Elektronische Signatur-Prüfpfad: erklärt am Beispiel der Signaturkarten von Autenti

Eine der größten Stärken elektronischer Signaturen ist die Sicherheit und Transparenz, die sie bieten.

Wenn Sie Dokumente elektronisch unterschreiben, können Sie sicher sein, dass die andere Partei ihre Unterschrift validiert, selbst mit einfachen Methoden wie der Zwei-Faktor-Authentifizierung per E-Mail-Adresse oder Telefonnummer – was es ziemlich sicher macht.

Zur weiteren Erhöhung der Sicherheit können Sie die Identität der unterzeichnenden Person überprüfen, ihre Ausweisdokumente verifizieren und fortgeschrittenere E-Signaturen wie die qualifizierte elektronische Signatur verwenden, die fortschrittliche Verschlüsselungstechnologie, Public Key Infrastructure und mehr nutzt, um Ihre Unterschriften zu schützen.

Aber neben der hohen Sicherheit, unabhängig von der Art der E-Signatur, bieten elektronische Signaturen auch vollständige Transparenz über den gesamten Prozess.

Dank des sogenannten elektronischen Signatur-Prüfpfads können Sie jederzeit die Authentizität der geleisteten Unterschriften überprüfen, das genaue Datum und die Uhrzeit der Unterschriften kontrollieren, die IP-Adressen der zum Signieren verwendeten Geräte einsehen und sicher sein, dass das Dokument nach der Unterzeichnung manipulationssicher bleibt.

Wie?

Wir erklären alles im Detail.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist ein elektronischer Signatur-Prüfpfad?
2. Prüfpfad: Notwendige Eigenschaften
3. Praxisbeispiel: Prüfpfade bei Autenti
4. Signaturkarte
5. Wie können Sie Prüfpfade und Autentis Signaturkarten nutzen?
6. Halten Sie Ihre Dokumente und Signaturen mit Autenti sicher
7. Häufig gestellte Fragen

Was ist ein elektronischer Signatur-Prüfpfad?

Ein elektronischer Signatur-Prüfpfad ist im Wesentlichen eine Aufzeichnung des E-Signatur-Prozesses, der das Wann, Wo und Wie der geleisteten elektronischen Unterschriften dokumentiert.

Der Prüfpfad unterstützt die Glaubwürdigkeit der Unterschriften und kann bei Bedarf als rechtlicher Nachweis in Streitfällen oder Verfahren dienen.

Ähnlich wie Zeugen bei einer handschriftlichen Unterschrift die Ausweisdokumente vor der Unterzeichnung eines Dokuments prüfen, gewährleistet der elektronische Signatur-Prüfpfad die gleiche (oder sogar mehr) Sicherheit, allerdings digital.

Er listet alle wesentlichen Details für jede elektronische Signatur auf einem bestimmten Dokument auf und wird mit elektronischen Siegeln versehen, die garantieren, dass das Dokument nach der Unterzeichnung manipulationssicher bleibt.

Prüfpfad: Notwendige Eigenschaften

Ein gültiger elektronischer Signatur-Prüfpfad sollte folgende Informationen enthalten:

• Identifikationsdetails: Vor- und Nachname der unterzeichnenden Person sowie die IP-Adresse des für die Unterschrift verwendeten Geräts.
• Verifizierungsdetails: Zeigt, wie jede Unterschrift auf dem Dokument verifiziert wurde, sei es per E-Mail, SMS-Code, Videokonferenz oder einer anderen Methode.
• Zeit und Datum: Aufzeichnung der genauen Zeit und des Datums jeder elektronischen Unterschrift sowie des exakten Zeitpunkts des Beginns des Unterschriftensammlungsprozesses.
• Änderungen: Um die ordnungsgemäße Integrität eines Dokuments zu gewährleisten, verfolgt der Prüfpfad auch alle möglichen Änderungen am unterzeichneten Dokument.

Praxisbeispiel: Prüfpfade bei Autenti

Ein praktisches Beispiel für einen effektiven elektronischen Signatur-Prüfpfad ist die Autenti Signaturkarte, die als letzte Seite in jedem digital signierten Dokument enthalten ist und einen einfachen Zugriff auf die wichtigsten Details ermöglicht.

