Über den Kunden

Die TZMO Gruppe ist ein internationaler Hersteller und Lieferant von Medizin-, Hygiene- und Pflegeprodukten für den Weltmarkt. Das Unternehmen beschäftigt fast 9.000 Mitarbeiter und ist in 56 Unternehmen in 18 Ländern aktiv. Die Produkte von TZMO erreichen Anwender in 80 Ländern auf 6 Kontinenten und decken ein Drittel der Weltbevölkerung ab. Geprägt von den Werten Innovation, Verantwortung und Erfahrung setzt TZMO konsequent auf die Einführung von e-Signaturen und verfolgt das Ziel, ein „papierloses Büro“ zu schaffen.

 

Problem

Vor der Einführung von Autenti waren die Dokumentenprozesse bei TZMO zeitaufwändig und umständlich. Folgende Punkte sind typische Herausforderungen, die viele Unternehmen im Vertrieb kennen, wenn keine E-Signatur-Lösung genutzt wird:

• Mitarbeiter druckten Dokumente aus, sammelten Unterschriften und versendeten diese per Kurier, was die Bearbeitungszeit erheblich verlängerte.
• Die durchschnittliche Bearbeitungsdauer für ein Dokument in Polen betrug etwa zwei Wochen, für internationale Vereinbarungen sogar bis zu drei Monate.

Wie Dr. Paweł Ochrymiuk, Manager für Corporate Governance und Recht, es treffend beschreibt:

„Unsere Prozesse entsprachen den klassischen Verfahren in Unternehmen und öffentlichen Institutionen. Jeder einzelne Schritt verlängerte die Bearbeitungszeit und erschwerte einen reibungslosen Abschluss.”

 

Lösung

Um die Dokumentenprozesse effizienter zu gestalten und den Papierbedarf drastisch zu reduzieren, entschied sich TZMO für die Implementierung der Autenti-Plattform.

Wie Dr. Paweł Ochrymiuk, Manager für Corporate Governance und Recht, erläutert:

„Autenti ist heute eines unserer zentralen Werkzeuge. Gemeinsam mit Google Workspace und unserem Vertragsmanagementsystem bildet es das ‚große Trio‘, mit dem wir unsere Prozesse erfolgreich digitalisiert haben und Dokumente werden digital von der mittleren und oberen Führungsebene signiert."

Die Wahl für Autenti basierte auf drei wesentlichen Faktoren:

• Polnische Eigentümerschaft: Als ein in Polen entwickeltes und geführtes Unternehmen war Autenti für TZMO die erste Wahl. Zusätzlich bietet es eine eIDAS und DSGVO-konforme Umsetzung.
• Wettbewerbsfähige Preisgestaltung: Die Lösung bot ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis.
• Umfassende Digitalisierungsmöglichkeiten: Autenti ermöglichte eine vollständige elektronische Abwicklung, von der Signatur bis hin zum Dokumentenmanagement.

Mit Autenti hat TZMO einen entscheidenden Schritt in Richtung Effizienz und Nachhaltigkeit gemacht.

Ergebnisse

Die Einführung der Autenti-Plattform hat die Dokumentenbearbeitung bei TZMO revolutioniert:

• Deutlich verkürzte Bearbeitungszeiten: Nationale Verträge werden nun innerhalb von durchschnittlich 30 Stunden bearbeitet – im Vergleich zu früheren zwei Wochen. Bei internationalen Verträgen sank die Bearbeitungszeit von 2–3 Monaten ebenfalls auf rund 30 Stunden.
• Schnellere Abschlüsse: Viele Dokumente, selbst mit internationalen Partnern, werden innerhalb weniger Stunden abgeschlossen.
• Effizienz bei hohem Volumen: Konzernweit werden monatlich Tausende von Dokumenten verarbeitet, was die immense Bedeutung der durch die Digitalisierung erzielten Effizienzsteigerungen unterstreicht.

Dank Autenti ist der gesamte Dokumentenfluss bei TZMO jetzt automatisiert und deutlich einfacher. Zeitaufwändige manuelle Schritte entfallen komplett.

Dr. Ochrymiuk erklärt:
„Heute muss ein Mitarbeiter nur noch die Daten des Partners eingeben – den Rest erledigt das System automatisch.“

 

Zukünftige Pläne

Die TZMO Gruppe plant, ihre Partnerschaft mit Autenti weiter auszubauen, um die Effizienz der Vertragsunterzeichnung weiter zu steigern und die Plattform auch international stärker zu etablieren.

Dr. Paweł Ochrymiuk erläutert:
„Unser Ziel ist es, Autenti weltweit bekannt zu machen, sodass unsere Partner in den USA oder Marokko sofort verstehen, wie die Plattform funktioniert.“

Im Rahmen ihrer umfassenden Digitalisierungsstrategie prüft TZMO zudem die Einführung der e-Zustellung, die bis 2025 für viele Organisationen verpflichtend wird. Autenti bietet diese Funktion bereits als Teil seiner eDelivery-Lösung, was TZMO neue Möglichkeiten zur weiteren Automatisierung und Effizienzsteigerung eröffnet.