Proceso de aprobación de contratos: guía paso a paso para flujos de trabajo fluidos

Si alguna vez has esperado días o semanas para que alguien firme un contrato, no estás solo.

La mayoría de las organizaciones tratan las aprobaciones de contratos como una caja negra: alguien en algún lugar lo está "revisando", pero nadie sabe quién o cuándo volverá.

Con un millón de pasos de aprobación, los acuerdos se estancan, los proveedores se frustran y los equipos internos quedan en el limbo. Un proceso de aprobación de contratos defectuoso no solo ralentiza las cosas, sino que introduce riesgos, malentendidos y, a veces, errores costosos.

Esta guía es para cualquiera que tenga contacto con contratos: equipos legales, representantes de ventas, gerentes de adquisiciones, personal de finanzas y líderes de operaciones.

Si alguna vez has dicho "¿Quién debe aprobar esto?" o "¿Por qué esto sigue en la bandeja de entrada de alguien?", sigue leyendo.

Veremos cómo debería ser el proceso de aprobación de contratos, dónde suele fallar y cómo hacerlo más rápido, más claro y mucho menos doloroso.

¿Qué significa realmente la "aprobación de contratos"?

Para definir el proceso de aprobación de contratos, veamos lo que dice LawInsider. Básicamente proporciona varias definiciones de aprobación de contratos, y todas se reducen a un significado:

"Aprobación de Contrato significa los procedimientos que deben seguirse para obtener la aprobación final de un contrato." Fuente

Ya sea un proceso de aprobación de contratos manual o automatizado, básicamente son los pasos que deben tomarse para poner un sello en un documento comercial. Con frecuencia, los pasos que deben tomarse ocurren a través de varios departamentos.

Pero en su esencia, la aprobación de contratos trata de una cosa: decidir si tu organización considera que el contrato cumple con sus expectativas y está de acuerdo con el compromiso escrito. Eso es todo.

Todo lo demás—rondas de revisión, comentarios, correcciones, escalamientos—es solo una forma de llegar a esa decisión.

El problema es que "aprobación" significa cosas diferentes para diferentes personas. La revisión y aprobación legal podría ser escanear cláusulas de riesgo. Finanzas está verificando costos y términos de pago. Adquisiciones quiere asegurarse de que los proveedores no estén colando tarifas basura. Ventas solo quiere que se firme para que el acuerdo pueda avanzar.

Sin un entendimiento compartido de lo que significa la aprobación, las personas o bien se exceden (aprobando cosas que no deberían tocar) o asumen que alguien más se está encargando.

El otro problema radica en flujos de trabajo complicados y desestructurados. Ahí es cuando entran en juego el caos, los retrasos y otros baches inesperados en el camino.

Entonces, ¿cómo estructuras y arreglas todo esto? Te lo contaremos todo. Pero primero, veamos los diferentes roles involucrados en el proceso de aprobación de contratos.

Roles y responsabilidades clave en la aprobación de contratos

Un proceso eficiente de aprobación de contratos depende de saber quién es responsable de qué, especialmente dentro de la revisión de contratos. Cuando cada rol en el proceso de aprobación es vago, los contratos se atascan o rebotan entre equipos, como en un ping-pong.

Aquí hay un desglose de a quién involucra el proceso de aprobación de contratos y qué deberían estar haciendo realmente:

• Legal: revisa los términos en busca de riesgos, cumplimiento, responsabilidad y problemas regulatorios. Deberían centrarse en lo que importa, no reescribir cada cláusula solo porque pueden.
• Finanzas: verifica la precisión de precios, alineación con el presupuesto y términos de pago. Si el contrato crea un gasto recurrente, finanzas necesita confirmar que encaja dentro de las previsiones.
• Adquisiciones: asegura que se siguieron los procesos de selección y contratación de proveedores. Buscan términos no estándar, trampas de renovación y cumplimiento con políticas de abastecimiento.
• Ventas: es dueño del acuerdo o relación y confirma que el contrato refleja lo que se acordó con la otra parte.
• Ejecutivo o jefe de departamento (si es necesario): aprueba contratos que exceden umbrales monetarios, conllevan riesgos inusuales o tienen un impacto estratégico importante.

