Gestión de contratos de adquisición: aspectos básicos para empresas

Los departamentos de adquisiciones en grandes empresas son los héroes anónimos que mantienen las ruedas operativas en movimiento. 

Son responsables de buscar bienes y servicios a través de cadenas de suministro globales, gestionar relaciones con proveedores y, lo más crucial, asegurar todo esto en contratos. 

Hablando de la última parte, la gestión de contratos de adquisición no se trata solo del papeleo que rodea diferentes relaciones comerciales y la obtención de bienes. 

Se trata de mitigar riesgos, garantizar valor y mantener a toda la empresa fuera de problemas.

¿Qué es la gestión de contratos de adquisición?

La gestión de contratos de adquisición es el proceso de gestionar contratos relacionados con tareas de adquisición, a lo largo de todo el ciclo de vida del contrato. Podemos decir que es una mezcla de alineación estratégica con diferentes equipos y proveedores externos, control de cumplimiento y responsabilidad continua. Los equipos de adquisiciones utilizan la gestión de contratos para garantizar:

• Precios, términos y SLA están fijados y son exigibles.
• Los proveedores pueden ser responsabilizados por plazos y entregables.
• Las partes interesadas internas saben lo que se acordó y no rompen accidentalmente los términos.
• Los riesgos contractuales (como renovaciones automáticas o brechas de datos) se detectan tempranamente.

Ahora, vamos a profundizar más en los escenarios de ejemplo que los equipos de adquisiciones en empresas enfrentan para ayudar a visualizar mejor todo el conjunto.

Gestión de contratos de adquisición: 3 ejemplos en diferentes industrias

Para darte una mejor comprensión de la gestión de contratos en los departamentos de adquisiciones, analizaremos tres ejemplos específicos en diferentes industrias, comenzando por el mundo tecnológico.

1. Industria tecnológica: licencias SaaS y privacidad de datos

Imagina que una empresa global de software está renovando un acuerdo de licencia SaaS de varios años con un proveedor de servicios en la nube. El tipo de contrato a tratar en ese caso es un acuerdo de licencia de software con SLA y garantías de tiempo de actividad. El papel de adquisiciones para gestionar contratos de este tipo es básicamente asegurar que la renovación no introduzca un aumento automático de precios, negociar los términos para la residencia de datos y el cumplimiento (piensa en GDPR, SOC 2), y coordinarse con los equipos de Seguridad de la Información y legal para revisar las cláusulas de notificación de infracciones—es decir, revisar cuidadosamente lo que dice el contrato sobre:

• Qué sucede si el proveedor sufre una brecha de datos (por ejemplo, es hackeado, pierde datos de clientes). 
• Con qué rapidez el proveedor debe notificar a tu empresa sobre la brecha (por ejemplo, dentro de 24 o 72 horas). 
• Qué responsabilidades tiene el proveedor, como investigar la brecha, solucionar el problema o cubrir daños.

¿Por qué importa adquisiciones? 

La importancia de adquisiciones aquí está en trabajar activamente para proteger a la empresa contra términos desfavorables. Por ejemplo, si el proveedor falla o no cumple con la normativa, la empresa podría enfrentar interrupciones del servicio o exposición legal. Adquisiciones tiene visibilidad sobre los términos y condiciones del contrato que rigen la responsabilidad, el soporte y la renovación.

2. Farmacéutica: contratos de suministro para ensayos clínicos

Ahora, vamos a analizar un ejemplo de una empresa farmacéutica que contrata a una CRO (Organización de Investigación por Contrato) para un ensayo clínico de Fase III. Antes de que el contrato esté incluso terminado, los equipos de adquisiciones ya tienen mucho entre manos. Esto se debe a que cuando una empresa contrata una CRO, el contrato suele ser de alto valor, a largo plazo y altamente regulado, por lo que el papel de adquisiciones incluye seleccionar una CRO cualificada con un historial de cumplimiento y fiabilidad. Aquí, el tipo de contrato que adquisiciones tendrá que gestionar probablemente será un Acuerdo Marco de Servicios y un SOW (Declaración de Trabajo) para logística del sitio, pruebas de laboratorio y análisis de datos. El papel de adquisiciones en este caso es:

• Asegurar que los pagos basados en hitos estén vinculados a entregables reales.
• Supervisar los plazos del contrato para alinearlos con las fechas límite de presentación regulatoria.
• Realizar seguimiento de cambios y posibles ampliaciones de alcance.
• Negociar entregables claros, hitos y condiciones de pago.
• Asegurar que el contrato proteja contra retrasos, errores de datos o riesgos regulatorios.

