Vertragsmanagement KPIs: Kennzahlen, Tipps und reale Beispiele

Vertragsmanagement ist ein komplexer Prozess mit vielen natürlichen Herausforderungen – von zeitaufwändigen und sich wiederholenden Aufgaben bis hin zu üblichen Silos zwischen Teams, Schwierigkeiten beim Abschluss von Geschäften oder langwierigen Unterzeichnungsprozessen für Dokumente.

Um diese Komplexität zu bewältigen, solltest du mit der Implementierung einer gut durchdachten Strategie beginnen, die wir in diesem Artikel ausführlich behandeln.

Ein großer Teil bei der Festlegung deiner Strategie für das Vertragsmanagement ist die Festlegung der richtigen KPIs, ihre Verfolgung im Laufe der Zeit und natürlich die Verbesserung auf Grundlage der gesammelten Daten.

In diesem Artikel werden wir genauer darauf eingehen, welche KPIs du verfolgen solltest, um das Vertragsmanagement so effizient wie möglich zu gestalten.

Wir werden auch die besten Praktiken für das Tracking von KPIs besprechen und einige reale Beispiele für messbare Vertragsmanagement-KPIs für den Erfolg liefern, damit du eine bessere Vorstellung davon bekommst, was genau gemessen werden sollte.

Fangen wir an.

Kurzfassung: 15 zu verfolgende Vertragsmanagement-KPIs mit Beschreibungen

Wenn du wenig Zeit hast, schau dir unsere schnelle Vertragsmanagement-KPI-Tabelle mit allen in diesem Artikel erklärten Kennzahlen an.

Vertragsmanagement KPIs: Warum sind sie ein so wichtiges Werkzeug für jedes Team?

Kommen wir nun zu einer detaillierten KPI-Erklärung im Vertragsmanagement, beginnend mit dem Was und Warum.

Key Performance Indicators (KPIs) im Vertragsmanagement sind das Werkzeug, mit dem du tatsächlich messen kannst, ob dein Vertragsmanagementprozess so funktioniert, wie du es möchtest.

KPIs helfen dir, einen Weg zu finden, um nicht nur die Erfolge deines Unternehmens zu verfolgen, sondern auch Misserfolge und Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu identifizieren.

Verschiedene Teams können unterschiedliche KPIs verfolgen, die zu ihrem Fachgebiet passen. Zum Beispiel kann das Tracking von KPIs Einblicke in die Effizienz des Vertragsmanagements in folgenden Bereichen bieten:

1. Rechtsteams: können die Vertrags-Compliance und Verlängerungsfristen verfolgen, um rechtliche Risiken zu reduzieren und Strafen zu vermeiden. Beispielsweise kann das Rechtsteam durch die Überwachung von Ablauf-KPIs automatische Verlängerungen von nicht mehr vorteilhaften Verträgen verhindern.
2. Beschaffung: hier können KPIs auch enorm helfen. Beschaffungsteams überwachen die Lieferantenleistung und Vertragserfüllung und stellen sicher, dass die Kosteneffizienz aufrechterhalten wird. Zum Beispiel hat das Team dank der Verfolgung der Abschlusszeit als KPI erfolgreich einen Lieferanten identifiziert, der konsequent die SLAs verpasst hat, und die Bedingungen neu verhandelt.
3. Finanzen: kann den Vertragswert, Zahlungsbedingungen und verpasste Fristen verfolgen, um den Cashflow zu optimieren. Mit den richtigen verfolgten KPIs hat das Finanzteam verzögerte Zahlungen markiert und dadurch die Umsatzrealisierung und Prognosen verbessert.
4. Vertriebs- & Umsatzteams: sollten Vertragszyklus-Zeiten überwachen, um Geschäfte schneller abzuschließen. Für den Vertrieb bieten KPIs eine Möglichkeit, entscheidende Blocker in ihren Workflows zu finden, die die Zeit bis zum Abschluss von Geschäften verlangsamen.
5. Betrieb & Compliance: stellen die Einhaltung von Vorschriften sicher, indem sie compliance-bezogene KPIs verfolgen. Beispielsweise hat das Compliance-Team KPIs verwendet, um zu bestätigen, dass alle Lieferantenverträge die erforderlichen Datenschutzklauseln enthalten.
6. Verkäufer & Lieferanten: gewinnen Einblicke in die Vertragsleistung und Zahlungszeitpläne. Ein Lieferant hat beispielsweise die Servicequalität verbessert, indem er Leistungs-KPIs in Kundenverträgen verfolgt hat.

15 wichtige Vertragsmanagement-KPIs zum Verfolgen

Gehen wir nun 15 entscheidende Vertragsmanagement-KPIs durch, die verfolgt werden sollten, um in verschiedenen Bereichen des Workflows effizient zu bleiben, beginnend mit der Vertragseffizienz im Speziellen.

Effizienzmetriken

Beginnen wir mit Effizienzmetriken, wie der Verfolgung der durchschnittlichen Genehmigungszeit oder der Zeit, die für einen kompletten Vertragszyklus benötigt wird. Diese Metriken helfen dir, den Fortschritt und die Leistung deiner Vertragsmanagementoperationen, der Vertragsadministration und letztendlich die Effektivität deines gesamten Vertragsprozesses zu verfolgen.

