Gestión de riesgos contractuales: detecta las señales de alarma temprano

Los contratos deben proteger tu negocio. Ese es todo su trabajo. Pero con más frecuencia de lo que debería, son un desorden desorganizado—dispersos por bandejas de entrada, enterrados en carpetas polvorientas, o sin firmar durante semanas.

Si alguna vez has perdido una hora buscando "la última versión" o te ha sorprendido una cláusula de renovación automática, esta guía es para ti.

¿Qué es realmente un riesgo contractual?

Comenzando con las definiciones fundamentales para este artículo, ¿qué se considera un riesgo contractual en primer lugar?

El riesgo contractual se refiere al potencial de pérdida o daño—como pérdida financiera, retrasos en proyectos, riesgos reputacionales, disputas legales o relaciones comerciales dañadas—que surgen de los términos de un contrato o de fallos en el cumplimiento del contrato, el cumplimiento normativo o la interpretación de las obligaciones bajo el contrato.

Cualquier cosa que potencialmente pueda llevar a pérdida de dinero, tiempo desperdiciado, relaciones dañadas o problemas legales. Eso es el riesgo contractual en pocas palabras.

Estos riesgos suelen aparecer de una de estas tres maneras:

• No viste venir el riesgo (cláusulas sorpresa, términos poco claros). 
• Conocías el riesgo, pero no tenías un sistema para gestionarlo (obligaciones perdidas). 
• Lo delegaste, pero nadie hizo seguimiento. 
• Un proveedor no cumple con la entrega porque el cronograma no estaba claro. 
• Te renuevan automáticamente una herramienta que ya no usas—por otro año. 
• Un cliente disputa las condiciones de pago porque la redacción del contrato era ambigua. 
• Pierdes el contrato por completo y no tienes respaldo legal si las cosas van mal.

La gestión de riesgos contractuales es el proceso de mitigar esos riesgos a lo largo del ciclo de vida del contrato de la mejor manera posible.

¿Por qué debería importarte?

El caos contractual no siempre se presenta con luces intermitentes. La mayoría de las veces, el daño ocurre lentamente:

• Los pagos se retrasan. 
• Los proyectos se estancan porque los equipos no sabían lo que se acordó. 
• Pierdes horas persiguiendo firmas o buscando la "última" versión del contrato.

Ahora, multiplica eso por cada contrato que tu empresa maneja en un año. Eso es una gran cantidad de pequeños problemas convirtiéndose en grandes.

Tipos de riesgos contractuales

Pero, ¿qué diferentes tipos de riesgos contractuales deberías gestionar en primer lugar?

Aquí tienes un resumen de las principales categorías de riesgos contractuales que las empresas suelen enfrentar.

Riesgos legales

Los riesgos legales son aquellos que surgen debido a términos incumplidos o mal ejecutados en un contrato. Podrían verse como:

• Términos inaplicables: cláusulas que no se sostendrán en los tribunales (debido a una mala redacción o por ser ilegales/injustas). 
• Incumplimiento normativo: falta de cláusulas requeridas para protección de datos (por ejemplo, RGPD), normas específicas del sector, etc. 
• Confusión jurisdiccional: no indicar qué leyes de país/estado se aplican puede complicarse rápidamente.

Una pregunta que deberías hacerte para gestionar los riesgos contractuales de este tipo es: ¿este contrato se sostendría en una disputa legal?

Riesgos financieros

Esto tiene que ver con el dinero que desaparece—o va a lugares equivocados. Por ejemplo:

• Términos de pago poco claros: sin fechas de vencimiento, estructuras de tarifas vagas o moneda no especificada. 
• Tarifas ocultas o penalizaciones: renovaciones automáticas engañosas, tarifas de cancelación o recargos por servicio. 
• Responsabilidad ilimitada: podrías ser responsable de mucho más de lo que pretendías.

Riesgos operativos

Cuando los contratos no se alinean con cómo funciona realmente tu negocio es cuando puedes enfrentar riesgos operativos, como:

• Plazos incumplidos: seguimiento deficiente = obligaciones perdidas = socios o clientes insatisfechos. 
• Mala definición de entregables: si no está clarísimo qué se está entregando y cuándo, espera confusión y disputas. 
• Desalineación del equipo: nadie internamente conoce los términos, por lo que las expectativas se incumplen.

Hazte esta pregunta para comprobar si evitarás los riesgos operativos asociados: ¿puede nuestro equipo entregar y seguir de manera realista todo lo que pide este contrato?

