Automatisiertes Vertrags-Tracking: vom Entwurf bis zum Archiv

Mehr als 70 % der Unternehmen haben Schwierigkeiten, 10 % oder sogar mehr ihrer eigenen Vertragsdokumente zu finden.

Und das nicht ohne Grund.

Manuelles Vertragsmanagement ist ein Albtraum. Entwürfe schwirren in E-Mail-Threads herum, niemand ist sich sicher, welche Version die endgültige ist, und Genehmigungen geraten ins Stocken, weil die richtige Person noch nicht unterschrieben hat.

Bis ein Vertrag tatsächlich unterzeichnet ist, können Wochen oder sogar Monate vergangen sein.

Und das ist erst der Anfang. Einmal unterschrieben, verschwinden Verträge oft auf persönlichen Laufwerken oder in vergessenen Ordnern, was es schwierig macht, Fristen, Verlängerungen oder Compliance-Verpflichtungen zu verfolgen.

All dieses Chaos hat seinen Preis.

Verpasste Verlängerungsfristen können ein Unternehmen an schlechte Bedingungen binden. Verlorene Verträge setzen Unternehmen Compliance-Risiken aus. Langsame Genehmigungen führen dazu, dass sich Deals in die Länge ziehen, Zahlungen verzögert werden und Chancen verpasst werden.

Kurz gesagt, ohne ordnungsgemäßes (vorzugsweise automatisiertes) Tracking werden Verträge statt zu Geschäftstreibern zu Belastungen, die nicht nur die Sicherheit, sondern auch die Gewinne beeinträchtigen.

Was bedeutet Vertrags-Tracking wirklich?

In offizieller Hinsicht ist Vertrags-Tracking der Prozess der Überwachung von Verträgen während des gesamten Vertragslebenszyklus, also von der Erstellung des Entwurfs über interne Überprüfungen und Genehmigungen bis hin zur Verlängerung, Kündigung oder einfach der Erfüllung des Vertrags und der Archivierung des Dokuments.

Einfach ausgedrückt, bedeutet es, zu wissen, wo sich jede Vereinbarung befindet, in welcher Phase sie sich gerade befindet und was als Nächstes passieren muss.

Anstatt Posteingänge zu durchforsten, Vertragsdaten zu überprüfen oder zu raten, ob die neueste Version die endgültige ist, bietet dir ein ordnungsgemäßes Tracking:

• Klarheit: ein zentraler Ort, um den Status jedes Vertrags zu sehen.
• Kontext: wer daran gearbeitet hat, wann und welche Änderungen vorgenommen wurden.
• Voraussicht: Erinnerungen für Schlüsseldaten wie Verlängerungen, Ablaufdaten oder Compliance-Prüfungen.

Es ist ein fortlaufender Prozess, der sicherstellt, dass Verträge während ihrer gesamten Lebensdauer kontrolliert, transparent und nützlich bleiben.

Du kannst dies auf verschiedene Arten umsetzen, von der Verwendung einer guten E-Signatur-Plattform über eine Vertrags-Tracking-Software (oder besser gesagt, eine Vertragsmanagement-Software - Contract Management Software) bis hin zu einem umfassenden Contract Lifecycle Management (CLM)-Tool.

Phasen des Vertrags-Tracking-Lebenszyklus und was du verfolgen solltest

Apropos gesamte Lebensdauer eines Vertrags: Lass uns mehr darüber erfahren, bevor wir zum effektiven Vertrags-Tracking und dem Prozess, der dies ermöglicht, übergehen.

Denn jeder Vertrag durchläuft einige vorhersehbare Phasen.

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Wir wissen, was in jeder Hauptphase des Vertrags passiert.

Schauen wir uns nun genauer an, was du in jeder dieser Phasen verfolgen solltest, um das Vertragsmanagement zu verbessern.

