Über den Kunden 

Bank Millennium, eine führende Finanzinstitution und eine der größten Banken  Polens, setzt aufdigitale HR-Lösungen, um Personalprozesse im Zuge des Übergangs von der Officepflicht zuemote- und hybriden Arbeitsmodellen zu optimieren. Die Bank, welche neben Polen und einigen anderen Ländern auch in der Schweiz tätig ist, beschäftigt Tausende von Mitarbeitern. Daher istdas effektive Management von Mitarbeiterdokumenten eine große Herausforderung im Zuge der Digitalisierungsbewegung.

Problem

DDie Bank Millennium sah die Notwendigkeit, Personalprozesse an Remotework  und hybride Arbeitsmöglichkeiten anzupassen. Dies war auch der entscheidende  Impuls für die Zusammenarbeit mit Autenti. Die Tatsache, dass die e-Signaturplattform Autenti ein verlässlicher Partner und Vorreiter im Bereich der Digitalisierung ist, beschleunigte die Entscheidung der Bank Millenium, diedigitale Bearbeitung von HR-Dokumenten, einschließlich elektronischer Signaturen, mit Autenti einzuführen.

Personalunterlagen zu unterzeichnen ist oftmals sehr aufwändig. Vor allem im Bankwesen war der Unterschriftenprozess bezüglich Dokumente im Personalbereich oft mit Reisen und Meetings vor Ort verbunden. Dies betraf  insbesondere Vertragsverlängerungen oder Verträgsveränderungen. Logistisch stand man oft vor der Herausforderung, dass Dokumente und Verträge von Direktoren unterzeichnet werden mussten, welche in der Regel nicht nur einen engen Zeitplan und knappe Ressourcen, sondern auch nicht immer vor Ort verfügbar waren. 

Lösung

Mit der Einführung der e-Signaturplattform Autenti waren Vertragsunterzeichnungen ab sofort auch remote möglich. Dank der neuen Lösung konnten nicht nur Direktoren von überall unterzeichnen, sondern auch Mitarbeiter miteinander im Team Signierprozesse umsetzen.  Wie das funktioniert? Das Dokument wird auf die Autenti Plattform hochgeladen,  an die entsprechenden Empfänger versendet und kann ganz einfach per Klick unterschrieben werden. Natürlich ist das Ganze  eIDAS-konform. Je nach Bedarf kann die entsprechende Unterschriftenart gewählt werden - bei Autenti gibt es die einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Unterschrift. Mit jeder Unterschrift kann in Echtzeit elektronisch signiert und anschließend direkt auf das finale Dokument zugegriffen werden. 

„Dank der Autenti-Plattform haben die Mitarbeiter die MöglichkeitDokumente remote zu unterzeichnen. Dies betrifft in erster Linie HR Dokumente, wie Vor-oder Arbeitsverträge, Zusätze, Schulungsvereinbarungen, Tankkartenbestimmungen oderEntscheidungen bezüglich der Mitarbeiterleistungen."

Ergebnis

Der neue Prozess eleminiert nicht nur Druckerpatronen, Papierverbrauch, aufwändiges Scannen und logistische Prozesse, sondern auch lange Wartezeiten auf die final von allen Seiten unterzeichneten Dokumente. 

„Das Unterzeichnen von Dokumenten kann in nur wenigen Minuten erledigt werden, was die HR-Prozesse erheblich beschleunigt. Gleichzeitig optimiert es unsere Prozesse im Teamt und minimiert das Risiko, dass der Empfänger das Dokument nicht rechtzeitig oder an die falsche Adresse bekommt. Darüber hinaus sparen wir uns eine Menge Kosten für Kurierfahrten, die früher für den Dokumentenversand unumgänglich waren. Auch der Umweltaspekt ist nicht zu unterschätzen, da der Druck, die Aufbewahrung und Archivierung von Papierdokumenten entfällt“, so Monika Ruraż-Lipińska.

Auch die Sicherheit der Dokumente kann nicht nur gewährleistet werden, sondern hat sich sogar erhöht. Jedes Dokument beinhaltet den Schutz der Integrität und wird entsprechend validiert. 

„Die Sicherung der Authentizität und der Integrität des Inhalts des Dokuments ist der Hauptvorteil der neuen Plattform. Die Verarbeitung und Unterzeichnung erfolgt in genau festgelegter Weise. Nur autorisierte Personen haben Zugriff auf die Dokumente. Im Unterzeichnungsprozess und der Dokumentenweitergabe sowie des geplanten Ablaufs kann niemand den Inhalt ändern, weshalb das unterzeichnete Dokument immer mit dem Original übereinstimmt. Die Validierungsbestätigung ist ein von Autenti ausgestellter detaillierter Bericht im PDF-Format mit Informationen über das Ergebnis der Signatur- und Siegelprüfung, den man nach Abschluss des Prozesses ganz einfach herunterladen kann“ fügt Monika Ruraż-Lipińska hinzu.