Vertriebsvertragsmanagement: 15+ Vertragstypen und Herausforderungen

Laut HubSpots State of Sales Report 2024, der über tausend Vertriebsprofis befragte, liegt die durchschnittliche Vertriebsdealgröße bei 4.000 $.

Dies allein beweist, dass der Vertrieb eine wichtige Abteilung in jedem Unternehmen ist – ihre Arbeit ist direkt mit dem Umsatz verbunden.

Ein großer Teil der Vertriebsarbeit besteht darin, Verträge zu erstellen und zu unterzeichnen, um nicht nur Professionalität beim Abschluss von Geschäften einzuführen, sondern auch rechtlichen Schutz für Käufer und Verkäufer zu bieten.

Ein Vertriebsvertrag ist eine rechtsverbindliche Vereinbarung zwischen einem Käufer und einem Verkäufer, die die Bedingungen jedes Verkaufs umreißt – vom Preis über die allgemeinen Geschäftsbedingungen bis hin zu möglichen Rückerstattungen und mehr.

In diesem Artikel konzentrieren wir uns genau darauf, was einen guten Vertriebsvertrag ausmacht, um alles abzudecken, was du für ein effizientes Vertriebsvertragsmanagement wissen musst.

Wie der Prozess vom Erstellen bis zum Unterzeichnen eines solchen Vertrags verläuft, wie er mit Technologie verbessert werden kann und Lösungen für die häufigsten Herausforderungen beim Management von Vertriebsverträgen.

15+ Arten von Vertriebsverträgen

Es gibt viele Arten von Vertriebsverträgen, die innerhalb der Vertriebsabteilung unterzeichnet werden und von verschiedenen Faktoren abhängen, von der Phase des Geschäfts bis hin zur Frage, ob du Produkte oder Dienstleistungen verkaufst.

Verkauf von Waren (materielle Produkte)

Verträge für den Verkauf von Produkten konzentrieren sich auf den Verkauf und die Lieferung der betreffenden physischen Artikel. Hier könntest du folgende Verträge erstellen und unterzeichnen:

• Kaufvertrag: eine Vertragsart, die die Details eines Verkaufs spezifiziert, einschließlich Preis, Menge, Qualität und Lieferbedingungen. Kaufverträge werden am häufigsten für große Bestellungen von Lieferungen verwendet – denn Standardkäufe (z.B. der Kauf von Büromaterial) erfordern in der Regel keinen formellen Kaufvertrag.
• Auftragsvertrag: eine formelle Bestätigung der Kaufanfrage eines Kunden, die oft nach Auftragserteilung ausgestellt wird.
• Kaufurkunde: ein Dokument, das das Eigentum an Waren vom Verkäufer auf den Käufer überträgt, oft für einmalige Transaktionen verwendet.
• Konsignationsvertrag: ein Vertrag, der besagt, dass Waren bei einem Dritten (Konsignatar) zum Verkauf platziert werden, wobei die Zahlung erst nach dem Verkauf erfolgt. Stell dir vor, du stellst handgefertigten Schmuck her, hast aber keinen eigenen Laden. Du gibst deinen Schmuck an eine Boutique im Rahmen eines Konsignationsvertrags. Die Boutique (der Konsignatar) wird versuchen, deinen Schmuck zu verkaufen, aber du bleibst Eigentümer des Schmucks, bis er verkauft ist.
• Liefervertrag: ein langfristiger Vertrag, bei dem ein Lieferant Waren über einen bestimmten Zeitraum liefert.
• Vertriebsvertrag: ein Vertrag, bei dem ein Unternehmen einem anderen Unternehmen erlaubt, seine Produkte zu vertreiben und zu verkaufen. Im Gegensatz zu einem Konsignationsvertrag zahlt der Vertriebspartner hier oft im Voraus für die Produkte, nicht erst beim Verkauf.
• Garantievertrag: gibt die Bedingungen für Garantien und Gewährleistungen in Bezug auf das Produkt an.

Verkauf von Dienstleistungen als Projekte (maßgeschneiderte Arbeit)

Bei der Arbeit mit Dienstleistungen, insbesondere bei maßgeschneiderten Projekten mit unterschiedlichem Umfang, ist ein anderer Satz von Dokumenten erforderlich, die erstellt, unterzeichnet und gespeichert werden müssen.

