Vertrags-Redlining: Wie Du es schmerzfrei gestaltest

Verträge zu bearbeiten klingt einfach... bis es das nicht mehr ist.

Eine Version wird zu fünf. E-Mail-Threads stapeln sich. Änderungen werden übersehen, Klauseln widersprechen sich, und niemand ist sich sicher, welche Version die endgültige ist. Für Rechtsteams, den Vertrieb und die Beschaffung ist dieses Chaos nicht nur frustrierend, es ist schlicht riskant.

Eine WCC-Studie zeigte, dass Unternehmen im Durchschnitt 9,2 % des jährlichen Umsatzes aufgrund von schlechtem Vertragsmanagement verlieren, einschließlich Fehlern, verpassten Verpflichtungen oder ineffizienten Arbeitsabläufen.

Und das betrifft nicht nur die Durchführung von Vertragspflichten, sondern auch die Verhandlung und das Redlining.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Vertrags-Redlining ist entscheidend, um rechtliche und kommerzielle Bedingungen sicher und klar auszuhandeln, insbesondere bei hochkarätigen oder Unternehmensvereinbarungen.
• Schlechte Redlining-Praktiken tragen zu realen Verlusten bei, sogar bis zu 9,2 % des jährlichen Umsatzes für Unternehmen, aufgrund von übersehenen Bearbeitungen, Versionsverwirrung oder Compliance-Problemen.
• Vermeide gängige Fehler, wie das Bearbeiten nur um der Bearbeitung willen. Verfolge die an einem Vertrag vorgenommenen Änderungen, verwende PDFs, um endgültige Dokumente zu sperren, und akzeptiere keine Änderungen, ohne sie zu überprüfen.
• Die Nutzung von E-Signatur-Plattformen (wie Autenti) kann die Workflows nach dem Redlining dramatisch beschleunigen, die Audit-Trails verbessern und die Bearbeitungszeit verkürzen.
• Ein gestraffter Redlining-Prozess hilft Teams, schneller zu arbeiten, compliant zu bleiben und die Verhandlungsmüdigkeit zu reduzieren – während Verträge rechtlich fundiert bleiben.

💡 Google Docs Tools für einen effizienteren Redlining-Prozess:

• Vorschlagsmodus (Suggesting mode): Schlage Änderungen vor, ohne den Originaltext zu bearbeiten.
• Kommentare + @Erwähnungen: Markiere Teammitglieder und weise Aufgaben direkt im Dokument zu.
• Versionsverlauf: Zeige jeden früheren Entwurf mit Zeitstempeln an, benenne und stelle ihn wieder her.
• Aufgabenzuweisungen in Kommentaren: Verwende Kontrollkästchen, um Follow-ups im Dokument zu verfolgen.

Was ist Vertrags-Redlining?

Was genau ist also Vertrags-Redlining?

Vertrags-Redlining ist der Prozess der Markierung eines Vertrags, um Bearbeitungen zu verfolgen, Änderungen vorzuschlagen und Vertragsbedingungen zwischen den Parteien auszuhandeln. Es ist ein entscheidender (und oft mühsamer) Teil des Vertragsverhandlungsprozesses. Das liegt daran, dass er es beiden Parteien ermöglicht, Änderungen vorzuschlagen, Bedenken zu äußern und letztendlich eine Einigung zu erzielen.

In diesem Artikel werden wir genau aufschlüsseln, wie Redlining funktioniert, warum es wichtig ist und wie Du den Prozess mit Best Practices und den richtigen Tools vereinfachen kannst – egal, ob Du im Word oder in Google Docs redlinest.

Warum ist Vertrags-Redlining im modernen Geschäftsumfeld so wichtig?

Wir haben bereits den wichtigsten Punkt schlechter Vertragsmanagementprozesse (einschließlich Redlining) erwähnt, und das ist der Verlust von Einnahmen.

Insgesamt ist der Prozess der Bearbeitung die Art und Weise, wie Unternehmen sich beim Aushandeln von Verträgen schützen.

