¿Cómo redactar un contrato de manera eficiente? Una guía realmente útil

Redactar un contrato legalmente vinculante debería ser un proceso repetible y escalable, no un esfuerzo heroico cada vez que alguien quiere cerrar un trato o incorporar a un proveedor.

Especialmente porque los contratos están literalmente en todas partes. Según Juro, entre el 60 y el 80 por ciento de todas las transacciones B2B se rigen por contratos comerciales.

Y, sin embargo, para muchas empresas medianas y grandes, los contratos siguen siendo dolorosamente lentos.

Los equipos pierden horas persiguiendo aprobaciones, discutiendo sobre cláusulas contractuales o simplemente tratando de encontrar la versión "final" en las profundidades de Google Drive. Mientras tanto, los acuerdos se estancan. Los riesgos contractuales pasan desapercibidos. Se culpa al departamento legal. Ventas se frustra. Y Compras es ignorado.

Esta guía está aquí para ayudarle a aprender cómo redactar un contrato desde cero, sin problemas.

Es un marco paso a paso que ayuda a los equipos multifuncionales a aprender a redactar y gestionar contratos de manera más eficiente, sin sacrificar calidad ni control. Y con herramientas modernas para acelerar las cosas.

Ya sea que esté redactando un acuerdo de confidencialidad (NDA), negociando un contrato marco de servicios (MSA) o gestionando una declaración de trabajo (SOW) compleja bajo presión, este manual lo guía a través de un proceso que funciona.

Entremos en los 9 pasos (esperemos que sencillos) para redactar un contrato de manera efectiva.

Paso 1: comience con claridad

Antes de escribir una sola palabra, deténgase y pregunte: ¿qué estamos acordando realmente y quién es el dueño del proceso?

Esta es la etapa donde la mayoría de los contratos salen mal. Un representante de ventas corre al departamento legal con una solicitud vaga. Compras entrega a Legal un contrato de proveedor de 37 páginas que no han leído. Todos asumen que alguien más se encargará de los detalles.

En su lugar, comience con un proceso rápido de admisión interna para alinearse en lo más básico:

• Partes involucradas, es decir, ¿quién está en cada lado del acuerdo escrito? Después de todo, un contrato entre partes involucra, bueno, partes. A menudo externas a la organización. Especialmente si la parte es externa, asegúrese de identificarla correctamente.
• Contexto empresarial. ¿Es esta una nueva relación comercial? ¿Renovación? ¿Incorporación de un proveedor? ¿O algo completamente diferente?
• Términos clave. Decida el alcance del trabajo, los precios, los entregables, los términos de pago, los plazos y todos los detalles importantes.
• Riesgos a señalar. Detalle si el contrato implica el manejo de datos sensibles, propiedad intelectual (PI), responsabilidad, exclusividad o cualquier cosa que pueda levantar una posible "bandera roja" en el contrato que está redactando.
• Tipo de contrato. Etiquete el contrato. ¿Es un NDA, MSA, SOW, acuerdo de socio?
• Propietarios internos. Decida quién es responsable de redactar, revisar, hacer correcciones ("redlining"), aprobar, etc.

Incluso un formulario compartido o una lista de verificación simple pueden ahorrar horas de confusión más tarde. Y cuando todos están en la misma página desde el principio, todo simplemente va más fluido.

Victoria rápida

Use una plantilla compartida de solicitud de contrato (Google Form, documento de Notion o plataforma CLM) que pueda enrutar las solicitudes según el tipo de contrato o su valor. Esto establece expectativas desde el principio y ayuda a organizar el trabajo de manera más efectiva.

Paso 2: elija la plantilla correcta (o construya desde una modular)

Comenzar con un documento de Word en blanco es la forma más rápida de perder tiempo e introducir riesgos, mirando el cursor parpadeante. Una plantilla sólida y preaprobada es su mejor amiga, pero solo si está diseñada para escalar.