• Entwurf und Zusammenarbeit: In dieser Phase ist es wichtig zu verfolgen, wer an dem Vertrag arbeitet, welche Version aktuell ist und welche Vorlage oder Klauseln verwendet werden.
  • Rollenbasierter Zugriff stellt sicher, dass nur autorisierte Teammitglieder Bearbeitungen vornehmen können, während die Versionskontrolle Verwirrung über mehrere Entwürfe verhindert.
• Genehmigung und Unterschrift: Hier konzentriert sich das Tracking auf den Workflow selbst.
  • Überlege, wer das Dokument genehmigt hat, wer noch aussteht und wo es zu Verzögerungen kommt. Die Überwachung des Stakeholder-Routings und automatisierte Benachrichtigungen helfen sicherzustellen, dass nichts stecken bleibt und Genehmigungen effizient vorankommen.
  • Vertragsautomatisierung und elektronische Signaturen können in dieser speziellen Phase des Vertrags-Trackings erheblich helfen, insbesondere wenn sie in einer Software kombiniert werden.
• Tracking und Archivierung: Sobald ein Vertrag abgeschlossen ist, verlagert sich der Fokus auf die langfristige Sichtbarkeit.
  • Verfolge Schlüsseldaten und Meilensteine, wie Verlängerungen oder Ablaufdaten, und pflege ein durchsuchbares Archiv für den schnellen Abruf von Dokumenten. Du kannst auch Dashboards hinzufügen, um den allgemeinen Vertragszustand und die Compliance zu überwachen. Zu guter Letzt stellen automatisierte Warnungen und Berichte sicher, dass kritische Verpflichtungen niemals übersehen werden.

Aber wie kann man das alles effizient erledigen?

Nun, wie bei den meisten Dingen brauchst du die richtigen Tools.

Vertrags-Tracking mit Autenti: vom Entwurf bis zum Archiv

Und da niemand gerne mit einem Dutzend Tools jongliert, schauen wir uns an, wie eine bestimmte Software dir dabei helfen kann, das Vertrags-Tracking extrem effizient zu gestalten.

Autenti ist eine E-Signatur-Plattform, die es einfach macht, Vertragsentwürfe hochzuladen, Genehmigungen zu automatisieren, online zu unterzeichnen (auf dem Desktop oder jedem mobilen Gerät), Identitäten zu verifizieren, die Versionskontrolle und Audit-Trails im Blick zu behalten und außerdem ein sauberes Dokumentenarchiv zu führen.

Alles auf einer Plattform, die dein ganz persönliches Vertrags-Tracking-System sein könnte.

Gehen wir ein Beispiel für einen Vertrags-Tracking-Flow von Entwurf bis Archiv mit Autenti durch, um den Deal abzuschließen und dir zu zeigen, wie einfach Vertrags-Tracking mit dem richtigen Tool sein kann.

Vertragserstellung

Bevor du tatsächlich mit der Vertragsüberwachung beginnst, musst du zuerst den Entwurf der Vertragsversion schreiben und in Autenti hochladen.

Gehe dazu zum Abschnitt „Meine Dokumente“ und wähle „Dokument erstellen“. Ziehe dann einfach den Entwurf der Vertragsversion auf den Bildschirm oder lade ihn von deinem Desktop, Google Drive oder OneDrive hoch.

💡Mit Autenti kannst du mehrere Dateien hochladen, die das Tool automatisch zu einer einzigen kombiniert. Wenn du also zunächst ein paar verstreute Ideen hattest, keine Sorge, verbinde sie dort ganz einfach.

Vertragsgenehmigung

Als Nächstes füge die Empfänger deiner Dokumente hinzu, indem du auf die Schaltfläche „Empfänger hinzufügen“ klickst.

Fülle die grundlegenden Details jeder Person aus, wie Name, Nachname, E-Mail-Adresse (an die sie das Dokument erhalten), und wähle aus, ob es sich um eine Privatperson oder einen Vertreter einer Organisation handelt.

💡Du kannst wählen, neue Empfänger zu einem Adressbuch hinzuzufügen, um das Teilen von Dokumenten in Zukunft zu erleichtern.

Stelle dann sicher, dass du für jeden hinzugefügten Empfänger die richtige Rolle auswählst.

Mit Autenti kannst du die Dokumentenempfänger wie folgt festlegen:

• Zuschauer (Viewers): die das gesendete Dokument einfach ansehen können, aber keine Aktion durchführen (gut für Teammitglieder, die auf dem Laufenden bleiben müssen, aber nicht verpflichtet sind, das Dokument zu genehmigen/abzulehnen/zu überprüfen/zu unterzeichnen, um es voranzubringen),
• Genehmiger (Approvers): die das gesendete Dokument überprüfen und den Vertrag entweder genehmigen oder ablehnen, mit der Möglichkeit, eine Meinung zu hinterlassen, warum sie eine bestimmte Entscheidung getroffen haben,
• Unterzeichner (Signers): die das Dokument unterzeichnen müssen, um es wirklich zu besiegeln und rechtlich gültig zu machen (am besten für endgültige Verträge, nicht für Entwürfe).

Für einen Vertragsentwurf ist es daher am besten, geeignete Teammitglieder auszuwählen, die das Dokument überprüfen und ihr Siegel der Genehmigung (oder Ablehnung) geben. Denke an das Rechtsteam, das wichtige Klauseln überprüft, das Verkaufsteam, das die Details eines neuen Deals überprüft, die Beschaffung, die Lieferanten-bezogene Klauseln überprüft usw.

