Estrategia de gestión de contratos: guía paso a paso

La gestión de contratos es el proceso de manejo de contratos durante todo su ciclo de vida, desde la creación y negociación hasta la ejecución, seguimiento del rendimiento y renovación.

Como sugiere la definición, es un proceso bastante complejo que conlleva muchos desafíos, pero que toda empresa necesita manejar.

Y la forma en que gestionas los contratos puede definir el éxito general de tu negocio.

Por ejemplo, una gestión deficiente de contratos puede llevar a:

• una pérdida media del 9,2% de los ingresos anuales debido a una mala gestión de contratos,
• alrededor de 2,5-3,5 millones de euros gastados en buscar o recrear documentos perdidos (para empresas de 1000 empleados),
• mucho tiempo dedicado a la gestión de contratos—por ejemplo, 97 días solo para renovar estos documentos.

Ahí es donde entra en juego una estrategia eficaz de gestión de contratos para salvar la situación.

Una estrategia adecuada de gestión de contratos con una generosa pizca de automatización en los lugares correctos puede ayudarte mucho.

Tomando un ejemplo real, Medicover—un proveedor de beneficios integrales para empleados aumentó su éxito en la gestión de contratos implementando la plataforma Autenti.

Al cambiar la firma tradicional de contratos por una solución digital completa con firmas electrónicas, Medicover redujo el tiempo necesario para firmar documentos de dos semanas a solo un día.

Lee la guía a continuación para aprender cómo replicar exactamente el éxito de Medicover y otras empresas exitosas en la gestión de contratos.

Repasaremos sólidas estrategias de gestión de contratos para las diferentes etapas del proceso, desde establecer la propiedad hasta auditorías y mejoras.

Paso 0: establece una propiedad clara y asigna a las partes interesadas clave

Antes de sumergirte en la gestión de contratos, es crucial establecer una propiedad clara y asignar a las partes interesadas clave a áreas específicas. Sin responsabilidades definidas, los contratos pueden fácilmente caer en el olvido, lo que lleva a plazos incumplidos, problemas de cumplimiento y pérdidas financieras.

Por lo tanto, el paso cero en tu estrategia eficaz de gestión de contratos definitivamente debería ser establecer una propiedad clara antes de que cualquier otra cosa tenga lugar.

¿Por qué?

Este informe sobre gestión de contratos en los sectores de tecnología y software, destaca que en casi el 40% de las organizaciones no está claro quién tiene la responsabilidad en cuanto a la gestión de contratos.

A su vez, se desperdician 140 mil millones de euros cada año debido a la falta de colaboración entre los equipos comerciales y legales, lo que ilustra perfectamente cómo, además de la propiedad y las partes interesadas, la comunicación entre ellos es igualmente importante.

Diferentes equipos desempeñan roles importantes en la gestión de contratos, y cada uno debería tener responsabilidades claramente definidas. Por ejemplo:

• Equipos legales: deben asegurarse de que los contratos cumplan con las leyes y políticas de la empresa. Revisan los riesgos legales y los términos de resolución de disputas.
• Equipos de adquisiciones/compras: gestionan acuerdos con proveedores, negocian términos y aseguran que los contratos estén alineados con las políticas de compras.
• Equipos financieros: son responsables de monitorizar los términos de pago, presupuestos y riesgos financieros asociados con los contratos.
• Equipos de ventas/desarrollo de negocio: son propietarios de los contratos con clientes, asegurando que los términos estén alineados con los objetivos de negocio y modelos de ingresos.
• Operaciones/gestores de proyectos: supervisan los entregables y los hitos del contrato. También rastrean métricas de rendimiento.
• Equipos de TI y cumplimiento: manejan la seguridad de datos, cumplimiento del RGPD y acuerdos de software en contratos relacionados con tecnología.

Dado esto, echa un vistazo a los que debes y no debes hacer en el paso cero al definir tu estrategia:

💡 Consejo: utiliza una matriz RACI (Responsable, Aprobador, Consultado, Informado) para mapear claramente las responsabilidades de las partes interesadas.

Paso 1: establece objetivos y KPI para hacer seguimiento

El enfoque estratégico para la gestión de contratos sigue a la propiedad definida y los roles de las partes interesadas con el establecimiento de objetivos claros y la definición de indicadores clave de rendimiento (KPI) para seguir el éxito de la gestión de contratos.

Sin objetivos medibles, es imposible analizar y mejorar el rendimiento de la gestión de contratos del negocio, identificar ineficiencias u optimizar procesos.

¿Cómo definir tus objetivos?

Tus objetivos de gestión de contratos deberían alinearse con objetivos empresariales más amplios, como mejorar la eficiencia, reducir el riesgo y aumentar la rentabilidad.

Por ejemplo, puedes pensar en los siguientes objetivos:

• Reducir el tiempo de aprobación de contratos—para acortar el ciclo de vida del contrato y aumentar la eficiencia operativa,
• Reducir el tiempo que se tarda en firmar contratos, 
• Reducir el coste por cierre de cada contrato.

