Vertragsstreit: Wie löse ich ihn schneller? Der vollständige Leitfaden

Weißt du, wie hoch die finanziellen Kosten von Streitigkeiten sind?

Laut einem Bericht von WorldCC gibt fast die Hälfte (47 %) der Käufer an, dass sie die finanziellen Kosten von Streitigkeiten messen. Diejenigen, die messen, erkennen schnell, wie viel eskalierte Rechtskonflikte tatsächlich kosten können.

Derselbe Bericht von World Commerce & Contracting besagt:

„Selbst wenn wir die Berechnungen nur auf direkte Kosten und veröffentlichte Daten eingrenzen, beträgt die Schätzung (der durch Streitigkeiten verursachten wirtschaftlichen Kosten) fast 900 Milliarden US-Dollar.“

Dieser Leitfaden soll dir helfen, Zeit und Geldverschwendung zu vermeiden und entstehende Vertragsstreitigkeiten viel schneller beizulegen.

Was ist ein Vertragsstreit?

Ein Vertragsstreit entsteht, wenn Menschen oder Unternehmen sich nicht einig sind über den Inhalt eines Vertrages oder dessen Durchführung. Es handelt sich im Wesentlichen um eine Meinungsverschiedenheit über alles, was mit dem Vertrag zusammenhängt.

Es könnte sich um einen Konflikt bezüglich Zahlungsverzögerungen, einer Vertragsverletzung oder Meinungsverschiedenheiten über die tatsächliche Bedeutung des Vertrages handeln.

Solche Streitigkeiten oder Meinungsverschiedenheiten sind nicht selten.

Zum Beispiel zeigt ein Bericht aus der Baubranche, dass in mehr als 40 % der Verträge einmal im Monat ein Streitfall auftritt.

Warum entstehen Streitigkeiten?

Nun, Vertragsstreitigkeiten sind also recht häufig. Aber warum entstehen sie?

Vertragsstreitigkeiten entstehen oft, weil Menschen Verträge unterschiedlich interpretieren, ihre Pflichten nicht erfüllen, unklare Bedingungen übersehen, ihre Anforderungen ändern, aufgrund von Marktbedingungen eine andere Sichtweise auf den Vertrag haben und vieles mehr.

Zum Beispiel bei Streitigkeiten mit einem Lieferanten: Was am häufigsten einen Streit auslöst oder beginnt (auf einer Häufigkeitsskala von 1 bis 5) ist:

• Sich ändernde Bedürfnisse und Anforderungen [3.57]
• Zweideutige Vertragsbedingungen [3.35]
• Fehlende Vertragsbedingungen [2.82]
• Sich ändernde Marktbedingungen [2.70]
• Vertragsbruch [2.42]

Wobei selten = 1 und häufig = 5 ist.

Häufige Arten von Vertragsstreitigkeiten

Vertragsstreitigkeiten können aus vielen Gründen entstehen, aber einige der häufigsten Arten von Meinungsverschiedenheiten betreffen folgende Themen:

• Zahlungsfragen. Das sensible Thema Geld und Zahlungen ist oft die Ursache für größere Vertragsstreitigkeiten. Dies kann auf Verzögerungen oder nicht abgeschlossene Zahlungen, Zahlungsbeträge und -pläne, Konflikte um Boni und leistungsabhängige Zahlungen, teilweise oder fehlerhafte Erfüllung einer Dienstleistung, Bestimmungen und mehr zurückzuführen sein.
• Vertragsbruch (Breach of Contract). Wenn eine Partei ihre im Vertrag festgelegten Pflichten nicht erfüllt (oder die andere Partei dies so wahrnimmt), kann dies je nach Schwere der Situation zu einem wesentlichen Vertragsbruch oder einem geringfügigen Vertragsbruch führen. Wie der Name schon sagt, liegt ein geringfügiger Vertragsbruch vor, wenn ein eher unbedeutender Teil oder eine Bedingung des Vertrages nicht erfüllt wurde – was das insgesamt zufriedenstellende Ergebnis nicht beeinträchtigt. Im Gegensatz dazu liegt ein wesentlicher Vertragsbruch vor, wenn die nicht erfüllte Bedingung oder Anforderung von erheblicher Bedeutung war, was insgesamt zu einem unbefriedigenden Ergebnis führt.
• Unterschiedliche Interpretationen. Zweideutige Formulierungen in einem Vertrag oder einfach allgemeine Faktoren, wie unterschiedliche Denkweisen, können zu Streitigkeiten über den Umfang der Arbeit, Fristen oder spezifische Leistungen führen. Beide Parteien können die Vertragsbedingungen unterschiedlich interpretieren, was zu einem späteren Streit führen kann.
• Meinungsverschiedenheiten über die Leistungserbringung. Die Parteien können sich uneinig darüber sein, ob die Arbeit gemäß den vereinbarten Standards oder dem Zeitplan abgeschlossen wurde.
• Fragen der Vertraulichkeit und des geistigen Eigentums. Wenn eine Partei geschützte Informationen offenlegt oder geistiges Eigentum auf eine Weise nutzt, die nicht im Vertrag festgelegt ist, folgen oft Streitigkeiten.
• Änderungen der Umstände. Marktnachfrage, Inflation, Marktsituation, Geschäftsbedingungen und viele andere externe Faktoren können ebenfalls Gegenstand eines Streits um einen unterzeichneten Vertrag sein.

