4 Beispiele für E-Signaturen: Nassunterschrift bis SES
•
15 min
Weiter lesen
Lesedauer:
Veröffentlichungsdatum:
Bei elektronischen Signaturen denkt man vielleicht sofort an fortgeschrittenere Arten wie SES, AES oder sogar QES. Diese drei E-Signatur-Kategorien werden am häufigsten genannt, wenn es um die verschiedenen Optionen geht.
Aber tatsächlich beginnen elektronische Signaturen auf einer niedrigeren Ebene – sie können so einfach sein wie das Unterschreiben eines physischen Dokuments mit echter Tinte und anschließendes Scannen oder Fotografieren des Dokuments.
Sind alle elektronischen Signaturmethoden sicher und von Experten empfohlen? Vielleicht ist es kein Zufall, dass SES, AES und QES so häufig erwähnt werden.
In diesem Artikel behandeln wir praktische Beispiele und Arten einfacher elektronischer Signaturen, beginnend mit der grundlegendsten Form – der Nassunterschrift – bis hin zu SES (Simple Electronic Signatures), die tatsächlich auf Korrektheit überprüft werden können.
Inhaltsverzeichnis
1. Nassunterschrift: unterschreiben, scannen/fotografieren und versenden
2. Maschinenschriftliche Unterschriften: zeichnen oder tippen und zustimmen
3. Clickwrap-Unterschriften: abhaken und zustimmen
4. Einfache Elektronische Signaturen (SES)
5. Fortgeschrittenere elektronische Signaturbeispiele: AES und QES
6. Wählen Sie, was am sichersten und effizientesten ist
7. Häufig gestellte Fragen
Nassunterschrift: unterschreiben, scannen/fotografieren und versenden
WNassunterschriften sind Unterschriften, die mit einem echten Stift auf physischem Papier geleistet werden – daher der Name "Nassunterschrift", der sich auf die Tintenspuren auf dem Papier bezieht.
Nassunterschriften sind traditionelle Unterschriften, die seit Jahrhunderten verwendet werden und in bestimmten Szenarien weiterhin wichtig bleiben, wie zum Beispiel bei der Unterzeichnung medizinischer Notfallpapiere im Krankenhaus, notarieller Dokumente oder amtlicher Unterlagen.
Aber sind Nassunterschriften an sich sicher?
Nicht wirklich. Damit eine Nassunterschrift vollständig sicher ist, erfordern wichtige Dokumente normalerweise eine zusätzliche Identitätsprüfung und/oder eine Beglaubigung der Unterschrift, etwa durch einen Notar oder Zeugen, der das Dokument ebenfalls unterschreibt, um die Gültigkeit der Unterschrift weiter zu bestätigen.
Basierend auf dieser Definition können wir den größten Nachteil der traditionellen Dokumentenunterzeichnung erkennen: den zeitaufwendigen Charakter und die relativ einfache Möglichkeit der Fälschung.
Um ein Dokument mit Stift und Tinte zu unterschreiben, müssen wir persönlich an einem vereinbarten Ort erscheinen, unsere Identität nachweisen, Vereinbarungen oder Gespräche mit einem Notar, Beamten oder anderen Zeugen führen, oft in Warteschlangen stehen und den Verkehr auf dem Rückweg ertragen.
Falls es keine Beglaubigung oder Identitätsprüfung gibt, kann eine einfache traditionelle Unterschrift leicht von anderen gefälscht werden, was es schwierig macht, solche Unterschriften einem Nicht-Abstreitbarkeitsnachweis zu unterziehen – also einer Situation, in der wir die Urheberschaft oder Gültigkeit einer Unterschrift oder eines unterzeichneten Dokuments nicht anfechten können.
Traditionelle Unterschriften sind zwar sicher, wenn sie persönlich mit allen zusätzlichen Sicherheitsebenen durchgeführt werden, sind aber nicht die beste Option für Fernunterschriften.
Warum?
Weil es nicht vollständig möglich ist, die Korrektheit solcher Unterschriften zu validieren.
Gescannte Nassunterschriften und mögliche Risiken
Der übliche Prozess einer "elektronischen" Nassunterschrift läuft folgendermaßen ab:
- Sie erhalten ein zu unterschreibendes Dokument, einen Vertrag oder eine Vereinbarung per E-Mail
- Sie lesen das Dokument, um die Richtigkeit der Daten und Klauseln sicherzustellen
- Sie drucken das Dokument aus
- Sie unterschreiben das Dokument an den erforderlichen Stellen mit Stift und Tinte
- Sie scannen das unterschriebene Dokument ein oder fotografieren es
- Sie senden es zur Überprüfung an die andere Partei zurück
Obwohl es möglich ist, eine traditionelle Nassunterschrift durch Scannen oder Fotografieren des unterzeichneten Dokuments in eine elektronische umzuwandeln und online zu speichern, ist dies nicht die beste E-Signatur-Option.