H3: Riesgos de relación/partes interesadas

No todos los riesgos contractuales tratan sobre la letra pequeña—algunos tienen que ver con la confianza y las expectativas. Algunos riesgos específicos de relación son:

• Ambigüedad en roles/responsabilidades: si ambas partes asumen que la otra está haciendo el trabajo, es una receta rápida para el desastre. 
• Términos unilaterales: un contrato fuertemente sesgado puede tensar las asociaciones, incluso si nadie lo dice en voz alta. 
• Fallo en la gestión de la comunicación: sin seguimientos, vías de escalada poco claras o puntos de contacto obsoletos también se convierten en problemas futuros.

Riesgos de seguridad y confidencialidad

Los riesgos de seguridad y confidencialidad pueden ser uno de los riesgos más dolorosos cuando se convierten en problemas reales y son especialmente importantes en tecnología, finanzas, salud o cualquier industria o producto que involucre datos de usuarios. Estos pueden aparecer como:

• Acuerdos de confidencialidad (NDA) débiles o inexistentes, 
• Sin términos de manejo de datos (por ejemplo, residencia de datos, retención), 
• Sin requisitos de notificación de violaciones.

Riesgos de cambio y alcance

Los contratos que no pueden adaptarse cuando la situación cambia = futuros dolores de cabeza. Los riesgos de cambio y alcance aparecen de la siguiente manera:

• Sin proceso de enmienda: ¿cómo cambias el contrato si el alcance cambia? 
• Sin cláusulas de flexibilidad: ¿qué pasa si los plazos cambian? ¿Qué pasa si tu proveedor escala inesperadamente? 
• Sin estrategia de salida: ¿puedes salir de este contrato limpiamente si las cosas van mal?

Detecta las señales de alarma temprano: lista de verificación de mitigación de riesgos contractuales

Aquí está la cuestión sobre el riesgo contractual: una vez que la tinta está seca, es mucho más difícil de arreglar. Por eso quieres detectar problemas antes de firmar y ejecutar el contrato—durante las revisiones.

Usa esta lista de verificación cada vez que revises o redactes un contrato para identificar riesgos. Si marcas demasiadas señales de alarma, detente y corrígelas antes de seguir adelante.

Generadores de caos con los que probablemente estás lidiando

Las señales de alarma son fáciles de detectar una vez que están ahí, pero no aparecen de la nada, lo que significa que puedes evitarlas.

Aquí es donde el proceso de gestión de contratos suele fallar y causar riesgos—especialmente en equipos en crecimiento:

• Todo vive en hilos de correo electrónico: alguien envió un PDF para revisión, otra persona hizo ediciones, y ahora el contrato flota en seis bandejas de entrada diferentes sin una versión final a la vista.
• Convenciones de nomenclatura inconsistentes: si tienes archivos llamados "final_FINAL2_v3_realmente-final-ediciones-lunes.docx"—buena suerte encontrando la versión final real del documento necesario. La nomenclatura de archivos coherente y organizada es crucial.
• No hay una única fuente de verdad: los contratos podrían estar en el Dropbox de alguien, o en esa carpeta compartida de la empresa... o tal vez en el escritorio de alguien. ¿Quién sabe? No es un gran sistema cuando se necesita información urgente rápidamente.
• Se olvidan los plazos: el contrato dice que necesitas dar un aviso de 30 días para cancelar—pero nadie lo sabía. Ahora te han renovado automáticamente una herramienta que nadie está usando. Otra vez. Por 12 meses. Y tu CFO no está contento.
• El departamento legal no revisa el contrato: ya sea por falta de tiempo o flujos de trabajo contractuales inconsistentes, que el departamento legal no revise cada contrato importante o al menos revise las cláusulas comúnmente utilizadas y cree plantillas aprobadas legalmente es una vía directa para que los riesgos contractuales se infiltren.
• El manejo tradicional del papel obstaculiza: imprimir, escanear, o peor aún—enviar por correo los documentos físicos a clientes, socios comerciales o proveedores no es la mejor manera de usar tu tiempo, ni de mitigar los riesgos contractuales. Digitalizar con las herramientas adecuadas puede ser mucho más seguro. Piensa en lo fácil que es falsificar una firma tradicional en tinta frente a lo difícil que es manipular una firma electrónica.