¿Por qué importa adquisiciones?

Los retrasos en ensayos clínicos son costosos y pueden descarrilar lanzamientos de productos. Una cláusula omitida sobre fechas de entrega del sitio de ensayo o informes de datos puede alterar todo el proceso—adquisiciones se asegura de que el dinero permanezca en el bolsillo de la empresa.

3. Fabricación: acuerdos de suministro de materias primas

Ahora veamos un fabricante automotriz que firma contratos de suministro a largo plazo para acero y microchips. El tipo de contrato en este caso podría ser un acuerdo de compra multianual basado en volumen. El papel de adquisiciones gestionando este tipo de contrato sería:

• Fijar precios y cantidades durante condiciones volátiles del mercado.
• Supervisar calendarios de entrega y penalizaciones por retrasos.
• Mitigar riesgos, por ejemplo, con cláusulas de aprovisionamiento dual—permitiéndoles obtener el material a través de otro proveedor si el primero sufre una detención en la cadena de producción o hay demasiada volatilidad de precios.

¿Por qué importa adquisiciones?

Si un proveedor no cumple con las entregas, toda la línea de producción podría detenerse. Adquisiciones debe realizar seguimiento del rendimiento y las cláusulas de renovación para evitar sorpresas desagradables.

8 tipos comunes de contratos de adquisición

Conociendo los escenarios de ejemplo a los que se enfrentan los equipos de adquisiciones al gestionar contratos, examinemos los tipos de contratos más comunes que gestionan en general.

1. Contratos de precio fijo (FFP)

Un gestor de adquisiciones debe conocer sus contratos de precio fijo (FFP), que son un tipo de contrato de adquisición donde el comprador acuerda pagar al vendedor una cantidad fija por un producto o servicio definido, independientemente de los costes reales incurridos por el vendedor.

Estos son comunes tanto en adquisiciones gubernamentales como del sector privado y se utilizan frecuentemente cuando los requisitos del proyecto son claros y bien definidos. El papel de adquisiciones en contratos de precio fijo es asegurar una definición clara del alcance, selección de proveedores y términos contractuales que protejan a la organización mientras aseguran calidad y entregables a tiempo a un coste fijo.

A su vez, los equipos de adquisiciones deben estar atentos a alcances vagos y especificaciones incompletas en contratos FFP, ya que cualquier ambigüedad puede llevar a disputas, costes ocultos o entregables de baja calidad. La gestión de relaciones con proveedores no puede sufrir, y la vaguedad en cualquier comunicación casi siempre conduce a eso.

2. Contratos de reembolso de costes

Los contratos de reembolso de costes son acuerdos donde el comprador acepta cubrir los costes reales incurridos por el vendedor durante el proyecto, más una tarifa adicional o beneficio. Estos se utilizan típicamente cuando el alcance del proyecto no está completamente definido, o cuando se necesita flexibilidad.

El papel de adquisiciones aquí es negociar estructuras de costes claras y mecanismos de supervisión, seguimiento del rendimiento y gasto, y asegurar transparencia y responsabilidad durante todo el ciclo de vida del contrato.

3. Acuerdos Marco de Servicios (MSA)

Estos son la columna vertebral de las relaciones a largo plazo con proveedores. Los MSA definen los términos generales—pago, derechos de propiedad intelectual, resolución de disputas—para que futuros proyectos con el mismo proveedor no requieran renegociación desde cero. Los equipos de adquisiciones se centran en negociar términos generales favorables que se amplíen a través de los equipos.

4. Declaraciones de Trabajo (SOW)

Los acuerdos de Declaración de Trabajo definen el alcance, entregables, plazos y precios para trabajo específico bajo un MSA. 

Piensa en ellos como una "lista de tareas". Los equipos de adquisiciones fijan el alcance, entregables y penalizaciones por trabajo tardío o de baja calidad. 