Und die Vorteile des Redlining scheinen ziemlich offensichtlich zu sein.

Ohne ihn können wichtige Bearbeitungen durchrutschen, Versionen sich vermischen, und niemand weiß, welche Bedingungen vereinbart wurden. Es geht darum, rechtlich und kommerziell sicher zu bleiben, nicht nur im Falle möglicher Vertragsstreitigkeiten in der Zukunft, sondern auch für die ordnungsgemäße Messung, Analyse oder Sicherheit von Vertrags-KPIs.

Versionskontrolle ist ein Hauptgrund für die Existenz des Redlining.

Wenn mehrere Personen dasselbe Dokument überprüfen und bearbeiten, benötigst Du eine klare Aufzeichnung, wer was geändert hat. Dieser Audit-Trail hilft Teams, Verwirrung, Schuldzuweisungen oder das Abzeichnen veralteter Bedingungen zu vermeiden.

Redlining gibt beiden Seiten auch den Raum, die Details auszuhandeln, die tatsächlich wichtig sind – zum Beispiel, wer haftbar ist, wenn etwas schiefgeht, wie und wann Zahlungen geleistet werden oder was passiert, wenn der Vertrag vorzeitig beendet wird.

Abschnitte, die besonders anfällig für Redlining sind:

• Kündigungsklauseln
• Zahlungspläne und -bedingungen
• Haftungsbeschränkung
• Vertraulichkeitsbestimmungen
• Schritte zur Streitbeilegung

Aber wie sieht dieser Prozess in der Praxis tatsächlich aus?

Teilst Du dem anderen Vertragspartner einfach den geschriebenen Vertragsentwurf per E-Mail mit, änderst, was Du willst, wie Du willst, und schickst ihn zurück?

Spielt man E-Mail-Ping-Pong, bis beide Parteien mit dem Endergebnis zufrieden sind (oder müde von den ständigen Hin- und Her-E-Mails)?

Nun… Du kannst es genau so machen oder es besser machen.

Der Vertrags-Redlining-Prozess: Schritt für Schritt

Das Redlining eines Vertrags ist wie das Bearbeiten eines Gruppenprojekts, nur mit rechtlicher Haftung und Geld im Spiel.

So läuft der Prozess normalerweise ab, und wo die Dinge entweder reibungslos bleiben oder komplett schiefgehen können.

Schritt 1: Erstellen des ursprünglichen Vertragsentwurfs

Es beginnt damit, dass ein Team – normalerweise die Rechtsabteilung – die erste Version entwirft.

Das Schreiben des Entwurfs schafft die Grundlage, indem es Umfang, Zeitpläne, Zahlungsbedingungen, Haftung und mehr festlegt. Aber es ist nur der erste Durchlauf, nicht die Ziellinie.

💡 Tipp: Verwende eine standardisierte Vertragsvorlage, um die Entwurfserstellung zu beschleunigen und vermeidbare Inkonsistenzen bei verschiedenen Deals zu reduzieren.

💡 Tipp: Füge Platzhaltertext für verhandelbare Bedingungen ein (z. B.

$$ZAHLUNGSBEDINGUNGEN$$

), damit sich das Redlining nur auf Variablen konzentriert.

Schritt 2: Teilen mit den Stakeholdern

Als Nächstes wird das Dokument zur Überprüfung verschickt. Dies kann den Vertrieb, die Finanzabteilung, Rechtsteams auf beiden Seiten oder sogar externe Berater umfassen.

In dieser Phase reichen die Leute typischerweise ein Word-Dokument oder ein Google Doc herum, manchmal per E-Mail, Slack oder über ein freigegebenes Laufwerk.

💡 Tipp: Lege Bearbeitungsberechtigungen und Fristen im Voraus fest, um das Hin und Her und verpasste Feedback-Fenster zu reduzieren.

Schritt 3: Änderungen verfolgen (das eigentliche Redlining)

Hier beginnt die Bearbeitung.

MS Word und Google Docs sind die gängigsten Redlining-Tools, die in einem traditionellen, manuellen Redlining-Prozess verwendet werden.

