Gestión de contratos empresariales: mayores riesgos requieren enfoques avanzados

La gestión de contratos no es solo una parte necesaria de las tareas de oficina, es un proceso crítico para el negocio. Especialmente en grandes empresas.

¿Por qué?

Por un lado, está la gran cantidad de documentos para organizar, comprender, realizar seguimiento y evaluar riesgos en organizaciones grandes.

Por otro lado, está el probable mayor valor de los contratos firmados y ejecutados dentro de empresas grandes en comparación con negocios pequeños y medianos.

En grandes empresas, los contratos mal gestionados conducen a fugas de ingresos más dolorosas, riesgos de cumplimiento e ineficiencias operativas. Mientras que las PYMES pueden depender de repositorios simples y seguimiento manual, las empresas se enfrentan a un nivel diferente de complejidad.

Por lo tanto, en este artículo, vamos a cubrir todo lo que necesitas saber sobre la gestión de contratos empresariales. Desde cómo es diferente de la gestión de contratos en PYMES hasta los desafíos específicos, enfoques y mejores prácticas.

Gestión de contratos empresariales vs. PYMES: diferencias clave en distintas áreas

Primero, comparemos la gestión de contratos empresariales vs. PYMES en cinco áreas, desde el almacenamiento de contratos hasta la firma de documentos.

Almacenamiento de contratos

Imagina que tienes una pequeña biblioteca con solo unos pocos libros. Si solo tienes un puñado de libros, es fácil simplemente ponerlos en un estante y saber dónde está todo. Puede que ni siquiera necesites etiquetas para cada libro porque es simple encontrarlos cuando los necesitas.

Ahora, imagina una enorme biblioteca con miles de libros de todo el mundo. Estos libros vienen en diferentes idiomas, tienen diferentes temas y necesitan ser organizados de maneras especiales. No puedes simplemente tirarlos en un estante y esperar encontrar el correcto.

Necesitas un sistema inteligente, como un catálogo o sistema informático, para organizar los libros por título, autor, género, idioma y ubicación. La biblioteca necesita reglas especiales y herramientas para realizar un seguimiento de todos estos libros y asegurarse de que sean fáciles de encontrar rápidamente.

Ahora aplica esa metáfora al almacenamiento de contratos en un negocio pequeño o mediano frente al almacenamiento de contratos en una empresa grande—no se necesita mucha más explicación.

Stack tecnológico

Además de simplemente almacenar los documentos, las empresas y los pequeños negocios utilizan otra tecnología para ayudar a mantenerse al día con los contratos y sus obligaciones. Desde la firma hasta la mitigación de riesgos.

Imagina que acabas de iniciar un pequeño negocio de fabricación de muebles personalizados. Solo tienes unos pocos contratos, quizás con un proveedor de madera, un socio de envío y un par de tiendas minoristas. La gestión de contratos es simple:

• Almacenas los acuerdos en Google Drive o Dropbox. 
• Estableces recordatorios de calendario para las renovaciones de contratos. 
• Utilizas correo electrónico o automatización simple (como Zapier) para notificar a los proveedores sobre próximos pedidos.

Es un sistema simple que funciona porque no tienes demasiados contratos que seguir.

Ahora, imagina que tu empresa de muebles crece hasta convertirse en un fabricante global con fábricas en múltiples países y cientos de proveedores. De repente, la gestión de contratos se vuelve mucho más complicada:

• Necesitas un sistema de gestión del ciclo de vida de contratos empresariales (CLM) para seguir miles de acuerdos. 
• Tu sistema marca automáticamente los riesgos, como un proveedor que no cumple con los términos del contrato. 
• Los contratos se integran con sistemas ERP y de cadena de suministro para que los equipos legales, de compras y finanzas tengan visibilidad. 
• La IA escanea acuerdos para garantizar el cumplimiento de las leyes de comercio internacional. 
• Los flujos de trabajo avanzados de aprobación aseguran que los contratos pasen por las verificaciones legales y financieras correctas antes de la firma.

