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¿Cuándo es válida una firma electrónica en documentos?

La firma electrónica es de gran ayuda en el funcionamiento de una empresa, pero a veces genera dudas sobre su poder legal. Sin embargo, un documento firmado con una firma electrónica, a la luz de la ley española y los reglamentos de la UE, puede servir de prueba en los procedimientos judiciales. Comprueba cuándo la firma electrónica y el propio documento son válidos a la luz de la ley.

¿Qué dice la normativa de firma electrónica?

Las disposiciones más importantes sobre firma electrónica son la Ley de septiembre de 2016 y el reglamento europeo eIDAS de julio de 2014. El reglamento eIDAS sobre identificación electrónica y servicios de confianza para transacciones electrónicas en el mercado interior está en vigor desde 2016 en todos los países de la Unión Europea. Por otro lado, las disposiciones sobre firma electrónica contenidas en la Ley española sobre servicios de confianza e identificación electrónica, así como las enmiendas correspondientes al Código Civil, garantizan el cumplimiento de la legislación nacional con la legislación europea.

De conformidad con el artículo 25 del eIDAS, punto 1, no se puede denegar el efecto legal o la admisibilidad de una firma electrónica como prueba en procedimientos judiciales por el solo hecho de que la firma esté en forma electrónica o que no cumpla con los requisitos para firmas electrónicas cualificadas. Por lo tanto, una firma electrónica ordinaria es también una forma de confirmación de un contrato reconocida por la ley, y el artículo 60 del Código Civil permite la expresión de voluntad en forma electrónica por parte de una persona que realiza un negocio jurídico. Además es totalmente seguro, siempre que se trate de una firma certificada.

De acuerdo con la ley, los proveedores de servicios de confianza como Autenti sirven a las partes del contrato como intermediarios, cuyo papel es garantizar la seguridad de la firma de documentos en formato electrónico, entre otros, gracias a los certificados apropiados. Es decir, es un tercero de confianza que garantiza la seguridad de la firma electrónica y verificación de firmantes, así como certifica que la integridad de los datos firmados no ha sido comprometida y asegura el documento para que pueda ser utilizado como prueba. del contrato. Sin embargo, un tema importante no es solo la validez de la firma electrónica en sí, sino también el documento firmado.

El tipo de firma electrónica y la forma del contrato

Hasta 2016, el uso de firmas electrónicas era mucho más difícil. Para que la mayoría de los documentos firmados tuvieran validez legal, era necesario utilizar la llamada firma electrónica cualificada.

Actualmente, es una forma de firma electrónica avanzada, es decir, aquella que:

  • se le asigna únicamente al firmante;
  • permite establecer el orden de la firma;
  • se pone utilizando unos datos que con un alto grado de certeza, solo esa persona puede usar;
  • está asociado con el contenido firmado de tal manera que cualquier cambio posterior es reconocible.

Además, debe presentarse utilizando un dispositivo cualificado y estar basado en un certificado cualificado de firma electrónica. Sin embargo, la obtención de dicho certificado sólo es posible en instituciones seleccionadas, tiene un costo de varios cientos de euros al año y se basa en una verificación meticulosa de la identidad de la persona que lo solicita. También conviene recordar que una firma electrónica tiene efectos jurídicos si el certificado en el que se basa es válido en el momento de la firma.

Según el reglamento eIDAS, una firma electrónica cualificada equivale a una firma manuscrita, y un certificado emitido en uno de los países de la UE es válido en todos los demás Estados miembros. Actualmente, sin embargo, sólo se exige para aquellos documentos que todavía requieren forma escrita bajo pena de nulidad (por ejemplo, un contrato de trabajo, un contrato de trabajo específico con transferencia de derechos de autor, poder general, un contrato de arrendamiento o un contrato de apertura de una cuenta bancaria).

Desde septiembre de 2016 están en vigor cambios en el Código Civil, gracias a los cuales no se necesita firma electrónica cualificada para firmar la gran mayoría de documentos y contratos que están presentes en las transacciones económicas. Ya no es necesario que estén por escrito, sino que basta con el llamado formulario documental. La mayoría de las veces significa un documento electrónico con una firma electrónica ordinaria, que no se basa en un certificado calificado.

En este caso, la identidad del firmante se verifica cada vez por el proveedor de servicios de confianza, es decir, la plataforma de creación de la firma electrónica, de la forma elegida por quien envía el documento para su firma. Para ello, puede utilizar, entre otros, un enlace enviado al correo electrónico del firmante o un código SMS de un solo uso enviado a su número de teléfono, combinado con el nombre y apellido de esa persona y la dirección IP del dispositivo en el que firma. Otros métodos son, por ejemplo, la verificación automática del firmante por video, o una transferencia de verificación o el inicio de sesión en la banca en línea.

Sin embargo, el contenido del documento no puede contener disposiciones escritas, por ejemplo: "El contrato se celebró por escrito bajo pena de nulidad". Este formulario requiere una firma electrónica cualificada. Por lo tanto, si se utiliza una firma electrónica ordinaria, el contenido del contrato sólo puede incluir una disposición sobre "forma documental".

Seguridad de un documento firmado con firma electrónica certificada

Aún cuando la firma electrónica en sí es válida, un documento puede ser impugnado si no hay garantía de que se haya protegido de forma que impida cambios después de que se haya firmado. Para evitarlo, los prestadores de servicios de confianza aplican medidas técnicas de seguridad que garantizan la autenticidad e integridad de los documentos.

Una vez estén firmados los documentos, se les proporciona un sello electrónico, una especie de "firma" para una persona jurídica. Este sello confirma que el documento fue enviado utilizando una plataforma confiable y firmado por ambas partes en la misma forma sin cambios. El sello electrónico permite acreditar cómo se firmó el documento y posibilita constituir prueba en los procesos judiciales.

Autenti utiliza un sello electrónico basado en un certificado cualificado, que es la forma más segura de este tipo de garantía. También se puede utilizar para asegurar documentos firmados con firmas electrónicas simples y cualificadas.

Además, Autenti garantiza el almacenamiento seguro de los documentos y su accesibilidad para todas las partes interesadas. Por las razones anteriormente mencionadas, los documentos firmados en la plataforma son un soporte duradero que permite acceder a información inalterable en el futuro, tal y como exige la normativa de firma electrónica.