Der schnellste Weg zur Vertragsverlängerung: Dokumente online neu unterschreiben

Vertragsverlängerungen gehören zu den angenehmsten „Geschäften“, die man abschließt.

Schließlich musst du nicht den langen Prozess von Verhandlungen, der Vertragsgestaltung von Grund auf oder der Klärung der Art und Weise, wie du das Dokument unterzeichnen wirst, durchlaufen.

Tatsache ist, dass du für den Abschluss einer Vertragsverlängerung nichts am Vertrag änderst, außer dem Hinzufügen des neuen Enddatums/der neuen Frist.

Denn im Gegensatz zu einer Vertragserneuerung (contract renewal), bei der du den Vertrag erneut prüfst, die Bedingungen neu verhandelst, Details änderst und oft die gesamte ursprüngliche Vereinbarung überarbeitest – drückst du bei einer Vertragsverlängerung (contract extension) lediglich die „Schlummer“-Taste für die bevorstehende Kündigungsfrist.

In diesem Artikel zeigen wir dir den schnellsten Weg zur Vertragsverlängerung, teilweise automatisiert und vollständig online (einschließlich der offiziellen „Stempel“, d. h. der Unterschriften, beider Vertragsparteien).

Aber fangen wir von vorne an.

Was ist eine Vertragsverlängerung und wie wird sie rechtsgültig?

Vertragsverlängerung bedeutet, wie der Name schon sagt, die Verlängerung des bestehenden Vertrags über sein ursprüngliches Datum hinaus, genau dann, wenn der Vertrag seinem Ende naht.

Wichtig bei Vertragsverlängerungen ist, dass die bestehenden Geschäftsbedingungen unberührt bleiben (im Gegensatz zu Vertragserneuerungen, bei denen zuvor vereinbarte Bedingungen neu verhandelt werden, was oft zur Erstellung eines völlig neuen Vertrags führt).

Der größtmögliche Vorteil (neben der Tatsache, dass Verlängerungen ein schneller Erfolg sind) ist, dass die Verlängerung eines bestimmten Vertrags über sein ursprüngliches Ablaufdatum hinaus, ohne dass die Bedingungen der Vereinbarung überprüft werden müssen, zur Schaffung einer starken Geschäftsbeziehung mit der anderen Partei beiträgt.

Warum?

Weil du darauf vertraust, dass die ursprünglich getroffene Vereinbarung stark genug ist, um auch für eine weitere Laufzeit von Vorteil zu bleiben. Du stellst den Wert, den du erhältst, nicht in Frage, du zweifelst nicht daran, dass der Vertrag weiterhin gültig sein muss.

Das klingt alles großartig in der Theorie.

Aber ist es in der Praxis tatsächlich so schnell? Lass uns prüfen, was zur Finalisierung von Vertragsverlängerungen nötig ist.

Welche Dokumente werden für Vertragsverlängerungen benötigt?

Nehmen wir an, du hast sichergestellt, dass beide Parteien mit dem Vertrag zufrieden sind und die Entscheidung getroffen wurde, einen bestimmten Vertrag über sein ursprüngliches Ablaufdatum hinaus zu verlängern.

Die ursprüngliche Vereinbarung ist immer noch sehr vorteilhaft und zufriedenstellend für beide Parteien (die Bedingungen bleiben gleich), sodass du keine völlig neue Vereinbarung entwerfen musst.

Wie kommt es also zu dieser Verlängerung?

Unterschreibst du einfach ein „Daumen hoch“ im E-Mail-Thread, in dem es zuerst erwähnt wurde? Kontaktierst du das Rechtsteam, um Dokumente vorzubereiten?

Die Wahrheit ist, dass in fast allen Fällen ein bestimmtes Dokument zur Verlängerung eines Vertrags benötigt wird.

Die einfachste Form dieses Dokuments ist eine Verlängerungsvereinbarung/ein Vertragsnachtrag (Addendum) – normalerweise eine einseitige, von beiden Parteien unterzeichnete Erklärung, die Folgendes festhält:

• die Referenz des ursprünglichen Vertrags,
• das neue Kündigungsdatum,
• die Bestätigung, dass alle anderen Bedingungen unverändert bleiben.