Neben diesen häufigen Gründen für Streitigkeiten über einen Vertrag gibt es einen Grund, der tausend andere auslösen kann: ein schlecht geschriebener Vertrag.

Von fehlenden Klauseln, die festlegen, was im Falle eines entstehenden Streits zu tun ist, über zweideutige Sprache, mangelhafte Struktur und unklare Fristen oder Zahlungsdetails kann all dies Raum für unterschiedliche Interpretationen lassen und einen fruchtbaren Boden für Auseinandersetzungen schaffen.

Was passiert, wenn ein Vertragsstreit entsteht?

Aber was passiert, wenn ein Streitfall tatsächlich eintritt?

Wenn ein Streitfall auftritt, sollten beide Parteien ihr Bestes tun, um ihn einfach zu lösen.

Und laut der American Bar Association (einem freiwilligen Zusammenschluss von Anwälten und Jurastudenten) ist die Streitbeilegung (Contract Dispute Resolution):

„Ein Begriff, der sich auf eine Reihe von Verfahren bezieht, die zur Beilegung eines Konflikts, Streits oder Anspruchs verwendet werden können. Die Streitbeilegung kann auch als alternative Streitbeilegung (Alternative Dispute Resolution) oder kurz ADR bezeichnet werden.“

Wie bei vielen Dingen, die mit Verträgen zusammenhängen, kann die Beilegung von Streitigkeiten erhebliche Zeit in Anspruch nehmen, und in dieser Zeit verlieren die beteiligten Parteien oft Geld.

Laut Weshare dauert die Beilegung eines Vertragsstreits im Durchschnitt 62 Tage. Das bedeutet zwei Monate potenzieller Betriebsverzögerungen, Anwaltskosten und angespannten Beziehungen.

Aber wo soll man anfangen?

Nun, es ist am besten, klein anzufangen.

Die Vertragsparteien sollten zunächst direkte Gespräche versuchen, um die Meinungsverschiedenheit informell beizulegen. Durch Klarstellung von Missverständnissen oder Neuverhandlung von Bedingungen kann eine Eskalation vermieden werden.

Wenn das fehlschlägt, können die nächsten Schritte sein:

• Verhandlung: Die Parteien kommunizieren, um eine gegenseitig akzeptable Lösung ohne Beteiligung Dritter zu erreichen. Genau wie sie vor der eigentlichen Unterzeichnung des Vertrages über die Bedingungen verhandelt haben.
• Mediation: Wenn eine neutrale dritte Partei Diskussionen erleichtert, um den Parteien zu helfen, eine freiwillige Lösung zu finden.
• Schiedsverfahren (Arbitration): Wenn eine neutrale dritte Partei Beweise anhört und eine bindende oder unverbindliche Entscheidung trifft, je nachdem, was der Vertrag festlegt.
• Rechtsstreit (Litigation): Die ernsthafteste Option, d. h. den Streit vor Gericht zu bringen, was oft auch die teuerste und zeitaufwendigste Option ist.

Einige Streitigkeiten eskalieren schnell, besonders wenn sich eine Partei benachteiligt fühlt oder die finanziellen Einsätze hoch sind, während andere durch frühzeitiges Eingreifen und klare Kommunikation schon frühzeitig gelöst werden können.

Aber selbst bei sorgfältiger Planung können Vertragsstreitigkeiten immer noch auftreten.

