Die Vertragsmanagementsicherheit geht darum, alle sensiblen Informationen, Verpflichtungen und Prozesse beim Umgang mit Verträgen zu schützen – einschließlich wer was wann und unter welchen Bedingungen vereinbart hat. Sie umfasst Aspekte wie:
- Vertraulichkeit von Verträgen gewährleisten (nur die richtigen Personen sollten sie einsehen können),
- Sicherstellen, dass Verträge nicht manipuliert werden, sodass keine unbefugten Zugriffe und Änderungen stattfinden,
- Sichere Verfolgung von Fristen, Verpflichtungen und Compliance,
- Schutz vor Betrug, Datenlecks oder sogar unbeabsichtigten Fehlern.
Es gibt einige wichtige Gründe, warum Sicherheitsrisiken im Vertragsmanagement auftreten können. Um die Oberfläche zu kratzen, hier einige der Gründe:
- Mangelhafte Zugriffskontrollen: Wenn zu viele Personen Verträge einsehen oder bearbeiten können oder wenn Berechtigungen unklar sind, wird es leicht für jemanden, Informationen zu manipulieren oder zu stehlen.
- Veraltete Systeme: Wenn Verträge mit alter Software, Tabellenkalkulationen oder sogar auf Papier verwaltet werden, ist es schwieriger, Änderungen zu verfolgen, Dokumente zu sichern oder Manipulationen zu erkennen.
- Menschliches Versagen: Menschen könnten einen Vertrag versehentlich an die falsche Person senden, eine Datei verlieren, vergessen, etwas zu verschlüsseln, oder ein Datenleck nicht bemerken. Wir sind alle nur Menschen.
- Cyberangriffe: Hacker haben es oft auf Verträge abgesehen, weil sie wertvolle Geschäftsinformationen enthalten. Wenn du ein schwaches Sicherheitssystem hast, könntest du zum Ziel werden.
- Risiken durch Dritte: Wenn du Verträge mit Lieferanten, Partnern oder Kunden teilst, bist du auch auf deren Sicherheit angewiesen. Wenn deren System gehackt wird, könnten deine Verträge durchsickern.
- Compliance-Verstöße: Gesetze wie DSGVO oder HIPAA verlangen, dass sensible Daten (einschließlich Verträge) sicher gehandhabt werden. Bei Nichteinhaltung drohen Geldstrafen oder Vertrauensverlust bei Partnern.
In diesem Artikel helfen wir dir, die Grundursache deiner Sicherheitsprobleme im Vertragsmanagement zu finden und bieten einige der besten Praktiken zur Verbesserung deiner Sicherheitsstufen.
Schritt eins: Finde die Grundursache der Vertragssicherheitsrisiken
Bevor du deine Vertragsmanagementsicherheit verbessern oder auf die nächste Stufe heben kannst, musst du zunächst identifizieren, wo genau die Schwachstellen liegen.
Die wahre Bedrohung sind vielleicht nicht nur Hacker oder böswillige "Unternehmen", die Lösegeld fordern, sondern meist einfach:
- Fehlerhafte Prozesse,
- Isolierte Systeme,
- Menschliche Abkürzungen,
- Und ein kompletter Mangel an Transparenz.
Solange diese Probleme nicht behoben werden, ist alles andere nur Augenwischerei.
Wir gehen daher einige der häufigsten schlechten Vertragsmanagement-Gewohnheiten durch, die Sicherheitsprobleme verursachen, um dir zu helfen, Lücken in deinen Prozessen zu finden.
Problem #1: Verträge werden unterschrieben und vergessen
Zu viele Organisationen behandeln Verträge immer noch wie totes Papier – ein Dokument, das unterschrieben und in einer digitalen oder physischen Schublade verstaut wird. Aber moderne Verträge sind nicht nur Vereinbarungen; sie sind Daten, oft sogar sensible.
Sie enthalten persönliche Informationen, Verlängerungsbedingungen, SLAs, Verpflichtungen, Auslöser, Strafen – all das muss verfolgt, gemessen, umgesetzt und geschützt werden.
Wenn Verträge in PDF-Form eingefroren sind, ohne Verbindung zu Workflows, oder schlimmer noch, ausgedruckt und in einem physischen Archiv abgelegt werden, verlierst du die Möglichkeit, automatisierte Aktionen zu erstellen, wie:
- Verlängerungsbenachrichtigungen, die Umsatzverluste verhindern,
- SLA-Durchsetzung, die hilft, Risiken zu vermeiden,
- Meilenstein-Tracking, das Betriebsausfälle verhindert.