Legal y cumplimiento

Imagina que tienes una pequeña startup SaaS. Almacenas contratos en Google Drive u otra herramienta simple. Para mantenerlos seguros, estableces una contraseña fuerte y tal vez activas la autenticación de dos factores. Eso es suficientemente bueno por ahora porque no tienes muchos contratos o reglas estrictas que seguir.

Ahora, imagina que tu negocio SaaS crece hasta convertirse en una empresa enorme con miles de clientes, incluidos bancos y empresas de salud. Estas industrias tienen requisitos legales y regulatorios estrictos (como GDPR, HIPAA, SOC 2). Eso significa que necesitas una seguridad super estricta:

• Solo las personas adecuadas pueden acceder a ciertos contratos (acceso basado en roles). 
• Cada acción es rastreada (pistas de auditoría) para que sepas quién vio o cambió un contrato. 
• Los contratos están encriptados y respaldados para prevenir hackeos o pérdida de datos.

Negociaciones

Ahora entrando en el área de negociaciones—imagina que estás dirigiendo una pequeña compañía de seguros. Ofreces algunos productos como seguro de auto y hogar, y trabajas principalmente con socios y agentes locales. En tus negociaciones:

• Manejas las negociaciones personalmente con corredores, socios o clientes, ajustando términos para cerrar acuerdos. 
• Hay más flexibilidad—puedes hacer excepciones en primas o ajustar la cobertura para adaptarte a las necesidades de un cliente. 
• Pero como tu empresa es pequeña, no tienes tanto poder de negociación—las compañías de seguros más grandes generalmente establecen las tendencias y precios del mercado, y tienes que seguirlos.

Ahora, imagina que tu compañía de seguros crece hasta convertirse en una empresa global que ofrece múltiples productos de seguros en todo el mundo—salud, vida, auto y más.

Ahora estás negociando con grandes compañías de seguros, redes de atención médica y clientes corporativos. Tu proceso de negociación se ve muy diferente:

• Utilizas manuales de negociación estructurados que incluyen términos estandarizados y condiciones predefinidas para diferentes tipos de clientes o socios. 
• Los equipos de compras o los gestores de contratos lideran las negociaciones en lugar de agentes individuales. 
• Confías en datos y análisis para determinar los mejores términos y precios. Esto significa menos flexibilidad en acuerdos personalizados, pero mucha más eficiencia y estandarización. 
• Tienes mucha más influencia—debido a tu tamaño y presencia global, las grandes aseguradoras y socios están ansiosos por trabajar contigo, ofreciendo mejores términos y precios.

Firma de contratos

Por último, pero no menos importante, vamos a revisar las diferencias en la firma de contratos cuando se trata de PYMES y operaciones empresariales.

Usemos el ejemplo de una agencia de marketing esta vez.

En una pequeña agencia de marketing, podrías tener solo unos pocos contratos con clientes, contratistas o agentes. En una gran agencia de marketing global, los contratos llegan de varios interesados en diferentes regiones y unidades de negocio.

Pero sin importar el tamaño de tu negocio, tienes la opción de elegir entre la firma tradicional o la firma electrónica de documentos.

Así es como puede funcionar la firma de contratos para ti utilizando firmas tradicionales:

• Podrías imprimir contratos, firmarlos manualmente y luego escanearlos o enviarlos por correo al cliente. Es un proceso simple, pero consume tiempo y requiere mucho papel. 
• Incluso podrías reunirte con clientes en persona para finalizar acuerdos, lo que funciona para pequeños volúmenes pero puede volverse ineficiente con el tiempo.

Ahora, mira cómo puede funcionar la firma con firmas electrónicas:

• Simplemente envías contratos electrónicamente y los clientes los firman en línea con un clic. 
• Es una solución rápida y rentable que reduce el desperdicio de papel y acelera el proceso.

💡El 90% de los documentos en circulación empresarial pueden firmarse fácilmente con firmas electrónicas simples, haciéndolas universales y eficientes.

