Gestión de contratos KPIs: métricas, consejos y ejemplos reales

La gestión de contratos es un proceso complejo con muchos desafíos naturales, desde tareas repetitivas que consumen tiempo hasta silos comunes entre equipos, dificultades para cerrar acuerdos o procesos prolongados de firma de documentos.

Ahora, para lidiar con esta complejidad debes comenzar implementando una estrategia bien pensada, que analizamos en detalle en este artículo.

Una gran parte de establecer tu estrategia para gestionar contratos es establecer los KPIs correctos, seguirlos a lo largo del tiempo y, por supuesto, mejorar basándote en los datos recopilados.

En este artículo, hablaremos más sobre qué KPIs deberías seguir para hacer que la gestión de contratos sea lo más eficiente posible.

También abordaremos las mejores prácticas para el seguimiento de KPIs y proporcionaremos algunos ejemplos reales de KPIs medibles de gestión de contratos para el éxito, con el fin de darte una mejor idea sobre qué medir exactamente.

Comencemos.

Resumen: 15 KPIs de gestión de contratos para seguir con descripciones

Si te estás quedando sin tiempo, consulta nuestra tabla rápida de KPIs de gestión de contratos con todas las métricas explicadas a lo largo de este artículo.

KPIs de gestión de contratos: ¿por qué son una herramienta tan importante para cada equipo?

Ahora pasemos a una explicación detallada de los KPIs en términos de gestión de contratos, comenzando con el qué y el porqué.

Los Indicadores Clave de Desempeño (KPIs) de gestión de contratos son la herramienta que vas a utilizar para medir realmente si tu proceso de gestión de contratos funciona como deseas o no.

Los KPIs te ayudan a encontrar una manera de seguir no solo los éxitos de tu negocio, sino también los fracasos y buscar áreas que necesitan mejoras.

Diferentes equipos pueden seguir diferentes KPIs adaptados a su área de experiencia. Por ejemplo, el seguimiento de KPIs puede proporcionar información sobre la eficiencia de la gestión de contratos en las siguientes áreas específicamente:

1. Equipos legales: pueden seguir el cumplimiento del contrato y los plazos de renovación para reducir riesgos legales y evitar penalizaciones. Por ejemplo, al monitorear los KPIs de vencimiento, el equipo legal puede prevenir renovaciones automáticas en la firma de contratos que ya no sean favorables.
2. Adquisiciones: aquí los KPIs también pueden ayudar enormemente. Los equipos de adquisiciones monitorean el rendimiento del proveedor y el cumplimiento del contrato asegurándose de que se mantenga la eficiencia de costos. Por ejemplo, gracias al seguimiento del tiempo de cierre de acuerdos como su KPI, el equipo identificó con éxito a un proveedor que constantemente incumplía los SLAs y renegoció los términos.
3. Finanzas: puede seguir el valor del contrato, los términos de pago y los plazos incumplidos para optimizar el flujo de efectivo. Con los KPIs adecuados monitoreados, el equipo de finanzas señaló pagos retrasados, mejorando el reconocimiento de ingresos y las previsiones como resultado.
4. Equipos de ventas e ingresos: deben monitorear los tiempos del ciclo del contrato para cerrar acuerdos más rápidamente. Para ventas, los KPIs proporcionan una forma de encontrar obstáculos cruciales dentro de sus flujos de trabajo que ralentizan el tiempo para cerrar acuerdos.
5. Operaciones y cumplimiento: aseguran el cumplimiento regulatorio mediante el seguimiento de KPIs relacionados con el cumplimiento. Por ejemplo, el equipo de cumplimiento utilizó KPIs para confirmar que todos los contratos de proveedores incluyen las cláusulas requeridas de privacidad de datos.
6. Proveedores y suministradores: obtienen información sobre el rendimiento del contrato y los cronogramas de pago. Por ejemplo, un proveedor mejoró la calidad del servicio siguiendo los KPIs de rendimiento en los contratos con clientes.