In einigen Fällen enthält ein Vertrag jedoch bereits eine Verlängerungsklausel, z. B.:

„Die Parteien können diese Vereinbarung durch schriftliche Bestätigung vor dem Ablaufdatum verlängern.“

In diesem Fall kann ein Austausch unterzeichneter Briefe/E-Mails ausreichen, aber du erstellst dennoch eine schriftliche Aufzeichnung, um die Verlängerung zu bestätigen, ohne einen neuen Vertrag zu erstellen.

In stark regulierten Branchen oder bei hochvolumigen Geschäften wird aus Gründen der Prüfung und Compliance immer ein formeller Nachtrag erwartet.

Können Verträge automatisch verlängert werden (ohne Nachtrag)?

Kurz gesagt: Ja.

Verträge können automatisch verlängert werden, aber nur, wenn der ursprüngliche Vertrag eine automatische Verlängerungsklausel (oder „Evergreen-Klausel“) enthält.

So funktioniert es normalerweise:

• Automatische Verlängerungsklausel: Der Vertrag besagt etwas in der Art wie: „Diese Vereinbarung verlängert sich automatisch um aufeinanderfolgende Jahreslaufzeiten, es sei denn, eine Partei kündigt schriftlich mindestens 30 Tage vor Ende der aktuellen Laufzeit.“
• Wiederkehrende Basis: Mit einer solchen Klausel läuft der Vertrag einfach weiter – Jahr für Jahr, Monat für Monat oder welche Laufzeit auch immer angegeben ist, bis eine Partei beschließt, ihn zu stoppen.
• Kündigungsfristen: Die meisten Evergreen-Verträge enthalten ein Kündigungsfenster (z. B. 30–90 Tage vor Ablauf), in dem jede Partei die Verlängerung ablehnen kann.
• Branchen, in denen automatische Verlängerungen üblich sind: Dienstleistungsvereinbarungen, SaaS-Abonnements, Geräteleasing, Wartungsverträge.

Verträge online verlängern mit Autenti

Wir haben bereits gelernt, dass der Prozess zur Handhabung von Vertragsverlängerungen von einigen Faktoren abhängt und unterschiedlich aussieht. Was einen anderen Weg auslöst, ist entweder das mit der anderen Partei etablierte Partnerschaftsniveau oder die Art der Branche/Art des Geschäfts.

Sensiblere, teurere Geschäfte erfordern möglicherweise mehr als nur eine schriftliche Vereinbarung, um den bestehenden Vertrag zu verlängern, ohne die Geschäftsbedingungen zu ändern.

Im Gegenzug können wiederkehrende Verträge innerhalb bekannter Partnerschaften fast automatisch erfolgen.

Unabhängig davon, welchen Prozess du handhaben musst, der schnellste Weg zur Verlängerung einer Vereinbarung zwischen zwei Parteien ist online.

Autenti ist eine vollständige E-Signatur-Plattform, die das Unterzeichnen und Verlängern von Verträgen einfacher denn je macht, unabhängig vom Standort einer der Vertragsparteien, dem verwendeten Gerät oder der Art der E-Signaturen – Autenti unterstützt sie alle.

Und wir zeigen dir genau, wie du Verträge damit verlängerst, angefangen bei den Erinnerungen.

Erinnerungen für Fristen

Der erste Schritt zur Vertragsverlängerung hat nichts mit irgendeiner Dokumentation zu tun, sondern dreht sich tatsächlich darum, sich überhaupt an die bevorstehende Frist zu erinnern.

Die beste Vorgehensweise ist hier, Erinnerungen oder Warnungen (sogar Google Kalender funktioniert) für jede Vertragsfrist etwa 60 Tage vor dem geplanten Ende einzurichten, um beiden Parteien genügend Zeit zu geben, zu entscheiden, was als Nächstes zu tun ist.

Sprich mit der anderen Partei

Was uns zum nächsten Schritt führt – der klaren Kommunikation mit der anderen Vertragspartei zur Verhandlung einer Vertragsverlängerung.

Prüfe den Vertrag erneut auf:

• vertragliche Verpflichtungen,
• Vertragsbedingungen,
• Bedarf an zusätzlichen Bedingungen (oder einem neuen Vertrag),
• wie der Vertrag bisher funktioniert hat,
• ob Geschäftsziele und Erwartungen noch übereinstimmen,
• ob finanzielle Bedingungen oder Compliance-Anforderungen aktualisiert werden müssen,
• das genaue neue Kündigungsdatum und ob die Verlängerung vorübergehend oder Teil einer längerfristigen Beziehung ist.