Bei der Arbeit mit maßgeschneiderten Projekten könntest du an folgenden Dokumenten arbeiten:

• Dienstleistungsverträge: ein allgemeiner Vertrag, der den Arbeitsumfang, Zeitpläne, Gebühren und Verantwortlichkeiten umreißt.
• Leistungsbeschreibung (Statement of Work, SOW): ein detailliertes Dokument, das die auszuführenden Arbeiten, Lieferleistungen und Fristen spezifiziert.
• Rahmendienstleistungsvertrag (Master Service Agreement, MSA): MSAs sind umfassendere Verträge, die mehrere Projekte zwischen zwei Parteien regeln und sich auf zukünftige Vereinbarungen konzentrieren. Hier stimmen beide Parteien den meisten im Dokument dargelegten Bedingungen zu, um die zukünftige Arbeit an Projekten zu erleichtern. Es hilft auch dabei, potenzielle Risiken in langfristigen Partnerschaften zu erkennen und zu vermeiden.
• Beratungsvertrag: wird verwendet, wenn Berater für ein bestimmtes Projekt engagiert werden, und umfasst Ziele, Gebühren und Vertraulichkeit.
• Freiberufler- oder unabhängiger Auftragnehmervertrag: Vertrag, der die Bedingungen für die Zusammenarbeit bei temporären oder projektbezogenen Arbeiten mit einem externen Auftragnehmer umreißt.
• Geheimhaltungsvereinbarung (Non-Disclosure Agreement, NDA): wird unterzeichnet, um Vertraulichkeit für während des Projekts geteilte sensible Geschäftsinformationen zu gewährleisten.

Verkauf von Dienstleistungen als Produkte (Festpreise)

Der Verkauf von Dienstleistungen in einer stärker definierten Form als bei maßgeschneiderten Projekten kann auch einen anderen Satz von Verträgen erfordern.

Diese Verträge konzentrieren sich auf den Verkauf einmaliger Dienstleistungen oder die kontinuierliche Erbringung von Dienstleistungen, alles in einem Festpreismodell, ähnlich wie Produkte vom Regal.

Denke an Netflix-ähnliche Abonnements oder den Kauf eines Satzes von Artikeln mit definiertem Umfang von einer Copywriting-Agentur.

Hier arbeitet der Vertrieb möglicherweise zusätzlich mit diesen Vertragstypen:

• Abonnementvertrag: ein Vertrag für wiederkehrende Dienstleistungen wie SaaS (Software as a Service) oder Mitgliedschaften. Er definiert Zahlungsbedingungen, Servicezugang, Verlängerungsbedingungen, Kündigungsrichtlinien und eventuelle Nutzungsbeschränkungen. Nicht zu verwechseln mit dem Antrag eines Investors, einer Limited Partnership (LP) beizutreten, oder einer Vereinbarung zwischen einem Unternehmen und einem neuen Aktionär, die beide ebenfalls "Abonnementvertrag" genannt werden.
• Pauschalhonorararvertrag: wenn ein Kunde im Voraus für laufende Dienstleistungen über einen festgelegten Zeitraum bezahlt.
• Lizenzvertrag: der die Erlaubnis zur Nutzung von Software, geistigem Eigentum oder anderen Dienstleistungen unter bestimmten Bedingungen gewährt.

Was sollte ein perfekter Vertriebsvertrag enthalten? 3 Beispiele

Festpreis-Vertriebsvertrag

Wie bereits erwähnt, bedeutet Festpreisgestaltung, dass du einen festgelegten Betrag für die Erbringung deiner Dienstleistung berechnest, unabhängig davon, ob sie einmalig oder fortlaufend ist, jedes Mal.

Festpreise eignen sich am besten für klar definierte Dienstleistungen mit ähnlichem oder gleichem Umfang – was es nicht nur einfacher macht, solche Dienstleistungen zu verkaufen, sondern auch, sie an Kunden zu liefern.