Gescannte oder fotografierte Nassunterschriften können nicht ordnungsgemäß auf Korrektheit überprüft werden, da sie keine Verifizierung erfordern – nicht einmal eine so einfache wie die Überprüfung eines per E-Mail oder Telefonnummer gesendeten Verifizierungscodes.
Das bedeutet im Wesentlichen, dass es für andere möglich ist, Ihre Unterschrift zu fälschen und als Ihre eigene hochzuladen, wenn keine zusätzliche Verifizierung Ihrerseits erfolgt.
Maschinenschriftliche Unterschriften: zeichnen oder tippen und zustimmen
Als nächsten Schritt betrachten wir maschinenschriftliche Unterschriften als zweites Beispiel für elektronische Signaturen.
Diese ähnelt dem traditionellen Unterschriftsprozess am meisten, da eine Möglichkeit darin besteht, Ihren Namen tatsächlich zu zeichnen – allerdings auf einem digitalen Bildschirm mit einem Stift oder Finger anstatt auf physischem Papier.
Das Wort "maschinenschriftlich" deutet jedoch auf mehr hin. An sich bezieht sich der Begriff auf Text oder Dokumente, die mit einer Schreibmaschine oder einem Computer geschrieben wurden.
Daher sind maschinenschriftliche Unterschriften nicht nur das Zeichnen Ihres Namens auf digitalen Bildschirmen wie Laptops, Mobiltelefonen oder Tablets, sondern auch das einfache Eintippen Ihres Namens oder Ihrer Initialen auf einer Tastatur, die dann durch einen Signatur-Generator in eine Unterschrift umgewandelt werden.
Im Wesentlichen fallen maschinenschriftliche Unterschriften unter die am häufigsten verwendete Definition elektronischer Signaturen, nämlich ein elektronischer Klang, Symbol oder Prozess, der die Zustimmung des Unterzeichners zu den Bedingungen eines bestimmten Dokuments anzeigt.
Maschinenschriftliche Unterschriften vs. Sicherheit und Verifizierung
Maschinenschriftliche Unterschriften sind zwar rechtlich bindend, stellen aber immer noch nicht die sicherste Option dar, da es wie bei gescannten Nassunterschriften keine zusätzliche Verifizierung gibt.
Clickwrap-Unterschriften: abhaken und zustimmen
Clickwrap-Unterschriften sind am einfachsten zu erstellen, da sie im Allgemeinen nur das Ankreuzen eines Kästchens erfordern, um die Zustimmung des Unterzeichners anzuzeigen.
Ob es sich um das Lesen und Akzeptieren der Allgemeinen Geschäftsbedingungen bei mobilen oder Web-Anwendungen handelt, Clickwrap-Unterschriften erfassen die Absicht des Benutzers zur Zustimmung mit einem einfachen "Ich stimme zu"-Kontrollkästchen.
Einfache Elektronische Signaturen (SES)
Kommen wir nun zum vierten und sichersten Beispiel einfacher elektronischer Signaturen: den SES-Signaturen, die wir jetzt detaillierter betrachten werden.
Einfache Elektronische Signaturen (SES) sind eine Möglichkeit, eine Signatur digital zu erstellen, nachdem eine E-Mail- oder Telefonnummer-Verifizierung mit einem einzigartigen Code an die unterzeichnende Person gesendet wurde.
Einfache elektronische Signaturen sind rechtlich bindend, da sie vollständig mit eIDAS konform sind – der EU-Verordnung über elektronische Identifizierung, Authentifizierung und Vertrauensdienste, die Standards für E-Signaturen festlegt.
Der einzigartige Code, der an den Unterzeichner gesendet wird, beweist, dass SES-Signaturen sicher erstellt werden, im Gegensatz zum einfachen Ankreuzen eines "Ich stimme zu"-Kästchens oder dem Versenden eines eingescannten Bildes Ihrer handschriftlichen Unterschrift an die andere Partei.
Der Hauptvorteil von SES-Signaturen liegt jedoch in ihrer Universalität. Da sie rechtlich bindend und sichere Einfache Elektronische Signaturen sind, ermöglichen sie Ihnen die Unterzeichnung der meisten Verträge in Geschäftstransaktionen.