Die Überprüfung des ursprünglichen Vertrags stellt sicher, dass du nicht blind in eine weitere Vertragslaufzeit unterschreibst, nur weil es sich natürlich anfühlt, ihn zu verlängern.

Wenn beide Parteien zufrieden sind und du dich für eine Verlängerung entscheidest, gehe zum nächsten Schritt über.

💡In Autenti kannst du jeden unterzeichneten Vertrag ganz einfach im Dokumentenarchiv finden.

Verfasse den Nachtrag

Sobald beide Parteien der Verlängerung des Vertrags zugestimmt haben, besteht der nächste Schritt darin, dies schriftlich festzuhalten.

Der einfachste Weg, dies zu tun, ist durch einen kurzen Nachtrag (oder eine Verlängerungsvereinbarung), der sich auf den ursprünglichen Vertrag bezieht.

Dieses Dokument enthält normalerweise nur wenige wesentliche Punkte, darunter den Titel oder die Referenznummer der ursprünglichen Vereinbarung, die neue Kündigungsfrist und eine Bestätigung, dass alle anderen Bedingungen unverändert bleiben.

Wenn bereits alles mit der anderen Partei vereinbart ist, kannst du einen einfachen Verlängerungsnachtrag normalerweise in 10–15 Minuten entwerfen – manchmal sogar schneller, wenn du eine Vorlage wiederverwendest.

Da es sich in der Regel nur um ein einseitiges Dokument handelt, ist der Prozess schnell:

• Identifiziere den ursprünglichen Vertrag (Titel, Datum, Referenznummer)
• Gib das neue Kündigungs-/Ablaufdatum an
• Bestätige, dass alle anderen Bedingungen unverändert bleiben
• Füge Platz für die Unterschriften und Daten beider Parteien hinzu

Online unterschreiben

Jetzt bleibt nur noch, den Nachtrag zu unterschreiben. Und mit Autenti kannst du das ganz einfach online in wenigen Schritten erledigen.

Zuerst lädst du den Nachtrag bei Autenti hoch und gibst alle wesentlichen Details zur benötigten Unterschrift an.

Füge die Personen hinzu, die das Dokument unterzeichnen sollen (wenn du mit dieser Partei bereits einen Vertrag unterzeichnet hast, sind ihre Details leicht im Adressbuch von Autenti verfügbar).

Sende das Dokument zum Unterschreiben, klicke zum Unterschreiben, und fertig!

💡Mit Autenti kannst du Erinnerungsbenachrichtigungen an alle beteiligten Parteien des Vertrags oder Nachtrags senden, um sie an ausstehende Unterschriften zu erinnern und Verlängerungen noch schneller zu ermöglichen.

Richte die nächste Erinnerung ein

Zu guter Letzt: Vergiss nicht, eine weitere Erinnerung für die neueste Dauer der Verlängerung einzurichten, die mit dem verlängerten Vertrag festgelegt wurde, um den gesamten Prozess beim nächsten Mal einfach zu wiederholen.

Vorteile der Vertragsverlängerung mit E-Signaturen

Die Verlängerung von Verträgen mit E-Signaturen erspart eine Menge Ärger.

Aber sie verändert auch grundlegend, wie schnell, sicher und nahtlos der Prozess sein kann.

Anstatt mit Druckern, Scannern oder Kurierdiensten zu jonglieren, können beide Parteien eine Verlängerung in Minuten abschließen, während gleichzeitig sichergestellt ist, dass die Vereinbarung rechtlich fundiert und vollständig dokumentiert ist.

Schau dir die TZMO Gruppe an, die früher alle Vertragsunterzeichnungen auf dem traditionellen Weg abwickelte, was zu monatelangen Prozessen führte. Seit sie auf das Online-Unterzeichnen von Dokumenten mit Autenti umgestellt haben, wurde ihr Vertragssignierungsprozess um bis zu 90 % reduziert, von Wochen auf Stunden.