Problem #2: Teams folgen nicht den offiziellen Wegen
Die Rechtsabteilung denkt, sie kontrolliert die Vertragsabläufe. Aber in Wirklichkeit tut sie das oft nicht. Zumindest nicht, wenn andere Teams nicht den offiziellen Wegen zur Genehmigung und Unterzeichnung von Verträgen folgen, oder schlimmer noch, es gibt überhaupt keinen offiziellen Workflow.
Vertrieb, Einkauf, Marketing – jedes Team hat seine eigene Art von "schneller Vereinbarung", von denen die Hälfte per E-Mail, LinkedIn oder Slack verschickt wird, ohne jemals die offiziellen Systeme zu berühren.
So entstehen:
- In Eile unterzeichnete, nicht genehmigte NDAs,
- Lieferantenverträge, die ordnungsgemäße Prüfungen umgehen,
- Eigenmächtige Änderungen, die ohne rechtlichen Input akzeptiert werden.
Dies ist der schnellste Weg zu behördlichen Bußgeldern, Vertragsverletzungen und gebrochenem Vertrauen. Wenn du deinen Vertragsprozess nicht zentralisierst, hast du keinen Perimeter, den du verteidigen kannst.
Problem #3: Vertragsdaten über 10 Tabellenkalkulationen verstreut
Hier ist ein schmutziges Geheimnis in den meisten Organisationen: Die "Vertragsdatenbank" ist keine Vertragsmanagement-Software oder ein Archiv in einer E-Signatur-Software, sondern ein gemeinsam genutztes Excel-Dokument mit Registerkarten wie "Verlängerungen 2025", "Hochrisiko-Klauseln" und "Wer besitzt was".
Wie kann das Sicherheitsprobleme verursachen?
Erstens kann die Speicherung von Verträgen in einer gemeinsam genutzten Excel-Datei zu Problemen mit der Zugriffskontrolle führen, wenn wir den Dokumentzugriff nicht jedes Mal richtig einrichten.
Zweitens gibt es keine kollektive Quelle der Wahrheit. Jedes Team hat seine eigene Version der Datenbank, jeder Vertrag oder Vertragstyp wird in einem anderen Dokument gespeichert, und das Finden des spezifischen Vertrags kann äußerst schwierig sein. Damit Verträge sicher und konform bleiben, müssen sie ständig überwacht werden, und verstreute Dokumente und Klauseln helfen dabei sicherlich nicht.
Drittens verursachen verstreute Dokumente auch Probleme mit ordnungsgemäßen Prüfpfaden. Es wird ziemlich schwierig sein, nachzuweisen, wer was wann bearbeitet hat, wenn wir das Dokument nicht einmal finden können.
Problem #4: Zugriffskontrolle ist ein Witz
Glaubst du, deine Verträge sind sicher, weil sie "im System" sind? Denk noch einmal nach. Häufige Probleme mit der Zugriffskontrolle sind:
- Ehemalige Mitarbeiter haben immer noch Zugriff auf Vertragsordner,
- Praktikanten können dieselben Rahmenverträge einsehen wie Führungskräfte,
- Auftragnehmer können unterzeichnete Verträge herunterladen, ohne sich anmelden oder ihre Identität bestätigen zu müssen.
Zugriffskontrolle geht nicht nur darum, wer einen Vertrag sehen sollte, sondern auch darum, wer ihn nicht sehen sollte, und was passiert, wenn sie es trotzdem tun.
Einfach ein sicheres Repository verwenden" reicht nicht aus
Du hast es tausendmal gehört:
"Speichere Verträge einfach in einem sicheren System und setze rollenbasierte Zugriffsrechte durch."
Nun, das ist das 'Trink Wasser und schlafe 8 Stunden' unter den Vertragssicherheitsratschlägen. Technisch korrekt, aber allein nutzlos. Denn hier ist, was tatsächlich in der Praxis passiert:
- Die Rechtsabteilung lädt den Vertrag herunter, um ihn in Microsoft Word zu bearbeiten,
- Die Finanzabteilung kopiert die Verlängerungsklausel in eine Tabellenkalkulation, um ihre Prognose zu erstellen,
- Der Vertrieb lädt eine korrigierte Version in einen gemeinsam genutzten Google Drive-Ordner hoch, damit der Kunde "schnell einen Blick darauf werfen kann",
- Jemand vergisst, seine lokale Kopie zu löschen,
- Jemand anders leitet diese lokale Kopie an sein Gmail-Konto weiter.
Und schon ist dein "sicheres Repository" nur noch eine Empfehlung, keine Schutzmaßnahme.