Así es como funciona la firma electrónica de contratos a escala con Autenti:

• Sigues simplemente compartiendo los documentos para ser firmados y completándolos con un clic. 
• Las firmas electrónicas se han convertido en la práctica estándar en toda la empresa. 
• Puedes firmar múltiples documentos a la vez gracias a la firma masiva. 
• Como empresa, elegiste una plataforma que ofrece características avanzadas, como pistas de auditoría, control de versiones de documentos y cumplimiento con leyes regionales (por ejemplo, GDPR, eIDAS, ISO). 
• Las firmas electrónicas están integradas en tus flujos de trabajo de gestión de contratos, por lo que el proceso de firma es parte del ciclo de vida automatizado del contrato más amplio. Esto acelera el proceso y garantiza que ningún contrato se pierda o retrase. 
• Tienes acceso a todos los principales tipos de firmas electrónicas en un solo lugar, SES, AES y QES, lo que facilita la firma de cada documento necesario.

Mira cómo el Grupo TZMO, un proveedor global de productos de higiene, cosméticos y médicos, ahorró el 90% de su tiempo gestionando contratos al implementar las soluciones de firma electrónica de Autenti.

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¿Calificas para la gestión de contratos empresariales? Una lista de verificación

¿No estás seguro si tienes tantos contratos que te llevan a tener que implementar soluciones de nivel empresarial para la gestión de contratos?

Comprueba con la tabla a continuación. Si respondes "sí" a la mayoría de las siguientes preguntas, es hora de buscar opciones más avanzadas para gestionar tus documentos.

Desafíos clave en la gestión de contratos a gran escala

La gestión de contratos empresariales no está libre de los desafíos estándar de gestión de contratos, pero multiplicados por cien debido a su complejidad y volumen de documentos.

Volumen y complejidad

A medida que un negocio crece, gestionar miles de contratos en varias regiones, idiomas y jurisdicciones se vuelve cada vez más complejo. Esto a menudo resulta en que los contratos se extravíen o se pasen por alto.

Por ejemplo, una empresa podría perder el rastro de más de 100 contratos, lo que lleva a renovaciones perdidas o vencimiento de acuerdos clave, lo que puede resultar en una gran pérdida de ingresos debido a oportunidades de negocio perdidas, penalizaciones o negociaciones fallidas.

Además, el gran volumen de contratos ralentiza el proceso de revisión y aprobación, causando retrasos en la expansión del negocio o lanzamientos de proyectos.

💡Las firmas electrónicas aceleran el proceso de ejecución, eliminando las ineficiencias basadas en papel y mejorando la seguridad al mismo tiempo.

Comprueba cómo Medicover—un proveedor de beneficios integrales para empleados, desde salud física y mental, hasta atención dental y membresías de gimnasio, acortó el tiempo requerido para firmar contratos de dos semanas a solo un día cambiando de firma tradicional a electrónica con Autenti.

Procesos aislados

En grandes empresas, varios departamentos como legal, compras, ventas y finanzas a menudo operan en flujos de trabajo aislados, sin una integración adecuada. Esta desconexión puede causar retrasos significativos en la ejecución de contratos.

Por ejemplo, si el equipo legal no está al tanto de los cambios realizados por el equipo de compras o el equipo de finanzas no conoce las negociaciones de contratos pendientes, las aprobaciones se retrasan. También es más difícil gestionar sus obligaciones contractuales.

Como resultado, un negocio podría experimentar más de 30 aprobaciones retrasadas cada mes, lo que lleva a plazos perdidos y oportunidades perdidas. Además, las pérdidas en ingresos ocurren simplemente porque los departamentos de finanzas y legal no estaban alineados sobre el estado de las renegociaciones de contratos, lo que causa que los acuerdos no se firmen o que los términos expiren.

💡Conectar sistemas CLM con ERP, CRM y herramientas de compras podría agilizar las aprobaciones y garantizar un mejor cumplimiento.