💡Du kannst für jeden Empfänger wählen, dass der Dokumentenzugriff mit einem SMS-Code für mehr Vertragssicherheit autorisiert wird.

Bearbeitung

Nachdem der ursprüngliche Entwurf überprüft wurde, wird er höchstwahrscheinlich mit der Anforderung entsprechender Änderungen abgelehnt.

💡Du kannst den Bearbeitungs-/Überprüfungsprozess auch in einem geteilten Google Doc oder einem Microsoft Word-Dokument durchführen, wenn das für dein Team/Kunden/Lieferanten einfacher ist.

Wende zu diesem Zeitpunkt alle anwendbaren Anpassungen an, und sobald ihr euch alle auf die endgültige Vertragsversion geeinigt habt, wiederhole den Dokument-Upload-Prozess in Autenti mit einer kleinen Änderung.

Unterzeichnen

Markiere bei genehmigten Dokumenten alle Empfänger, die das Dokument per E-Mail erhalten, als Unterzeichner. So erhalten sie alle einen Link zum E-Signieren des Dokuments.

💡Mit Autenti kannst du den Typ der E-Signatur auswählen, der für das geteilte Dokument benötigt wird, von einfachen E-Signaturen (SES) bis hin zu qualifizierten Signaturen (QES).

Das elektronische Unterzeichnen dauert nur wenige Minuten und kann über jedes Gerät mit Internetzugang erfolgen. Das macht es viel bequemer und viel sicherer als traditionelle Signaturen mit nasser Tinte.

Archivierung

Schließlich, nachdem beide Parteien das Dokument elektronisch unterzeichnet haben, kannst du es in das Archiv von Autenti verschieben, um in Zukunft einfach darauf zugreifen zu können. Im Wesentlichen erstellst du dein ganz eigenes Vertrags-Repository.

Das Archiv ist leicht durchsuchbar und absolut sicher. Du kannst archivierte Dokumente nach Tags filtern und suchen, indem du Namen/Vertragsdetails in die Suchleiste eingibst.

Zusätzliche Funktionen

Aber mit Autenti ist Vertrags-Tracking nicht nur das Verschieben eines Dokuments von A nach B.

Damit kannst du das Vertrags-Tracking so weit wie möglich vereinfachen.

Zusätzliche Funktionen für besseres Vertrags-Tracking in Autenti sind:

• Vollständige Audit-Trails, die es ermöglichen zu überprüfen, wer welches Dokument mit welcher IP-Adresse, welchem Signaturtyp, welchem Gerät und mehr unterzeichnet hat.
• Vollständige Vertrags- und Signatursicherheit gemäß internationalen Vorschriften, von eIDAS bis ISO und DSGVO.
• Automatisierte Erinnerungsbenachrichtigungen, um Teammitglieder und die andere Vertragspartei zu einer notwendigen Aktion zu bewegen, wie der Überprüfung eines Dokuments oder der Unterzeichnung.
• Automatisierte Geschäftsprozess-Workflows, die speziell für dein Vertragsmanagement-Prozess entwickelt wurden.
• Online-Identitätsprüfung mit verschiedenen Methoden, von ID-Fotos bis hin zu Videokonferenzen.
• Vertragsstatus, um einfach zu verfolgen, in welchem Prozessschritt sich jeder Vertrag gerade befindet, von Warten auf Unterschrift über Zurückgezogen, Abgelehnt, Genehmigt und mehr.
• Geteilte Labels, die du Verträgen hinzufügen und anderen Personen in deiner Organisation Zugriff gewähren kannst, die möglicherweise nicht aktiv am Unterzeichnungsprozess beteiligt sind, aber für jede Vertragsüberprüfung, aber auch für die Genehmigung oder Unterzeichnung eines bestimmten Dokuments im Falle der Abwesenheit einer anderen Person nützlich sein könnten. Auf diese Weise haben die entsprechenden Mitarbeiter Zugriff auf alle Dokumente, die sie benötigen, selbst im Notfall.

Spare bis zu 90 % deiner Zeit bei der Vertragsverwaltung

Mit Autenti kannst du bis zu 90 % deiner Zeit bei der Verwaltung und Verfolgung wichtiger Verträge sparen.

Anstatt mit einem Dutzend Tools zu jonglieren, die entweder das Contract Lifecycle Management mit robusten Dashboards beherrschen, aber beim Unterzeichnen oder Archivieren versagen, wechsle zu der Plattform, die das gesamte Vertrags-Tracking an einem Ort erledigt.