Wie ein Artikel von WorldCC besagt, solltest du tatsächlich damit rechnen und vorbereitet sein, anstatt zu hoffen, dass du so gut vorbereitet bist, dass ein Konflikt niemals entsteht.

Wenn du Streitigkeiten frühzeitig erkennst und klare Schritte unternimmst, kannst du Probleme lösen, bevor sie zu einem Rechtsstreit eskalieren (den Konflikt vor Gericht bringen) oder deine Geschäftsbeziehungen schädigen.

Wie erkenne ich einen Vertragsstreit?

Wie erkennst du also einen Vertragsstreit?

Denn um schnell Schritte zu unternehmen und eine Eskalation zu verhindern, musst du die frühen Anzeichen einer aufkommenden Meinungsverschiedenheit kennen.

Einige häufige frühe Anzeichen eines potenziellen Streits können sein:

• Verpasste Zahlungen oder wiederholte Zahlungsverzögerungen.
• Kleine Meinungsverschiedenheiten über die Qualität oder den Umfang der gelieferten Arbeit.
• Eine Partei hält eine Frist ohne klaren Grund nicht ein.
• Widersprüchliche Interpretationen der wichtigsten Vertragsbedingungen.
• Schweigen oder Vermeidung bei der Besprechung von Pflichten.

Das Ignorieren dieser Anzeichen kann eine kleine Meinungsverschiedenheit in einen größeren, teuren Streit verwandeln.

Schauen wir uns einige gängige Streitszenarien an und listen die frühen Anzeichen auf, die dabei auftreten könnten.

Vertragsstreitigkeiten: Häufige Szenarien & frühe Anzeichen

Szenario 1: Zahlungsstreit in einem Marketingvertrag

Stellen wir uns vor, eine kleine Marketingagentur hat eine Kampagne für einen Kunden abgeschlossen, aber der Kunde weigerte sich zu zahlen, mit der Begründung, dass die Ergebnisse nicht den Erwartungen entsprachen.

Der Leistungsumfang des Vertrages war vage definiert, was zu unterschiedlichen Interpretationen darüber führte, was „Abschluss“ bedeutete.

Frühe Anzeichen:

In diesem Szenario des Zahlungsstreits könnten frühe Anzeichen dafür, dass sich ein Vertragsstreit anbahnt, Folgendes sein:

• Vages oder inkonsistentes Feedback vom Kunden während der Kampagne, das darauf hindeutet, dass er unsicher oder unzufrieden mit den Ergebnissen war.
• Verzögerte Antworten auf Status-Updates oder Rechnungen, was auf Unzufriedenheit hindeutet.
• Meinungsverschiedenheiten über Kampagnenmetriken, z. B. was ein „Lead“ oder eine „Conversion“ darstellt, ohne klaren Bezug zum Vertrag.
• Anfragen nach zusätzlicher Arbeit ohne Anerkennung zusätzlicher Kosten, was auf eine Fehlausrichtung des Umfangs hinweist.

Lösung:

Die Agentur und der Kunde traten in die Mediation ein und klärten die Leistungen. Sie unterzeichneten eine Vergleichsvereinbarung mithilfe von E-Signaturen, einigten sich auf eine Teilzahlung und definierten klarere Bedingungen für zukünftige Projekte.

Lektion:

Klare Definitionen des Umfangs und der Leistungen verhindern Streitigkeiten. Wenn du Vertragsstreitigkeiten mit Mediation angehst, kannst du Zahlungsstreitigkeiten effizient lösen.

Szenario 2: Verletzung der Vertraulichkeit in einem Softwareentwicklungsvertrag

Ein Entwickler teilte Screenshots eines Projekts in den sozialen Medien und verletzte damit die Vertraulichkeitsbestimmungen im Vertrag. Der Kunde erwog einen Rechtsstreit aufgrund möglicher Offenlegung von geistigem Eigentum (IP).

Frühe Anzeichen:

In diesem Szenario der Verletzung der Vertraulichkeit könnten frühe Anzeichen dafür, dass ein Streit entstehen könnte, Folgendes sein:

• Anfragen des Entwicklers, die Arbeit vor dem Start öffentlich zu präsentieren, was auf ein mangelndes Verständnis der Vertraulichkeitsgrenzen hindeutet.
• Mangelnde Klarheit während des Onboardings darüber, was extern geteilt werden durfte und was nicht.
• Der Entwickler äußert Frustration darüber, das Projekt nicht in seinem Portfolio verwenden zu können, was auf eine Spannung zwischen persönlichen Branding-Zielen und den Vertraulichkeitsbedürfnissen des Kunden hindeutet.
• Der Kunde bemerkt nicht genehmigte Beiträge und spricht informelle Warnungen aus, die, wenn sie unbeachtet bleiben, eskalieren könnten.