Con estos tipos de contratos, adquisiciones debe definitivamente estar atento a la vaguedad. Porque conduce a la expansión del alcance, señalamiento de culpas y sobrecostes presupuestarios.

5. Acuerdos o Órdenes de Compra (PO)

Los Acuerdos de Compra se utilizan para adquirir bienes, materiales o servicios puntuales. Las PO a menudo se automatizan a través de sistemas ERP (Planificación de Recursos Empresariales) pero siguen vinculadas a términos negociados previamente. 

Los equipos de adquisiciones aquí aseguran que los precios y condiciones de entrega coincidan con las condiciones del contrato. Cualquier término desalineado entre contrato y PO puede causar disputas de facturas o retrasos en envíos.

6. Acuerdos de Confidencialidad (NDA)

Un contrato fundamental pero a menudo pasado por alto—los NDA se firman temprano para permitir discusiones abiertas sin exponer propiedad intelectual, secretos comerciales o planes estratégicos. 

El enfoque principal aquí es proteger los datos de la empresa al iniciar asociaciones con nuevos proveedores.

7. Contratos de licencia y SaaS

Los contratos de licencia y SaaS rigen el acceso al software—por ejemplo, basado en la nube. Están llenos de términos técnicos: límites de uso, SLA de soporte, garantías de tiempo de actividad y propiedad de datos. 

Así, los equipos de adquisiciones deben asegurarse de que el negocio obtiene lo que está pagando—escalabilidad, cumplimiento, soporte. Especialmente están atentos a renovaciones automáticas ocultas, niveles de licencia inflexibles o derechos de datos inadecuados que pueden crear dolores de cabeza a largo plazo.

8. Acuerdos de subcontratación y logística

Por último, pero no menos importante. Los equipos de adquisiciones también tratan a menudo con acuerdos de subcontratación y logística, que cubren servicios de terceros, como cadenas de suministro, almacenamiento, atención al cliente o incluso servicios de asistencia de TI. 

Aquí, perfeccionan los Acuerdos de Nivel de Servicio, alcances de servicio, modelos de precios y términos de gestión de riesgos.

Proceso de contratos de adquisición y mejores prácticas

El proceso de tratar con contratos a través de diferentes equipos suele ser bastante similar, empiezas con la creación del contrato, luego el contrato se firma, y terminas renovando o finalizando el acuerdo por completo.

Pero cada equipo tiene sus propias cosas en las que centrarse a lo largo de las diferentes etapas en la gestión de contratos.

Así que repasemos las mejores prácticas para la gestión de contratos cuando se trata específicamente de equipos de adquisiciones.

Recepción y recopilación de requisitos

Primero, alguien necesita algo. Adquisiciones recopila los detalles, confirma el presupuesto y verifica la elegibilidad del proveedor.

Las acciones clave aquí son:

• Confirmar la solicitud: ¿cuál es exactamente la necesidad y por qué es necesaria?
• Validar el presupuesto: asegurar que los costes están dentro del alcance y que las aprobaciones financieras correctas están en su lugar.
• Elegibilidad del proveedor: comprobar si el proveedor está pre-aprobado, tiene las calificaciones adecuadas y cumple con los estándares de la empresa.
• Si es necesario, realizar investigación de mercado para encontrar el proveedor adecuado.

Mejor práctica: tener un formulario estandarizado de solicitud para capturar los detalles clave de una sola vez. Esto evita confusiones y asegura que no te pierdas ninguna información crucial desde el principio.

Redacción y negociación

Una vez que tienes todos los requisitos, comienzas a redactar el contrato y luego negocias los términos y condiciones.