Las responsabilidades claras previenen sobre-aprobaciones (cinco personas revisando algo que solo una persona necesitaba) y sub-aprobaciones (nadie notando una señal de alarma hasta después de firmar).

Así que, para aprobar y gestionar contratos eficientemente, define a todos los involucrados en el contrato. Establece exactamente quién aprueba qué y en qué etapa y, mejor aún, documéntalo.

Flujo típico de aprobación de contratos (y dónde se rompe)

En teoría, un contrato pasa del borrador a la aprobación así:

1. el propietario del negocio, miembro del equipo de adquisiciones o ejecutivo de cuenta responsable del acuerdo crea el primer borrador del contrato
2. luego, legal revisa y corrige lo que es arriesgado
3. finanzas y otras partes interesadas dan su opinión
4. todos firman
5. el contrato se firma y se almacena

Bastante simple. En la práctica, las cosas rara vez siguen este camino limpio. Esto es lo que probablemente sucede en realidad:

• el contrato se envía por correo electrónico con instrucciones vagas como "¿alguna idea?"
• se acumulan diferentes versiones con ediciones contradictorias, cada uno añade sus propios tres centavos en un documento diferente
• alguien olvida incluir a finanzas hasta el último minuto
• legal marca una cláusula pero nadie hace seguimiento
• alguien se va de vacaciones y la aprobación se estanca por una semana
• el propietario del negocio se impacienta y presiona para firmar "tal como está", para finalmente "ponerlo en marcha"
• el contrato firmado termina enterrado en la bandeja de entrada de alguien o en una unidad compartida para nunca más ser visto

La mayoría de los retrasos provienen de dos cosas: falta de propiedad y falta de visibilidad. Cuando nadie sabe quién tiene la pelota—o dónde está el contrato en el proceso—las cosas se ralentizan.

Multiplica eso por docenas o cientos de contratos, y se convierte en un problema sistémico.

El objetivo no es hacer el proceso más rígido. Es hacerlo más predecible. Un buen flujo de trabajo no elimina la revisión, la hace más fácil de gestionar. Así que vamos a arreglar realmente los pasos para aprobar contratos.

¿Cómo hacer que el proceso de aprobación de contratos sea fluido? Arreglando el flujo de trabajo

Si tu proceso de aprobación de contratos parece un desastre, probablemente lo sea, pero tiene solución. El objetivo no es hacerlo perfecto. El objetivo es hacerlo funcionar. Así es como llegar allí.

1. Define la propiedad y los umbrales de aprobación

Primero, decide quién aprueba qué, y a qué nivel.

¿Menos de 10.000€? Quizás ventas puede aprobar. ¿Más de 50.000€? Legal y finanzas necesitan revisar. ¿Términos contractuales inusuales? Trae a los ejecutivos.

¿Contratos repetitivos que solo necesitan cambiar información personal? No todos tienen que revisar, deja que el propietario del acuerdo lo maneje. ¿Contrato con términos y condiciones completamente nuevos? Trae a legal, y verifica dos veces.

2. Crea un manual de contratos o biblioteca de cláusulas

Legal debería dejar de revisar el mismo texto estándar 500 veces.

Un manual da a las personas no legales orientación sobre lo que es aceptable y cuándo escalar. También reduce idas y venidas innecesarias sobre cláusulas comunes.

De manera similar a cuando creas una buena estrategia de gestión de contratos, las plantillas aprobadas por legal por sí solas eliminan muchos desafíos de todo el proceso, no solo dentro de la etapa de aprobación.

3. Centraliza la comunicación y las versiones

Deja de enviar contratos a través de cadenas de correo electrónico.

Usa un espacio de trabajo compartido, una herramienta de gestión de contratos, un software de firma electrónica, o incluso una carpeta bloqueada. En un buen proceso de aprobación de contratos, todos deberían estar trabajando con el mismo documento, con cambios rastreados y próximos pasos claros.

Como con Autenti, una plataforma de firma electrónica, firmarás todos tus contratos en línea, teniendo un claro rastro de auditoría de cada firma y definitivamente estarás trabajando en una versión del contrato. ¿Por qué? Porque Autenti enviará el documento a la persona correcta para aprobación o revisión cada vez, por ti.