In diesem Fall kann ein Vertriebsvertrag die folgenden Klauseln enthalten, um ihn möglichst nützlich zu gestalten:

• Preis & Zahlungsbedingungen: gib den Festpreis und den Zahlungsplan (z.B. vollständige Zahlung bei Lieferung oder Ratenzahlung) klar an. Dies verhindert Missverständnisse über Kosten und gewährleistet finanzielle Vorhersehbarkeit für beide Parteien.
• Lieferung: definiere den Lieferzeitplan, die Methode und die Bedingungen für die Abnahme von Dienstleistungen.
• Garantien: gib Qualitätsstandards für Dienstleistungen und eventuell gewährte Garantien an. Dies hilft, den Käufer zu schützen und sicherzustellen, dass die Dienstleistung den vereinbarten Qualitätsstandards entspricht.
• Haftung: beschreibe die Verantwortlichkeiten für Mängel, Schäden oder Verzögerungen und wer das Risiko trägt. Begrenzt das finanzielle Risiko für beide Parteien, indem die Verantwortung im Falle unvorhergesehener Probleme zugewiesen wird.
• Streitbeilegung: lege Mechanismen zur Beilegung von Streitigkeiten fest (z.B. Schiedsverfahren, Mediation). Reduziert die Rechtskosten und stellt einen fairen Prozess für die Behandlung von Meinungsverschiedenheiten sicher.

💡 Festpreis-Vertriebsverträge können zu den am einfachsten zu erstellenden Verträgen werden, da das Leistungsniveau und der Preis fest bleiben – du kannst den Basisvertrag als Vorlage behandeln und ihn bei jedem neuen Kunden wiederverwenden.

Kosten-Plus-Vertriebsvertrag

Die Kosten-Plus-Strategie wird definiert als die Preisgestaltung deiner Waren oder Dienstleistungen zu einer vereinbarten Gewinnspanne + Erstattung der Kosten für die Produkte oder Dienstleistungen selbst.

Zum Beispiel ist es am besten, Kosten-Plus-Preisgestaltung bei der Arbeit mit maßgeschneiderten Projekten zu verwenden – besonders wenn deine Projekte dazu neigen, den ursprünglichen Umfang zu überschreiten.

Hier sollte ein richtiger Vertriebsvertrag einige der folgenden Klauseln enthalten:

•  Kostenaufschlüsselung & Preisformel: definiere zulässige Kosten (Materialien, Arbeit, Overhead) und die Berechnung der Gewinnspanne. Dies sorgt für Transparenz und verhindert Streitigkeiten darüber, wie der Endpreis bestimmt wird.
•  Höhere Gewalt: behandle unvorhergesehene Ereignisse (z.B. Naturkatastrophen, Störungen der Lieferkette), die die Erfüllung beeinträchtigen können. Dies bietet rechtlichen Schutz, falls externe Faktoren die Erfüllung des Vertrags unmöglich machen.
•  Prüfung & Kostenüberprüfung: gewähre dem Käufer das Recht, Aufzeichnungen zu überprüfen und Kosten zu verifizieren. Hilft, Überteuerung zu verhindern und faire Preisgestaltung zu gewährleisten.
•  Zahlungsbedingungen: gib an, wie und wann Kosten erstattet werden. Stellt sicher, dass der Verkäufer rechtzeitige Zahlungen erhält und der Käufer Ausgaben effektiv verwaltet.
•  Arbeitsumfang: detailliere den Umfang und den Prozess für die Handhabung von Projektänderungen. Dies verhindert Verwirrung über Projekterwartungen und bietet einen strukturierten Weg zur Anpassung des Vertrags, falls erforderlich.
•  Leistung & Meilensteine: setze messbare Projektziele, Fristen und Qualitätsstandards. Hilft, den Fortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass die Arbeit wie geplant abgeschlossen wird.
•  Kündigungsklausel: definiere Bedingungen, unter denen eine der Parteien den Vertrag kündigen kann. Dies bietet eine klare Ausstiegsstrategie, wenn Verpflichtungen nicht erfüllt werden.

Mietkauf-Vertriebsvertrag (Kaufoption)

Ein Mietkauf- oder Rent-to-Own-Vertriebsvertrag ist ein Vertrag, bei dem der Käufer das Produkt mietet, mit der Option, es später zu kaufen. Er wird am häufigsten im Immobilienbereich verwendet, beim Leasing von Gebäuden, Wohnungen, Häusern usw.

