10 Herausforderungen im Vertragsmanagement mit Statistiken & Lösungen

Es besteht kein Zweifel, dass Verträge eine entscheidende Rolle im Geschäftsleben spielen. Tatsächlich werden etwa 70%-80% der Unternehmen durch Verträge geregelt.

Da unser Leben sich um Verträge und Dokumente dreht, die erstellt, unterschrieben und gespeichert werden müssen, sprechen wir über die häufigsten Hindernisse, die dabei auftreten.

Hier sind 10 Herausforderungen im Vertragsmanagement zusammen mit Statistiken und möglichen Lösungen, um sie zu überwinden.

1. Zeitaufwendige manuelle Prozesse

Zweifellos bleiben die zeitaufwendigen manuellen Prozesse eine der größten Herausforderungen für ein ordnungsgemäßes Vertragsmanagement.

Um dieses Problem zu verdeutlichen: Unternehmen benötigen durchschnittlich 20 bis 30 Tage, um einen Vertrag zu erstellen, zu verhandeln und abzuschließen, während die Erneuerung eines Vertrags durchschnittlich 97 Tage in Anspruch nimmt.

Einige der Hauptprobleme sind:

• Zeitaufwendige Aufgaben: vom Erstellen über das Prüfen bis hin zum manuellen Genehmigen von Verträgen, was alles den Betrieb verlangsamt.
• Fokus auf Verträge mit geringem Wert ohne Automatisierung: ohne Automatisierung verbringen Teams übermäßig viel Zeit mit Routineverträgen anstatt mit wirkungsvollen Vereinbarungen. 84% der Vertragsfachleute stehen unter Druck, Vereinbarungen zu vereinfachen, was darauf hindeutet, dass es den aktuellen manuellen Prozessen an Standardisierung mangelt.
• Keine Standardisierung: wo wir gerade dabei sind, keine Standardisierung für sich wiederholende Aufgaben, Verträge und Arbeitsabläufe führt zu Verwirrung, Compliance-Risiken, Verhandlungsschwierigkeiten und noch mehr Zeitverschwendung.

💡 Lösung

Es gibt einige mögliche Lösungen, die du implementieren könntest, um mit ineffizienten manuellen Prozessen umzugehen, aber sie lassen sich auf zwei Hauptlösungen reduzieren: Automatisierung und Standardisierung.

Ob du dich für die Implementierung eines Contract Lifecycle Management (CLM) oder einer Vertragsmanagement-Software entscheidest, um die Vertragserstellung, Genehmigungsworkflows und Dateneingabe zu automatisieren, oder in eine elektronische Signatur-Software investierst, um bei der Massenunterzeichnung zu helfen und Unterzeichnungsprozesse zu digitalisieren – du wirst einen Teil deiner Arbeit automatisieren.

Was die Standardisierung betrifft, kann diese eng mit der Automatisierung von Aufgaben und Workflows verbunden sein.

Wenn du dich beispielsweise für die Implementierung einer elektronischen Signatur-Software wie Autenti entscheidest, automatisierst du nicht nur deine Dokumentenunterzeichnungsprozesse, sondern standardisierst sie auch.

Sieh dir an, wie TZMO ihre Vertragsbearbeitungszeit mit Autenti um bis zu 90% reduziert hat und Dokumente in 30 Stunden oder weniger unterzeichnet.

2. Große Anzahl von zu unterzeichnenden Dokumenten

Es ist kein Geheimnis, dass Organisationen mit vielen Verträgen zu tun haben, was die Unterzeichnung und Ausführung überwältigend macht.

Wenn es um die Unterzeichnung einer großen Anzahl von Dokumenten geht, gehören zu den Herausforderungen:

• Verzögerungen bei der Vertragsausführung: die manuelle Bearbeitung von Verträgen für eine große Anzahl von Lieferanten, Kunden oder Mitarbeitern kann Verzögerungen verursachen und damit Geldverluste.
• Fehler bei der Massenunterzeichnung: wenn man eine Menge Dokumente auf traditionelle Weise unterschreibt, schleicht sich zwangsläufig der ein oder andere Fehler ein.
• Mangelnde Skalierbarkeit: und schließlich, direkt verbunden mit dem ersten Punkt über manuelle Prozesse – die manuelle Unterzeichnung einer großen Anzahl von Dokumenten ohne Automatisierung arbeitet auch gegen die Skalierbarkeit.

💡 Lösung

Die beste Lösung hier ist die Verwendung von E-Signatur-Tools wie Autenti und die einfache Automatisierung der Massenunterzeichnung von Verträgen.

Dokumente mit einem Klick unterzeichnen gegenüber dem Hinterlassen Hunderter traditioneller Unterschriften auf Papier macht den Unterschied deutlich genug.