Schritt zwei: Wende die besten Praktiken an, um die Vertragssicherheit zu verbessern
Wenn du weißt, wo deine Vertragsmanagementsicherheit Schwächen aufweist, kannst du daran arbeiten, sie zu beheben.
Du kannst mit einer Änderung der Denkweise beginnen.
Systemweite Schutzmaßnahmen
Verträge benötigen das gleiche Maß an Infrastruktursicherheit wie deine Kundendatenbanken oder Finanzsysteme.
Anstatt also an einen sicheren Ordner für deine Verträge zu denken, fang an, über die Erstellung einer vollständig sicheren Systemarchitektur nachzudenken.
A. Verschlüssele alles
Die Verschlüsselung gespeicherter Daten ist selbstverständlich. Aber wenn du nicht auch Daten während der Übertragung, Suchanfragen und sogar Metadaten verschlüsselst, hinterlässt du überall Spuren. Jeder, der deine Nutzungsprotokolle einsehen kann, kann herausfinden, nach welchen Verträgen am häufigsten gesucht wird – und warum.
Tipp: Wähle ein Vertragslebenszyklusmanagement-System (CLM), das folgende Sicherheitsmerkmale für das Vertragsmanagement bietet:
- Verschlüsselung nach modernen Standards (Advanced Encryption Standard-256+),
- Verschlüsselung von Daten während der Übertragung, nicht nur von gespeicherten Daten,
- Bietet feldbasierte Verschlüsselung, nicht nur Massenspeicherverschlüsselung,
- Verhindert das Durchsickern von Metadaten (z.B. Vertragsnamen, Kundennamen) in Analytics-Dashboards, die für zu viele Benutzer sichtbar sind.
B. Rollenbasierter Zugriff ≠ Sicherheit
Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) wird oft als Allheilmittel angesehen. Aber wenn deine Rollen nicht eng definiert, regelmäßig überprüft und auf Objektebene (nicht nur auf Ordnerebene) durchgesetzt werden, ist es nur eine Illusion von Kontrolle.
Nehmen wir an, dein Vertriebsleiter hat "Bearbeitungszugriff" – worauf genau? Alle Verträge? Vergangene, gegenwärtige und zukünftige? Sogar für Geschäfte, an denen er nicht beteiligt war? Das ist ein Problem.
So sehen gute Zugriffsberechtigungen aus:
- Granulare Berechtigungen (Bearbeiten/Ansehen/Herunterladen/Unterschreiben) pro Benutzer, pro Vertrag festgelegt,
- Ablaufdaten für Zugriffe, gib nicht für immer die Schlüssel heraus,
- Automatischer Entzug des Zugriffs, wenn ein Benutzer die Rolle wechselt oder die Organisation verlässt.
C. Audit-Trails sind nicht optional
Wenn deine Plattform nicht anzeigen kann, wer einen Vertrag eingesehen, bearbeitet, heruntergeladen, exportiert oder unterschrieben hat, fliegst du blind.
Stell dir vor: Ein VP hat einen Lieferantenvertrag an einen Wettbewerber weitergegeben, bevor er gekündigt hat. Niemand hat es zwei Monate lang bemerkt, weil es keinen Audit-Trail gab. Das Unternehmen hat den Deal verloren und wäre fast verklagt worden.
Was du brauchst, sind:
- Unveränderliche Protokolle,
- Zeitstempel für jede Interaktion,
- Kontext: "John Smith hat 'Client_MSA_v3_redlined.pdf' von IP 192.168.1.8 am 3. März 2025 um 2:14 Uhr heruntergeladen."
D. Integration in dein Sicherheits-Stack
Vertragssysteme sollten nicht isoliert existieren. Wenn ein Auftragnehmer auf einmal 100 Verträge herunterlädt, sollte dein SIEM (Security Information & Event Management) davon erfahren und Benachrichtigungen über Sicherheitsvorfälle auslösen.
Die besten Vertragsmanagementsysteme verbinden sich mit:
- SSO (Single Sign On) & MFA (Zwei-Faktor-Authentifizierung),
- Security Information and Event Management (SIEM)-Tools,
- Data Loss Prevention (DLP)-Systemen.
Betriebliche Kontrollen
Neben dem systemweiten Schutz gibt es auch viele betriebliche Kontrollmuster, die du implementieren kannst, um deine Vertragssicherheit zu verbessern.
A. Downloads nur unter bestimmten Bedingungen zulassen
Erlaube keine Downloads von Verträgen, es sei denn, bestimmte Meilensteine wurden erreicht.