Lösung:

Durch Verhandlungen erklärte sich der Entwickler bereit, die Beiträge zu entfernen, und unterzeichnete eine geänderte Vertraulichkeitsvereinbarung mit klaren Strafen für zukünftige Verstöße.

Lektion:

Vertraulichkeit in Verträgen explizit regeln und schnell handeln, wenn ein Verstoß auftritt, um eine Eskalation zu verhindern.

Szenario 3: Streit über die Auslegung von Bedingungen

Ein Lieferant und ein Einzelhändler waren sich uneinig über die Auslegung der „Lieferfrist“ in ihrem Geschäftsvertrag, wobei eine Partei geltend machte, dass Verzögerungen die Zurückhaltung der Zahlung rechtfertigten.

Frühe Anzeichen:

Hier könnten die frühen Anzeichen eines näher rückenden Streits sein:

• Abweichende Verweise auf Lieferfristen in E-Mails, mit Formulierungen wie „ungefähr zwei Wochen“ gegenüber „spätestens 10 Werktage“.
• Häufige klärende Fragen von einer Partei zu erwarteten Lieferterminen, was auf Unsicherheit hindeutet.
• Teillieferungen oder verpasste Aktualisierungsmeilensteine ohne klare Erklärungen oder überarbeitete Zeitpläne.
• Rechnungen werden verzögert oder nur teilweise bezahlt, mit der Begründung „ausstehende Lieferbestätigung“.

Lösung:

Sie entschieden sich für ein Schiedsverfahren, was zu einer bindenden Entscheidung auf der Grundlage von E-Mail-Beweisen und Vertragsbedingungen führte und beiden Parteien erlaubte, voranzukommen.

Lektion:

Präzise Bedingungen reduzieren Streitigkeiten über Interpretationen; Schiedsverfahren können eine schnellere Lösung als ein Rechtsstreit bieten.

Streitigkeiten beilegen mit E-Signaturen: Einfacher als je zuvor (digitaler Beweis)

E-Signaturen sind nicht nur praktisch für die ferngesteuerte Unterzeichnung von Verträgen – das auch –, sondern sie können dir auch helfen, Vertragsstreitigkeiten schneller beizulegen.

Wie genau?

Das erzählen wir dir jetzt.

Wenn ein Vertragsstreit entsteht, ist eine der ersten Fragen, ob eine gültige, durchsetzbare Vereinbarung vorliegt.

Die Verwendung von elektronischen Signaturen gibt dir einen klaren, leicht zugänglichen Nachweis, wer wann und auf welcher Version des Dokuments unterschrieben hat, über einen elektronischen Audit-Trail.

Zum Beispiel stellt Autenti für jedes Dokument, das du mit dieser E-Signatur-Plattform unterzeichnest, eine detaillierte elektronische Signaturkarte aus, auf die du leicht zurückgreifen kannst, sogar bei archivierten Verträgen.

Solche digitalen Beweise können helfen, Streitigkeiten schnell beizulegen, wodurch langwierige Argumente darüber, ob ein Vertrag unterzeichnet wurde oder welche Version vereinbart wurde, reduziert werden. Vergiss die Suche in einem physischen Archiv nach diesem alten, abgenutzten Vertrag, den du vor Monaten unterschrieben hast.

Viele Streitigkeiten entstehen durch Behauptungen wie „Das habe ich nie unterschrieben“ oder „Das war nicht der endgültige Entwurf.“ Mit Audit-Trails, die von E-Signatur-Plattformen bereitgestellt werden, kannst du Folgendes zeigen:

• Genaue Zeitstempel, wann Signaturen angewendet wurden (elektronischer Audit-Trail).
• Die E-Mail-Adresse und die IP-Adresse, die zum Unterzeichnen verwendet wurden.
• Die Dokumentversion, die unterzeichnet wurde.

Nach Gesetzen wie eIDAS in der EU sind E-Signaturen rechtsgültig und durchsetzbar, was dir Vertrauen gibt, falls ein Streit eskaliert.

