Imagina que tienes una biblioteca de libros donde cada libro representa un contrato que debes gestionar, incluyendo el proceso de redacción.
Si quisieras hacerlo manualmente, tendrías que escribir cada libro desde cero, pasarlo a tus colegas para que comprueben si les gusta el contenido, borrar y reescribirlo cada vez que quieran cambios, ir a sus casas para que puedan firmarlo y luego apilar todos los libros en una pila para almacenarlos.
Si necesitaras encontrar un libro específico para consultarlo, tendrías que hurgar entre todos ellos.
Con la automatización, gestionar tu biblioteca de libros, es decir, contratos, es más como tener un sistema moderno que sugiere la redacción correcta al instante, permite a tus amigos editar el contenido de los libros simultáneamente, corrige errores automáticamente para que no tengas que hacerlo tú, permite que todos firmen con un toque desde sus hogares y almacena todos los libros en línea para recuperarlos fácilmente.
Todo es más rápido, más fácil y mucho menos desordenado: esa es la automatización de contratos frente a la gestión tradicional de contratos en pocas palabras.
Pero dejando a un lado las metáforas poéticas del proceso de contratos, vamos a ser más realistas y entrar en los detalles específicos de la automatización de contratos. Desde lo que realmente se puede automatizar, por qué debería hacerse, cómo hacerlo correctamente, ejemplos de herramientas y más.
Aspectos destacados del artículo
✅ La automatización de contratos es el proceso de acelerar todo el ciclo de vida del contrato con flujos de trabajo automatizados, soluciones de IA y plantillas predefinidas.
✅ Las organizaciones pueden perder hasta el 9,2% de sus ingresos anuales debido a malas prácticas de gestión de contratos, como plazos incumplidos y obligaciones no cumplidas. La automatización ayuda a evitar esto.
✅ Un significativo 81% de las organizaciones quiere empezar a utilizar la automatización de contratos, lo que refleja un fuerte cambio hacia soluciones digitales para gestionar contratos.
El coste de una mala gestión de contratos
Los contratos están destinados a mantener el negocio en movimiento, pero en realidad, los procesos asociados a menudo hacen lo contrario. Los equipos de ventas pierden acuerdos esperando semanas para las aprobaciones. El departamento legal pierde horas corrigiendo las mismas ediciones menores en múltiples borradores. Los proveedores se marchan porque las negociaciones contractuales llevan demasiado tiempo.
Mientras tanto, los acuerdos se estancan, los ingresos se fugan y todos están atrapados en un bucle interminable de correos electrónicos, confusión de versiones y pánico de último minuto. Nuestro punto es que la gestión manual de contratos no es solo ineficiente, sino que es un asesino silencioso del impulso empresarial.
Poniendo esas afirmaciones en términos económicos, los estudios muestran que las organizaciones pueden perder hasta un 9,2% de sus ingresos anuales debido a malas prácticas de gestión de contratos, como plazos incumplidos y obligaciones no cumplidas.
Y ahí es precisamente donde entra en juego la automatización.
5 ejemplos de momentos "uh oh" que la automatización de contratos previene
La automatización de contratos es más que una simple palabra de moda. Es una solución real para una gestión desordenada de contratos, que en última instancia te ayuda a ahorrar tiempo y dinero.
Aquí hay situaciones dolorosas comunes que la automatización de contratos puede ayudarte a evitar.
Contratos perdidos
Todos los equipos de ventas, legales o de negocios conocen ese acuerdo donde nadie sabe dónde se perdió la última versión del contrato, el pánico se apodera y todos buscan el contrato necesario por todas partes.
El cliente o socio comercial se frustra, causando mucho estrés al equipo y potencialmente perdiendo ingresos.
Incluso si se maneja bien, la gestión manual de contratos y las tareas administrativas rutinarias pueden representar hasta el 12% de los costes totales de una organización.
Piensa cómo ese número se dispara si añades pánico, documentos perdidos y oportunidades perdidas a la ecuación.
Plazos incumplidos
Hablando de cosas perdidas, los plazos incumplidos son otro momento estresante y desafortunado "uh oh" que la automatización adecuada de contratos puede prevenir.
Un plazo importante de renovación o pago que se escapa causa pánico y frustración. La carrera de último minuto desperdicia tiempo, conduce a oportunidades perdidas e incluso puede resultar en penalizaciones.