Nur in sehr spezifischen Fällen, wie der Unterzeichnung einer Wettbewerbsklausel oder der Übertragung von Urheberrechten in einem Vertrag, sind fortgeschrittenere Signaturtypen wie QES erforderlich.
Aufgrund dieser universellen Eigenschaft können Sie sogar Massensignierungen mit SES-Signaturen durchführen, vorausgesetzt, Sie verfügen über die richtige Plattform dafür.
Autenti ist eine der besten digitalen Signatur-Softwareplattformen, die drei Arten elektronischer Signaturen anbietet: Einfache Elektronische Signaturen (SES), Fortgeschrittene Elektronische Signaturen (AES) und Qualifizierte Elektronische Signaturen (QES) – letztere wird von über 170 Anbietern unterstützt.
Die Plattform bietet auch Massensignierung, E-Signatur-Validierung, eine mobile Anwendung und mehr, alles auf einer vollständig sicheren Plattform.
Autenti priorisiert Sicherheit durch fortschrittliche Verschlüsselung, mehrere Authentifizierungsmethoden und Compliance mit internationalen Standards, einschließlich ISO/IEC 27001:2017, eIDAS und DSGVO.
Autenti wird von hunderten Kunden in ganz Europa genutzt und bietet weiterhin ein außergewöhnliches Nutzererlebnis.
Daniel Fietkiewicz, Direktor für Vertriebsunterstützung, und Monika Sykulska, Vertragsmanagerin bei Pru – einem Finanzunternehmen mit Fokus auf Versicherungsschutz und Sparen – sagen:
"Unsere oberste Priorität ist die Zeitersparnis für unsere Berater bei der Vertragsunterzeichnung. Dank unserer Partnerschaft mit Autenti können sie dies bequem, jederzeit und überall, schnell und sicher tun."
Einfache Elektronische Signaturen: häufige Anwendungsfälle
Um ein klares Verständnis dafür zu bekommen, wie Einfache Elektronische Signaturen eine sichere, aber einfache digitale Dokumentenunterzeichnung gewährleisten, betrachten wir einige häufige Anwendungsfälle.
Wenn Sie beispielsweise in der Versicherungsbranche tätig sind, können Sie SES-Signaturen für Agenturverträge, Forderungsversicherungen, Maklervereinbarungen oder allgemeine Vereinbarungen wie Versicherungsgarantien verwenden.
Für Immobilienprofis umfassen die Beispieldokumente Verkaufs- und Vermietungsagenturverträge, Reservierungsvereinbarungen oder Besichtigungstermine für Wohnungen.
Die Personalabteilung kann SES-Signaturen für Kooperationsverträge, Arbeitsverträge oder Werkverträge ohne Urheberrechtsübertragung nutzen.
Vertriebsteams können Dokumente wie Rechnungskorrekturen, Kaufverträge oder Tauschvereinbarungen elektronisch mit SES unterschreiben.
Fortgeschrittenere elektronische Signaturbeispiele: AES und QES
Neben SES-Signaturen, die für 90% der Verträge in Geschäftstransaktionen verwendet werden, können bestimmte Vertragsarten oder komplexere Klauseln eine fortgeschrittenere elektronische Signatur wie AES oder sogar QES erfordern.
AES (Fortgeschrittene Elektronische Signatur) ist eine Art elektronische Signatur, die tatsächlich einen Identitätsnachweis der unterzeichnenden Person erfordert, einschließlich der Überprüfung ihrer Ausweisdokumente.
QES (Qualifizierte Elektronische Signatur) geht noch einige Schritte weiter und fügt eine zusätzliche Sicherheitsebene mit kryptographischen Methoden hinzu, einschließlich PKI (Public Key Infrastructure), die die Verwendung eines digitalen Signaturzertifikats, öffentlichen Schlüssels und privaten Schlüssels umfasst.
Qualifizierte Signaturen werden als gleichwertig mit handschriftlichen Unterschriften angesehen, und dank der zusätzlichen Verifizierungsdaten und Verschlüsselungsmethoden können wir sie mit einem Fingerabdruck vergleichen, der für jede Person einzigartig ist.
Qualifizierte Elektronische Signaturen sind nicht nur hochsicher und gewährleisten die Integrität des unterzeichneten Dokuments, sondern sind auch sehr effizient.
EcoVadis, das die Autenti-Plattform und qualifizierte elektronische Signaturen zur Digitalisierung von HR-Prozessen einschließlich Mitarbeiter-Lebenszyklus-Dokumenten und zivilrechtlichen Verträgen eingeführt hat, beweist dies.
