Rastro de auditoría de firma electrónica: explicado con un ejemplo real de las Tarjetas de Firma de Autenti

Una de las mayores fortalezas de las firmas electrónicas es la seguridad y transparencia que proporcionan.

Al firmar documentos electrónicamente, puedes estar seguro de que la otra parte validará su firma, incluso con métodos simples como la autenticación de dos factores con su dirección de correo electrónico o número de teléfono, lo que lo hace bastante seguro.

Para mejorar aún más la seguridad, puedes verificar la identidad de la persona que firma el documento, comprobando su documentación de identidad, usar firmas electrónicas más avanzadas, como una Firma Electrónica Cualificada que utiliza tecnología de cifrado avanzada, Infraestructura de Clave Pública y más para mantener tus firmas seguras.

Pero además de ser extremadamente seguras independientemente del tipo de firma electrónica, las firmas electrónicas también ofrecen total transparencia durante todo el proceso.

Gracias a lo que se denomina rastro de auditoría de firma electrónica, siempre puedes comprobar la autenticidad de las firmas realizadas, verificar la fecha y hora exactas de las firmas, comprobar las direcciones IP de los dispositivos utilizados para firmar y asegurarte de que el documento permanece inalterado después de la firma.

¿Cómo?

Lo explicamos todo a continuación.

Tabla de contenidos

1. ¿Qué es un rastro de auditoría de firma electrónica?
2. Características imprescindibles del rastro de auditoría
3. Ejemplo real: rastros de auditoría en Autenti
4. Tarjeta de Firma
5. ¿Cómo puedes utilizar los rastros de auditoría y las Tarjetas de Firma de Autenti?
6. Mantén tus documentos y firmas seguros con Autenti
7. Preguntas frecuentes

¿Qué es un rastro de auditoría de firma electrónica?

Un rastro de auditoría de firma electrónica es esencialmente un registro del proceso de firma electrónica, que documenta el cuándo, dónde y cómo de las firmas electrónicas realizadas.

El rastro de auditoría respalda la credibilidad de las firmas y, si es necesario, puede servir como prueba legal en cualquier disputa o procedimiento.

Al igual que los testigos de una firma manuscrita comprueban la documentación de identidad antes de que se coloque una firma en un documento, asegurando un proceso válido, el rastro de auditoría de firma electrónica garantiza lo mismo (o incluso más seguridad), pero digitalmente.

Enumera todos los detalles esenciales de cada firma electrónica colocada en un documento determinado y viene con sellos electrónicos que garantizan que el documento permanezca inalterado después de la firma.

Características imprescindibles del rastro de auditoría

Un rastro de auditoría de firma electrónica válido debe contener la siguiente información:

• Detalles de identificación: nombre y apellidos de la persona que firma el documento, así como la dirección IP del dispositivo utilizado para realizar la firma.
• Detalles de verificación: mostrando cómo se ha verificado cada firma colocada en el documento, ya sea por correo electrónico, código SMS, videoconferencia u otro método.
  
• Hora y fecha: registrando la hora y fecha exactas en que se ha realizado cada firma electrónicamente, así como la fecha y hora exactas del inicio del proceso de recopilación de firmas.
• Cualquier cambio: para garantizar la integridad adecuada de un documento, el rastro de auditoría también rastrea cualquier posible cambio realizado en el documento firmado.

Ejemplo real: rastros de auditoría en Autenti

Un ejemplo real de un rastro de auditoría de firma electrónica efectivo es el emitido por la Tarjeta de Firma de Autenti, incluida en cada documento firmado digitalmente como última página, para una fácil referencia de los detalles más importantes.

Autenti es una plataforma de software de firma electrónica que facilita más que nunca la eliminación del papel. Con ella, obtienes acceso a tres tipos principales de firmas electrónicas:

• Firmas Electrónicas Simples (SES): perfectamente adecuadas para firmar el 90% de los documentos en transacciones comerciales, incluyendo acuerdos de cooperación o contratos de venta de bienes muebles. Validadas mediante métodos simples, como la autenticación de dos factores utilizando la dirección de correo electrónico del firmante o número de teléfono con un código único.
  
• Firmas Electrónicas Avanzadas (AES): ideales para contratos y cláusulas más complejos. Este tipo de firma electrónica permite verificar la identidad de la persona que firma el documento, revisando sus documentos de identidad, por ejemplo, fotografiándolo.
  
• Firmas Electrónicas Cualificadas (QES): una firma digital perfecta para los contratos más complicados, como aquellos que transfieren derechos de autor. Las firmas cualificadas pueden parecer complejas, pero no lo son cuando se realizan con el proveedor adecuado, como Autenti. Aquí, tendrás acceso a más de 170 proveedores de QES en toda Europa, mientras que aquellos que firman los documentos podrán validar sus identidades con las Autoridades de Certificación de forma fluida, incluso completamente en línea.
  

Ahora, dado que Autenti es una plataforma completamente segura, que cumple con los estándares globales y europeos, como ISO 27001, RGPD, y ofrece total conformidad con eIDAS, cada firma se procesa y registra adecuadamente, con un rastro de auditoría incluido para cada documento firmado.

Tarjeta de Firma

Sirviendo como visualización de las firmas electrónicas realizadas, pero también englobando todos los detalles cruciales para un rastro de auditoría, Autenti emite una Tarjeta de Firma para cada documento firmado.