Contratos que pierden valor
Todos los equipos de ventas y legales conocen el dolor de ver cómo un contrato pierde valor con el tiempo, ya sea debido a renovaciones de contratos perdidas, cláusulas olvidadas o no cumplir con los términos acordados del contrato.
Comienza con pequeños descuidos, como no renegociar precios o no reclamar descuentos acordados, pero con el tiempo, esas brechas se acumulan, resultando en pérdida de ingresos o peor aún, deteriorando las relaciones comerciales.
Lagunas legales
Los equipos de ventas a menudo añaden términos a los contratos sin la aportación del departamento legal, pensando que no es gran cosa. Pero esos cambios no verificados pueden crear riesgos importantes.
Lo que parece un ajuste inofensivo puede llevar a responsabilidades poco claras, responsabilidades no protegidas o términos difíciles de hacer cumplir.
¿Las consecuencias? Las lagunas consumen tiempo para arreglarse y podrían costar significativamente a la empresa en el futuro.
La automatización garantiza que cada contrato pase por los canales adecuados antes de ser finalizado, detectando cualquier término que no haya sido revisado por el departamento legal.
Gastos legales
Cada hora que un equipo legal interno dedica a tareas relacionadas con contratos puede costar a una empresa aproximadamente 122 $.
Ya hemos establecido que la gestión manual de contratos a menudo conduce a costosos errores, como plazos incumplidos, obligando a los equipos legales a dedicar tiempo extra a solucionar esos problemas.
El sistema automatizado de gestión de contratos reduce estos errores al simplificar el proceso y asegurar que cada contrato siga un flujo de trabajo preaprobado. El departamento legal solo necesita intervenir cuando es necesario, ahorrando un tiempo valioso.
Caos de versiones
Todos los equipos conocen la frustración de lidiar con múltiples versiones de un contrato, cada una con pequeñas ediciones de datos del contrato, actualizaciones contradictorias y sin un registro claro de lo que es definitivo.
Lo que comienza como un simple cambio puede rápidamente convertirse en un lío de correos electrónicos, borradores y confusión, dejando a los equipos inseguros sobre qué versión es la que deben firmar.
Sin automatización y gestión colaborativa de contratos, el control de versiones se convierte en una pesadilla. Pero con la gestión automatizada de contratos, cada edición es rastreada y la última versión siempre está claramente marcada.
¿Cómo ayuda exactamente la automatización?
- Ciclos de contrato más rápidos: implementar la automatización de contratos reduce los tiempos de aprobación de contratos hasta en un 82%, acelerando los procesos comerciales y la toma de decisiones.
- Mayor productividad: la automatización impulsada por IA conduce específicamente a un aumento del 44% en la productividad, liberando a los equipos de tareas manuales y permitiéndoles centrarse en actividades estratégicas.
- Menores gastos administrativos: adoptar software de gestión de contratos puede reducir los costes administrativos entre un 25% y un 30%.
- Cumplimiento mejorado: digitalizar contratos mejora el cumplimiento en un 55%, reduciendo el riesgo de problemas legales y multas.
- Mitigación de riesgos: el 29% de las empresas informan que la IA en la gestión de contratos ha mejorado su capacidad para gestionar riesgos, ayudándoles a detectar problemas potenciales temprano.
¿Qué partes de la gestión de contratos pueden automatizarse?
Lo entendemos, debes automatizar la gestión de contratos a lo largo de todo el ciclo de vida del contrato, desde la creación hasta el almacenamiento. Pero, ¿qué se puede automatizar exactamente y cómo?
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Etapa
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¿Qué se puede automatizar?
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Ejemplos
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Creación de contratos
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Biblioteca de cláusulas y plantillas de contratos
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Las herramientas impulsadas por IA sugieren cláusulas contractuales y generan plantillas de contratos basadas en requisitos. Las herramientas de generación de contratos basadas en PNL crean borradores iniciales con términos predefinidos.
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Control de versiones y colaboración
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Seguimiento automatizado de cambios y almacenamiento centralizado de documentos.
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Revisión y negociación de contratos
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Análisis de riesgo basado en IA
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La IA escanea contratos para resaltar riesgos, cláusulas faltantes o problemas de cumplimiento.
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Marcado y comentarios
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Las herramientas automatizadas de marcado sugieren ediciones y rastrean cambios para negociaciones.
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Comprobaciones de cumplimiento y regulatorias
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La IA garantiza la adherencia a regulaciones legales y estándares de la industria.