4. Impón plazos y rastrea el estado

Si nadie está rastreando dónde está un contrato o cuánto tiempo ha estado atascado, no te sorprendas cuando desaparezca en el vacío.

Así que, asigna fechas de vencimiento, haz seguimiento automáticamente y detecta obstáculos temprano.

Con Autenti, puedes automatizar otro paso de la aprobación de contratos, es decir, obtener notificaciones automáticas de recordatorio de cuándo un contrato necesita ser firmado (y revisado antes de hacerlo).

5. Automatiza donde tenga sentido

Automatiza tu flujo de trabajo de contratos para contratos de bajo riesgo. Enruta documentos basados en reglas. Activa recordatorios. Usa plantillas de contratos. El flujo de trabajo de aprobación automatizado no solo ahorra tiempo, sino que reduce el error humano.

Arreglar tu proceso no significa añadir más burocracia. Significa hacer más fácil para las personas correctas decir "sí" (o "no") con confianza.

Herramientas que realmente ayudan a automatizar la aprobación de contratos

No faltan herramientas de contratos para ayudarte a agilizar el proceso de aprobación de contratos.

Algunas son genuinamente útiles. Otras solo hacen que un proceso torpe sea más digital, pero no menos doloroso. Las herramientas adecuadas deberían reducir la fricción, no añadir otra capa de complejidad.

Aquí hay herramientas que deberías considerar añadir a tus flujos de trabajo para suavizar las cosas.

Sistemas de software de gestión del ciclo de vida de contratos

Los CLM centralizan el almacenamiento, automatizan flujos de trabajo y rastrean el estado de aprobación de contratos. Pero la mayoría de los CLM fallan porque los equipos los sobre-diseñan o nadie los usa adecuadamente.

Si necesitas un administrador a tiempo completo para que funcione, ya has perdido. Si quieres usar uno, comienza simple: concéntrate en el enrutamiento, plantillas y visibilidad. Luego, expande solo cuando realmente esté funcionando.

Herramientas de corrección y colaboración

Rastrear cambios en Word está bien hasta que cinco personas están enviando por correo electrónico cinco versiones del mismo contrato.

Herramientas como Microsoft Word online, Google Docs (para borradores internos), o herramientas específicas para contratos, como un software de gestión de contratos, ayudan a mantener las ediciones centralizadas y visibles. Solo asegúrate de que el control de versiones esté bloqueado. Una fuente de verdad—siempre.

Plataformas de firma electrónica

Autenti y herramientas similares hacen que las firmas sean rápidas y amigables para auditorías. Puedes pensar que solo es bueno para la etapa final del proceso de aprobación de contratos, es decir, la firma real, pero eso no es del todo cierto.

Puede acelerar la aprobación de contratos en su conjunto.

En primer lugar, Autenti te permite asignar roles como aprobador, revisor o solo visualización, imitando cómo circulan tradicionalmente los documentos en las organizaciones. Esto significa que no solo estás digitalizando la firma; estás recreando toda la cadena de aprobación de una manera estructurada y rastreable.

• Aprobador: confirma que el contrato está listo para avanzar. Si rechazan el contrato, el proceso de firma se detiene. Si aprueban el contrato, avanza.
• Revisor: puede proporcionar comentarios o señalar preocupaciones, pero su aporte no bloquea el proceso.
• Solo visualización: da visibilidad a las partes interesadas sin involucrarlas en el ciclo de toma de decisiones.

Envía el contrato al miembro del equipo correcto en el momento adecuado, automáticamente. Esto elimina la necesidad de correos electrónicos laterales, llamadas telefónicas o aprobaciones de pasillo—todo sucede en un solo lugar, con un claro rastro de auditoría.

En segundo lugar, las notificaciones sobre documentos pendientes que ya hemos mencionado ayudan a asegurar que nada quede escondido bajo la alfombra.

En tercer lugar, una vez que la aprobación esté completa, finalizar todo el proceso será aún más fácil. Con firmas electrónicas, simplemente haces clic en un enlace enviado a tu bandeja de entrada de correo electrónico y listo. El documento está firmado, de forma segura y protegida.

¿Cómo manejar excepciones sin destruirlo todo?