Con demasiada frecuencia, las plantillas son:

1. Demasiado genéricas (y requieren horas de reescritura), o
2. Tan rígidas que se rompen en el momento en que se agregan términos del mundo real.

El objetivo no es solo reutilizar documentos. Es estandarizar la estructura y acelerar la forma en que redacta los contratos, sin perder flexibilidad.

Una buena plantilla debería:

• Separar claramente los términos legales y comerciales.
• Usar bloques de cláusulas que se puedan intercambiar según la situación (por ejemplo, diferente lenguaje de terminación para acuerdos a corto plazo frente a largo plazo).
• Incluir instrucciones o anotaciones para uso interno (por ejemplo, "inserte la cláusula de reserva aquí si el cliente rechaza los términos estándar de PI" o "incluya una cláusula de terminación allí si ocurre algo más").
• Marcar los términos no negociables frente a los flexibles, para que Ventas o Compras sepan qué pueden editar frente a qué deben escalar.

Además de las plantillas de contrato completas, también puede pensar en comenzar una biblioteca de cláusulas para los casos más comunes con los que trata su negocio para luego seleccionar cualquier fragmento que se sienta mejor para lo que está escribiendo.

En lugar de tener que editar todo, obtendría una plantilla básica e inmutable y la completaría con las cláusulas apropiadas.

Las plantillas no deberían ser archivos PDF polvorientos. Deben evolucionar con su negocio y las actualizaciones de la ley de contratos. Deben evolucionar en función de lo que realmente está funcionando y lo que está siendo rechazado.

Recuerde también:

• Revisar sus plantillas y cláusulas trimestralmente o después de ciclos de negociación importantes para verificar si siguen siendo válidas.
• Registrar las revisiones recurrentes e incorporar opciones de reserva en las plantillas.
• Limitar el número de plantillas "estándar": demasiadas, y nadie usa la correcta.

(No tan) Victoria rápida

Trabaje con el equipo legal para modularizar las plantillas por tipo de cláusula (por ejemplo, términos de pago, manejo de datos, terminación) y nivel de riesgo. Luego etiquete cada cláusula para casos de uso: contrato de proveedor de bajo riesgo, acuerdo empresarial de alto valor, contrato de ventas de alto valor, etc. Esto reduce la redacción a un modelo más de "conectar y usar" y ahorra horas en cada acuerdo.

Paso 3: redacte rápido, pero no improvise

Una vez que tiene la plantilla correcta, la fase de redacción debería ser rápida. Pero rápido no significa descuidado.

La mayoría de las demoras en los contratos no son causadas por la redacción en sí, sino por la propiedad poco clara, el formato inconsistente o alguien que agrega lenguaje personalizado "por si acaso". Aquí es donde un poco de disciplina ahorra mucho tiempo.

Entonces, antes de que comience la redacción real, aclare quién es responsable de:

• Términos comerciales (precios, entregables, cronograma). Por lo general, eso es Ventas o Compras, según el contrato.
• Términos legales (PI, indemnización, ley aplicable). Por lo general, eso es Legal u Operaciones de Contratos.

¡Importante! No deje que cinco personas editen en paralelo. Asigne a una persona para dirigir el borrador y mantenga a todos los demás en modo de revisor hasta que esté listo.

Algunos consejos de redacción de borradores

Ahora pasemos a la redacción real. Un buen contrato es claro, no ingenioso. Si está redactando un contrato personalizado, escribiéndolo desde cero:

• Use un lenguaje sencillo siempre que sea posible.
• Evite apilar múltiples condiciones en una sola oración.
• Divida las secciones complejas del contrato y los párrafos largos en secciones o viñetas.

No se trata de "simplificar demasiado" el contrato, se trata de asegurarse de que todos entiendan lo que están acordando. Eso incluye a las personas que tendrán que hacer cumplir el contrato dentro de seis meses.