Hier sind einige der größten Vorteile:

• Schnellere Abwicklung: Verträge können fast sofort unterzeichnet und zurückgesendet werden, egal wie nah die Frist ist.
• Komfort im großen Maßstab: Egal ob die andere Partei in der gleichen Stadt oder auf der ganzen Welt ist, beide Seiten können von jedem Gerät aus überprüfen und unterzeichnen.
• Rechtsverbindlich: E-Signaturen haben nach Rahmenwerken wie eIDAS in der EU das gleiche rechtliche Gewicht wie handschriftliche Unterschriften.
• Stärkere Sicherheit: Jedes unterzeichnete Dokument wird mit einem vollständigen Audit-Trail geliefert, der Daten, Zeiten und Identitäten aufzeichnet, was es später viel schwieriger macht, es anzufechten.
• Geringere Kosten: Die Eliminierung von Druck-, Porto- und Lagerkosten führt schnell zu bedeutenden Einsparungen.
• Einfachere Organisation: Unterzeichnete Nachträge werden automatisch in deinem digitalen Archiv gespeichert, sodass kein Risiko besteht, dass eine Datei fehlt, wenn du sie am dringendsten benötigst.
• Nachhaltigkeitsvorteile: Durch die Reduzierung von Papier und physischer Logistik reduzierst du Abfall und machst den Prozess der Vertragsverlängerung umweltfreundlicher.

Dr. Paweł Ochrymiuk, Corporate Governance and Legal Manager bei der TZMO Gruppe, sagt:

„Die Automatisierung hat Zeit für wesentliche Aktivitäten wie den Vertrieb freigesetzt, anstatt Papierdokumentation zu bearbeiten, was Drucken, Versenden, Scannen, Empfangen und Logistikkosten für Kurier- und Postdienste mit sich brachte.“

Was du dich vor Vertragsverlängerungen fragen solltest

Schließlich wollen wir noch untersuchen, wie du sicherstellen kannst, dass die von dir angestrebte Verlängerung tatsächlich die richtige Wahl ist.

Denn bei der Erwägung einer Vertragsverlängerung reicht es normalerweise nicht aus, sich einfach auf ein neues Enddatum zu einigen. Ein schneller Check-in über den Gesundheitszustand der Beziehung und die Relevanz des Vertrags kann dich davor bewahren, Bedingungen zu verlängern, die deinen Zielen nicht mehr dienen.

Nimm dir also Zeit, um Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Wenn es welche gibt, musst du dich nicht automatisch auf eine Vertragsverlängerung festlegen, sondern kannst dich stattdessen für eine Erneuerung entscheiden.

Hier sind einige Fragen, die du dir stellen solltest, bevor du dich festlegst:

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Die Beantwortung dieser Fragen im Voraus hilft sicherzustellen, dass du einen Vertrag nicht aus Gewohnheit verlängerst, sondern weil er immer noch am besten passt. Eine Verlängerung sollte die Beziehung stärken, nicht dich in veralteten oder schlecht funktionierenden Bedingungen gefangen halten.

Denke schließlich über den breiteren Kontext der Verlängerung selbst nach:

• Ist der Zeitpunkt richtig? Haben beide Seiten Kapazitäten, Budgetgenehmigung und Abstimmung? Eine zu späte (oder zu frühe) Verlängerung kann zu Reibung führen.
• Wie wirkt sich dies auf zukünftige Verhandlungen aus? Eine kurze Verlängerung kann eine taktische Brücke bis zu einer größeren Neugestaltung sein, während eine lange später dein Verhandlungspotenzial verringern könnte.

Verträge ganz einfach online verlängern

Die Verlängerung eines Vertrags ist oft der einfachste Weg für Parteien, weiterhin zusammenzuarbeiten, ohne das laufende Geschäft zu stören.

Indem sie die ursprünglichen Bedingungen intakt lässt, bietet eine Vertragsverlängerung Kontinuität und gibt beiden Seiten zusätzliche Zeit unter der bestehenden Vereinbarung. Unabhängig davon, ob sie mit einem kurzen Nachtrag gehandhabt oder durch eine automatische Klausel unterstützt wird, stellt der Prozess sicher, dass die Laufzeit des Vertrags klar ist, während die Komplexität einer vollständigen Erneuerung vermieden wird.

Natürlich ist es immer noch wichtig, Marktbedingungen, Compliance-Updates und Leistung vor der Unterzeichnung zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Verlängerung weiterhin gegenseitig vorteilhaft ist.

Und sobald du alles geklärt hast, wird der gesamte Prozess, online mit E-Signaturen durchgeführt, schneller, sicherer und einfacher zu verwalten.

Die Verlängerung der Laufzeit eines bestehenden Vertrags kann mit Autenti ganz einfach sein.

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