Las acciones clave aquí son:

• Personalizar el contrato: adaptar los términos para que coincidan con las necesidades exactas, ya sea niveles de servicio, precios o cláusulas de propiedad intelectual, especialmente si trabajas con plantillas. 
• Involucrar al equipo legal: legal debe ser involucrado temprano para revisar términos, especialmente en acuerdos complejos o cuando hay alto riesgo, como el ejemplo que cubrimos con licencias SaaS y privacidad de datos. 
• Negociar protecciones comerciales: los equipos de adquisiciones deben negociar cláusulas que protejan a la empresa financiera y operativamente, como penalizaciones por plazos no cumplidos, descuentos por volumen, derechos de terminación o limitaciones de exclusividad. 
• Alinear sobre obligaciones del proveedor: asegurarse de que el contrato especifique claramente de qué es responsable el proveedor, incluyendo estándares de entrega, informes, requisitos de seguridad y cumplimiento de normativas. 
• Validar modelos de precios: adquisiciones debe verificar doblemente la estructura de precios. Ya sea fija, escalonada o basada en el uso para asegurar que se alinee con las necesidades del negocio.

Mejor práctica: mantener el contrato simple y claro—usa lenguaje simple y directo siempre que sea posible para evitar ambigüedades.

Flujo de aprobación

Finanzas, legal, cumplimiento, jefes de departamento y partes interesadas—todos tienen que firmar y "bendecir" el contenido del contrato.

Las acciones clave aquí pueden verse como:

• Aprobación multifuncional: cada departamento necesita asegurar que el contrato se alinee con los objetivos de la empresa y los requisitos de cumplimiento. 
• Alineación de las partes interesadas: adquisiciones debe verificar nuevamente que el contrato refleje lo que se solicitó y acordó originalmente.

Mejor práctica: automatizar el flujo de trabajo. Usar un software de gestión de contratos para automatizar el enrutamiento de aprobaciones acelera el proceso y reduce la posibilidad de malentendidos.

Firma del documento

Una vez que todos han aprobado los términos, es hora de firmar. Hoy en día, las firmas digitales son la norma, agilizando el proceso y garantizando la seguridad.

Así, las acciones clave aquí son:

• Verificar la integridad: asegurarse de que todos los anexos, adendas y anexos necesarios estén adjuntos antes de la ejecución. 
• Confirmar la identidad del proveedor: si es necesario, antes de firmar el documento final, confirmar la identidad del proveedor. 
• Asegurar que todas las firmas estén presentes: verificar que todas las partes requeridas firmen el contrato, tanto internas como externas.

Mejor práctica: utilizar una plataforma de firma electrónica segura y establecida que ofrezca todas las características que necesitas para realmente agilizar la gestión y firma de contratos de adquisición.

Por ejemplo, Autenti es una herramienta de firma electrónica completamente segura que ofrece todo lo que necesitas en la firma de documentos de adquisición. Desde verificación de identidad, pasando por firma masiva, registros de auditoría para cada firma enviada, notificaciones cuando los documentos deben ser firmados, y un archivo basado en la nube para un fácil almacenamiento de contratos firmados.

Haz que la gestión de contratos de adquisición sea segura y fácil con Autenti. Prueba gratis durante 14 días directamente, sin necesidad de tarjeta de crédito.

Almacenamiento y acceso

Después de la ejecución, el contrato debe almacenarse adecuadamente para futuras referencias. Ya sea para auditoría, cumplimiento o renovación, el fácil acceso al contrato es crítico.

Las acciones clave aquí son:

• Almacenar el contrato en un almacenamiento centralizado: guardar todos los contratos en un solo lugar con control de versiones—por ejemplo, usando Autenti. 
• Asegurar fácil recuperación: si no estás usando una herramienta que lo haga por ti, asegúrate de organizar los documentos tú mismo. Los contratos deben estar categorizados, etiquetados y ser buscables para permitir un acceso rápido cuando sea necesario.

Mejor práctica: implementar control de versiones para realizar seguimiento de los cambios del contrato a lo largo del tiempo y prevenir confusiones.

Seguimiento y gestión de renovaciones

El último paso es donde muchos contratos se desmoronan—porque nadie supervisa SLA o renovaciones automáticas hasta que es demasiado tarde.

Así, esta etapa se trata de realizar seguimiento del rendimiento del proveedor, cumplimiento del contrato y próximas renovaciones para asegurarse de que todo esté en orden.

Las acciones clave aquí implican:

• Supervisar el rendimiento del contrato: realizar seguimiento de SLA, hitos y entregables para asegurarse de que los proveedores estén cumpliendo con sus obligaciones. 
• Estar al tanto de las renovaciones: configurar alertas y recordatorios con bastante antelación a la expiración del contrato o renovaciones automáticas.

