Vertragsverwaltung vs. Vertragsmanagement: dasselbe oder unterschiedlich?

Vertragsverwaltung ist einer der vagsten und oft missverstandensten Begriffe in der Vertragswelt. Das liegt hauptsächlich daran, dass verschiedene Definitionen der Vertragsverwaltung im Umlauf sind.

In diesem Artikel behandeln wir zwei Hauptdefinitionen der Vertragsverwaltung, wobei wir uns auf eine stärker konzentrieren als auf die andere. Wir werden auch Vertragsmanagement und Vertragsverwaltung gegenüberstellen und beide Bereiche vergleichen, um zu sehen, wie sie sich überschneiden und wie sie sich effektiv gegenseitig unterstützen können.

Artikel-Highlights

• Vertragsverwaltung umfasst alles, was vor der Unterzeichnung eines Vertrags geschieht. Denke an Entwurf, Überprüfung, Verhandlung von Bedingungen und Sicherstellung der Einhaltung interner Prozesse. Es geht darum, den Deal für die Ausführung vorzubereiten.
• Vertragsmanagement hingegen ist alles von der Idee bis zu den KPIs. Vor und nach der Unterzeichnung des Vertrags. Es umfasst das Erstellen des Vertrags, die Überwachung der Leistung, das Risikomanagement, die Sicherstellung der Einhaltung und die Vornahme von Anpassungen während des gesamten Vertragszyklus.
• Vertragsverwalter = Fokus auf die Phase vor der Unterzeichnung, stellt sicher, dass der Vertrag rechtlich einwandfrei und zur Ausführung bereit ist.
• Vertragsmanager = hauptsächlich Fokus auf die Phase nach der Unterzeichnung, verfolgt die Leistung und verwaltet Risiken während der gesamten Vertragslaufzeit.

Was ist Vertragsverwaltung?

Je nachdem, wen du fragst – oder in welcher Branche du tätig bist – kann Vertragsverwaltung zwei sehr unterschiedliche Dinge bedeuten.

"Vertragsverwaltung bedeutet die Vorbereitung oder Erstellung von Plänen für das Projekt, den Erwerb von Wegerechten, die Vergabe von Angeboten und die Bauüberwachung (...)." 

In einer gängigen Interpretation bezieht sich Vertragsverwaltung auf alles, was vor der Unterzeichnung eines Vertrags geschieht. Dazu gehören Aufgaben wie das Entwerfen von Bedingungen, die Koordination rechtlicher und interner Überprüfungen, die Ausschreibung von Aufforderungen zur Angebotsabgabe (RFPs), die Bewertung von Anbietern und die Verhandlung von Klauseln.

Ziel ist es, sicherzustellen, dass der Vertrag rechtlich einwandfrei, wirtschaftlich tragfähig und auf die Ziele der Organisation ausgerichtet ist, bevor er ausgeführt wird.

Aber Vertragsverwaltung kann auch etwas ganz anderes bedeuten, nämlich die Ausführung des Vertrags nach der Vergabe.

"Vertragsverwaltung bedeutet die Verwaltung des Vertrags nach der Vergabe, um die Einhaltung der Vertragsbedingungen sowohl durch den Auftragnehmer als auch durch die beschaffende Stelle zu gewährleisten." Quelle

In diesem Zusammenhang ist der Vertragsverwalter dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass der unterzeichnete Vertrag ordnungsgemäß ausgeführt wird. Er überwacht also Lieferungen, Zeitpläne, Zahlungen, Änderungsaufträge, Compliance und alle Probleme, die während des Vertragszyklus auftreten können.

Beide Definitionen sind gültig, und der Begriff wird oft in verschiedenen Sektoren unterschiedlich verwendet. Der Schlüssel liegt darin, zu verstehen, wie deine Organisation oder Branche die Rolle definiert – denn das wirkt sich direkt darauf aus, wer was und wann tut.

Für diesen Artikel konzentrieren wir uns auf die Definition, dass Vertragsverwaltung all die Planung und Aufgaben umfasst, die vor der Unterzeichnung eines Vertrags durchgeführt werden.

Was ist der Unterschied zwischen Vertragsmanagement und Vertragsverwaltung?

Vertragsmanagement ist der übergeordnete Prozess der Überwachung eines Vertrags von dem Moment an, in dem er nur eine Idee ist, die in jemandes Posteingang entworfen wurde, bis hin zur Messung seiner Leistung, nachdem er unterzeichnet wurde.

Es umfasst alles von der Erstellung des Vertrags und der Verhandlung der Bedingungen bis hin zur Verfolgung der wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs), der Sicherstellung, dass Verpflichtungen erfüllt werden, der Vermeidung von Vertragsverletzungen und der Planung von Verlängerungen oder Abschlüssen. Es ist sowohl strategisch als auch operativ.