Marta Krzywicka, People Operations Director bei EcoVadis, sagt:
"Wir haben eine deutliche Reduzierung des Papier- und Druckerverbrauchs sowie eine Verringerung unseres CO2-Fußabdrucks durch die Minimierung von Kurierdiensten festgestellt. Der größte Wert liegt jedoch in der organisatorischen Effizienz, die angesichts unserer landesweit verteilten Teams von unschätzbarem Wert ist."
AES und QES gelten als digitale Signaturen, eine besondere Art der elektronischen Signatur, die sich hinsichtlich des Autorisierungsprozesses zur Vervollständigung der Signatur unterscheidet.
Wie bereits erwähnt, verifizieren diese tatsächlich die Identität des Unterzeichners, sei es durch Überprüfung der Ausweisdokumente oder durch vollständige Teilnahme an einer Einzelsitzung mit einer zertifizierten Stelle.
Die Unterschiede zwischen elektronischen und digitalen Signaturen können Sie in diesem Artikel ausführlicher nachlesen.
Wählen Sie, was am sichersten und effizientesten ist
Elektronische Signaturen gibt es in verschiedenen Formen, von einfachen Methoden wie gescannten Nassunterschriften, maschinenschriftlichen Namen, auf digitalen Bildschirmen gezeichneten Initialen und Clickwrap-Vereinbarungen bis hin zu sichereren Optionen wie Einfachen Elektronischen Signaturen (SES).
Während traditionelle Unterschriften in bestimmten Szenarien noch eine Rolle spielen, bieten digitale Alternativen größere Bequemlichkeit, Sicherheit und Effizienz – besonders bei der Fernunterzeichnung oder bei der Unterzeichnung großer Dokumentenmengen.
Eine traditionelle Unterschrift ist leicht zu fälschen, was bei elektronischen und digitalen Signaturen definitiv nicht der Fall ist.
Zusätzliche Identitätsüberprüfung, Authentifizierung mit einzigartigen Codes per E-Mail oder Telefon und digitale Zertifikate spielen alle eine wichtige Rolle dabei, Ihre Signaturen und Dokumente fälschungssicher zu halten.
Da Unternehmen und Privatpersonen die digitale Transformation zunehmend annehmen, gewährleistet die Wahl der richtigen E-Signatur-Lösung wie SES oder noch fortgeschrittenere Optionen wie AES und QES Compliance, Sicherheit und Geschwindigkeit.
Gestalten Sie Ihren Übergang von Papier zu Digital nahtlos mit Autenti.
Häufig gestellte Fragen
Was sind Nassunterschriften?
Nassunterschriften sind traditionelle handschriftliche Unterschriften mit einem physischen Stift auf Papier. Nassunterschriften werden oft von bestimmten Behörden oder in Notfallsituationen verlangt, wie zum Beispiel bei unerwarteter medizinischer Behandlung im Krankenhaus. Traditionelle Unterschriften können durch Scannen oder Fotografieren in elektronische Unterschriften umgewandelt werden, um sie dann online zu speichern.
Was sind maschinenschriftliche Unterschriften?
Maschinenschriftliche Unterschriften sind Unterschriften, die digital auf einem Bildschirm eines Mobiltelefons, Tablets oder Laptops gezeichnet oder einfach auf einer Tastatur getippt und in eine Signatur umgewandelt werden. Sie bestätigen die Absicht des Unterzeichners, den im unterzeichneten Dokument enthaltenen Vereinbarungen zuzustimmen.
Was sind Clickwrap-Unterschriften?
Clickwrap-Unterschriften sind die einfachste Form der elektronischen Signatur, da sie nur einen Klick auf eine Schaltfläche erfordern. Diese Schaltfläche ist normalerweise ein "Ich stimme zu"-Kontrollkästchen, beispielsweise beim Erstellen eines neuen E-Mail-Kontos und der Zustimmung zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Was sind einfache elektronische Signaturen (SES)?
Einfache elektronische Signaturen sind die sicherste der vier genannten Methoden zur digitalen Unterzeichnung eines Dokuments. SES erfordert eine zusätzliche Authentifizierung in Form eines einzigartigen Codes, der an die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Unterzeichners gesendet wird und zur Vervollständigung der Signatur bestätigt werden muss. SES-Signaturen sind rechtlich bindend und entsprechen vollständig den Vorschriften wie eIDAS in der Europäischen Union.