10 mejores prácticas de gestión de riesgos contractuales a seguir

1. Usa un lenguaje claro y preciso

Los contratos son tan buenos como la claridad en su redacción. Cuanto más específico puedas ser, menos posibilidades hay de malentendidos. Así que:

• Evita ambigüedades: utiliza términos claros e inequívocos para definir obligaciones, plazos, penalizaciones y entregables.
• Define términos clave: especifica qué significan términos como "esfuerzo razonable", "estándar de la industria" o "lo antes posible" dentro del contexto del acuerdo.
• Elimina la jerga legal: la jerga legal suele ser confusa. Utiliza un lenguaje sencillo para asegurarte de que todas las partes entiendan completamente los términos. O si no se puede eliminar, asegúrate de revisar el contrato juntos, discutiendo a fondo el contenido.

💡Utiliza listas de verificación y plantillas que hayan sido examinadas para mayor claridad, especialmente si han sido revisadas previamente por tu equipo legal.

2. Estandariza contratos con plantillas

Una de las mayores fuentes de riesgo contractual proviene de acuerdos inconsistentes o no estandarizados. Las plantillas ayudan a agilizar los procesos y reducir errores.

• Crea o utiliza plantillas preaprobadas para contratos comunes (acuerdos con proveedores, NDAs, acuerdos de servicio). Ayuda a mitigar los riesgos contractuales al darte opciones probadas para usar.
• Adapta las plantillas a las necesidades de tu negocio, pero no reinventes la rueda cada vez.
• Revisa regularmente: Actualiza periódicamente las plantillas para mantenerte al día con los cambios legales, estándares de la industria o prioridades comerciales.

💡Almacena las plantillas en un lugar central y fácilmente accesible para su fácil recuperación.

3. Asigna propiedad y responsabilidad

Cuando se trata de contratos, la responsabilidad es crucial. Asigna roles específicos para asegurar que siempre haya alguien supervisando todo el proceso.

• Designa un gestor de contratos o punto de contacto para cada acuerdo. Esta persona es responsable de gestionar el contrato de principio a fin, incluida la negociación, ejecución y seguimiento.
• Involucra a los departamentos legal y financiero temprano: un gestor de contratos debe colaborar con los equipos legales y financieros para identificar riesgos potenciales desde una perspectiva legal o financiera.
• Asegura una revisión regular del contrato: asigna a alguien para revisar los contratos periódicamente, especialmente para acuerdos a largo plazo o relaciones críticas.

4. Implementa sistemas de seguimiento efectivos

Gestionar los riesgos contractuales no es solo cuestión de propiedad.

Los contratos a menudo implican entregables y hitos sensibles al tiempo. Sin un seguimiento adecuado, corres el riesgo de perder plazos críticos, renovaciones automáticas o términos de pago.

Puedes:

• Utilizar software de gestión de contratos para seguir fechas, plazos, renovaciones e hitos de contratos.
• Establecer recordatorios automáticos para eventos clave (como próximas fechas de renovación de contratos o fechas de vencimiento de pagos) para asegurarte de no perder nunca un plazo crítico.
• Mantener un panel de control de contratos que te permita ver todos los contratos activos de un vistazo, incluidas las fechas de vencimiento y los estados de los entregables.

5. Incluye cláusulas claras de terminación y salida

Si las cosas van mal, querrás un camino claro para salir o renegociar el contrato. Esto minimiza tu exposición a riesgos no deseados. Así que asegúrate de:

• Incluir cláusulas de terminación: especifica bajo qué condiciones cualquiera de las partes puede terminar el contrato, y cómo será ese proceso.
• Definir estrategias de salida: establece claramente los términos para cancelar o retirarse del contrato, incluidas las penalizaciones o tarifas.

6. Realiza la debida diligencia

Una de las mejores formas de evitar problemas es mediante la gestión proactiva de riesgos. Básicamente, investigar a la otra parte. Ya sea un proveedor, socio o cliente, conocer con quién estás entrando en un acuerdo es clave para mitigar riesgos.

• Investiga a todas las partes a fondo: antes de firmar, investiga la salud financiera, reputación y historial de la otra parte.
• Revisa contratos anteriores: observa el historial de tu relación con la otra parte. ¿Ha habido retrasos, problemas con pagos o disputas sin resolver?

