mehr, wer was unterschreiben soll, oder endlose E-Mail-Threads für Genehmigungen.

Autenti hilft dir, die Dinge am Laufen zu halten, indem es Benachrichtigungen automatisiert, einen transparenten Prüfpfad für jedes Dokument bietet und sicherstellt, dass die richtigen Personen den Vertrag prüfen und unterschreiben – jedes Mal.

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