Die Verfolgung solcher Metriken im Vertragsmanagement ist entscheidend, da sie sich direkt auf die Geschäftsagilität, Kosteneinsparungen und Risikominderung auswirkt.

Um die Effizienz zu maximieren, kannst du mit der Verfolgung dieser Vertragsmanagement-Leistungsmetriken beginnen:

• Vertragszyklus-Zeit: die Zeit, die für den Abschluss eines Vertrags benötigt wird. Von der Initiierung bis zur Ausführung. 
• Vertragsgenehmigungs-Bearbeitungszeit: die Geschwindigkeit interner Genehmigungen. 
• Fehlerrate in Verträgen: die Häufigkeit von Fehlern, die während des Vertrags auftreten können und weitere Überarbeitungen erfordern.

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TZMO hat Autenti in ihre Prozesse implementiert und dadurch ihren Dokumentenfluss optimiert und automatisiert, wodurch der Bedarf an Papierdokumenten minimiert wurde.

Warum?

Weil Autenti es dir ermöglicht, Dokumente, einschließlich verschiedener Verträge, vollständig online mit elektronischen Signaturen zu unterzeichnen – anstatt auf traditionelle Papierunterzeichnung angewiesen zu sein. Jetzt schließt TZMO viele seiner Dokumente in nur wenigen Stunden statt Wochen ab.

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Compliance & Risikometriken

Weiterführend ist ein weiterer wichtiger Teil des Vertragsmanagements natürlich die Risikominderung und die Übereinstimmung der Vertragsbedingungen mit den gesetzlichen Bestimmungen.

Um sicherzustellen, dass dein Unternehmen in diesem Bereich gut abschneidet, solltest du einige Compliance- und Vertragsrisikometriken verfolgen, wie den Gesamtprozentsatz der Verträge, die die Compliance-Anforderungen erfüllen, oder die Gesamtzahl der erlittenen Verstöße.

Warum?

Hauptsächlich, um das Unternehmen vor finanziellen und Reputationsschäden zu schützen.

Durch die Vorbereitung des Unternehmens auf mögliche Audits und die Überwachung der Vertrags-Compliance-Raten können Organisationen Lücken in der Einhaltung von Vorschriften identifizieren und proaktiv potenzielle Verstöße angehen, bevor sie eskalieren.

KPIs zur Messung von Compliance und Risikomanagement sind:

• Vertrags-Compliance-Rate: der Prozentsatz der Verträge, die die rechtlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllen. 
• Versäumte Verpflichtungen & Strafen: die Anzahl der Verstöße und damit verbundenen Bußgelder. 
• Audit-Bereitschafts-Score: wie bereit das Unternehmen ist, ein Audit zu durchlaufen.

💡 Neben der bloßen Überwachung von versäumten Verpflichtungen, Strafen oder der Sicherstellung, dass deine Verträge konform bleiben, ist es am besten, auf proaktives Risikomanagement zu setzen.

Auf diese Weise wechselst du von hektischer Problemlösung zur Vorhersage dessen, was einen Vertrag riskant machen könnte, und kannst damit frühzeitig umgehen.

Finanzielle Leistungsmetriken

Obwohl jeder Aspekt des Vertragsmanagements, von der Risikominderung zur Vermeidung von Bußgeldern bis hin zum schnelleren Geschäftsabschluss, indirekt die finanziellen Leistungsmetriken eines Unternehmens beeinflusst, werden wir uns jetzt mit den direkten Metriken befassen, die die Finanzen beeinflussen.

Wir sprechen speziell über Wege, um Kosteneinsparungen zu maximieren, Einnahmen zu optimieren und finanzielle Verluste zu verhindern.

Durch die Überwachung der Realisierung des Vertragswerts können Unternehmen beispielsweise sicherstellen, dass sie den vollen erwarteten Nutzen aus Vereinbarungen ziehen und gleichzeitig Umsatzverluste durch eine schlechte Vertragsdurchsetzung minimieren.

Eine gute Möglichkeit, die finanzielle Auswirkung des Vertragsmanagements zu verfolgen, ist die Messung der folgenden Aspekte:

• Realisierung des Vertragswerts: der Prozentsatz des erreichten erwarteten Vertragswerts. Miss deinen Vertragsmanagement-ROI, beispielsweise durch die Verfolgung des jährlichen Vertragswerts und stelle ihn den anfänglichen Vertragswerteinschätzungen und endgültigen Realisierungen gegenüber. 
• Kosteneinsparungen aus Verhandlungen: der Schlüsselleistungsindikator (KPI) hier ist die durch günstige Bedingungen eingesparte Menge. 
• Umsatzverluste: eine weitere zu verfolgende Metrik sind die entgangenen Einnahmen aufgrund von schlechtem Vertragsmanagement.

