Vertragsautomatisierung: Schritt für Schritt & genaue benötigte Tools

Stell dir vor, du hast eine Bibliothek voller Bücher, wobei jedes Buch einen Vertrag repräsentiert, den du verwalten musst, einschließlich des Schreibprozesses.

Wenn du es manuell machen würdest, müsstest du jedes Buch von Grund auf neu schreiben, es an deine Kollegen weitergeben, damit sie prüfen können, ob ihnen der Inhalt gefällt, Teile löschen und neu schreiben, wenn sie Änderungen wünschen, zu ihren Häusern gehen, damit sie unterschreiben können, und dann alle Bücher in einem Stapel zur Aufbewahrung stapeln.

Wenn du ein bestimmtes Buch als Referenz benötigst, müsstest du durch alle Bücher wühlen.

Mit Automatisierung ist die Verwaltung deiner Bibliothek von Büchern, sprich Verträgen, eher wie ein modernes System, das sofort die richtigen Formulierungen vorschlägt, deinen Freunden ermöglicht, die Inhalte der Bücher gleichzeitig zu bearbeiten, Fehler automatisch korrigiert, damit du es nicht tun musst, jedem erlaubt, mit einem Klick von zu Hause aus zu unterschreiben und alle Bücher online speichert, damit sie leicht abrufbar sind.

Alles ist schneller, einfacher und viel weniger chaotisch – das ist Vertragsautomatisierung vs. traditionelle Vertragsverwaltung in Kurzform.

Aber wenn wir poetische Vertragsmetaphern beiseitelassen – lass uns realistischer werden und auf die Einzelheiten der Vertragsautomatisierung eingehen. Von dem, was tatsächlich automatisiert werden kann, warum es so sein sollte, wie man es richtig macht, Beispieltools und mehr.

Artikel-Highlights

• Vertragsautomatisierung ist der Prozess, den gesamten Vertragslebenszyklus durch automatisierte Workflows, KI-Lösungen und vorgefertigte Vorlagen zu beschleunigen.
• Organisationen können bis zu 9,2% ihres Jahresumsatzes aufgrund schlechter Vertragsverwaltungspraktiken verlieren, wie verpasste Fristen und nicht erfüllte Verpflichtungen. Automatisierung hilft, das zu vermeiden.
• Ganze 81% der Organisationen wollen mit der Nutzung von Vertragsautomatisierung beginnen, was einen starken Wandel hin zu digitalen Lösungen für die Vertragsverwaltung widerspiegelt.

Die Kosten schlechter Vertragsverwaltung

Verträge sollen das Geschäft voranbringen, aber in der Realität bewirken die damit verbundenen Prozesse oft das Gegenteil. Vertriebsteams verlieren Deals, während sie wochenlang auf Genehmigungen warten. Die Rechtsabteilung verschwendet Stunden damit, dieselben kleinen Korrekturen in mehreren Entwürfen zu beheben. Lieferanten springen ab, weil Vertragsverhandlungen zu lange dauern.

In der Zwischenzeit geraten Geschäfte ins Stocken, Umsätze gehen verloren, und alle stecken in einer endlosen Schleife aus E-Mails, Versionschaos und Panik in letzter Minute fest. Unser Punkt ist, dass manuelle Vertragsverwaltung nicht nur ineffizient ist – sie ist ein stiller Killer für den geschäftlichen Schwung.

Wenn man diese Aussagen in Geld umrechnet, zeigen Studien, dass Organisationen bis zu 9,2% ihres Jahresumsatzes aufgrund schlechter Vertragsverwaltungspraktiken verlieren können, wie z.B. verpasste Fristen und nicht erfüllte Verpflichtungen.

Und genau hier kommt die Automatisierung ins Spiel.

5 Beispiele für "Oje"-Momente, die Vertragsautomatisierung verhindert

Verlorene Verträge

Jedes Vertriebs-, Rechts- oder Geschäftsteam kennt diesen einen Deal, bei dem niemand weiß, wo die neueste Version des Vertrags geblieben ist, Panik bricht aus und alle suchen überall nach dem benötigten Vertrag.

Der Kunde oder Geschäftspartner wird frustriert, was zu einer Menge Stress für das Team führt und letztendlich möglicherweise zu Umsatzeinbußen.