Aufgrund seiner einzigartigen Natur solltest du hier über das Hinzufügen der folgenden Klauseln nachdenken, um die Dinge reibungslos zu halten:

•  Mietdauer & Zahlungsbedingungen: definiere Mietdauer, monatliche Zahlungen und Fälligkeitstermine. Dies etabliert klare finanzielle Verpflichtungen und verhindert Zahlungsstreitigkeiten.
•  Kaufoption & Preis: gib die Bedingungen für den Kauf an, einschließlich Preis und Frist für die Ausübung der Option. Das Hinzufügen einer solchen Klausel bietet Klarheit darüber, wie und wann der Käufer vom Leasing zum Eigentum übergehen kann.
•  Eigentum: detailliere, wann das Eigentum übergeht (z.B. nach der letzten Zahlung oder frühzeitigem Rückkauf). Vermeidet Verwirrung über rechtliches Eigentum und Vermögensverantwortung.
•  Wartung & Haftung: skizziere Verantwortlichkeiten für Reparaturen, Versicherung und Schäden während der Mietzeit. Schützt beide Parteien, indem definiert wird, wer für Instandhaltung und Schadenskosten verantwortlich ist.
•  Kündigung: gib die Konsequenzen von verpassten Zahlungen oder Vertragsverletzungen an. Stellt sicher, dass beide Parteien die Strafen für Nichteinhaltung verstehen.
•  Rückgabebedingungen: wenn der Käufer nicht kauft, definiere, wie das Produkt zurückgegeben werden sollte und in welchem Zustand. Dies verhindert Streitigkeiten über Abnutzung oder unsachgemäße Rückgaben.

Vertragsmanagementprozess: die genaue Rolle des Vertriebs

Aber unabhängig davon, für welche Preisstrategie du dich entscheidest oder ob das Unternehmen, in dem du tätig bist, Dienstleistungen oder materielle Produkte verkauft – der Prozess vom Entwurf bis zur Unterzeichnung eines Vertrags ist in der Regel ziemlich ähnlich.

Vertragsphase Prozess

5 häufige Herausforderungen im Vertriebsvertragsmanagement + Lösungen

Wie wir aus der obigen Aufschlüsselung sehen, umfasst das Vertriebsvertragsmanagement das effiziente Entwerfen, Ausführen, Überwachen und Erneuern von Verträgen. Da das Vertragsmanagement im Allgemeinen jedoch mit einer Vielzahl von Herausforderungen verbunden ist (und natürlich auch viele Vorteile bietet), ist die Arbeit mit Verträgen in der Vertriebsabteilung nicht frei von eigenen Schwierigkeiten. Der Vertrieb kann besonders unter diesen Herausforderungen bei der Arbeit mit Verträgen leiden.

Mangel an standardisierten Vertragsvorlagen

•  Herausforderung: Unternehmen, die keine standardisierten Vertragsvorlagen verwenden, verlangen vom Vertriebsteam praktisch, das Rad beim Vertragsentwurf neu zu erfinden. Dies wird nicht nur zeitaufwändig sein, sondern kann auch zu rechtlichen Risiken und Fehlinterpretationen führen, wenn zwangsläufig Inkonsistenzen in die Dokumente gelangen.
•  Lösung: Entwickle standardisierte Vorlagen mit klaren Bedingungen, um Einheitlichkeit zu gewährleisten – zumindest für die häufigsten/beliebtesten Fälle in deinem Unternehmen. Du kannst eine Vertragsmanagement-Software verwenden, um die Vorlagen einfacher zu speichern und zu aktualisieren.

Langwierige Genehmigungsprozesse

•  Herausforderung: Vertragsgenehmigungen dauern oft zu lange aufgrund mehrerer Beteiligter, rechtlicher Überprüfungen und manueller Prozesse. Jeder Vertriebsmitarbeiter verdreht die Augen bei dem bloßen Gedanken, einen langwierigen Genehmigungsprozess durchlaufen zu müssen, wenn der Kunde schon ungeduldig ist und der Deal bereits am seidenen Faden hängt.
•  Lösung: Mehrere Lösungen können angewendet werden, um Genehmigungen weniger kompliziert zu gestalten. Du kannst E-Signatur-Tools und automatisierte Workflow-Systeme einsetzen, um die Vertragsausführung zu beschleunigen (Akzeptieren von Bedingungen und Unterzeichnen erfolgen dann online, und Dokumente bewegen sich oft automatisch zwischen Phasen und Beteiligten). Du kannst auch klarere manuelle Workflows erstellen, KPIs festlegen, um die Zeit der Vertragsgenehmigung zu verfolgen und daran zu arbeiten, sie zu verbessern, Stakeholder bei Vertragsgenehmigungen verantwortlich halten und mehr.