Mejor práctica: realizar revisiones periódicas. Ya sea trimestralmente o semestralmente, las revisiones ayudan a identificar problemas de rendimiento u oportunidades de ahorro de costes antes de que se conviertan en problemas.

Desafíos comunes que enfrentan los equipos de adquisiciones en empresas

La gestión de contratos empresariales es un caso específico de gestión de contratos por sí mismo. Añade a eso las especificidades de adquisiciones, como la gestión de proveedores, y terminas con obstáculos únicos.

Los desafíos en la gestión de contratos de adquisición pueden verse similares a los que hemos descrito a continuación.

Volumen y complejidad

Un desafío común en la gestión de contratos es el volumen y alta complejidad de tales documentos. Los equipos de adquisiciones específicamente tratan con cientos, a veces miles, de contratos anualmente. Desde simples órdenes de compra hasta masivos acuerdos de servicio de varios años, es mucho para manejar.

Cumplimiento

Con políticas internas, marcos regulatorios y leyes de comercio internacional en juego, mantenerse en cumplimiento no es opcional—es crítico.

Cada contrato debe cumplir con:

• Controles internos y políticas de aprobación.
• Marcos regulatorios (piensa en GDPR o HIPAA).
• Leyes de comercio locales e internacionales.

¿Un paso en falso? Exposición legal, multas o peor. Adquisiciones tiene que equilibrar agilidad con responsabilidad.

Coordinación de partes interesadas

Legal, finanzas, operaciones, TI—todos tienen interés, y adquisiciones es el punto de coordinación. Cada parte interesada tiene sus propias prioridades y adquisiciones necesita alinear a todos.

Gestión de proveedores

No solo firmar contratos, sino asegurarse de que los proveedores entreguen lo que prometieron, cuando lo prometieron.

Firmar un contrato es solo el primer paso. Asegurar que el proveedor:

• Entregue lo que prometió.
• Cumpla con sus SLA.
• Se mantenga en cumplimiento.

Es a menudo donde comienza el trabajo real. Adquisiciones tiene que rastrear, perseguir, escalar y negociar, continuamente.

Silos de datos y herramientas obsoletas

Muchos equipos de adquisiciones todavía están atrapados con sistemas de gestión de contratos obsoletos o hojas de cálculo, lo que mata la visibilidad y eficiencia.

A pesar de su escala, muchas empresas todavía dependen de:

• Hilos de correo electrónico, 
• Unidades compartidas, 
• Seguimientos en Excel, 
• Y sistemas legales desconectados.

¿El resultado? Contratos perdidos, renovaciones olvidadas y cero visibilidad. Adquisiciones no puede gestionar lo que no puede ver, incluso con la mejor estrategia de gestión de contratos a bordo.

¿Qué puede cambiar?

Todos conocemos la importancia de la gestión de contratos, pero también conocemos los desafíos que conlleva. Entonces, ¿cómo te aseguras de poder cosechar todos los beneficios de la gestión de contratos, agilizando realmente el trabajo de adquisiciones?

Hay algunas soluciones que puedes añadir a tu proceso de gestión de contratos para ayudar a enfrentar cualquier desafío de frente.

En primer lugar, un uso más inteligente de la tecnología. Las herramientas de gestión del ciclo de vida del contrato (CLM) asistidas por IA pueden ser un cambio radical. Ayudan a señalar riesgos, gestionar renovaciones y ofrecer visibilidad en tiempo real.

En segundo lugar, pasar de la documentación tradicional a la firma electrónica. Como TZMO—un productor global de productos cosméticos, de higiene y médicos redujo su tiempo de procesamiento de contratos hasta un 90% mediante la implementación de firmas electrónicas con la plataforma Autenti.

En tercer lugar, adquisiciones no debería trabajar en un silo. Intégralo con legal, finanzas y operaciones desde el principio para asegurarte de que todos se mantengan en el camino de principio a fin.

Por último, pero no menos importante, utiliza plantillas pero mantén la flexibilidad. Cada acuerdo es un poco diferente, pero también, cada acuerdo tiene partes estancadas que no tienes que reinventar cada vez.