7. Involucra a expertos legales temprano

Puede ser tentador simplemente firmar contratos para quitárselos de encima o cerrar tratos más rápido, pero los expertos legales son invaluables para asegurarte de estar completamente cubierto. Las estrategias de mitigación de riesgos incluyen:

• Trabajar con un equipo legal: siempre haz que un abogado revise los contratos, especialmente aquellos de alto valor o alto riesgo.
• Evaluaciones de riesgo legal: los equipos legales pueden ayudar a identificar áreas de riesgo que quizás no hayas considerado (como riesgos de cumplimiento o términos inaplicables).
• Negociación legal en tu nombre: si hay términos o condiciones arriesgados, tu equipo legal puede ayudarte a realizar la negociación contractual y obtener términos más favorables.

💡Si no tienes un gran equipo legal, es posible que quieras considerar las transferencias de riesgo contractual.

Una transferencia de riesgo contractual es cuando una parte en un contrato traslada la responsabilidad de ciertos riesgos a la otra parte, generalmente a través de términos específicos en el contrato.

Piensa en la Cláusula de Fuerza Mayor. Exime a las partes de cumplir con el contrato debido a eventos fuera de su control (desastres naturales o guerra). Por ejemplo: "Ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento debido a actos de Dios o acción gubernamental".

Una cláusula más común para usar aquí sería la Cláusula de Indemnización.

Cuando una parte acepta cubrir pérdidas, daños o costos legales que la otra parte podría enfrentar. Por ejemplo: "El Proveedor indemnizará y eximirá al Cliente de cualquier reclamación que surja de los servicios del Proveedor".

8. Garantiza la confidencialidad y seguridad

Al tratar con datos sensibles, propiedad intelectual u operaciones comerciales, es esencial asegurar que el contrato incluya fuertes disposiciones de confidencialidad.

• Usa NDAs: para información sensible, un Acuerdo de Confidencialidad (NDA) debe ser parte de los contratos. Reduce el riesgo de secretos comerciales e información propietaria.
• Cláusulas de protección de datos: si manejas datos personales, asegúrate de que se consideren y aborden el RGPD, CCPA u otras regulaciones de protección de datos.
• Términos de propiedad intelectual: define claramente quién es propietario de la propiedad intelectual (PI) y cómo puede ser utilizada.

9. Monitoriza y audita regularmente tus contratos

Incluso después de firmar, los contratos necesitan atención continua para asegurar que todo se está cumpliendo. Así que:

• Revisa contratos periódicamente: comprueba el estado de los contratos a largo plazo para asegurar el cumplimiento y hacer ajustes según sea necesario.
• Monitoriza el rendimiento: utiliza KPIs contractuales o acuerdos de nivel de servicio (SLAs) para seguir el rendimiento del contrato por ambas partes.
• Realiza auditorías de contratos: a intervalos regulares, audita los contratos para comprobar cualquier incumplimiento o desencadenantes de riesgo potenciales.

10. Educa a tu equipo

Tu equipo interno juega un papel enorme en la mitigación de riesgos contractuales—así que asegúrate de que conozcan los entresijos de la gestión de contratos:

• Fórmalos en términos contractuales: asegúrate de que tu equipo entienda las cláusulas y riesgos contractuales comunes.
• Enseña conciencia de riesgo: los empleados deben saber cómo detectar riesgos potenciales en contratos y señalarlos para revisión adicional.
• Educación continua: mantén a tu equipo actualizado sobre las últimas tendencias contractuales, requisitos legales y mejores prácticas.

💡Crea un manual efectivo de gestión de riesgos contractuales para tu equipo, para que todos sepan qué buscar al revisar contratos.

¿Puede la tecnología ayudar con la gestión de riesgos contractuales?

La tecnología es a menudo la respuesta a cualquier punto de dolor moderno—la gestión de contratos, y específicamente, mitigar los riesgos que vienen con ellos, es uno de esos casos.

Puedes comenzar cambiando de la firma tradicional de contratos a la firma electrónica. ¿Por qué?

Hay un millón de razones, desde el tiempo, dinero y esfuerzo ahorrados, pero también porque las firmas electrónicas te dan:

• Un espacio central para todos tus contratos firmados, 
• Todas las firmas marcadas exactamente con pistas de auditoría del contrato (verás la dirección IP exacta del firmante, así como la fecha y hora de la firma, cada vez), 
• La posibilidad de firmar masivamente contratos con un clic del ratón, 
• Una forma segura de firmar que es a prueba de manipulaciones, 
• Contratos firmados en minutos, en lugar de horas, días o incluso semanas.

Haz que los contratos trabajen para ti, electrónicamente—con Autenti. Regístrate y prueba Autenti gratis, 14 días seguidos y sin tarjeta de crédito requerida.