Vertragsverwaltung hingegen hat einen engeren Fokus. Sie konzentriert sich auf die Phase vor der Unterzeichnung – sicherzustellen, dass alle richtigen Elemente vorhanden sind, bevor jemand seinen Stift aufs Papier setzt oder bei elektronischen Unterschriften die Hand zur Maus führt.

Das bedeutet, Stakeholder einzubeziehen, Genehmigungen einzuholen, Änderungsvorschläge zu bearbeiten und das Dokument zur Ausführung vorzubereiten. Du kannst es dir als den Prozess vorstellen, der den Vertrag startklar macht.

Natürlich gibt es einige Überschneidungen zwischen den beiden.

Ein Vertragsmanager könnte beim Entwurf und der Verhandlung unterstützen (was nach Verwaltung klingt), und ein Vertragsverwalter könnte Risiken kennzeichnen oder Änderungen vorschlagen, die sich auf die langfristige Leistung auswirken (was nach Management klingt).

Die Grenzen verschwimmen, und in kleineren Teams könnte eine Person beides tun. Aber der Hauptunterschied liegt im Fokus: Vertragsverwaltung dreht sich darum, zur Unterschrift zu gelangen; Vertragsmanagement umfasst alles, was nach diesem Punkt kommt.

Phasen des Vertrags vs. Vertragsverwaltung und -management

Welche Fähigkeiten werden für Vertragsverwaltung vs. Vertragsmanagement benötigt?

Fähigkeiten für die Vertragsverwaltung

1. Aufmerksamkeit für Details
   Verwalter müssen bei der Überprüfung von Vertragsentwürfen, der Identifizierung von Unstimmigkeiten und der Sicherstellung, dass alle Bedingungen klar und genau sind, akribisch sein. Jede Klausel ist wichtig, daher ist ein Auge fürs Detail entscheidend.
2. Kenntnisse der Rechtsterminologie und -sprache
   Ein gutes Verständnis der Rechtssprache und des Vertragsrechts ist unerlässlich. Verwalter müssen sicherstellen, dass der Vertrag allen relevanten Vorschriften und Unternehmensrichtlinien entspricht, bevor er unterzeichnet wird.
3. Starke Kommunikationsfähigkeiten
   Da Verwalter oft als Brücke zwischen Rechtsabteilungen, Geschäftsverantwortlichen und Lieferanten fungieren, müssen sie effektiv mit allen Parteien kommunizieren können – Anforderungen klären, Überarbeitungen erklären und den Prozess reibungslos am Laufen halten.
4. Organisationsfähigkeiten
   Vertragsverwalter handhaben mehrere Versionen eines Dokuments, Genehmigungen, Unterschriften und Fristen. Eine hohe Organisationsfähigkeit ist entscheidend, um alle beweglichen Teile im Auge zu behalten.
5. Verhandlungsgeschick
   Obwohl dies nicht immer ein zentraler Teil der Rolle ist, müssen Verwalter oft Bedingungen verhandeln (oder zumindest den Vertragsverhandlungsprozess koordinieren), um sicherzustellen, dass der endgültige Vertrag die besten Interessen der Organisation widerspiegelt.

Fähigkeiten für das Vertragsmanagement

1. Strategisches Denken
   Vertragsmanager müssen langfristig denken und dabei die laufende Beziehung zu Lieferanten, die übergeordneten Ziele des Unternehmens und die Abstimmung des Vertrags auf diese Ziele berücksichtigen. Es geht darum, Wert zu schaffen, nicht nur Verpflichtungen zu erfüllen.
2. Projektmanagement-Fähigkeiten
   Die Verwaltung eines Vertrags umfasst das Jonglieren mit Fristen, die Überwachung der Leistung und die Koordination über Teams hinweg. Starke Projektmanagement-Fähigkeiten sind notwendig, um alles auf Kurs zu halten und Meilensteine zu erreichen.
3. Risikomanagement
   Vertragsmanager müssen Risiken bei der Ausführung des Vertrags identifizieren, bewerten und angehen. Ob es um die Leistung von Lieferanten, Compliance-Probleme oder Scope-Erweiterungen geht, die Fähigkeit, Risiken proaktiv zu managen, ist entscheidend.
4. Kommunikation und Beziehungsmanagement
   Vertragsmanager fungieren als primärer Ansprechpartner für Lieferanten, Rechtsabteilungen und interne Teams. Sie benötigen exzellente zwischenmenschliche und Kommunikationsfähigkeiten, um während der gesamten Vertragslaufzeit starke, positive Beziehungen aufrechtzuerhalten.
5. Analytische und Problemlösungsfähigkeiten
   Vertragsmanager analysieren ständig Leistungskennzahlen, identifizieren Trends und lösen auftretende Probleme. Die Fähigkeit, Daten zu interpretieren und Lösungen für Probleme zu finden, ist entscheidend.