3. Hin- und Her bei Verhandlungen

Die Verhandlung von Verträgen ist oft komplex, mit Herausforderungen wie:

• Zeitaufwendiges Hin und Her: mehrere Überarbeitungen und Genehmigungen durch Stakeholder verlängern den Prozess.
• Meinungsverschiedenheiten zu Bedingungen: Rechtsabteilungen, Einkauf und Lieferanten haben oft widersprüchliche Prioritäten.
• Probleme mit der Versionskontrolle: ohne zentralisiertes Dokumentenmanagement arbeiten Teams möglicherweise mit veralteten Vertragsversionen.

💡 Lösung

Die Automatisierung von Vertragsmanagementprozessen kann die Verhandlungszyklen um die Hälfte beschleunigen.

Die natürliche Lösung für die Herausforderung der Verhandlungen scheint wieder einmal die Automatisierung zu sein.

Mit automatisierten Vertragsworkflows stellst du sicher, dass an der richtigen Version gearbeitet wird und beschleunigst damit die Verhandlungen.

Apropos Versionskontrolle – es ist gut, den Überblick zu behalten, besonders in der Phase des Hin und Her bei Verhandlungen.

Um zu verhindern, dass alternative Versionen und Chaos entstehen, kannst du die Autenti-Plattform nutzen, die es dir ermöglicht, immer mit der neuesten Version jedes Dokuments zu arbeiten und dir die volle Kontrolle darüber gibt, wer es wann unterschrieben hat.

Nachdem ein Dokument unterschrieben wurde, wird es automatisch an den nächsten Empfänger weitergeleitet, wenn du diese hinzugefügt hast.

4. Externe Zusammenarbeit

Die Verwaltung von Verträgen intern ist bereits eine Herausforderung.

Die Verwaltung von Verträgen mit externen Parteien (Lieferanten, Kunden, Partner) ist eine ganz andere Sache, verbunden mit:

• Mangelnde Transparenz: Organisationen haben möglicherweise nur begrenzten Einblick in externe Vertragsworkflows und kämpfen daher mit Transparenz.
• Sicherheitsrisiken: die Weitergabe von Verträgen per E-Mail oder über ungesicherte Plattformen gefährdet sensible Daten.
• Langsame Reaktionszeiten: externe Stakeholder können die Vertragsausführung verzögern.

💡 Lösung

Die Implementierung einer elektronischen Signatur-Software hilft direkt bei der Zusammenarbeit mit externen Partnern und beim Vertragsmanagement. Vom Hochladen und Teilen der Dokumente bis hin zur Identitätsüberprüfung, Unterzeichnung und Speicherung.

Sieh dir ein reales Beispiel von Medicover an, die sich auf traditionelle, papierbasierte Methoden für die Unterzeichnung von Vereinbarungen, persönliche Treffen und physische Zustellung von Dokumenten verließen.

Das Unternehmen entschied sich für die Implementierung von Autenti und den Wechsel von traditionellen Papiermethoden zur elektronischen Dokumentenunterzeichnung.

Entscheidende Punkte, die die Entscheidung für Autenti natürlich machten, waren:

• Die Verschlüsselung von Dokumenten, 
• Schnelle Vertragsunterzeichnung, 
• Ein zentraler Ort für archivierte Dokumente, 
• Einfache Überwachung des Signaturstatus.

Mit dieser Änderung reduzierte Medicover ihre Vertragsunterzeichnungszeit von zwei Wochen auf nur einen Tag und unterzeichnet jetzt fast alle ihre Verkaufsdokumente elektronisch.

Aber am wichtigsten ist, dass auch ihre externen Partner – in diesem Fall Kunden – die Änderung am meisten schätzen, da sie mit einem effizienten Vertragsabwicklungsprozess begrüßt werden.

5. Mangelnde Verantwortung und schlechte abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

Zurück zu den internen Herausforderungen.

Wenn mehrere Abteilungen Verträge bearbeiten, können mögliche Kopfschmerzen entstehen durch:

• Keine klare Verantwortlichkeit: Unsicherheit darüber, wer für die Vertragseinhaltung, Erneuerungen oder Leistungsüberwachung verantwortlich ist, verursacht Chaos, Zeitprobleme, Verzögerungen und weitere unnötige Schwierigkeiten.
• Isolierte Teams: Rechts-, Beschaffungs-, Finanz- und Vertriebsabteilungen arbeiten oft isoliert, was zu Missverständnissen führt.

💡 Lösung

Eine mögliche Lösung für diese besondere Herausforderung im Vertragsmanagement besteht darin, Verantwortliche für jeden Bereich zuzuweisen, klare und standardisierte Workflows zu etablieren und eine gute Plattform für die Teamzusammenarbeit zu nutzen, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind bei jedem erstellten und unterzeichneten Dokument.

6. Kosten und mögliche Strafen

In den letzten Jahren sind die durchschnittlichen Kosten für einen risikoarmen Vertrag von der Erstellung bis zur Unterschrift um 38% gestiegen.

Aber die Kosten für das Vertragsmanagement entstehen nicht nur beim Erstellen und Unterzeichnen der Dokumente. Jedes Unternehmen mit mindestens tausend Mitarbeitern gibt etwa 2,5-3,5 Millionen Dollar für die Suche oder Neuanlage verlorener Dokumente aus.