Darüber hinaus müssen Parteien, wenn Streitigkeiten entstehen, oft Änderungen oder Vergleichsvereinbarungen unterzeichnen, um das Problem zu lösen. E-Signaturen ermöglichen die schnelle Ausführung dieser Dokumente und helfen den Parteien, eine gegenseitig akzeptable Lösung ohne unnötige Verzögerungen zu erzielen.

Wie vermeide ich einen Vertragsstreit ganz? Präventionsstrategien

Nachdem du nun alles über Streitarten, häufige Gründe, Lösungswege und Möglichkeiten zur noch schnelleren Beilegung (mit E-Signaturen) weißt, fragst du dich vielleicht, ob es einen Weg gibt, sie ganz zu vermeiden?

Und die Antwort lautet… wahrscheinlich nein.

Aber das bedeutet nicht, dass du es nicht versuchen und dich bestmöglich vorbereiten kannst.

Hier erfährst du, wie Unternehmen und Einzelpersonen kostspielige Streitigkeiten vermeiden und Arbeitsbeziehungen schützen können (oder es zumindest versuchen können).

1. Entwerfe Vertragsbedingungen und Klauseln klar und deutlich

Zweideutige Vertragssprache ist einer der Hauptgründe, warum Vertragsstreitigkeiten entstehen.

Beim Schreiben oder Entwerfen deiner Verträge solltest du sicherstellen, dass du:

• Schlüsselbegriffe klar definierst (Zahlungspläne, Leistungsumfang, Lieferungen, Zeitpläne).
• Präzise Klauseln zum Vertragsbruch einfügst, die detailliert festlegen, was einen wesentlichen Vertragsbruch im Vergleich zu einem geringfügigen Vertragsbruch darstellt.
• Methoden zur Streitbeilegung festlegst (Verhandlung, Mediation, Schiedsverfahren oder Rechtsstreit).
• Vertraulichkeit, Rechte an geistigem Eigentum und Kündigungsbedingungen behandelst.
• Sicherstellst, dass die Sprache verständlich ist.

Es ist auch gut, den Vertrag mit beiden beteiligten Parteien durchzugehen und die Bedingungen gemeinsam zu besprechen, um sicherzustellen, dass ihr beide einer Meinung seid.

2. Verhandle effektiv

Effektive Vertragsverhandlungen sind unerlässlich, um Streitigkeiten zu vermeiden. Nimm dir vor der Unterzeichnung die Zeit, um:

• Erwartungen mit der anderen Partei zu klären, um Übereinstimmung zu gewährleisten.
• Potenzielle Meinungsverschiedenheiten zu identifizieren und sie im Voraus anzusprechen.
• Realistische Zeitpläne und Zahlungsbedingungen zu verhandeln, um Streitigkeiten später zu verhindern.
• Alle ausgehandelten Punkte zu dokumentieren und in den endgültigen verbindlichen Vertrag aufzunehmen.

Gute Vertragsverhandlungen reduzieren Missverständnisse, die oft zu Vertragsstreitigkeiten führen.

3. Verwende elektronische Signaturen

Wir haben bereits erwähnt, dass elektronische Signaturen ein großartiges Werkzeug sind, um Streitigkeiten schnell beizulegen.

Aber sie sind auch ein großartiges Werkzeug, um sie gänzlich zu vermeiden, und zwar aus den gleichen Gründen wie zuvor.

Weil sie einen Audit-Trail erstellen, der zeigt, wer wann und von welcher IP-Adresse unterschrieben hat, und somit Beweise liefert, falls ein Streit entsteht. Sie unterstützen die Versionskontrolle und stellen sicher, dass alle Parteien die korrekte Version des Vertrages unterzeichnen. Und sie sind absolut legal und sicher.

Löse Vertragsstreitigkeiten schneller (oder vermeide sie sogar) mit Autenti

Vertragsstreitigkeiten kosten Unternehmen Zeit, Geld und angespannten Beziehungen – und sie passieren häufiger, als du vielleicht denkst.

Schlecht geschriebene Verträge, unklare Bedingungen und sich ändernde Erwartungen sind häufige Auslöser, die kleine Meinungsverschiedenheiten in teure Konflikte verwandeln, deren Lösung Monate dauern kann.

Also… lass nicht zu, dass vage Verträge oder nicht unterzeichnete Bedingungen dich Zeit und Geld kosten.

Teste Autenti 14 Tage lang kostenlos und sieh, wie schnell (und schmerzlos) die Beilegung von Vertragsstreitigkeiten tatsächlich sein kann.