Cumplimiento normativo

Las empresas a gran escala a menudo enfrentan el desafío de adherirse a una variedad de regulaciones complejas como GDPR, SOX, HIPAA y reglas específicas de la industria. Navegar por estos laberintos regulatorios se vuelve cada vez más difícil sin un sistema centralizado para realizar un seguimiento de los requisitos de cumplimiento.

Por ejemplo, una empresa puede enfrentar una alta multa por incumplimiento del GDPR debido al manejo inadecuado de datos personales en contratos.

De manera similar, la ausencia de un sistema confiable puede llevar a auditorías o verificaciones de cumplimiento perdidas, poniendo al negocio en riesgo de más problemas legales, pérdida de reputación y costosas multas.

Gestión de riesgos de terceros

La gestión efectiva de riesgos de terceros es un aspecto crucial de la gestión de contratos, especialmente para grandes empresas que dependen de vendedores y socios en todo el mundo.

Sin un sistema centralizado de contratos para realizar un seguimiento del cumplimiento de los vendedores, obligaciones y renovaciones de contratos—las empresas a menudo se encuentran gestionando riesgos de manera deficiente.

Por ejemplo, 5-10 proveedores pueden incumplir, lo que resulta en posibles disputas legales o interrupciones en la continuidad del negocio. Esto puede llevar a costos adicionales para resolver los problemas.

En algunos casos, las empresas pierden renovaciones de proveedores, costándoles aún más dinero debido a la ausencia de un sistema confiable de renovación de contratos que garantice notificaciones oportunas y seguimiento.

💡Usa la IA para ayudarte. La creación de contratos asistida por IA reduce el trabajo manual. La evaluación automatizada de riesgos identifica señales de alerta antes de la firma. El aprendizaje automático ayuda en el análisis de contratos para una mejor toma de decisiones.

Fragmentación de datos y problemas de visibilidad

En ausencia de un sistema unificado de gestión de contratos, los contratos a menudo se dispersan en varios sistemas como correo electrónico, unidades compartidas y bases de datos obsoletas.

Esto dificulta la recuperación rápida de información cuando se necesita.

Por ejemplo, una empresa podría experimentar miles de contratos enterrados en correos electrónicos y sistemas antiguos, haciendo casi imposible encontrar el documento correcto de manera oportuna.

Como resultado, las empresas enfrentan retrasos en la ejecución de contratos o el riesgo de olvidar detalles críticos del contrato.

💡Una única fuente de verdad (preferiblemente basada en la nube) garantiza que los contratos sean fácilmente buscables, reduciendo el riesgo y mejorando la visibilidad.

Midiendo el éxito en la gestión de contratos empresariales

Por último, pero no menos importante, discutamos algunos de los KPI de gestión de contratos que deberías seguir específicamente si estás trabajando con un volumen de documentos a nivel empresarial.

Tiempo de ciclo: mide el tiempo tomado desde la creación del contrato hasta la ejecución. Ciclos más cortos indican procesos más eficientes.

Tasa de cumplimiento: porcentaje de contratos que cumplen con estándares legales y regulatorios.

Tasa de renovación: porcentaje de contratos renovados a tiempo, reflejando un seguimiento y gestión efectivos.

Mitigación de riesgos: número de contratos de alto riesgo marcados y resueltos antes de la ejecución.

Realización del valor del contrato: porcentaje de términos negociados (por ejemplo, descuentos, penalizaciones) realizados según lo esperado.

Tiempo de aprobación: tiempo que tardan los contratos en pasar por el proceso de aprobación.

Las PYMES generalmente se centran en métricas básicas como tiempo de ciclo, tiempo de aprobación y ahorro de costos para mantener las cosas simples y manejables.

Las empresas rastrean KPI más avanzados, como tasa de cumplimiento, mitigación de riesgos y rendimiento de proveedores para gestionar la complejidad y escala de sus operaciones a través de regiones y departamentos para asegurarse de que cosechen todos los beneficios de la gestión de contratos.

¿Qué puede ayudarte a gestionar y seguir todos esos KPI? Un software de gestión de contratos empresariales más avanzado o una solución CLM (software de gestión del ciclo de vida de contratos).