15 KPIs importantes de gestión de contratos para seguir

Repasemos ahora 15 KPIs cruciales de gestión de contratos para seguir y mantener la eficiencia en diferentes áreas de tu flujo de trabajo, comenzando específicamente con la eficiencia del contrato.

Métricas de eficiencia

Comenzando con métricas de eficiencia, como el seguimiento del tiempo promedio de respuesta de aprobación o el tiempo que toma completar un ciclo de vida completo del contrato.

Estas métricas te ayudan a seguir el progreso y el rendimiento de tus operaciones de gestión de contratos, administración de contratos y, en última instancia, la efectividad de tu proceso de contrato en su conjunto.

El seguimiento de tales métricas en la gestión de contratos es crucial porque impacta directamente en la agilidad empresarial, el ahorro de costos y la reducción de riesgos.

Para maximizar la eficiencia, puedes comenzar por seguir estas métricas de rendimiento de gestión de contratos:

• Tiempo del ciclo del contrato: el tiempo que toma para que un contrato se complete.

Desde la iniciación hasta la ejecución.

• Tiempo de respuesta de aprobación del contrato: la velocidad de las aprobaciones internas.
• Tasa de error en contratos: la frecuencia de errores que pueden surgir durante el contrato requiriendo revisiones adicionales.

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¿Por qué?

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Métricas de cumplimiento y riesgo

Yendo un paso más allá, otra gran parte de la gestión de contratos es, por supuesto, la mitigación de riesgos y el cumplimiento de los términos del contrato con las leyes legales.

Para asegurarte de que tu negocio esté funcionando bien en esta área, deberías seguir algunas métricas de cumplimiento y riesgo del contrato, como el porcentaje general de contratos que cumplen con los requisitos de cumplimiento o el número total de incumplimientos sufridos.

¿Por qué?

Principalmente para proteger al negocio de daños financieros y de reputación.

Al preparar el negocio para posibles auditorías y monitorear las tasas de cumplimiento del contrato, las organizaciones pueden identificar brechas en el cumplimiento regulatorio y abordar proactivamente posibles violaciones antes de que escalen.

Los KPIs utilizados para medir el cumplimiento y la gestión de riesgos son:

• Tasa de cumplimiento del contrato: el porcentaje de contratos que cumplen con los requisitos legales y regulatorios.
• Obligaciones perdidas y penalizaciones: el número de incumplimientos y multas asociadas.
• Puntuación de preparación para auditoría: qué tan preparado está el negocio para someterse a una auditoría.

💡 Además de solo monitorear las obligaciones perdidas, penalizaciones o asegurar que tus contratos permanezcan en cumplimiento, es mejor recurrir a la gestión proactiva de riesgos.

De esa manera, pasarás de la resolución frenética de problemas a predecir qué puede hacer que un contrato sea arriesgado y lidiar con ello con anticipación.

Métricas de rendimiento financiero

Aunque cada aspecto de la gestión de contratos, desde la mitigación de riesgos para evitar multas hasta el cierre más rápido de acuerdos, impacta indirectamente en las métricas de rendimiento financiero de un negocio, ahora vamos a profundizar en las métricas directas que afectan a las finanzas.

Estamos hablando específicamente de formas de maximizar el ahorro de costos, optimizar los ingresos y prevenir pérdidas financieras.

Por ejemplo, al monitorear la realización del valor del contrato, las empresas pueden asegurarse de que están capturando todos los beneficios esperados de los acuerdos mientras minimizan la fuga de ingresos causada por un pobre cumplimiento del contrato.

Una buena manera de seguir el impacto financiero de la gestión de contratos es midiendo los siguientes aspectos:

• Realización del valor del contrato: el porcentaje del valor esperado del contrato alcanzado. Mide tu ROI de gestión de contratos, por ejemplo, siguiendo el valor anualizado del contrato y comparándolo con las evaluaciones iniciales del valor del contrato y las realizaciones finales.
• Ahorro de costos por negociaciones: el indicador clave de rendimiento (KPI) aquí es la cantidad ahorrada a través de términos favorables.
• Fuga de ingresos: otra métrica para seguir es el ingreso perdido debido a una mala gestión de contratos.