Kurz gesagt:

• Vertragsverwalter zeichnen sich in detailorientierten, rechtlich fokussierten Aufgaben aus, die den Vertrag für die Ausführung vorbereiten.
• Vertragsmanager konzentrieren sich auf strategische Aufsicht, Ausführung und laufende Leistung, um sicherzustellen, dass der Vertrag Wert liefert.

Vertragsverwaltung vs. Vertragsmanagement: Ansätze zum Risikomanagement

Vertragsverwaltung: Frontloading der Risikoprävention

Vertragsverwalter befassen sich mit Risiken, bevor ein Vertrag überhaupt unterzeichnet wird. Ihre Aufgabe ist es, rote Flaggen in der Sprache zu identifizieren, inkonsistente Bedingungen zu erkennen und sicherzustellen, dass alle notwendigen rechtlichen und geschäftlichen Überprüfungen stattfinden. Hier geht es darum zu verhindern, dass Risiken überhaupt erst im Vertrag verankert werden.

Zu den üblichen risikofokussierten Aufgaben gehören:

• Kennzeichnung mehrdeutiger oder einseitiger Klauseln
• Sicherstellung, dass Haftungs- und Kündigungsformulierungen internen Standards entsprechen
• Überprüfung auf Konflikte mit anderen Verträgen oder Richtlinien
• Überprüfung, ob Compliance- und regulatorische Vertragsanforderungen berücksichtigt sind
• Eskalation von Risiken an die Rechtsabteilung oder Führungsebene vor der Unterzeichnung

Vertragsmanagement: Überwachung und Reaktion auf Risiken

Sobald der Vertrag aktiv ist, besteht die Aufgabe des Vertragsmanagers darin, Risiken zu überwachen und auf sie zu reagieren, sobald sie auftreten. Dazu gehört sicherzustellen, dass Lieferungen erfolgen, Fristen nicht überschritten werden und Lieferanten (oder interne Teams) ihren Verpflichtungen nachkommen.

Zu den üblichen risikofokussierten Aufgaben gehören:

• Verfolgung von Ablauf- und Verlängerungsdaten
• Verwaltung von Scope-Erweiterungen und Änderungsaufträgen
• Überwachung der Lieferantenleistung und SLAs
• Sicherstellung der Einhaltung wichtiger Bedingungen (z.B. Versicherung, Berichterstattung, Audits)
• Frühzeitiges Kennzeichnen potenzieller Verstöße und Koordination einer Reaktion

Zusammen bilden diese beiden Disziplinen einen vollständigen Risikomanagementzyklus. Verwalter schützen das Unternehmen davor, schlechte Verträge zu unterzeichnen. Manager schützen das Unternehmen davor, dass gute Verträge scheitern.

Wie können Vertragsverwaltung und Vertragsmanagement zusammenarbeiten?

Auch wenn Vertragsverwaltung und Vertragsmanagement von verschiedenen Personen – oder Teams – übernommen werden, bleibt das Endziel dasselbe: ein funktionierender Vertrag.

Aber wenn die Kommunikation zwischen den beiden zusammenbricht, riskierst du Fehler, Verzögerungen oder schlimmer noch, einen unterzeichneten Vertrag, den niemand tatsächlich ordnungsgemäß ausführen kann.

Hier ist, wie du die Übergabe (und Zusammenarbeit) reibungslos gestalten kannst:

1. Klare Rollen von Anfang an
   Beginne damit, klar zu definieren, wer wofür verantwortlich ist. Wer ist für die Einholung interner Genehmigungen zuständig? Wer bearbeitet Verhandlungsfeedback vom Lieferanten? Wer verfolgt wichtige Klauseln für die Compliance nach der Unterzeichnung? Mache keine Annahmen – das führt nur zu doppelter Arbeit oder vernachlässigten Aufgaben.
2. Gemeinsame Tools nutzen
   Wenn der Verwalter und der Manager in verschiedenen Systemen arbeiten, wird es schnell unübersichtlich, besonders bei Unternehmensverträgen. Gemeinsame Plattformen – wie ein Vertragslebenszyklus-Management-System (CLM) – halten alle auf dem neuesten Stand bezüglich der aktuellen Version, des Status und der Verantwortlichkeiten. Wenn kein vollständiges CLM vorhanden ist, kann selbst ein gemeinsamer Tracker oder ein Dashboard einen großen Unterschied machen.
3. Übergabe dokumentieren
   Es sollte einen klaren Übergabepunkt geben, sobald ein Vertrag unterzeichnet ist. Eine kurze Zusammenfassung mit wichtigen Daten, Verpflichtungen, Risiken und besonderen Bedingungen. Dies hilft dem Vertragsmanager, die Dinge zu übernehmen, ohne in einem 40-seitigen PDF graben zu müssen. Erwäge die Verwendung eines standardisierten "Übergabeformulars" oder einer Zusammenfassung.