Selbst wenn gut gehandhabt, können manuelle Vertragsverwaltung und routinemäßige Vertragsadministrationsaufgaben bis zu 12% der Gesamtkosten einer Organisation ausmachen.

Stell dir vor, wie diese Zahl in die Höhe schnellt, wenn du Panik, verlorene Dokumente und verpasste Chancen hinzufügst.

Verpasste Fristen

Was verpasste Dinge betrifft, sind verpasste Fristen ein weiterer stressiger und unglücklicher "Oje"-Moment, den eine ordnungsgemäße Vertragsautomatisierung verhindern kann.

Eine wichtige Verlängerungs- oder Zahlungsfrist, die durch die Maschen fällt, verursacht Panik und Frustration. Die Hektik in letzter Minute verschwendet Zeit, führt zu verpassten Chancen und kann sogar zu Strafen führen.

Verträge, die an Wert verlieren

Jedes Vertriebs- und Rechtsteam kennt den Schmerz, wenn ein Vertrag mit der Zeit an Wert verliert – sei es aufgrund verpasster Vertragsverlängerungen, vergessener Klauseln oder Nichteinhaltung vereinbarter Vertragsbedingungen.

Es beginnt mit kleinen Übersehern, wie das Nichtverhandeln von Preisen oder das Versäumnis, vereinbarte Rabatte einzufordern, aber mit der Zeit summieren sich diese Lücken und führen zu Umsatzverlusten oder schlimmer – zu Verschlechterungen der Geschäftsbeziehungen.

Rechtliche Schlupflöcher

Vertriebsteams fügen Verträgen oft Bedingungen hinzu, ohne den Input der Rechtsabteilung einzuholen, weil sie denken, dass es keine große Sache ist. Aber diese ungeprüften Änderungen können große Risiken schaffen.

Was wie eine harmlose Anpassung erscheint, kann zu unklaren Verantwortlichkeiten, ungeschützten Haftungen oder schwer durchsetzbaren Bedingungen führen.

Die Folgen? Die Schlupflöcher sind zeitaufwändig zu beheben und könnten das Unternehmen später erheblich kosten.

Automatisierung stellt sicher, dass jeder Vertrag die richtigen Kanäle durchläuft, bevor er finalisiert wird, und fängt alle Bedingungen ab, die nicht von der Rechtsabteilung geprüft wurden.

Rechtliche Ausgaben

Jede Stunde, die ein internes Rechtsteam für vertragsbezogene Aufgaben aufwendet, kann ein Unternehmen etwa 122 $ kosten.

Wir haben bereits festgestellt, dass manuelle Vertragsverwaltung oft zu kostspieligen Fehlern führt – wie verpasste Fristen – die Rechtsteams zwingen, zusätzliche Zeit für die Behebung dieser Probleme aufzuwenden.

Automatisierte Vertragsverwaltungssysteme reduzieren diese Fehler, indem sie den Prozess rationalisieren und sicherstellen, dass jeder Vertrag einem vorab genehmigten Workflow folgt. Die Rechtsabteilung muss nur bei Bedarf eingreifen, was wertvolle Zeit spart.

Versionschaos

Jedes Team kennt die Frustration, mit mehreren Versionen eines Vertrags umzugehen – jede mit kleinen Änderungen der Vertragsdaten, widersprüchlichen Aktualisierungen und ohne klare Aufzeichnung darüber, was endgültig ist.

Was als einfache Änderung beginnt, kann schnell zu einem Chaos aus E-Mails, Entwürfen und Verwirrung führen, wobei die Teams unsicher sind, welche Version die zu unterzeichnende ist.

Ohne Automatisierung und kollaborative Vertragsverwaltung wird die Versionskontrolle zum Albtraum. Aber mit automatisierter Vertragsverwaltung wird jede Bearbeitung verfolgt, und die neueste Version ist immer deutlich gekennzeichnet.

Wie genau hilft Automatisierung?