Zum Beispiel kann der Vertrieb einen Angebotsentwurf einsehen, aber nicht herunterladen oder extern versenden, bis die Rechtsabteilung ihn genehmigt hat und die Preisgestaltung validiert wurde.
Beispielauslöser könnten sein, dass der Dokumentstatus "endgültig" oder "zur Unterschrift freigegeben" sein muss, bevor es heruntergeladen werden kann.
B. Rote Flagge für extern bearbeitete Versionen
In dem Moment, in dem jemand eine Word-Datei herunterlädt, offline bearbeitet und wieder hochlädt, hast du einen Zombie-Vertrag – sieht lebendig aus, ist aber völlig von deiner Versionskontrolle und deinem Audit-Trail abgekoppelt.
Für eine bessere Vertragsdatensicherheit brauchst du eine Erkennung mit roten Flaggen:
- Erkenne Dateien, die wieder importiert, aber nicht auf der Plattform bearbeitet wurden,
- Automatische Quarantäne oder Markierung zur Überprüfung,
- Zeige visuelle Unterschiede und alarmiere die Rechtsabteilung, wenn wichtige Klauseln (IP, Haftung, Kündigung) extern geändert wurden.
Verträge sind natürlich nicht nur eine interne Angelegenheit, sie werden oft mit externen Partnern, Lieferanten, Mitarbeitern unterzeichnet – was das Teilen von Verträgen außerhalb der Organisation erfordert.
Wenn du deine Verträge über Links teilst, achte darauf, Regeln für den Ablauf von Links festzulegen. Zum Beispiel:
- Jeder geteilte Vertragslink läuft nach 48 Stunden oder nach 3 externen Öffnungen ab.
- Wenn das Dokument bearbeitet wird, wird der Link automatisch widerrufen und muss neu autorisiert werden.
Das tötet veraltete, anfällige Versionen, bevor sie Schaden anrichten können. Oder verwende eine E-Signatur-Software, über die wir gleich sprechen werden.
Verhaltensüberwachung
Sicherheit geht nicht nur darum, wer etwas tun kann – es geht darum, wer es tatsächlich tut, wann, wie oft und ob dieses Verhalten überhaupt Sinn macht.
Hier versagen die meisten Vertragssicherheitseinrichtungen: Sie hören bei Berechtigungen auf und ignorieren Verhaltenssignale. Aber was passiert? Verstöße treten nicht auf, wenn ein Benutzer Zugriff erhält. Sie treten auf, wenn der falsche Benutzer zur falschen Zeit das Falsche tut und niemand zuschaut.
A. Nutze Anomalieerkennung, nicht nur Protokolle
Neben den bereits erwähnten Audit-Trails, die verfolgen, wer wann auf was zugegriffen hat, ist es am besten, auch Verhaltensbaselines und intelligente Alarme einzurichten, wenn Muster vom Skript abweichen. Dies ist besonders wichtig für ein robustes Vertragsmanagement, einschließlich der Verwaltung von Unternehmensverträgen.
Zu beobachtende Verhaltensauslöser:
- Ein Praktikant greift innerhalb einer Stunde auf 30 Verträge zu,
- Die Sitzung eines ehemaligen Mitarbeiters ist zwei Wochen später noch aktiv,
- Ein Beschaffungsanalyst lädt Lieferanten-NDAs für Regionen herunter, die er nicht verwaltet,
- Wiederholte fehlgeschlagene Anmeldeversuche von einer Offshore-IP.
Digitale Unterzeichnung & Speicherung
Die meisten Unternehmen verwenden E-Signaturen für Geschwindigkeit. Kluge nutzen sie für Sicherheit.
A. Identitätsverifizierung zu E-Signatur-Workflows hinzufügen
Wenn du niemanden ohne MFA in die Systeme deines Unternehmens einloggen lassen würdest, warum würdest du sie eine sechsstellige Vereinbarung ohne diese unterschreiben lassen?
Bessere Signaturabläufe erzwingen:
- SSO-basierte Unterzeichnung für interne Benutzer (du weißt, wer sie sind),
- SMS- oder E-Mail-Verifizierung für externe Unterzeichner,
- ID-Verifizierung für Hochrisikoverträge (denke an: Reisepass, Personalausweis oder sogar Videokonferenz-Verifizierung).
B. Verwende manipulationssichere, zeitgestempelte Audit-Trails für Unterschriften
Jede Unterschrift sollte einen klaren, gesperrten, manipulationssicheren Audit-Trail hinterlassen, der zeigt:
- Wer den Vertrag unterschrieben hat,
- Welche Version sie unterschrieben haben,
- Wann sie unterschrieben haben,
- Von welcher IP/welchem Gerät/welchem Standort aus sie unterschrieben haben.