La Tarjeta de Firma contiene toda la información que un rastro de auditoría de firma electrónica debe tener para servir como un registro válido del proceso de firma digital, incluyendo:

• ID del documento firmado,
• nombre y apellidos de las personas que firman el documento electrónicamente,
• detalles adicionales de los firmantes (si corresponde), como dirección de correo electrónico o sus números de identificación fiscal,
• firmas digitales registradas junto con todos sus detalles, como métodos de validación utilizados, fecha y hora exacta de su realización, así como direcciones IP de los dispositivos utilizados para firmar.

La Tarjeta de Firma de Autenti también incluye dos sellos emitidos por Autenti para el documento firmado: uno para iniciar el proceso de firma y el segundo para finalizarlo.

El sello electrónico emitido para cada documento después de que las firmas hayan sido recopiladas con Autenti garantiza que el documento no será manipulado después de la firma.

¿Cómo puedes utilizar los rastros de auditoría y las Tarjetas de Firma de Autenti?

Gracias a los rastros de auditoría, como la Tarjeta de Firma de Autenti, puedes:

• verificar fácilmente quién firmó un documento determinado y qué tipo de firma electrónica se utilizó para firmarlo,
• comprobar la fecha y hora cuando se aplicaron las firmas y sellos electrónicos, dándote fácil acceso al historial del documento,
• confirmar la autenticidad de la documentación,
• confiar en el rastro de auditoría para resolver disputas ofreciendo evidencia clara de las acciones tomadas durante el proceso de firma, así como toda la información sobre el mismo,
• confiar en que la integridad del documento está intacta porque el rastro de auditoría confirma que no se realizaron cambios después de aplicar la firma,
• mejorar la seguridad y detectar accesos no autorizados o cualquier intento de manipular el documento mediante el seguimiento de las acciones realizadas con el documento y las firmas enviadas.

En definitiva, los rastros de auditoría de firmas electrónicas te dan ese único lugar para no solo rastrear cada firma y verificar sus detalles, sino también para confirmar que está completamente protegido contra manipulaciones.

Mantén tus documentos y firmas seguros con Autenti

Autenti es un Proveedor de Servicios de Confianza que garantiza la seguridad y transparencia adecuadas con cada firma electrónica.

Firma documentos en línea y verifica fácilmente la autenticidad e integridad de las firmas electrónicas con Autenti.

Para cada documento firmado, Autenti emitirá una Tarjeta de Firma que servirá como rastro de auditoría admisible en tribunales de cada firma electrónica, incluyendo:

• hora y fecha exactas de cada firma realizada,
• métodos de verificación utilizados,
• direcciones IP de los dispositivos utilizados para firmar,
• sellos respaldados por Autenti para iniciar el proceso de firma y finalizarlo,
  
• número de ID del documento,
• nombre, apellidos y otros detalles de las personas que firman el documento.

Encontrarás la Tarjeta de Firma incluida como última página en el documento firmado, a la que puedes volver fácilmente para rastrear el historial del documento, comprobar la autenticidad de las firmas y más.

Prueba la plataforma Autenti gratis durante 14 días completos y comprueba lo fácil que puede ser eliminar el papel.

Firma documentos utilizando tres tipos diferentes de firmas electrónicas, no te preocupes por ningún límite de documentos y disfruta de una plataforma en línea intuitiva.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un rastro de auditoría de firma electrónica?

Un rastro de auditoría de firma electrónica es un registro de auditoría o certificado de finalización para el documento firmado electrónicamente, que registra todos los detalles esenciales sobre las firmas realizadas. Dicha información, además de darte tranquilidad al firmar digitalmente, también puede servir de manera segura como evidencia legal en disputas. Básicamente confirma la validez de las firmas electrónicas.

¿Qué información debe tener un rastro de auditoría?

Los rastros de auditoría para cada documento firmado electrónicamente deben registrar la información más importante sobre cada firma electrónica realizada en el documento y sobre el documento firmado. Los detalles de ejemplo incluyen direcciones IP de los dispositivos utilizados para cada firma, fecha y hora exactas de cada firma electrónica, o métodos de verificación utilizados para cada firma.

¿Autenti proporciona un rastro de auditoría de firma electrónica?

Dado que Autenti cumple totalmente con eIDAS como proveedor de firma electrónica, sí realiza un informe de auditoría o rastro de auditoría para cada documento firmado. En Autenti, el rastro de auditoría viene en forma de Tarjeta de Firma que engloba todos los detalles cruciales que debe tener un rastro de auditoría, contiene sellos electrónicos que garantizan que el documento no será manipulado y visualiza las firmas electrónicas realizadas en el documento.

¿Se puede utilizar el rastro de auditoría de firma electrónica como prueba legal en casos judiciales?

Sí, puedes utilizar el rastro de auditoría de firma electrónica como prueba legal en casos judiciales ya que las firmas electrónicas están reconocidas globalmente como legalmente vinculantes. Varias regulaciones en todo el mundo establecen los estándares para la firma electrónica, como eIDAS en Europa, E-Sign Act en Estados Unidos o ZertES en Suiza. Los rastros de auditoría demuestran mostrar total transparencia para cada firma electrónica realizada digitalmente, mostrando la fecha y hora exactas de cada firma, direcciones IP de los dispositivos utilizados para firmar e incluso métodos de verificación; todo esto facilita revisar su autenticidad, incluso en casos judiciales.