Wann ist eine elektronische Signatur auf Dokumenten gültig?

Eine elektronische Signatur ist eine große Erleichterung bei der Führung eines Unternehmens, wirft jedoch manchmal Bedenken hinsichtlich ihrer Rechtswirksamkeit auf. Ein elektronisch signiertes Dokument kann jedoch nach deutschem Recht und EU-Vorschriften als Beweismittel in einem Gerichtsverfahren dienen. Erfahren Sie, wann die elektronische Signatur und das Dokument selbst im Lichte des Gesetzes gültig sind.

Was sagen die Vorschriften zur elektronischen Signatur?

Die wichtigsten Vorschriften zur elektronischen Signatur sind das Gesetz vom September 2016 und die europäische eIDAS-Verordnung vom Juli 2014. Die eIDAS-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt ist seit 2016 in allen Ländern der Europäischen Union in Kraft. Die Vorschriften über die elektronische Signatur im deutschen Gesetz über Vertrauensdienste und die elektronische Identifizierung sowie die einschlägigen Änderungen des Bürgerlichen Gesetzbuchs gewährleisten die Übereinstimmung des deutschen Rechts mit dem europäischen Recht.

Gemäß Art. 25 Abs. 1 der eIDAS, darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie in elektronischer Form vorliegt oder weil sie die Anforderungen an qualifizierte elektronische Signaturen nicht erfüllt. Daher ist eine einfache elektronische Signatur auch eine gesetzlich anerkannte Form der Bestätigung des Abschlusses eines Vertrags. Sie ist auch absolut sicher, solange wir mit einer zertifizierten Signatur zu tun haben.

Laut Gesetz dienen Vertrauensdiensteanbieter wie Autenti den Vertragsparteien als Vermittler. Ihre Aufgabe besteht darin, die Sicherheit der Signierung von Dokumenten in elektronischer Form zu gewährleisten – unter anderem durch entsprechende Zertifikate. Mit anderen Worten, sie sind ein vertrauenswürdiger Dritter, der die Sicherheit der elektronischen Signatur und die Verifizierung der Signierenden garantiert sowie bescheinigt, dass die Integrität der signierten Daten nicht verletzt wurde und das Dokument sichert, damit es als Beweis für den Vertragsabschluss verwendet werden kann. Ein wichtiges Thema ist jedoch nicht nur die Gültigkeit der elektronischen Signatur selbst, sondern auch das Dokument, das signiert wird.

Art der elektronischen Signatur und Vertragsform

Bis 2016 war die Verwendung einer elektronischen Signatur viel schwieriger. Damit die meisten der auf diese Weise unterzeichneten Dokumente im Lichte des Gesetzes gültig sind, war es notwendig, die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur zu verwenden.

Derzeit handelt es sich um eine Form der fortgeschrittenen elektronischen Signatur, d. h. eine, die:

• eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet ist;
• die Feststellung seiner Identität ermöglicht;
• unter Verwendung von Daten erstellt wird, die mit hoher Gewissheit nur diese Person verwenden kann;
• so mit den auf diese Weise signierten Daten verbunden ist, dass jede ihre nachträgliche Veränderung erkannt werden kann.

Darüber hinaus muss sie mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erstellt werden und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen basieren. Der Erhalt eines solchen Zertifikats ist jedoch nur in ausgewählten Institutionen möglich, ist mit Kosten verbunden und basiert auf einer sorgfältigen Identitätsprüfung der Person, die sie beantragt. Es sei auch daran erinnert, dass eine elektronische Signatur Rechtswirkung hat, wenn das Zertifikat, auf dem sie basiert, zum Zeitpunkt der Signierung gültig ist.

Gemäß der eIDAS-Verordnung ist eine qualifizierte elektronische Signatur einer handschriftlichen Unterschrift gleichwertig und ein Zertifikat, das in einem EU-Staat ausgestellt wurde, ist in allen anderen Mitgliedsstaaten gültig. Sie ist jedoch nur noch für diejenigen Dokumente erforderlich, die weiterhin der Schriftform bei sonstiger Unwirksamkeit bedürfen (z. B. Arbeitsvertrag, Dienstleistungsvertrag mit Übertragung der Verwertungsrechte, Generalvollmacht, Leasingvertrag oder Bankkontovertrag).

Seit September 2016 sind Änderungen des Bürgerlichen Gesetzbuches in Kraft, dank derer für die überwiegende Mehrheit der Dokumente und Verträge, die im Wirtschaftsverkehr genutzt werden, keine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich ist. Sie bedürfen nicht mehr der Schriftform, sondern die sogenannte Dokumentenform ist hier ausreichend. Meist handelt es sich um ein elektronisches Dokument mit einer einfachen elektronischen Signatur, die nicht auf einem qualifizierten Zertifikat basiert.

In diesem Fall wird die Identität des Signierenden jedes Mal durch den Vertrauensdiensteanbieter – also die Erstellungsplattform für elektronische Signaturen – auf eine von der Partei gewählte Weise überprüft, die das Dokument zum Signieren sendet. Zu diesem Zweck kann unter anderem ein Link an die E-Mail des Signierenden oder ein einmaliger SMS-Code an die Telefonnummer des Signierenden in Kombination mit dem Vor- und Nachnamen dieser Person und der IP-Adresse des Geräts, mit dem sie signiert, gesendet werden. Andere Methoden sind zum Beispiel eine automatisierte Videoverifizierung des Signierenden oder eine Verifizierungsüberweisung oder das Einloggen beim Online-Banking.

Der Wortlaut des Dokuments darf jedoch keine schriftlichen Bestimmungen enthalten, wie beispielsweise: „Der Vertrag in Schriftform bei sonstiger Unwirksamkeit abgeschlossen.“ Dieses Formular erfordert eine qualifizierte elektronische Signatur. Daher darf der Wortlaut des Vertrags bei Verwendung einer einfachen elektronischen Signatur nur eine Bestimmung über die „Dokumentenform“ enthalten.

Sicherheit eines mit einer zertifizierten elektronischen Signatur signierten Dokuments

Auch wenn die elektronische Signatur selbst gültig ist, kann ein Dokument angefochten werden, wenn nicht gewährleistet ist, dass es so gesichert wurde, dass Änderungen nach dem Signieren nicht möglich sind. Um dies zu vermeiden, wenden Vertrauensdienstanbieter technische Sicherheitsmaßnahmen an, die die Authentizität und Integrität der Dokumente garantieren.

Nach dem Signieren werden sie mit einem elektronischen Siegel versehen – einer spezifischen „Signatur“ der juristischen Person. Sie bestätigt, dass das Dokument über eine vertrauenswürdige Plattform gesendet und von beiden Parteien in derselben, unveränderten Form signiert wurde. Mit dem elektronischen Siegel lässt sich somit der Signiervorgang nachvollziehen und das Dokument ist in einem Gerichtsverfahren beweiskräftig.

Autenti verwendet ein elektronisches Siegel auf Basis eines qualifizierten Zertifikats, das die sicherste Form einer derartigen Garantie darstellt. Sie kann auch zur Sicherung von Dokumenten dienen, die mit einfachen und qualifizierten elektronischen Signaturen signiert wurden.

Darüber hinaus gewährleistet Autenti die sichere Speicherung von Dokumenten und deren Zugänglichkeit für alle beteiligten Parteien. Aus den oben genannten Gründen sind die auf der Plattform unterzeichneten Dokumente ein dauerhafter Datenträger, der den Zugang zu unveränderten Informationen in der Zukunft ermöglicht, was die Vorschriften zur elektronischen Signatur erfordern.