Bestätige, dass alle Vertragsbedingungen vereinbart und unterzeichnet sind.
Stelle eine Zusammenfassung kritischer Daten, Meilensteine und Lieferungen bereit.
Hebe alle Risiken hervor, die im Überprüfungsprozess identifiziert wurden.
Stelle sicher, dass der Vertragsmanager Zugang zu allen notwendigen Systemen und Daten hat.
Plane ein Meeting, um die Übergabe zu besprechen, Fragen zu beantworten und Erwartungen zu klären.

1. Nach der Unterzeichnung in Verbindung bleiben
   Nur weil ein Vertrag unterzeichnet ist, bedeutet das nicht, dass der Verwalter verschwindet. Wenn Probleme auftreten (wie eine schlecht formulierte Klausel oder eine übersehene Bedingung), können die Einblicke des Verwalters hilfreich sein. Regelmäßige Check-ins zwischen den beiden Rollen, besonders bei hochwertigem oder riskantem Geschäft, können Probleme erkennen, bevor sie wachsen.
2. Feedback-Schleife aufbauen
   Vertragsmanager lernen oft die harten Lektionen: welche Bedingungen Reibung verursachen, welche Lieferanten regelmäßig Fristen verpassen, welche Klauseln missverstanden werden. Dieses Feedback sollte an die Vertragsverwalter zurückgehen, damit zukünftige Entwürfe verbessert werden können. So entwickelt sich gute Vertragssprache im Laufe der Zeit.

Software für reibungslose Zusammenarbeit

Vertragsmanagement-Software

Vertragsmanagement-Plattformen sind darauf ausgelegt, den gesamten Vertragszyklus – von der Erstellung bis zur Verlängerung – zu unterstützen.

Wenn du dich für eine Vertragsmanagement-Lösung entscheidest, hilft sie dir als Vertragsmanager, den Überblick über Fristen, Leistungskennzahlen, Verpflichtungen und Compliance-Anforderungen zu behalten. Sie sind aber auch während der Vertragsverwaltung nützlich, besonders wenn sie Funktionen wie Versionskontrolle, automatisierte Genehmigungsworkflows und Klauselbibliotheken enthalten.

Elektronische Unterschriften-Software

Elektronische Unterschriften-Software ist oft der Abschluss der Vertragsverwaltung. Tools wie Autenti ermöglichen Teams, Unterschriftenprozesse effizient und sicher online zu senden, zu verfolgen und abzuschließen, mit vollständigen Prüfpfaden und Versionskontrolle.

Diese Plattformen sind unerlässlich, um die Ausführung abzuschließen, was es schneller macht, Geschäfte zu finalisieren, ohne drucken, scannen oder physische Unterschriften nachjagen zu müssen.

Selbst größere Unternehmen, die im Ausland beschäftigen und strengere Vertragssicherheit benötigen, können Autenti sicher nutzen, um die Vertragsunterzeichnung einfacher als je zuvor zu gestalten. Die Bank Millennium unterzeichnet HR-Dokumente und Verträge mit Autenti, was ihnen ermöglicht, die Bedürfnisse von Remote-Mitarbeitern leicht zu decken und dabei vollständig sicher zu bleiben.

"Mit der Autenti-Plattform können Mitarbeiter Dokumente aus der Ferne unterzeichnen. Dies gilt hauptsächlich für HR-Dokumente – vorläufige Verträge, Arbeitsverträge, Anhänge, Schulungsvereinbarungen, Tankkarten-Verträge und Entscheidungen bezüglich des Sozialfonds." Monika Ruraż–Lipińska, Leiterin des HR-Teams bei der Bank Millennium

Mache die Zusammenarbeit von Vertragsverwaltung und Vertragsmanagement reibungslos wie Butter, mit Autentis elektronischen Unterschriften.

Sieh genau, wer welches Dokument wann und von welchem Gerät aus unterzeichnet hat, identifiziere Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter und – am wichtigsten – stoppe den Papierkram, der deine Archive überflutet.

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