Und damit enden die Kosten nicht.

Die rechtlichen Kosten und Strafen können ebenfalls in die Millionen gehen. Wie bei Google, als das Unternehmen 2019 gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eine Strafe von 50 Millionen EUR für mangelnde Transparenz, unzureichende Informationen und fehlende gültige Einwilligung bezüglich der Anzeigenpersonalisierung erhielt.

💡 Lösung

Automatisiere die Fristenverfolgung und Compliance-Prüfungen mit Contract Lifecycle Management (CLM)-Tools und einem guten Rechtsteam an deiner Seite.

7. Speicherung, verlorene Dokumente und Probleme beim Auffinden

Bis zu 71% der Unternehmen können 10% oder mehr ihrer Verträge nicht finden, was natürlich zu noch mehr Problemen führt.

Ohne ein zentrales Vertragsverzeichnis kämpfen Organisationen mit verpassten Fristen, Compliance-Problemen und finanziellen Risiken, zusätzlich zu viel verschwendeter Zeit bei der Suche in den Archiven.

💡 Lösung

Verwende ein cloudbasiertes Vertragsverzeichnis mit durchsuchbaren Metadaten und Zugriffskontrollen für bessere Sicherheit und Abrufbarkeit.

Wenn du dich für die digitale Vertragsunterzeichnung mit Autenti entscheidest, wird jedes unterschriebene Dokument sicher auf deinem Konto gespeichert und in Zukunft leicht auffindbar sein.

Außerdem hast du die Möglichkeit, dich endlich von diesen physischen Akten zu trennen.

8. Nachverfolgung von Verträgen

Sobald ein Vertrag unterzeichnet ist, haben Unternehmen oft Schwierigkeiten sicherzustellen, dass die Verpflichtungen eingehalten werden. Lieferanten oder Partner halten sich möglicherweise nicht an die Vertragsbedingungen, und es ist definitiv eine Herausforderung, dies durchzusetzen.

Tatsächlich werden 70% der Verträge von Geschäftseinheiten nicht eingehalten.

💡 Lösung

Bei dieser speziellen Herausforderung gibt es wieder einige Lösungen, die du ausprobieren könntest.

Erstens kannst du eine Vertragsverfolgungssoftware mit automatisierten Benachrichtigungen und Berichtswerkzeugen implementieren.

Zweitens kannst du den Vertragserfolg mit Key Performance Indicators (KPIs) überwachen.

Und schließlich kannst du versuchen, Strafen für die Nichteinhaltung von Vertragsbedingungen durchzusetzen.

9. Verfolgung und Skalierung

Was überraschen mag oder auch nicht, nur 22% der Unternehmen sind bei der Verfolgung und Verwaltung ihrer Verträge zuversichtlich, was eine häufige Herausforderung im Vertragsmanagement darstellt.

Unternehmen versäumen es, zu verfolgen:

• Wichtige Termine (Erneuerungen, Ablaufzeiten, Meilensteine), was zu unbeabsichtigten automatischen Verlängerungen oder verlorenen Geschäftsmöglichkeiten führt.
• Verpflichtungen und SLAs (Service Level Agreements), was Compliance-Risiken verursacht.
• Änderungen und Anpassungen ohne ordnungsgemäße Dokumentation.

💡 Lösung

Die beste Lösung für Herausforderungen bei der Verfolgung ist, bei den Grundlagen zu beginnen und zuerst geeignete KPIs festzulegen.

Dann, ob mit Software oder manuell – verfolge die KPIs und messe, was funktioniert, was nicht und wo du eine Möglichkeit zur Skalierung siehst.

10. Verstehen von Klauseln

Die allerletzte Herausforderung, die wir behandeln möchten, mag etwas subtiler erscheinen, bleibt aber ein großes Problem im Vertragsmanagement – das Verstehen der Verträge.

Rechtssprache kann komplex sein, was zu folgenden Problemen führt:

• Fehlinterpretation von Verpflichtungen: Mitarbeiter oder Stakeholder können wichtige Bedingungen missverstehen.
• Risikoexposition: vage oder ungünstige Klauseln können finanzielle oder rechtliche Haftungen schaffen.
• Inkonsistenzen zwischen Verträgen: mangelnde standardisierte Klauseln erhöhen das Risiko.

Tatsächlich geben bis zu 90% der Fachleute zu, dass Geschäftsverträge für sie schwer zu verstehen sind oder sie sie überhaupt nicht verstehen können.

💡 Lösung

Um sicherzustellen, dass alle im Team auf dem gleichen Stand bleiben und die verwendeten Verträge verstehen, kannst du:

• KI-gestützte Vertragsanalysetools verwenden, um Risiken zu identifizieren und standardisierte Klauseln vorzuschlagen – solange du sicher bist, dass die Tools sicher sind und du ihnen keine sensiblen Daten zur Verfügung stellst.
• Mit Hilfe des Rechtsteams ein Glossar erstellen, um häufig auftretende Begriffe und Bedingungen zu erklären.
• Das Team zu den häufigsten Fällen schulen.

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