Um beispielsweise einen Vertrag in Google Docs zu redlinen, hast Du die Möglichkeit, neue Inhalte vorzuschlagen oder bestehende zu streichen, die nicht Deinen Erwartungen entsprechen oder in irgendeiner Weise falsch sind, ohne tatsächlich Änderungen am Dokument selbst vorzunehmen.

Dazu änderst Du einfach den Bearbeitungsmodus des Dokuments auf Vorschläge (Suggestions), und Du kannst Deine Notizen sicher hinterlassen. Ein klarer Vorteil dieses Modus ist, dass Du nicht:

• lange Kommentare hinterlassen musst, um zu erklären, welche Vertrags-Redlines Du im Sinn hattest,
• erklären musst, dass Du die Änderungen angefordert hast (Dein Name wird dem Vorschlag beigefügt).

Aber wenn Du dafür bist (oder nicht genau weißt, welchen Inhalt Du vorschlagen sollst), ist die Verwendung von Google Docs Kommentaren auch nett und praktisch.

Eine andere Möglichkeit, in Google Docs oder MS Word zu redlinen, besteht darin, ein System zu entwickeln.

Zum Beispiel:

• Ändere die Farben der Teile, für die Du stimmst, dass sie komplett gestrichen werden sollen, in ein grelles Rot.
• Ändere die Farben der Teile, die Du ändern, aber nicht entfernen möchtest, in ein helles Gelb.
• Ändere die Farbe der Teile, die Du unberührt lassen möchtest, in ein helles Grün.

Aber hier ist es wichtig:

• Das etablierte System mit allen Redlining-Parteien teilen (um sicherzustellen, dass ihr aufeinander abgestimmt seid),
• Einen Weg finden, den eigenen Namen mit dem Vorschlag zu verknüpfen (entweder ein deutliches Farbschema oder einfach Kommentare neben den markierten Textteilen hinterlassen).

Insgesamt beginnen die Stakeholder mit der Option zum Verfolgen von Änderungen in Word oder dem Vorschlagsmodus in Google Docs, Vorschläge für Bearbeitungen zu machen.

Vielleicht will die Rechtsabteilung eine strengere Entschädigungsklausel. Die Beschaffung beanstandet die automatische Verlängerungsklausel.

Was auch immer der Fall sein mag, grellroter Text und Durchstreichungen können sich stapeln.

💡 Tipp: Halte Dich pro Vertrag an eine Plattform. Das Mischen von Word und Google Docs führt zu Formatierungschaos.

💡 Tipp: Weise bestimmten Personen die "Verantwortung" für endgültige Entscheidungen über Bearbeitungen und Vorschläge zu und verfolge offene Punkte, damit nichts übersehen wird. Zum Beispiel kannst Du Aufgaben unter Kommentaren in Google Docs zuweisen.

Schritt 4: Zusammenarbeiten und Antworten

Jetzt wird das Dokument wahrscheinlich hin und her springen.

Kommentare werden sich stapeln.

Du könntest Notizen sehen wie „Bitte diese Klausel klären“ oder „Gemäß unserem letzten Anruf wurden die Zahlungsbedingungen auf Netto 45 angepasst.“

Ohne einen klaren Workflow oder eine zentralisierte Plattform ist dies der Schritt, in dem sich oft Versionschaos einstellt.

💡 Tipp: Erstelle einen einfachen Antwort-Workflow: Wer antwortet auf welche Kommentare und bis wann.

Schritt 5: Finalisieren und Genehmigen

Sobald alle Bearbeitungen gelöst sind, wird die endgültige Version genehmigt.

Idealerweise ist das ein sauberes Dokument. Realistisch gesehen könnte es bedeuten, fünf Versionen in einem freigegebenen Ordner gegenzuprüfen.

💡 Tipp: Sperre die finale Datei für die Bearbeitung und exportiere eine PDF, sobald sie genehmigt wurde.

Was kommt nach dem Redlining?