También debería:

• Numerar sus secciones lógicamente.
• Usar encabezados y tamaños de fuente consistentes.
• Coincidir exactamente con los términos definidos (por ejemplo, "Fecha de entrada en vigor" frente a "Fecha de inicio").

Pequeñas cosas como esta evitan grandes dolores de cabeza más tarde cuando el documento se revisa o corrige.

Victoria rápida

Cree una breve "guía de estilo" interna para contratos que cubra el formato, el tono y las trampas comunes. No necesita ser elegante, solo una página que responda a "¿cómo escribimos las cosas por aquí?".

Paso 4: colabore sin crear caos

El borrador del contrato está hecho, ahora todos quieren "echar un vistazo rápido". Aquí es donde la colaboración mantiene las cosas en movimiento o descarrila todo el proceso.

La clave es colaborar de forma asíncrona, en un entorno controlado, con roles claros y una única fuente de verdad. Digitalmente.

Nada mata el impulso más rápido que cinco hilos de correo electrónico y nombres de archivo como Contrato_v3_FINAL_editadoPorJuan.docx.

Por lo tanto, establezca un lugar para la colaboración, ya sea Google Docs, Word Online, una plataforma de Gestión del Ciclo de Vida del Contrato (CLM) o un software de firma electrónica, como Autenti.

Cualquiera que sea la herramienta, asegúrese de que:

• Todos estén comentando en la misma versión.
• Las ediciones se realicen en control de cambios.
• La propiedad del documento sea clara, siempre.

No todas las partes interesadas deben participar en cada cláusula. Incorpore revisores en función de lo que realmente se está cambiando:

• Ventas puede necesitar confirmar precios o descuentos.
• Legal puede necesitar revisar la responsabilidad o la ley aplicable.
• Compras puede necesitar validar los términos de pago.

Victoria rápida

Según Weshare, para 2025, se espera que los esfuerzos manuales para revisar y redactar contratos se reduzcan en un 50%, gracias a las tecnologías emergentes.

Así que utilice las tecnologías emergentes. Mejor aún, utilice la tecnología segura, probada y comprobada que se sabe que funciona.

Como Autenti, que funcionó para el grupo TZMO, ahorrándoles el 90% del tiempo de procesamiento de contratos.

Con Autenti, no solo puede firmar todos y cada uno de los contratos electrónicamente, también puede revisar de forma segura los documentos con un control de versiones completo con roles de acceso apropiados para revisores, aprobadores y usuarios de solo lectura.

Paso 5: gestione las revisiones ("redlines") estratégicamente

Las líneas rojas o revisiones son inevitables. Pero cómo las gestione determina si un contrato se cierra esta semana o se queda en el limbo durante un mes.

El objetivo aquí no es evitar la negociación, es hacer que el intercambio sea más rápido, más enfocado y menos doloroso.

Cada equipo debe tener una política clara sobre lo que se les permite aceptar o revisar sin escalar. Por ejemplo:

• Ventas puede ajustar los términos de pago dentro de un rango preaprobado.
• Compras puede modificar los plazos de entrega.
• Solo Legal puede tocar la PI, la indemnización o la ley aplicable.

Si todo tiene que volver a Legal, creará obstáculos. Si nada vuelve a Legal, introducirá riesgos.

No negocie desde cero cada vez. Para términos de alta fricción como la limitación de responsabilidad o el manejo de datos, mantenga un conjunto de:

1. Lenguaje preferido (su posición predeterminada).
2. Opciones de reserva (lo que está dispuesto a aceptar).
3. Límites innegociables / Hard stops (términos que no aceptará).

Esto mantiene la conversación fundamentada y ayuda a los miembros junior del equipo a negociar con confianza.

Revise siempre las líneas rojas en control de cambios, con comentarios o anotaciones que expliquen por qué se ha modificado algo. Esto reduce el retroceso y hace que las aprobaciones sean más rápidas.

Si no está utilizando un CLM o un software de firma electrónica, un flujo de trabajo disciplinado de Google Docs (con historial de versiones + hilos de comentarios) funciona bien al principio.