Du kannst von Vertragsautomatisierung auf folgende Weise profitieren:

• Schnellere Vertragszyklen: Die Implementierung von Vertragsautomatisierung reduziert die Vertragsgenehmigungszeiten um bis zu 82%, beschleunigt Geschäftsprozesse und Entscheidungsfindung.
• Erhöhte Produktivität: KI-gestützte Automatisierung führt speziell zu einer 44%igen Steigerung der Produktivität, befreit Teams von manuellen Aufgaben und ermöglicht ihnen, sich auf strategische Aktivitäten zu konzentrieren.
• Niedrigere Verwaltungskosten: Die Einführung von Vertragsmanagement-Software kann Verwaltungskosten um 25% bis 30% senken.
• Verbesserte Compliance: Die Digitalisierung von Verträgen verbessert die Compliance um 55% und reduziert das Risiko rechtlicher Probleme und Geldstrafen.
• Risikominderung: 29% der Unternehmen berichten, dass KI im Vertragsmanagement ihre Fähigkeit zur Risikosteuerung verbessert hat, da potenzielle Probleme frühzeitig erkannt werden.

Welche Teile des Vertragsmanagements können automatisiert werden?

Wir verstehen, du solltest das Vertragsmanagement während des gesamten Vertragslebenszyklus automatisieren, von der Vertragserstellung bis zur Speicherung. Aber was kann tatsächlich automatisiert werden und wie genau?

Wie Vertragsautomatisierung tatsächlich funktioniert + Beispiel-Tools

Okay, aber wie funktioniert Vertragsautomatisierung tatsächlich?

Lass uns die Automatisierung des Vertragsmanagements Schritt für Schritt durchgehen, mit Dingen, die automatisiert werden können, und Beispiel-Tools, die uns dabei helfen können.

Schritt eins: Die Rechtsabteilung legt die Regeln fest

Die Vertragsautomatisierung sollte definitiv mit dem Rechtsteam beginnen. Sie definieren die Bedingungen, Konditionen und Vorlagen – damit von Anfang an alles konform bleibt. Keine Vertragsänderungen mehr im laufenden Betrieb oder dass die Rechtsabteilung dasselbe 100 Mal genehmigen muss.

Automatisierung behebt dies in diesem Fall, indem sie die Regeln der Rechtsabteilung in vorgenehmigte Vorlagen, Workflows und Leitplanken umwandelt, denen alle anderen leicht folgen können.

Zum Beispiel:

• Die Rechtsabteilung erstellt standardisierte Vorlagen für gängige Verträge (NDAs, Verkaufsvereinbarungen, Lieferantenverträge, Arbeitsangebote).
• Eine Klauselbibliothek speichert vorgenehmigte Rechtssprache, sodass Verträge angepasst werden können, ohne dass jedes Mal eine rechtliche Überprüfung erforderlich ist.

💡 Beispiel-Automatisierungstool: ContractPodAI CLM bietet Vertragsautomatisierungssoftware-Funktionen, einschließlich Self-Service-Vertragserstellung mit vorgenehmigten Vorlagen und Klauselbibliotheken.

• Jede Vertragsänderung wird automatisch protokolliert, sodass keine Verwirrung darüber herrscht, wer was getan hat.
• Die Rechtsabteilung kann Vorlagen global aktualisieren, wenn sich Gesetze oder Richtlinien ändern, und hält alles in Echtzeit konform.

💡 Beispiel-Automatisierungstool: Juro—eine Vertragsautomatisierungsplattform—bietet eine zentralisierte Plattform zum Erstellen und Verwalten von Vertragsvorlagen. Darüber hinaus können Benutzer Regeln und Bedingungen in ihren automatisierten Vorlagen festlegen.

Schritt zwei: Vertrieb, HR und Beschaffung füllen die Lücken

Anstatt Verträge von Grund auf neu zu erstellen, können Vertriebs-, HR- und Beschaffungsteams von der Rechtsabteilung vorgenehmigte Vorlagen verwenden, die notwendigen Details eingeben (Namen, Daten, Zahlen), und der Vertrag ist fertig.

Zum Beispiel:

• Das System füllt den Vertrag automatisch mit den richtigen Bedingungen basierend auf den voreingestellten Regeln der Rechtsabteilung aus.
• Die Software markiert riskante Änderungen, wenn jemand versucht, wichtige Bedingungen zu ändern (z.B. Änderung von Zahlungsbedingungen oder Haftungsbeschränkungen).

💡 Beispiel-Automatisierungstool: Ironclad—eine Vertragsautomatisierungslösung—verwendet KI, um Verträge zu scannen und Änderungen an kritischen Bedingungen wie Zahlungsplänen oder Haftungsklauseln zu markieren.