Nachdem Du das Dokument erfolgreich redlined und seinem Inhalt zugestimmt hast, die endgültige Vereinbarung in PDF exportiert hast, um sie zu sperren, ist es Zeit, sie zu… unterschreiben.

Abgesehen davon, dass Du den Bearbeitungsprozess effizienter gestaltest, kannst Du auch den Signaturprozess mit nichts anderem als E-Signaturen viel einfacher machen.

Mit einer Plattform wie Autenti erhältst Du beispielsweise die Option:

• Die endgültige Dokumentversion zur Genehmigung an Benutzer mit einer speziellen Prüfer-/Genehmigerrolle zu senden, damit diese sie akzeptieren (und den gesamten Prozess automatisch vorantreiben) oder ablehnen können (den Signaturprozess beenden, um alle auf dem Laufenden zu halten),
• Ein (oder mehrere Dokumente gleichzeitig) komplett online in nur etwa 5 Minuten zu unterzeichnen,
• Erinnerungen an andere Unterzeichner oder Dokumentenprüfer zu senden, damit sie ihre Pflichten erfüllen,
• Die Identität anderer Vertragsparteien zu überprüfen (auch online),
• Verschiedene Dateien zu einem Dokument zu bündeln (zum Beispiel, wenn Du nach dem Redlining weitere Teile zu Deinem Vertrag hinzufügst),
• Deinen eigenen Vertragsworkflow zu erstellen, der Deinen Redlining-Prozessen gewidmet ist,
• Und so viel mehr.

Ist das effizienter?

Ganz sicher.

Zum Beispiel reduzierte TZMO ihre Vertragsbearbeitungszeit um bis zu 90 %, indem sie Dokumente in 30 Stunden oder weniger mit Autenti unterzeichneten.

Und das Beste daran?

Mit jedem Dokument erhältst Du eine vollständige und lückenlose, fertige Versionskontrolle und einen vollständigen Audit-Trail für jede mit Autenti platzierte Signatur (mit exaktem Datum, Zeitstempeln und IP-Adressen der Unterzeichner).

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Best Practices für effektives Vertrags-Redlining

Wie Du der obigen Beschreibung entnehmen kannst, kann der Vertrags-Redlining-Prozess entweder ziemlich chaotisch sein oder dank der oben geteilten Tipps kontrollierter ablaufen.

Angesichts dessen kann Redlining einen Vertrag entweder voranbringen oder ihn im Chaos versinken lassen.

Diese Best Practices helfen Dir, das Durcheinander zu vermeiden und die Verhandlungen effizient, genau und rechtlich fundiert zu halten.

Etabliere eine gemeinsame Sprache und Klausel-Bibliothek

Verschiedene Teams beschreiben oft dieselbe Sache auf unterschiedliche Weise.

Eine vorab genehmigte Klausel-Bibliothek hilft, dies zu vermeiden. Wenn alle auf dieselbe Sprache zurückgreifen, insbesondere bei wiederkehrenden Bedingungen wie NDAs, Entschädigung oder Zahlung, reduziert das die Verhandlungszeit und das Risiko.

Nutze Versionskontrolle, als hinge Dein Job davon ab

Weil das irgendwie der Fall ist.

Eine fehlerhafte Bearbeitung in einem alten Entwurf kann große Probleme verursachen. Arbeite immer von einem Master-Dokument aus. Verfolge jede Änderung. Und wenn Du Software wie Microsoft Word, Google Docs oder CLM-Tools (Contract Lifecycle Management) verwendest, stelle sicher, dass der Versionsverlauf sichtbar und intakt ist.

Weise klare Verantwortlichkeiten zu

Redlining ist kein Freifahrtschein.

Entscheide frühzeitig, wer für die Überprüfung der rechtlichen Bedingungen verantwortlich ist, wer die finanziellen Klauseln bearbeitet und wer die endgültige Freigabe hat. Ohne klare Rollen verzögern sich Entscheidungen und die Rechenschaftspflicht verschwimmt.