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Cree un "manual de revisión" que cubra sus 5–10 cláusulas negociadas con más frecuencia. Para cada una, incluya:

• Posición predeterminada.
• Variaciones aceptables.
• Quién necesita aprobar los cambios.
  Esto convierte la revisión de una decisión subjetiva en un proceso repetible.

Paso 6: apruebe sin obstáculos

La aprobación es uno de los mayores puntos de congestión en los flujos de trabajo de contratos. Un proceso claro y bien definido puede ahorrar días o incluso semanas.

El objetivo aquí es agilizar las aprobaciones para que los contratos no se estanquen, pero que aun así sean vistos por las personas adecuadas.

No todos los contratos necesitan la aprobación de cada ejecutivo o departamento. Adapte las rutas de aprobación en función de:

• Tipo de contrato (NDA frente a MSA de varios millones de dólares).
• Valor del acuerdo o nivel de riesgo.
• Requisitos de la política interna.

Documente quién necesita aprobar qué y cuándo. Comparta esto ampliamente para que todos conozcan el proceso.

Los ciclos de aprobación largos a menudo provienen de expectativas poco claras. Establezca plazos firmes y envíe recordatorios automatizados:

• "Aprobaciones necesarias dentro de 3 días hábiles".
• Auto-escalar si no hay respuesta para la fecha límite.

Esto ayuda a mantener el impulso y la responsabilidad.

Victoria rápida

Según un informe realizado por World Commerce & Contracting en 2021, las aprobaciones son el elemento de contratación más buscado para digitalizar, con un 74,6% de los encuestados eligiendo esa parte de la gestión de contratos.

Fuente

Lo cual es absolutamente comprensible. Perseguir aprobaciones después de todo el trabajo duro para crear el contrato en primer lugar parece simplemente innecesario. Entonces, digitalice ese proceso.

Incluso puede crear un diagrama de flujo o una lista de verificación del flujo de trabajo de aprobación. Las ayudas visuales facilitan que los equipos comprendan su rol y eviten demoras innecesarias.

Especialmente si crea uno para cada uno de los escenarios típicos de contratación para encontrar fácilmente su camino en cualquier caso.

¿Necesita enviar un aviso amable para una aprobación necesaria? Envíe recordatorios automatizados a quienes necesitan aprobar o incluso firmar un contrato determinado, con Autenti.

Paso 7: fírmelo y guárdelo (correctamente)

Firmar un contrato es el momento en que todo ese trabajo duro vale la pena.

Para poner la guinda del pastel a un proceso exitoso de redacción de contratos, haga que el final sea igualmente efectivo con firmas electrónicas.

El uso de una plataforma de firma electrónica como Autenti hace que este paso sea rápido, completamente seguro y legalmente vinculante.

Firme con Autenti

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Autenti le permite enviar contratos en línea, eliminando los retrasos de imprimir, escanear o enviar los documentos por correo a la otra parte solo para firmar el contrato.

Es fácil de usar y cumple con eIDAS y otras regulaciones internacionales, por lo que sus contratos firmados tienen validez legal.

Pero además de simplemente firmar diferentes tipos de documentos, con Autenti, también puede:

• Firmar múltiples documentos a la vez con la firma masiva.
• Seguir la pista de auditoría exacta de cada firma con direcciones IP de los firmantes, nombres, fecha y hora exactas de la firma y más.
• Obtener una Tarjeta de Firma dedicada emitida para cada documento firmado.
• Verificar la identidad de la otra parte con varios métodos de verificación de identidad en línea.
• Y más.

Vea cómo Bank Millennium firma todo tipo de documentos de RR.HH., incluidos los contratos de trabajo, en solo unos minutos con Autenti.

Paso 8: rastree lo importante después de la firma

Ahora, para evitar plazos perdidos, renovaciones perdidas u obligaciones pasadas por alto, necesita un sistema claro para el seguimiento posterior a la firma.

