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Was ist eine elektronische Signatur?

Eines der häufigsten Bedenken bei der Verwendung der E-Signatur von Autenti in einem Unternehmen ist die Rechtmäßigkeit einer solchen Form des Vertragsabschlusses oder der Signierung von Dokumenten. Der folgende Text wurde verfasst, um zu erklären, was eine elektronische Signatur ist, welche Anforderungen sie erfüllen muss und wann elektronisch signierte Dokumente als vertrauenswürdig angesehen werden können. Wir möchten Sie davon überzeugen, dass das elektronische Signieren von Dokumenten mit einer digitalen Signatur von Autenti einfach, rechtmäßig und - was wichtig ist - sehr bequem ist.

Wir haben Experten der Kanzlei Szostek_Bar i Partnerzy gebeten, ein Rechtsgutachten zum Abschluss von Verträgen über Autenti unter Anwendung einer elektronischen Signatur zu erstellen. Wir wissen jedoch sehr gut, dass Rechtsgutachten in der Regel ziemlich kompliziert sind und nicht immer die Zeit da ist, sich damit zu beschäftigen. Extra für Sie haben wir die wichtigsten Schlüsse ausgewählt, die den Nutzen der elektronischen Signierung von Dokumenten mit der E-Signatur von Autenti bestätigen. Um die Vorteile der Nutzung von Autenti einfacher zu erkennen, ist es sinnvoll, einige grundlegende Fragen zu beantworten.

Was ist ein elektronisches Dokument?

Ein elektronisches Dokument ist jeder in elektronischer Form, insbesondere als Text-, Ton-, Bild- oder audiovisuelle Aufzeichnung gespeicherte Inhalt (gemäß Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates , die sog. eIDAS ).

Was ist eine elektronische Signatur?

Die eIDAS-Verordnung definiert auch, was eine elektronische Signatur ist. Damit eine Signatur als elektronisch betrachtet werden kann, müssen mehrere Bedingungen erfüllt sein:

  1. liegt in elektronischer Form vor
  2. wird von einem Signierenden geleistet, der eine natürliche Person ist
  3. ist in dem signierten Inhalt enthalten oder mit diesem verknüpft
  4. der Signierende hat wissentlich die Signatur verwendet, um das Dokument zu signieren

Die Autenti-Plattform ermöglicht die Erstellung mehrerer Signaturen unter einem Dokument. Der Absender entscheidet, wer das jeweilige Dokument unterzeichnet. Nach der elektronischen Signierung der Dokumente durch alle benannten Signierenden wird das Dokument mit dem fortgeschrittenen elektronischen Siegel versehen

Dank der Verwendung der elektronischen Signatur können mit Autenti solche Dokumente signiert, wie zum Beispiel:

  • Werkverträge
  • Dienstleistungsverträge
  • Managementverträge
  • Arbeitszeitnachweise
  • Abnahmeprotokolle
  • Finanzprognosen
  • Einkaufsverträge
  • Investitionsverträge
  • Kaufverträge
  • Kundenverträge
  • NDA-Verträge mit Geschäftspartnern
  • Bestellungen
  • Anfragen

Warum signieren wir Dokumente?

Unabhängig vom Inhalt des Dokuments bestätigen wir mit unserer Signatur, dass wir seinen Inhalt kennen und akzeptieren oder wir bestätigen den Erhalt des Dokuments. Die Signatur auf dem Dokument macht es zum Beweis. Wir benötigen ein unterschriebenes Dokument als Beweis, wenn:

  • wir deren Inhalt geltend machen möchten (z. B. wir möchten die Wohnungsschlüssel auf der Grundlage eines unterschriebenen Mietvertrages erhalten),

  • wir die Anforderungen externer Stellen erfüllen möchten (z. B. müssen beim Verkauf eines Fahrzeugs die Zulassungsstelle und der Versicherer darüber informiert werden)

Wann sind elektronisch signierte Dokumente glaubwürdig?

Wenn jedes elektronisch unterzeichnete Dokument ein Beweismittel in Gerichtsverfahren darstellt (Artikel 25 eIDAS), wie kann dann die Glaubwürdigkeit eines solchen Dokuments festgestellt werden? Dokumente, die elektronisch über die Autenti-Plattform signiert werden, gelten als glaubwürdig, weil:

  1. Autenti ist ein vertrauenswürdiger Dritter, da es die Erstellung und Verifizierung von elektronischen Signaturen und elektronischen Siegeln ermöglicht
  2. Das Dokument kann unverändert wiedergegeben werden. Autenti ermöglicht die Erfüllung der gesetzlichen Anforderung, ein Dokument so aufzuzeichnen, dass es unverändert gespeichert und wiedergegeben werden kann und sein Inhalt gelesen werden kann.
  3. Jedes signierte Dokument wird durch das Autenti-Zertifikat bestätigt. Das Autenti-Zertifikat ist mit dem sog. fortgeschrittenen elektronischen Siegel versehen, das Folgendes sicherstellt:
    • die Authentizität der Herkunft des Dokuments - das heißt, dass das Dokument auf der Autenti-Plattform erstellt und signiert wurde,
    • die Integrität des Dokuments - das heißt, die Tatsache, dass alle beteiligten Parteien dasselbe Dokument signiert haben
  4. Das Autenti-Zertifikat enthält zusätzlich Informationen über den gesamten Signierprozess des Dokuments - wer die E-Signatur erstellt hat, wann er die elektronische Signatur erstellt hat und wie die Identität des Signierenden verifiziert wurde.

Signaturen SegelSpeichern signierter Dokumente

Neben der Glaubwürdigkeit elektronisch signierter Dokumente ist auch deren Speicherort wichtig. Autenti stellt jedem seiner Kunden ein verschlüsseltes Archiv zur Verfügung, das höchste Sicherheitsstandards gewährleistet und es ihm ermöglicht, Hunderte von Dokumenten zu speichern. Wenn Sie es hingegen vorziehen, Ihre Dateien auf einem privaten Laufwerk oder in der Cloud aufzubewahren, können Sie alle elektronisch signierten Dokumente herunterladen und speichern. Aus rechtlicher Sicht ist der Ort, an dem das elektronische Dokument gespeichert wird, irrelevant.

Benötige ich eine qualifizierte elektronische Signatur, um Dokumente elektronisch zu signieren?

Eine qualifizierte elektronische Signatur entspricht einer handschriftlichen Unterschrift und ist nützlich, wenn das Signieren eines Dokuments der Schriftform bedarf. Für die meisten Dokumente ist diese besondere Form nicht erforderlich. Für einen Teil ist dies eindeutig festgelegt. In solchen Fällen ist eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich, um diese Dokumente elektronisch zu signieren. Beispiele für solche Dokumente sind: Generalvollmacht, Leasingvertrag oder Arbeitsvertrag.

Ein qualifiziertes Zertifikat für elektronische Signaturen ist erforderlich, um eine qualifizierte elektronische Signatur zu erstellen.

Es wird von einer begrenzten Anzahl von Institutionen (den sog. qualifizierten Vertrauensdiensteanbietern wie Autenti) ausgestellt. Um ein qualifiziertes Zertifikat zu erhalten, ist die Verifizierung der Identität anhand eines Personalausweises oder Reisepasses erforderlich. Die Kosten für den Erhalt eines solchen Zertifikats betragen mehrere hundert PLN jährlich und es muss zudem erneuert werden. Eine solche qualifizierte Signatur ist in den Autenti-Produkten zu finden.