Paso 2: define flujos de trabajo claros y plantillas

Una vez establecidos los objetivos y KPI, el siguiente paso es establecer flujos de trabajo estandarizados y plantillas de contratos para continuar con eficiencia.

Un flujo de trabajo de contratos bien definido minimiza los retrasos en el proceso contractual, reduce errores y agiliza la gestión de contratos desde la redacción hasta la ejecución.

Las plantillas de contratos, por otro lado, suelen simplemente acelerar el tiempo que se tarda en ejecutar contratos repetitivos—en lugar de reinventar la rueda.

De hecho, el 75% de los asesores jurídicos internos están insatisfechos con su tecnología actual de flujo de trabajo de contratos. La gestión estratégica de contratos puede ciertamente cambiar eso para mejor.

Ahora, ¿cómo definir un flujo de trabajo simplificado? Puedes comenzar siguiendo el siguiente proceso con etapas comunes de gestión de contratos:

Solicitud e iniciación de contrato, es decir, ¿quién inicia el contrato? (ventas, compras, legal, etc.) https://procurementtactics.com/contract-management-statistics/

Redacción y selección de plantilla, ¿debes usar una plantilla preaprobada o empezar desde cero?

Revisión interna y aprobación—define quién debe aprobar y establece plazos de respuesta.

Negociación y correcciones. Aquí, haz un seguimiento del historial de versiones y cambios realizados durante las negociaciones.

Aprobación y ejecución para lo cual puedes utilizar firmas electrónicas para eliminar retrasos manuales.

Almacenamiento. Una vez que todo está firmado y sellado, centraliza los contratos firmados en un repositorio seguro.

Monitorización continua—establece recordatorios para renovaciones, auditorías y obligaciones.

Ahora, echa un vistazo a lo que debes y no debes hacer para esta etapa del proceso.

Paso 3: cambia a firmas, compartición y almacenamiento electrónico de contratos

Ahora, una de las mejores formas de mejorar tu gestión de contratos es automatizando y digitalizando al menos partes del proceso.

Una de las estrategias modernas de gestión de contratos que puedes utilizar es cambiar de la firma tradicional a la firma electrónica sin papel.

Mira el caso del Grupo TZMO que cambió de la firma tradicional a la firma electrónica de contratos y redujo su tiempo de procesamiento de contratos hasta en un 90% como resultado.

Antes de cambiar a firmas electrónicas utilizando Autenti, los procesos de firma de contratos de TZMO tomaban hasta dos semanas para contratos nacionales e incluso hasta tres meses para los internacionales.

Los empleados imprimían documentos, recopilaban firmas y los enviaban por mensajería, lo que extendía enormemente los tiempos de procesamiento.

Ahora, finalizan documentos incluso en unas pocas horas, todo con Autenti como su plataforma de firma electrónica.

Sin embargo, cambiar a la firma electrónica de contratos no solo ahorra tiempo. También proporciona:

• Mejora en seguridad y cumplimiento: las plataformas de firma electrónica, como Autenti, proporcionan encriptación adecuada, pistas de auditoría, acceso basado en roles y cumplen con estándares globales de seguridad y legales, como eIDAS (UE), ISO, RGPD y más.
• Mejor accesibilidad: puedes firmar contratos desde cualquier lugar, en cualquier momento. Las firmas electrónicas son ideales para equipos remotos y negocios globales. Además, las interfaces adaptadas a dispositivos móviles permiten firmar incluso directamente desde tu teléfono.
• Reducción de costes e impacto ambiental: usar firmas electrónicas en lugar de contratos en papel ahorra dinero en impresión, servicios de mensajería, almacenamiento y procesamiento manual. También elimina el desperdicio de papel.
• Mejor seguimiento de contratos: notificaciones automatizadas y recordatorios para firmar nuevos documentos previenen retrasos y plazos perdidos. Además, el seguimiento de estado en tiempo real garantiza transparencia durante todo el proceso de firma.

Consejo: Elige un proveedor de firmas electrónicas que ofrezca los tres tipos principales de firmas electrónicas en planes básicos, como Autenti, para no gastar de más en planes de nivel superior solo para acceder a todos los tipos de firmas electrónicas.

Paso 4: automatiza lo que puedas

La gestión de contratos implica numerosas tareas repetitivas—redacción, aprobaciones, seguimiento de renovaciones y verificaciones de cumplimiento.

Automatizar lo que puedas reduce el error humano y acelera los ciclos de vida de los contratos, lo que en última instancia ahorra tiempo y dinero a lo largo del proceso del ciclo de vida del contrato.

La automatización puede ocurrir con software de gestión de contratos, que ayuda con cosas como notificaciones automáticas y recordatorios para renovaciones de contratos y gestión automatizada de contratos en general.

De hecho, la automatización de los procesos de gestión de contratos acelera los ciclos de negociación hasta en un 50%. Los abogados en particular informaron que la automatización de la gestión de contratos les ha ahorrado hasta un 82% de su tiempo.

¿Qué puedes automatizar en la gestión de contratos?