Establezca recordatorios automatizados

Use su herramienta de gestión de contratos o sistema de calendario para activar alertas para fechas clave, tales como:

• Plazos de renovación.
• Periodos de notificación/preaviso.
• Hitos de pago.
• Fechas de vencimiento de entregables.

Esto mantiene a su equipo proactivo en lugar de reactivo.

Monitoree obligaciones y desempeño

Los contratos a menudo incluyen obligaciones que requieren atención continua, como acuerdos de nivel de servicio o requisitos de informes. Asigne propietarios para rastrear estos compromisos y revisar regularmente el desempeño del contrato.

Esto ayuda a evitar sorpresas, disputas u objetivos comerciales perdidos.

Use paneles de control y reportes

Muchas herramientas de software de gestión de contratos y plataformas de gestión del ciclo de vida del contrato (CLM) ofrecen paneles que brindan visibilidad sobre:

• Próximas expiraciones y renovaciones.
• Valores de contratos y niveles de riesgo.
• Cuellos de botella o acciones atrasadas.

Si no está utilizando un CLM, considere crear una hoja de cálculo compartida o un panel personalizado con datos clave del contrato para mantener a todos alineados.

Victoria rápida

Cree un calendario de contratos con recordatorios visibles para los equipos relevantes (Ventas, Legal, Compras). Compártalo regularmente en reuniones de equipo para mantener los plazos de los contratos como prioridad.

O use un archivo ya creado para usted de contratos firmados (y no firmados) en Autenti. Luego, puede buscar fácilmente cualquier contrato anterior utilizando filtros, palabras clave y etiquetas personalizadas que mantienen las cosas extra ordenadas.

Paso 9: refine y repita

La gestión de contratos no es un proceso de "configúralo y olvídalo". Los mejores equipos mejoran continuamente sus flujos de trabajo, plantillas y herramientas basándose en la experiencia del mundo real.

Mantener las plantillas actualizadas reduce las correcciones y acelera la redacción.

Analice los datos del contrato

Mire los KPI clave de gestión de contratos como:

• Tiempo promedio para redactar, revisar y aprobar contratos.
• Puntos de negociación comunes o revisiones frecuentes.
• Tasas de renovación y plazos perdidos.

Utilice estos datos para identificar puntos débiles y oportunidades de automatización.

Cree un bucle de retroalimentación

Anime a los equipos a compartir puntos débiles e historias de éxito. Las comprobaciones regulares o retrospectivas pueden hacer surgir ideas para mejoras en los procesos y aumentar la alineación entre equipos.

Puntos extra por configurar un canal dedicado de Slack o un documento de Notion para mantenerse al día con los comentarios.

Invierta en capacitación continua

Los contratos evolucionan, al igual que las regulaciones, los riesgos contractuales y las prioridades comerciales.

Por lo tanto, mantenga a sus equipos agudos con sesiones de capacitación regulares sobre actualizaciones de procesos, mejores prácticas y herramientas.

Victoria rápida

Documente su proceso de contratos en un manual simple o wiki. Hágalo fácilmente accesible y actualícelo a medida que evoluciona su proceso, para que los nuevos miembros del equipo se pongan al día rápidamente.

Bonus: precauciones de redacción por tipo de contrato

Redacte de manera eficiente, firme de manera aún más inteligente (con Autenti)

Redactar contratos de manera eficiente es solo la mitad de la batalla; firmarlos de manera inteligente completa el proceso.

Con la plataforma de firma electrónica segura y legalmente vinculante de Autenti, puede acelerar el tiempo de respuesta del contrato, reducir los dolores de cabeza administrativos y mantener todos sus documentos firmados organizados en un solo lugar.

¿Listo para agilizar su flujo de trabajo de contratos desde el borrador hasta la firma?

Pruebe Autenti gratis con una prueba de 14 días y experimente lo sencilla que puede ser realmente la gestión de contratos.