Halte die Kommunikation zentralisiert

Verteile Kommentare nicht auf fünf E-Mails und zwei Slack-Threads. Verwende eine Plattform für Bearbeitungen und Diskussionen. CLM, eine Vertragsmanagement-Software und eine Vertrags-Redlining-Software helfen hier alle – aber auch Google Docs Kommentare können den Job erledigen, solange Du alles an einem Ort behältst.

Automatisiere das Wiederkehrende

Wenn Du manuell dieselben Änderungen in jeder Vereinbarung neu eingibst, ist es Zeit für ein Upgrade.

Redlining-Software kann Standardbearbeitungen automatisieren, riskante Klauseln markieren oder sogar alternative Formulierungen mithilfe von KI vorschlagen. Lass die Technologie die schwere Arbeit machen.

Überspringe nicht die Compliance-Prüfung

Jeder Vertrag muss mit den Standards Deines Rechtsteams und den aktuellen Vorschriften übereinstimmen. Ein ausgefeilter Vertrag voller falscher oder veralteter Klauseln ist immer noch ein Haftungsrisiko. Baue einen letzten rechtlichen Überprüfungsprozess ein, bevor Signaturen auf das Papier kommen.

Häufige Fehler beim Redlining

Und natürlich passieren auch erfahrenen Teams Fehler beim Redlining von Verträgen.

Diese Fehler können zu Verzögerungen, rechtlicher Gefährdung, peinlichen Versäumnissen oder einfach zu den regelmäßigen Herausforderungen des Vertrags-Redlining führen, die jedes Team erlebt.

So bleibst Du wachsam – was Du tun und was Du vermeiden solltest.

Vorteile eines reibungslosen Redlining-Prozesses

Ein reibungsloser Redlining-Prozess macht wiederum einen großen Unterschied.

Zunächst beschleunigt er den Vertragsdurchlauf, indem er das Hin- und Her-Chaos beseitigt, das Verhandlungen normalerweise in die Länge zieht.

Wenn jede Änderung klar verfolgt und kommuniziert wird, sinken Fehler und Missverständnisse dramatisch. Niemand muss raten, welche Version die richtige ist.

Diese Klarheit stärkt auch Deine Verhandlungsposition, da Du von einem gut organisierten, konsistenten Satz von Bedingungen ausgehst, anstatt durch widersprüchliche Bearbeitungen zu stolpern.

Außerdem erleichtert es die Zusammenarbeit zwischen Rechts-, Vertriebs-, Finanz- und Beschaffungsteams ungemein, da alle im selben Dokument mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten arbeiten.

Schließlich fördert ein solider Redlining-Workflow die Compliance und die Prüfungsbereitschaft, indem er eine vollständige, nachvollziehbare Historie aller Änderungen beibehält – entscheidend, um Vertragsrisiken zu reduzieren und Streitigkeiten schnell beizulegen.

Mache Redlining einfach mit Autenti

Vertrags-Redlining muss keine Kopfschmerzen bereiten.

Mit klaren Schritten, intelligenten Tools (sogar Google Docs oder Microsoft Word, wenn sie richtig eingesetzt werden) und einigen Best Practices kannst Du einen oft chaotischen Prozess in eine gestraffte Zusammenarbeit verwandeln.

Egal, ob Du ein Rechtsprofi bist oder gerade erst in die Vertragsprüfung einsteigst, die Verbesserung Deines Redlining-Vorgehens schützt Dein Unternehmen, hilft Dir, kostspielige Fehler zu vermeiden und sorgt für reibungslosere Verhandlungen vom Entwurf bis zur Unterschrift.

Denke daran, dass Redlining zwar ein kollaborativer Prozess ist, es aber gut ist, einen einzigen Verantwortlichen für die gesamte Initiative zu haben, der klare Regeln für alle definiert.

Nimm Dir jetzt die Zeit, Deinen Workflow zu verfeinern, und Dein zukünftiges Ich (und Dein gesamtes Team) werden es Dir danken.

Und vergiss nicht, was danach passiert.

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