No importa cuán efectiva sea la aprobación de contratos en tu organización o qué herramientas decidas usar, habrá excepciones.

Acuerdos urgentes, términos únicos o negociaciones de alto riesgo no siempre encajan en el flujo estándar. Eso está bien, siempre y cuando sepas cómo manejarlos sin arrojar todo el sistema al caos.

No pretendas que las excepciones son normales Una excepción es exactamente eso: algo fuera de la norma. Si estás acelerando cada otro contrato "solo por esta vez", tu proceso está roto. Rastrea con qué frecuencia ocurren las excepciones. Si el volumen es alto, arregla la causa raíz en lugar de eludir el proceso cada vez.

Construye un camino rápido, por razones reales Algunos acuerdos genuinamente necesitan moverse rápido. Ten un protocolo de vía rápida definido: quién puede activarlo, qué criterios califican y qué pasos (si los hay) pueden omitirse. No estás saltándote la debida diligencia—estás haciendo un intercambio consciente con visibilidad.

Documenta el riesgo Si estás aprobando un contrato sin revisión completa, anota los riesgos conocidos y quién los aprobó. No se trata de culpar, se trata de responsabilidad. Más tarde, cuando alguien pregunte "¿Cómo pasó esto?", tendrás la respuesta.

No dejes que "necesitamos que esto se firme ahora" se convierta en un hábito La presión de ventas, los plazos de proveedores o la urgencia de liderazgo no deberían eludir controles básicos. Si alguien está presionando por una firma sin revisión, necesita ser quien asuma el riesgo o escale a alguien que pueda.

Las excepciones son parte del negocio. Pero manejarlas bien significa saber cuándo estás haciendo una excepción, y por qué.

Resumen de lo que se debe y no se debe hacer con las excepciones en la aprobación de contratos

¿Cómo rastrear y mejorar el proceso de aprobación de contratos con KPIs?

Finalmente, una vez que implementes todos los cambios para arreglar tu proceso de aprobación de contratos, también deberías encontrar formas de medir adecuadamente el resultado final.

Porque no puedes mejorar tu proceso de aprobación de contratos a menos que lo midas. Rastrear indicadores clave de rendimiento (KPIs) para tu proceso de aprobación de contratos es esencial para identificar cualquier obstáculo restante, mejorar la velocidad y reducir errores con el tiempo.

Así que, incluso si estás completamente a favor de la aprobación automatizada de contratos, asegúrate de rastrear:

• Tiempo promedio de aprobación: ¿cuánto tiempo toma, en promedio, para que un contrato pase de borrador a aprobación final? Rastrear esto ayuda a detectar retrasos y establecer metas realistas para mejoras.
• Número de ciclos de revisión: cuenta cuántas veces un contrato va y viene entre revisores. Demasiados ciclos generalmente significan estándares poco claros o mala comunicación.
• Tasa de aprobación por etapa: mide cuántos contratos son aprobados o rechazados en cada etapa de revisión. Una caída repentina en legal o finanzas podría indicar un desalineamiento o necesidad de capacitación.
• Frecuencia de excepciones: ¿con qué frecuencia los contratos eluden el proceso de aprobación estándar? Números altos aquí señalan que el proceso no está funcionando como se pretendía.
• Valor del contrato versus tiempo de aprobación: ¿los contratos de alto valor están tomando más tiempo? Si no, eso podría significar que el riesgo no se está evaluando adecuadamente.
• Satisfacción de las partes interesadas: recopila comentarios de las personas involucradas—ventas, legal, finanzas—para entender los puntos de dolor y mejorar la colaboración.

Revisar regularmente estos KPIs evita que tu proceso se convierta en un agujero negro. Usa los datos para ajustar flujos de trabajo, actualizar capacitaciones o ajustar umbrales de aprobación.

Aprueba contratos automáticamente, con Autenti

No más adivinar quién debe firmar qué, o perseguir aprobaciones en interminables hilos de correo electrónico.

Autenti te ayuda a mantener las cosas en movimiento automatizando notificaciones, ofreciendo un rastro de auditoría transparente para cada documento, y asegurándose de que las personas correctas revisen y firmen el contrato—cada vez.

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