Inkonsistente Preisgestaltung & Zahlungsbedingungen

•  Herausforderung: Unstimmigkeiten in den Preisstrukturen und unklare Zahlungsbedingungen können zu Umsatzverlusten und belasteten Kundenbeziehungen führen.
•  Lösung: Standardisiere Preismodelle und Zahlungsbedingungen. Verwende außerdem automatisierte Rechnungssysteme, um eine genaue Abrechnung zu gewährleisten und überfällige Zahlungen zu verfolgen.

Schlechte Vertragsspeicherung & -abruf

•  Herausforderung: Viele Unternehmen verwenden noch physische Dokumente oder unorganisierte digitale Dateien, was es schwierig macht, Verträge bei Bedarf abzurufen.
•  Lösung: Nutze cloudbasierte Vertragsmanagementlösungen oder eine elektronische Signatur-Software wie Autenti, die eine einfache Speicherung, Suchbarkeit und Versionskontrolle jedes unterzeichneten Vertriebsvertrags ermöglichen.

Hohes Vertragsvolumen & manuelle Prozesse

•  Herausforderung: Die manuelle Bearbeitung großer Vertragsmengen erhöht Fehler, Verzögerungen und betriebliche Ineffizienzen.
•  Lösung: Verwende Vorlagen für wiederkehrende Vertragstypen, erwäge den Einsatz von KI für das Entwerfen neuer Verträge und automatisiere die Teile des Prozesses, die du kannst.

Wie man Vertriebsverträge mit E-Signaturen um 90% einfacher macht

Wir haben viel über Vertriebsverträge und ihre Herausforderungen gesprochen. Lass uns nun eine der besten Methoden betrachten, um Vertriebsverträge bis zu 90% einfacher zu handhaben.

Die Methode, über die wir sprechen möchten, ist der Wechsel von traditioneller zu elektronischer Unterzeichnung.

Warum?

Weil traditionelle Vertriebsverträge oft das Drucken, Unterschreiben, Scannen und Hin- und Herschicken von Dokumenten per E-Mail beinhalten, was zu Verzögerungen und Ineffizienzen führt. E-Signaturen rationalisieren den Prozess und machen das Vertragsmanagement schneller, sicherer und bequemer.

Sie bieten:

•  Erhöhte Sicherheit: E-Signaturen verwenden Verschlüsselung, Prüfpfade und Identitätsverifizierung, um manipulationssichere Verträge zu gewährleisten – etwas, wovon traditionelle handschriftliche Unterschriften nur träumen können. 2FA und biometrische Verifizierung fügen zusätzliche Sicherheit hinzu und verhindern Betrug und unbefugte Änderungen. Elektronische Signaturen entsprechen auch vollständig den von Regierungen festgelegten Standards wie eIDAS.
•  Schnelles Unterschreiben & sofortige Ausführung: Verträge können in Minuten von jedem Gerät aus unterzeichnet werden. Automatisierte Erinnerungen beschleunigen den Abschluss von Geschäften, reduzieren Verzögerungen und verkürzen den Verkaufszyklus, um den Umsatz zu steigern.
•  Einzelne Dokumentenversion: Echtzeit-Zusammenarbeit stellt sicher, dass alle Parteien am selben Dokument arbeiten. Änderungen werden für Transparenz verfolgt und protokolliert, was Fehler, Missverständnisse und Versionskontrollprobleme beseitigt. Mit Autenti kannst du zum Beispiel E-Signaturen zu bereits unterzeichneten Dokumenten hinzufügen!
•  Online-Unterzeichnung von überall: Unterzeichne Verträge remote auf Desktops, Tablets oder Smartphones, beseitige Standortbarrieren für internationale Verkäufe und ermögliche globale Geschäftsabschlüsse.
•  Massenunterzeichnung mit einer E-Signatur: Sende Massenverträge und erhalte mehrere Unterschriften mit einem Klick – ideal für Vereinbarungen und Verlängerungen mit hohem Volumen.

Nimm zum Beispiel Autenti. Neben all den oben aufgeführten Eigenschaften bietet die Plattform auch alle E-Signatur-Typen ab dem ersten Abonnement-Tarif.

Mit Autenti erhältst du:

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