Autenti ist eine elektronische Signatur-Softwareplattform, die den papierlosen Prozess einfacher als je zuvor macht. Sie erhalten Zugang zu drei Hauptarten von E-Signaturen:

• Einfache elektronische Signaturen (SES): Perfekt geeignet für 90% der Dokumente in Geschäftstransaktionen, einschließlich Kooperationsvereinbarungen oder Kaufverträge für bewegliche Sachen. Validierung durch einfache Methoden wie Zwei-Faktor-Authentifizierung mittels E-Mail-Adresse oder Telefonnummer mit einmaligem Code.
• Fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES): Ideal für komplexere Verträge und Klauseln. Diese E-Signatur-Art ermöglicht die Überprüfung der Identität der unterzeichnenden Person durch Prüfung ihrer Ausweisdokumente, beispielsweise durch Fotografieren.
• Qualifizierte elektronische Signaturen (QES): Eine digitale Signatur, perfekt für die anspruchsvollsten Verträge, wie etwa Urheberrechtsübertragungen. Qualifizierte Signaturen erscheinen komplex, sind aber mit dem richtigen Anbieter wie Autenti einfach umzusetzen. Hier haben Sie Zugang zu über 170 QES-Anbietern in ganz Europa, während die Unterzeichner ihre Identität bei den Zertifizierungsstellen auch vollständig online validieren können.

Da Autenti eine vollständig sichere Plattform ist, die globale und EU-basierte Standards wie ISO 27001, DSGVO einhält und volle eIDAS-Konformität bietet, wird jede Signatur ordnungsgemäß verarbeitet und aufgezeichnet, wobei für jedes unterzeichnete Dokument ein Prüfpfad enthalten ist.

Signaturkarte

Als Visualisierung der geleisteten elektronischen Signaturen und gleichzeitig als Zusammenfassung aller wichtigen Prüfpfad-Details stellt Autenti für jedes unterzeichnete Dokument eine Signaturkarte aus.

Die Signaturkarte enthält alle Informationen, die ein E-Signatur-Prüfpfad haben muss, um als gültiger Nachweis des digitalen Signaturprozesses zu dienen, einschließlich:

• ID des unterzeichneten Dokuments
• Vor- und Nachname der Personen, die das Dokument elektronisch unterschreiben
• Zusätzliche Details der Unterzeichner (falls zutreffend), wie E-Mail-Adresse oder Steueridentifikationsnummern
• Aufgezeichnete digitale Signaturen mit allen zugehörigen Details wie verwendete Validierungsmethoden, Datum und genaue Uhrzeit der Unterzeichnung sowie IP-Adressen der zum Signieren verwendeten Geräte

Die Autenti-Signaturkarte enthält außerdem zwei von Autenti ausgestellte Siegel für das unterzeichnete Dokument – eines für den Start des Signaturprozesses, das zweite für dessen Abschluss.

Das elektronische Siegel, das für jedes Dokument nach der Sammlung der Unterschriften mit Autenti ausgestellt wird, stellt sicher, dass das Dokument nach der Unterzeichnung nicht manipuliert werden kann.

Wie können Sie Prüfpfade und Autentis Signaturkarten nutzen?

Dank der Prüfpfade wie der Autenti-Signaturkarte können Sie:

• einfach überprüfen, wer ein bestimmtes Dokument unterschrieben hat und welche Art von E-Signatur verwendet wurde
• Datum und Uhrzeit der Signaturen und elektronischen Siegel prüfen und damit einfachen Zugriff auf die Dokumentenhistorie erhalten
• die Authentizität der Dokumentation bestätigen
• sich bei Streitigkeiten auf den Prüfpfad als klaren Nachweis der während des Signaturprozesses durchgeführten Aktionen stützen
• darauf vertrauen, dass die Dokumentenintegrität intakt ist, da der Prüfpfad bestätigt, dass nach der Signatur keine Änderungen vorgenommen wurden
• die Sicherheit erhöhen und unbefugten Zugriff oder Manipulationsversuche erkennen, indem alle Aktionen am Dokument und die eingereichten Signaturen nachverfolgt werden

Alles in allem bieten Prüfpfade für elektronische Signaturen Ihnen einen zentralen Ort, um nicht nur jede Signatur nachzuverfolgen und deren Details zu überprüfen, sondern auch zu bestätigen, dass sie vollständig manipulationssicher ist.

