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¿Qué es una firma electrónica?

Una de las preocupaciones más comunes sobre el uso de la firma electrónica Autenti en una empresa, es la cuestión de la legalidad de esta forma de celebrar contratos o firmar documentos. El siguiente texto se creó para explicar qué es una firma electrónica, qué requisitos se deben cumplir y cuándo los documentos firmados electrónicamente se pueden considerar confiables. Queremos convencerte de que firmar los documentos electrónicamente con la firma digital Autenti es fácil, legal y, lo que es más importante, muy cómodo.

Pedimos a los expertos del bufete de abogados Szostek_Bar i Partnerzy que prepararasen un dictamen legal sobre la celebración de los contratos por parte de Autenti mediante la firma electrónica, pero sabemos muy bien que los dictámenes legales son bastante complicados y no siempre hay tiempo para leerlos. Especialmente para ti, hemos seleccionado las aplicaciones más importantes que confirman el valor de firmar los documentos electrónicamente a través de la firma electrónica Autenti. Para que sea más fácil ver los beneficios de usar Autenti, vale la pena responder algunas preguntas básicas.

¿Qué es un documento electrónico?

Un documento electrónico puede definirse como cualquier contenido almacenado en formato electrónico, en particular texto o grabación sonora, visual o audiovisual (según el Reglamento del Parlamento Europeo y del Consejo (UE) n.º 910/2014, el denominado eIDAS).

¿Qué es una firma electrónica?

El reglamento eIDAS también define qué es una firma electrónica. Para que una firma sea considerada electrónica se deben cumplir varias condiciones:

  1. está en el formato electrónico
  2. es presentada por el firmante que es una persona física
  3. está adjunta o asociada con el contenido que se está firmando
  4. el firmante uso la firma para firmar el documento de manera consciente

La plataforma Autenti le permite colocar múltiples firmas en un documento. Es el remitente quien decide quién firma el documento. Una vez que los documentos son firmados electrónicamente por todos los signatarios designados, el documento recibe un sello electrónico avanzado.

Gracias al uso de una firma electrónica, Autenti le permite firmar documentos como:

  • los contratos de trabajo específicos,
  • el contrato de mandato,
  • los contratos de gestión,
  • las tarjetas de registro,
  • los informes de aceptación,
  • las previsiones financieras,
  • los contratos de compra,
  • los acuerdos de inversión,
  • los contratos de venta,
  • los contratos con clientes,
  • los acuerdos de confidencialidad,
  • los pedidos,
  • las notas informativas.

¿Por qué firmamos los documentos?

Independientemente de cuál sea el contenido del documento, al firmarlo, confirmamos que conocemos su contenido y lo aceptamos o confirmamos la recepción del documento. Una firma en un documento lo convierte en evidencia. Necesitamos un documento firmado - como prueba - si:

  • queremos hacer cumplir su contenido (por ejemplo, queremos obtener las llaves de las instalaciones sobre la base de un contrato de arrendamiento firmado),
  • cumplir con los requisitos establecidos por entidades externas (por ejemplo, al vender un automóvil, notificar al alcalde y a la aseguradora sobre este hecho).

¿Cuándo son fiables los documentos firmados electrónicamente?

Si todo documento firmado electrónicamente constituye una prueba en un proceso judicial (artículo 25 eIDAS), ¿cómo se puede determinar la credibilidad de tal documento? Los documentos firmados electrónicamente a través de la plataforma Autenti se consideran fiables porque:

  1. Autenti es un tercero de confianza porque permite la creación y la verificación de las firmas electrónicas y los sellos electrónicos
  2. El documento se puede restaurar sin cambios. Autenti permite cumplir con el requisito legal de registrar un documento de manera que permita su conservación y reproducción en forma inalterada, así como la lectura de su contenido.
  3. Cada documento firmado es confirmado por un Certificado Autenti. El Certificado Autenti lleva el llamado "Sello electrónico avanzado" que garantiza:

    • La autenticidad del origen del documento, es decir, el hecho de que el documento fue creado y firmado en la plataforma Autenti
    • la integridad del documento, es decir, que todas las partes interesadas firmaron el mismo documento.
  4. El certificado Autenti también contiene información sobre todo el proceso de firma de documentos: quién firmó con la firma electrónica, cuándo lo hizo y cómo se verificó la identidad del firmante.

Hoja de firmas

El almacenamiento de los documentos firmados

Además de la fiabilidad de los documentos firmados electrónicamente, también es importante su lugar de almacenamiento. Autenti proporciona a cada cliente un archivo encriptado que garantiza los más altos estándares de seguridad y le permite almacenar cientos de documentos. Si por el contrario prefieres mantener tus archivos en un disco privado o en la nube, puedes descargar y guardar todos los documentos firmados electrónicamente. Desde el punto de vista legal, el lugar donde se almacena el documento electrónico es irrelevante.

¿Necesito tener una firma electrónica cualificada para firmar los documentos electrónicamente?

Una firma electrónica cualificada es equivalente a una firma manuscrita y es útil cuando la firma de un documento requiere la forma manuscrita. La mayoría de los documentos no requieren este formulario en particular. Para partes, se indica claramente. En tales casos, se requiere una firma electrónica cualificada para firmar electrónicamente los documentos antes mencionados. Ejemplos de tales documentos son: poder general, contrato de arrendamiento o contrato de trabajo.

Se requiere un certificado de firma electrónica cualificada para poder poner una firma electrónica cualificada.

Este tipo de certificados se emite por un número limitado de instituciones (los llamados proveedores de servicios de confianza como Autenti). Para obtener un certificado cualificado, es necesario que verifiques tu identidad sobre la base de un DNI o pasaporte. El costo de obtener dicho certificado es de varios cientos de euros al año y la obligación de renovarlo. Encontrarás este tipo de firma cualificada en los productos Autenti.