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Aprobación y ejecución
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Flujos de trabajo de aprobación automatizados
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Los contratos se enrutan automáticamente a las partes interesadas relevantes para su aprobación.
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Firmas electrónicas
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Los contratos pueden firmarse fácilmente de forma digital, incluso múltiples documentos a la vez. Notificaciones automatizadas cuando se necesitan firmas.
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Gestión de contratos y cumplimiento
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Seguimiento de obligaciones e hitos
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Recordatorios automatizados para plazos clave, renovaciones y obligaciones.
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Monitoreo de rendimiento
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Análisis impulsado por IA que realiza un seguimiento de los KPI de rendimiento con paneles e informes personalizados.
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Renovación y terminación
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Alertas y notificaciones de renovación automática
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El sistema de automatización genera recordatorios para próximas renovaciones o plazos de terminación.
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Ejecución de contratos inteligentes
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Los contratos basados en blockchain ejecutan automáticamente acciones basadas en desencadenantes predefinidos.
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Cómo funciona realmente la automatización de contratos + herramientas de ejemplo
Paso uno: el departamento legal establece las reglas
La automatización debe comenzar definitivamente con el equipo legal. Ellos definen los términos, condiciones y plantillas, para que todo se mantenga conforme desde el principio. No más ajustes de contratos sobre la marcha o que el departamento legal tenga que aprobar lo mismo 100 veces.
La automatización, en este caso, soluciona esto convirtiendo las reglas legales en plantillas preaprobadas, flujos de trabajo y barreras que todos los demás pueden seguir fácilmente.
- El departamento legal crea plantillas estandarizadas para contratos comunes (NDAs, acuerdos de venta, contratos de proveedores, ofertas de empleo).
- Una biblioteca de cláusulas almacena lenguaje legal preaprobado para que los contratos puedan adaptarse sin necesitar revisión legal cada vez.
Paso dos: ventas, RRHH y compras rellenan los espacios en blanco
En lugar de redactar contratos desde cero, los equipos utilizan plantillas preaprobadas, introducen los detalles necesarios (nombres, fechas, números) y el contrato está listo para usar.
- El sistema completa automáticamente el contrato con los términos correctos basados en las reglas preestablecidas por el departamento legal.
- El software marca cambios arriesgados si alguien intenta modificar términos clave (por ejemplo, cambiar condiciones de pago o límites de responsabilidad).
Paso tres: las aprobaciones ocurren automáticamente
El sistema sabe quién necesita firmar qué, por lo que no hay más correos electrónicos del tipo "¿Esto necesita la firma del VP?". Si se requiere aprobación, se envía a la persona correcta instantáneamente.
- El sistema conoce las reglas (por ejemplo, "Si un contrato supera los 50.000 €, el VP necesita firmarlo").
- Las aprobaciones siguen un flujo de trabajo preconfigurado (por ejemplo, Ventas → Legal → Finanzas → VP).
Paso cuatro: las firmas y el almacenamiento son automáticos
Los contratos se firman electrónicamente (sin imprimir, escanear o perseguir a las personas) y, una vez firmados, se almacenan en el lugar correcto; no más momentos de "¿Dónde está ese acuerdo del año pasado?".
- El software de firma electrónica envía el contrato a la persona correcta para su firma y emite una notificación para cada firma necesaria.
- Las partes interesadas pueden firmar múltiples contratos a la vez, sin perder tiempo revisando una pila de documentos repetitivos.
Paso cinco: la IA realiza un seguimiento de los plazos y obligaciones
¿Necesitas renovar un contrato? ¿Se acerca un plazo? El sistema te avisa antes de que se convierta en un problema, por lo que nunca estás corriendo en el último minuto o lidiando con penalizaciones inesperadas.
- La IA escanea el contrato y extrae información importante sobre plazos contractuales (renovaciones, fechas de pago, obligaciones).
- El sistema envía alertas antes de que se cumplan los plazos (por correo electrónico, Slack o paneles).
- Más allá de las fechas, la automatización moderna de contratos ayuda cuando la IA monitorea los compromisos contractuales (por ejemplo, "Debemos proporcionar informes cada trimestre" o "El cliente obtiene un descuento después de 12 meses").
Si no estás automatizando, estás perdiendo ingresos activamente
La automatización no es solo una herramienta legal, es una estrategia de crecimiento empresarial a lo largo de las etapas del ciclo de vida del contrato, desde la creación del contrato hasta la ejecución del contrato.
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