Schritt drei: Genehmigungen erfolgen automatisch

Das System weiß, wer was unterschreiben muss, sodass es keine "Hey, braucht dies die Unterschrift des VP?" E-Mails mehr gibt. Wenn eine Genehmigung erforderlich ist, wird sie sofort an die richtige Person weitergeleitet.

Zum Beispiel:

• Das System kennt die Regeln (z.B. "Wenn ein Vertrag über 50.000 € liegt, muss der VP unterschreiben").
• Genehmigungen folgen einem vorkonfigurierten Workflow (z.B. Vertrieb → Rechtsabteilung → Finanzen → VP).

💡 Beispiel-Automatisierungstool: HyperStart rationalisiert Vertragsgenehmigungsworkflows, indem Verträge automatisch durch vordefinierte Sequenzen geleitet werden.

• Genehmiger erhalten sofortige Benachrichtigungen (E-Mail, Slack oder das Vertragssystem selbst).
• Wenn sie nicht handeln, folgen automatisierte Erinnerungen – damit niemand vergisst.

Schritt vier: Unterschriften & Speicherung sind automatisch

Verträge werden elektronisch unterschrieben (kein Drucken, Scannen oder Hinterherjagen von Personen), und sobald sie unterschrieben sind, werden sie am richtigen Ort gespeichert – keine "Wo ist diese Vereinbarung vom letzten Jahr?" Momente mehr.

• Elektronische Signatur-Software sendet den Vertrag zur Unterzeichnung an die richtige Person und gibt eine Benachrichtigung für jede benötigte Unterschrift aus.
• Stakeholder können mehrere Verträge auf einmal unterzeichnen, ohne Zeit mit dem Durchgehen eines Stapels sich wiederholender Dokumente zu verschwenden.

💡 Beispiel-Automatisierungstool: Autenti ist eine umfassende E-Signatur-Software, die es einfach macht, Dokumente vollständig online zu versenden und zu unterschreiben. Sie bietet alle drei wichtigen E-Signatur-Typen auf einer Plattform, bietet Benachrichtigungen, Dokumentenspeicherung, Identitätsverifizierung und mehr.

• Mit elektronischer Vertragsunterzeichnung ist die Versionskontrolle automatisch, und jede Unterschrift wird mit einem Prüfpfad genau verfolgt.
• Automatisches Vertragsarchiv—keine Verträge mehr, die in zufälligen E-Mail-Threads oder gemeinsamen Ordnern liegen.

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Schritt fünf: KI behält Fristen & Verpflichtungen im Auge

Muss ein Vertrag verlängert werden? Eine Frist nähert sich? Das System benachrichtigt dich, bevor es zum Problem wird, sodass du nie in letzter Minute rennen oder mit unerwarteten Strafen umgehen musst.

Zum Beispiel:

• KI scannt den Vertrag und zieht wichtige Erkenntnisse zu Vertragsfristen heraus (Verlängerungen, Zahlungstermine, Verpflichtungen).

💡 Beispiel-Automatisierungstool: HyperStart—ein Vertragsmanagement-Tool—bietet KI-basierte Metadatenextraktion, um Vertragsverpflichtungen zu verfolgen und sicherzustellen, dass wichtige Fristen und Bedingungen automatisch identifiziert und überwacht werden.

• Das System sendet Warnungen, bevor Fristen erreicht werden (per E-Mail, Slack oder Dashboards).

💡 Beispiel-Automatisierungstool: CloudEagle.ai integriert sich mit Slack, um Verlängerungserinnerungen zu automatisieren und die Kommunikation zu verbessern.

• Über bloße Termine hinaus hilft moderne Vertragsautomatisierung, wenn KI Vertragsverpflichtungen überwacht (z.B. "Wir müssen vierteljährlich Berichte liefern" oder "Kunde erhält nach 12 Monaten einen Rabatt").

Wenn du nicht automatisierst, verlierst du aktiv Umsatz

Automatisierung ist nicht nur ein rechtliches Werkzeug – es ist eine Geschäftswachstumsstrategie über alle Phasen des Vertragslebenszyklus hinweg, von der Vertragserstellung bis zur Vertragsausführung.

Veraltete Lösungen für moderne Probleme funktionieren einfach nicht. Gehe elektronisch mit Autenti—unterschreibe, speichere und archiviere Dokumente vollständig online.