• Redacción de contratos y plantillas: puedes usar plantillas preaprobadas con capacidades de autocompletado para generar contratos rápidamente.
• Flujos de trabajo completos: puedes configurar enrutamientos automatizados para que los contratos lleguen a las partes interesadas adecuadas en el momento adecuado (por ejemplo, legal, finanzas, compras) basándose en reglas predefinidas.
• Recordatorios de firma: puedes configurar recordatorios automatizados para firmas electrónicas pendientes para una ejecución más rápida. Esta función está disponible en la plataforma Autenti.
• Renovaciones: la IA puede ayudarte a rastrear tus contratos para identificar documentos que se acercan a su vencimiento.
• Seguimiento de rendimiento y KPI: también puedes generar automáticamente informes en tiempo real sobre tiempos de ciclo de contratos, ahorros de costes y tasas de cumplimiento.

Con la automatización, también hay algunas cosas prácticas que recordar:

💡 Consejo: utilizar software de firma electrónica con firma masiva puede ayudarte a gestionar numerosos documentos, especialmente los repetitivos.

Paso 5: establece una estrategia de renovación y salida de contratos

Las mejores estrategias de gestión de contratos también se preparan bien para las renovaciones de contratos y posibles terminaciones de contratos.

Esto se debe a que la gestión de contratos no termina con la firma y el cumplimiento de los términos—necesitas un proceso estructurado de renovación y salida para maximizar el valor del contrato mientras evitas riesgos o costes innecesarios.

Por qué este paso es importante:

• Muchas empresas pierden plazos de renovación, lo que lleva a renovaciones automáticas con términos desfavorables.
• Estrategias de salida deficientes pueden resultar en disputas legales, pérdidas financieras o riesgos de seguridad de datos cuando finalizan los contratos.
• La renegociación proactiva de contratos ayuda a mejorar términos, precios y cumplimiento.

Por ejemplo, el 71% de las empresas no puede encontrar el 10% o más de sus contratos, lo que hace que las renovaciones y terminaciones sean mucho más difíciles.

Ahora, echa un vistazo a lo que debes y no debes hacer para este paso:

Paso 6: realiza auditorías y mejora

Incluso el mejor sistema de gestión de contratos requiere auditorías regulares y mejoras para asegurarte de que te estás moviendo en la dirección correcta.

Realizar auditorías ayuda a identificar riesgos, ineficiencias y áreas para optimización, ayudándote a ofrecer más y mejor con el tiempo.

Pero, ¿cómo realizas una auditoría de contratos efectiva? Bueno, puedes:

1. Definir el alcance de la auditoría: 
   1. Determinar si estás auditando para cumplimiento, eficiencia, rendimiento financiero o evaluación de riesgos contractuales. 
   2. Decidir si la auditoría cubrirá todos los contratos o un subconjunto específico (por ejemplo, acuerdos con proveedores, contratos con clientes).
2. Revisar obligaciones contractuales y cumplimiento: 
   1. Comprobar si todas las partes han cumplido con sus deberes contractuales. 
   2. Asegurarte de que los contratos cumplan con las regulaciones de la industria y políticas de la empresa.
   3. Identificar plazos perdidos, penalizaciones o problemas de renovación.
3. Evaluar exposición financiera y de riesgo: 
   1. Identificar costes ocultos, riesgos financieros y fugas de ingresos. 
   2. Analizar si los términos del contrato son financieramente favorables y realmente se alinean con los objetivos del negocio.
4. Evaluar el rendimiento del contrato y las relaciones con proveedores/clientes: 
   1. Puedes medir la satisfacción del contrato del cliente. 
   2. Identificar contratos de bajo rendimiento que necesiten renegociación o terminación. 
   3. Seguir los plazos de resolución de disputas y las tasas de cumplimiento de contratos.
5. Identificar mejoras de proceso: 
   1. Detectar ineficiencias en la creación, aprobaciones y renovaciones de contratos.

Y siempre recuerda seguir cada auditoría implementando realmente cambios y mejorando continuamente en base a los hallazgos.

Forma a los equipos en mejores prácticas y lecciones aprendidas de la auditoría y establece nuevos KPI para monitorizar el rendimiento continuo de los contratos.

Aparte de todo eso, recuerda lo que debes y no debes hacer en el paso final de crear tu estrategia de gestión de contratos:

Consejo: esta es la parte donde la IA puede ser particularmente útil.

Gestiona contratos un 90% más rápido con Autenti

La pregunta de "¿necesito una estrategia de gestión de contratos?" es obsoleta. Cada negocio necesita una estrategia adecuada de gestión de contratos para sobrevivir a los muchos documentos que gestiona.

Aplica las mejores prácticas que hemos discutido anteriormente al desarrollar una estrategia de gestión de contratos que vas a seguir.

¿Por qué?

Porque una estrategia de gestión de contratos bien ejecutada mejora la eficiencia y la rentabilidad. Realmente saca a la luz los muchos beneficios de la gestión de contratos.

Con Autenti, puedes gestionar contratos y otros documentos empresariales hasta un 90% más rápido, como ya han hecho TZMO, Medicover y otros.

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