Das ist nicht nur gute Hygiene – es ist entscheidend, wenn die Dinge schief gehen. Wenn ein Streit entsteht und dein Audit-Trail "nur ein E-Mail-Thread" ist, viel Glück bei der Verteidigung vor Gericht.
C. Nutze sichere Plattformen wie Autenti
Unterschriften sind nicht das Ende des Vertrags, sie sind der Beginn von Sicherheitsbedrohungen. Behandle sie also nicht wie Gummistempel. Mache sie intelligent. Mache sie sicher mit dem, was am sichersten ist – elektronischen Signaturen von etablierten Plattformen wie Autenti.
Autenti ist ein Trust Service Provider für E-Signatur-Dienste und eine vollständig sichere E-Signatur-Plattform. Sie hält die höchsten Informationssicherheitsstandards ein, einschließlich der ISO/IEC 27001:2017-Zertifizierung, die robusten Datenschutz und Privatsphäre gewährleistet.
D. Folge dem Erfolg anderer
Möchtest du ein reales Beispiel für sicher digital abgewickelte Verträge?
Die Bank Millennium benötigte einen schnelleren, sichereren Weg zum Umgang mit HR-Dokumenten, die bekanntermaßen viele sensible und persönliche Informationen enthalten, die geschützt werden müssen.
Durch die Implementierung der Autenti-Plattform ermöglichten sie es Mitarbeitern und Direktoren, Verträge digital und sofort zu unterzeichnen, ohne dass persönliche Treffen oder Papierkram erforderlich waren – aber was am wichtigsten ist, alles wurde sicher durchgeführt.
"Die Verarbeitung und Unterzeichnung erfolgt auf streng definierte Weise. Nur autorisierte Personen haben Zugriff auf die Dokumente. Während des Unterzeichnungs- und Zustellungsprozesses kann niemand den Inhalt ändern, wodurch sichergestellt wird, dass das unterzeichnete Dokument immer mit dem Original identisch ist. Die Validierungszertifizierung erfolgt durch einen detaillierten PDF-Bericht von Autenti, der Informationen zur Überprüfung von Unterschriften und elektronischen Siegeln enthält und nach Abschluss des Prozesses heruntergeladen werden kann", wie Monika Ruraż-Lipińska, Leiterin des HR-Teams bei Bank Millenium, zur Sicherheit der elektronischen Unterschrift mit Autenti kommentierte.
Infolgedessen sanken die Bearbeitungszeiten für Dokumente auf nur wenige Minuten, die Prozesse wurden sicherer und die Bank sparte Geld bei gleichzeitiger Unterstützung ihrer Nachhaltigkeitsziele.
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Bonus: 15-Punkte-Checkliste für sicheres Vertragsmanagement
Audit-Checkliste
- Gibt es einen designierten Verantwortlichen für die Vertragssicherheit?
- Sind Rechts-, IT- und andere Interessengruppen von Anfang an in den Prozess eingebunden?
- Zur Vertragsspeicherung: Werden Verträge in einem sicheren, zentralisierten Vertragsarchiv gespeichert?
- Ist der Zugriff auf Verträge rollenbasiert und granular, pro Person pro Vertrag festgelegt?
- Sind Genehmigungsworkflows automatisiert und gibt es eine Versionskontrolle?
- Sind Audit-Trails für alle Aktionen an Verträgen (Ansehen, Bearbeiten, Herunterladen) aktiviert?
- Gibt es einen automatisierten Prozess für Vertragsverlängerungen und -ablauf?
- Verhindert dein System das externe Teilen von Verträgen, es sei denn, es wurde genehmigt?
- Sind Verträge sowohl im Ruhezustand als auch während der Übertragung verschlüsselt?
- Verwendest du Identitätsverifizierung (SSO, MFA) für interne und externe Unterzeichner?
- Ist jedes unterzeichnete Dokument mit einem Zeitstempel versehen und wird die Identität des Unterzeichners überprüft?
- Hast du DLP-Richtlinien implementiert, um zu verhindern, dass sensible Klauseln extern geteilt werden?
- Werden ungewöhnliche Zugriffsmuster (z.B. Zugriff außerhalb der Arbeitszeiten, hochfrequente Downloads) erkannt und markiert?
- Ist dein System in dein SIEM/SOC integriert, um eine breitere Sicherheitssichtbarkeit zu bieten?
- Testest du regelmäßig deine Vertragssicherheitsrichtlinien durch Red-Team-Übungen oder Sicherheitsbewertungen?