Halten Sie Ihre Dokumente und Signaturen mit Autenti sicher

Autenti ist ein Vertrauensdiensteanbieter, der bei jeder E-Signatur für angemessene Sicherheit und Transparenz sorgt.

Unterschreiben Sie Dokumente online und überprüfen Sie einfach die Authentizität und Integrität elektronischer Signaturen mit Autenti.

Für jedes unterzeichnete Dokument stellt Autenti eine Signaturkarte aus, die als gerichtlich zulässiger Prüfpfad für jede E-Signatur dient und Folgendes enthält:

• genaue Zeit und Datum jeder geleisteten Unterschrift
• verwendete Verifizierungsmethoden
• IP-Adressen der zum Signieren verwendeten Geräte
• von Autenti unterstützte Siegel für Start und Abschluss des Signaturprozesses
• Dokument-ID-Nummer
• Name, Vorname und weitere Details der unterzeichnenden Personen

Sie finden die Signaturkarte als letzte Seite im unterzeichneten Dokument, auf die Sie einfach zurückgreifen können, um die Dokumentenhistorie nachzuverfolgen, die Authentizität der Unterschriften zu überprüfen und mehr.

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Häufig gestellte Fragen

Was ist ein elektronischer Signatur-Prüfpfad?

Ein elektronischer Signatur-Prüfpfad ist ein Audit-Log oder eine Vollständigkeitsbescheinigung für das elektronisch signierte Dokument, das alle wesentlichen Details über die geleisteten Unterschriften aufzeichnet. Diese Informationen können nicht nur beim digitalen Signieren Sicherheit geben, sondern auch als rechtlicher Nachweis bei Streitigkeiten dienen und die Gültigkeit elektronischer Signaturen bestätigen.

Welche Informationen sollte ein Prüfpfad enthalten?

Prüfpfade für jedes elektronisch signierte Dokument sollten die wichtigsten Informationen über jede auf dem Dokument geleistete E-Signatur und über das unterzeichnete Dokument selbst aufzeichnen. Beispiele für solche Details sind IP-Adressen der für jede Signatur verwendeten Geräte, das genaue Datum und die Uhrzeit jeder E-Signatur oder die für jede Signatur verwendeten Verifizierungsmethoden.

Bietet Autenti einen E-Signatur-Prüfpfad?

Da Autenti ein vollständig eIDAS-konformer E-Signatur-Anbieter ist, erstellt das System einen Prüfbericht bzw. Prüfpfad für jedes unterzeichnete Dokument. Bei Autenti kommt der Prüfpfad in Form einer Signaturkarte, die alle wichtigen Details enthält, die ein Prüfpfad haben sollte, elektronische Siegel zur Sicherstellung der Manipulationssicherheit des Dokuments umfasst und die auf dem Dokument geleisteten E-Signaturen visualisiert.

Kann der E-Signatur-Prüfpfad als rechtlicher Beweis in Gerichtsverfahren verwendet werden?

Ja, Sie können den E-Signatur-Prüfpfad als rechtlichen Beweis in Gerichtsverfahren verwenden, da elektronische Signaturen weltweit als rechtsverbindlich anerkannt sind. Verschiedene Vorschriften weltweit legen die Standards für E-Signaturen fest, wie etwa eIDAS in Europa, der E-Sign Act in den Vereinigten Staaten oder ZertES in der Schweiz. Die Prüfpfade gewährleisten vollständige Transparenz für jede digital geleistete E-Signatur und zeigen das genaue Datum und die Uhrzeit jeder Signatur, IP-Adressen der zum Signieren verwendeten Geräte und sogar Verifizierungsmethoden – all dies macht es einfach, ihre Authentizität auch in Gerichtsverfahren zu überprüfen.