Lieferanten- & Verkäuferleistungsmetriken

Zu einem Vertrag gehören zwei Parteien, weshalb du auch wichtige Metriken im Zusammenhang mit der Lieferanten- und Verkäuferleistung verfolgen solltest, um letztendlich bessere Bedingungen aushandeln zu können und ein Netzwerk von leistungsstarken, vertrauenswürdigen Lieferanten aufzubauen, die zum langfristigen Erfolg beitragen.

Denn eine Konzentration ausschließlich auf die interne Seite kann nur bis zu einem gewissen Grad helfen.

Vertragsmanager können beispielsweise die pünktliche Lieferrate und die SLA-Erfüllung überwachen, damit Organisationen beurteilen können, ob Lieferanten vertragliche Verpflichtungen erfüllen und die Servicekonsistenz aufrechterhalten.

Die KPIs für ein effektives Vertragsmanagement, die speziell mit Geschäftspartnerschaften zusammenhängen, sind:

• Pünktliche Lieferrate: im Grunde die Einhaltung von Fristen durch Lieferanten. 
• SLA-Erfüllungsrate: der Prozentsatz der Verträge, die die Service-Level-Vereinbarungen erfüllen. 
• Streitfrequenz: die Anzahl der vertragsbezogenen Probleme mit Lieferanten.

Kunden- & Stakeholder-Zufriedenheitsmetriken

Zuletzt, aber sicherlich nicht weniger wichtig, werden wir die KPIs besprechen, die speziell die Kunden- und Stakeholder-Zufriedenheit betreffen, da sie stark in den gesamten Prozess eingebunden sind und ihre Zufriedenheit für den erfolgreichen Geschäftsbetrieb entscheidend ist.

Die Überwachung der Zufriedenheit interner Stakeholder hilft, Ineffizienzen in Vertragsprozessen zu identifizieren, und ermöglicht es Teams, Arbeitsabläufe zu optimieren und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen zu verbessern.

Die Bewertung der Kundenzufriedenheit mit Verträgen stellt wiederum sicher, dass Vereinbarungen klar, fair und vorteilhaft sind, was Reibungen reduziert und langfristige Partnerschaften fördert.

Die Verfolgung von Vertragsverlängerungen und Bindungsraten gibt beispielsweise Einblicke darüber, ob Verträge die Bedürfnisse beider Parteien erfüllen, was Unternehmen dabei hilft, Bedingungen zu verfeinern und die Servicequalität zu verbessern.

Optimiere das Vertragsmanagement durch die Verfolgung dieser Kunden- und Stakeholder-Zufriedenheitsmetriken:

• Interne Stakeholder-Zufriedenheit: Feedback von Teams, die die Verträge nutzen. 
• Kundenzufriedenheit mit Verträgen: Bewertungen der Kunden hinsichtlich Vertragsfairness und Klarheit. 
• Verlängerungs- & Bindungsrate: Prozentsatz der verlängerten gegenüber beendeten Verträge.

💡 Schau dir an, wie Medicover – ein Anbieter einer breiten Palette von Mitarbeiterleistungen – ihre Kundenzufriedenheit gesteigert hat, indem sie zu elektronischen Signaturen mit Autenti gewechselt sind, anstatt sich auf langwierige traditionelle Vertragsunterzeichnungen zu verlassen.

"Ich kann mir nicht vorstellen, zu den alten Methoden zurückzukehren, weder für Medicover noch für unsere Kunden. Elektronische Signaturen sind zum Standard geworden."

Łukasz Żuchliński, Leiter des Telesales bei Medicover

Vertragsmanagement KPIs: 5 Best Practices

Zu wissen, welche Metriken zu verfolgen sind, reicht nicht aus, um genau zu wissen, wie du Vertragsmanagement-KPIs am besten implementieren kannst.

Um bessere Vertragsmanagementpraktiken zu gewährleisten und KPIs so zu verfolgen, dass du tatsächlich aus den Ergebnissen lernen und deine Prozesse verbessern kannst, solltest du folgende Tipps berücksichtigen.

Ein solcher Ansatz zur Verfolgung von Vertragsmanagement-KPIs sollte dir einen Vorsprung verschaffen, um erfolgreich die Erfolge und Misserfolge in deinen Prozessen zu identifizieren – und nach Bedarf zu verbessern.

Durch das Verfolgen der richtigen KPIs bleibst du auf Kurs Wie oben gezeigt, gibt es verschiedene KPIs für das Vertragsmanagement, von der allgemeinen Vertragseffektivität und dem Vertragsmanagementserfolg bis hin zu spezifischeren Themen wie dem genauen ROI aus Verträgen.

Aber wenn es einen Ratschlag gibt, den wir dir in Bezug auf die Verfolgung eines so komplexen Prozesses, wie das Vertragsmanagement es tendenziell ist, geben würden, dann ist es, SMART (Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant und Zeitgebunden) Ziele zu setzen, um tatsächlich deine Ziele zu erreichen und KPIs zu einem hilfreichen Werkzeug zu machen, anstatt zu einer Enttäuschung.

Vertragsmanagement hat viele Vorteile, wenn es richtig gemacht wird. Stelle sicher, dass du sie alle findest.