Métricas de rendimiento de proveedores y vendedores

Se necesitan dos para un contrato, por lo que también deberías seguir métricas importantes relacionadas con el rendimiento de proveedores y vendedores, lo que en última instancia te permite negociar mejores términos y construir una red de proveedores de alto rendimiento y confiables que contribuyan al éxito a largo plazo.

Porque centrarse únicamente en el lado interno de las cosas solo puede ayudar hasta cierto punto.

Por ejemplo, los gestores de contratos pueden monitorear las tasas de entrega a tiempo y el cumplimiento de SLA, las organizaciones pueden evaluar si los proveedores cumplen con las obligaciones contractuales y mantienen la consistencia del servicio.

Ahora los KPIs para una gestión efectiva de contratos relacionados específicamente con las asociaciones comerciales son:

• Tasa de entrega a tiempo: básicamente el cumplimiento de plazos por parte del proveedor.
• Tasa de cumplimiento de SLA: el porcentaje de contratos que cumplen con los acuerdos de nivel de servicio.
• Frecuencia de disputas: el número de problemas relacionados con contratos con proveedores.

Métricas de satisfacción del cliente y partes interesadas

Por último, pero ciertamente no menos importante, vamos a repasar los KPIs específicos para la satisfacción del cliente y las partes interesadas, ya que están muy involucrados en todo el proceso y su satisfacción es crucial para el éxito del funcionamiento del negocio.

Monitorear la satisfacción de las partes interesadas internas ayuda a identificar ineficiencias en los procesos de contrato, permitiendo a los equipos racionalizar los flujos de trabajo y mejorar la colaboración entre departamentos.

A su vez, evaluar la satisfacción del cliente con el contrato asegura que los acuerdos sean claros, justos y beneficiosos, reduciendo la fricción y fomentando asociaciones a largo plazo.

Por ejemplo, seguir las renovaciones de contratos y las tasas de retención proporciona información sobre si los contratos están satisfaciendo las necesidades de ambas partes, ayudando a las empresas a refinar los términos y mejorar la calidad del servicio.

Optimiza la gestión de contratos siguiendo estas métricas de satisfacción del cliente y partes interesadas:

• Satisfacción de partes interesadas internas: comentarios de los equipos que utilizan los contratos.
• Satisfacción del cliente con el contrato: valoraciones de los clientes sobre la equidad y claridad del contrato.
• Tasa de renovación y retención: porcentaje de contratos renovados frente a los terminados.

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"No puedo imaginar volver a las viejas formas, ni para Medicover ni para nuestros clientes. Las firmas electrónicas se han convertido en el estándar."

Łukasz Żuchliński, Jefe de Telesales en Medicover

KPIs de gestión de contratos: 5 mejores prácticas

Saber qué métricas seguir no es suficiente para saber exactamente cómo puedes implementar mejor los KPIs de gestión de contratos a seguir.

Así que para asegurar mejores prácticas de gestión de contratos y seguir los KPIs de una manera que realmente te permita aprender de los hallazgos y mejorar tus procesos, considera los siguientes consejos.

Este enfoque para el seguimiento de KPIs de gestión de contratos debería darte una ventaja inicial para identificar con éxito los éxitos y fracasos en tus procesos, y mejorar según sea necesario.

Seguir los KPIs adecuados te ayuda a mantenerte en el camino correcto

Como se vio anteriormente, hay varios KPIs para la gestión de contratos, desde la efectividad general del contrato y el éxito de la gestión de contratos hasta problemas más específicos como el ROI exacto de los contratos.

Pero si hubiera un consejo que te daríamos en términos de seguimiento de un proceso tan complejo como tiende a ser la gestión de contratos, es establecer objetivos SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y con Tiempo definido) para realmente alcanzar tus objetivos y hacer que los KPIs sean una herramienta útil en lugar de una decepción.

La gestión de contratos tiene muchos beneficios cuando se hace correctamente, asegúrate de encontrarlos todos.

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