Mit Autenti wirst du immer wissen, wo dein Dokument stecken geblieben ist, und du automatisierst den Prozess, um es schneller als je zuvor voranzubringen.

Wie die TZMO Gruppe, die ihre Vertragsbearbeitungszeit um bis zu 90 % reduzierte und von der Unterzeichnung internationaler Verträge innerhalb von 2–3 Wochen auf nur 30 Stunden umstellte.

Für den gesamten Prozess.

Anstatt Dokumente zu verschicken, auf traditionelle Unterschriften zu warten und sich auf die Post zu verlassen, nutzen sie diese Zeit nun, um sich auf Dinge zu konzentrieren, die für das Geschäft wirklich wichtig sind.

„Die Automatisierung hat Zeit für wesentliche Aktivitäten wie den Verkauf freigesetzt, anstatt sich mit Papierdokumentation zu befassen, die Drucken, Versenden, Scannen, Empfangen und Logistikkosten für Kurier- und Postdienste beinhaltete.“

Dr. Paweł Ochrymiuk, Corporate Governance and Legal Manager bei TZMO

Teste Autenti 14 Tage lang komplett kostenlos.

Häufige Probleme, die durch Automatisierung im Vertrags-Tracking gelöst werden

Manuelles Vertragsmanagement bringt offensichtlich eine lange Liste von Kopfschmerzen mit sich.

Von Dingen wie:

• Entwürfe gehen verloren in E-Mail-Threads oder geteilten Laufwerken, wodurch Teams unsicher sind, welche Version aktuell ist.
• Engpässe treten auf, wenn Genehmigungen ins Stocken geraten, weil die richtige Person das Dokument nicht gesehen hat, was Deals und interne Prozesse verlangsamt.
• Verpasste Fristen, sei es für die Unterzeichnung, Verlängerung oder Compliance, was unnötige Risiken und finanzielle Belastungen verursacht.
• Auto-Verlängerungsfallen, die das Unternehmen in ungünstige Bedingungen zwingen, einfach weil ein Vertrag nicht rechtzeitig markiert wurde.
• Vertragsverhandlungen, die erfordern, dass du jedes Mal „das Rad neu erfindest“, weil du nicht aus bestehenden Prozessen lernst.

Automatisierung behebt all diese Probleme. Auf einmal.

Zentrale Speicherung eliminiert verlorene Entwürfe, Workflow-Management hält Genehmigungen in Bewegung, und Erinnerungen oder Dashboards stellen sicher, dass keine Frist oder Verlängerung durch die Maschen schlüpft.

Durch die Beseitigung dieser Schmerzpunkte kannst du vollständige Klarheit, Geschwindigkeit und Kontrolle über den gesamten Vertragslebenszyklus gewinnen, sodass deine Verträge tatsächliche Geschäftschancen und keine Blocker sind.

Das bedeutet, du kannst deine bestehenden Verträge tatsächlich analysieren und daraus lernen, um jeden damit verbundenen Prozess in Zukunft zu verbessern.

Verträge sollten keine Blocker sein

Der Weg vom Entwurf bis zur Archivierung eines Vertrags ist oft voller Ineffizienzen.

Manuelles Vertragsmanagement lässt Teams nach verlorenen Dokumenten suchen, endlose E-Mail-Threads durchforsten und mit blockierten Genehmigungen kämpfen – all dies kann das Geschäft verlangsamen, Compliance-Risiken schaffen und, was am schmerzhaftesten ist, Geld kosten.

Bis ein Vertrag unterzeichnet ist, können Wochen oder sogar Monate vergehen, und sobald er abgelegt ist, kann er leicht verschwinden, wodurch kritische Fristen und Vertragsverlängerungen unüberwacht bleiben.

Automatisiertes Vertrags-Tracking ändert das Spiel.

Im Kern geht es um Sichtbarkeit, Kontrolle und Voraussicht. Genau zu wissen, wo sich jeder Vertrag befindet, in welcher Phase er sich befindet und welche Maßnahmen als Nächstes erforderlich sind.

Tools wie Autenti machen diesen Prozess einfach und sicher.

Mit E-Signaturen, automatisierten Vertrags-Workflows, Audit-Trails, Identitätsprüfung und einem durchsuchbaren Archiv alles auf einer Plattform können Teams den Genehmigungsprozess rationalisieren, Dokumente sichern und Schlüsseltermine überwachen, ohne mit mehreren Systemen jonglieren zu müssen.

Mache deine Prozesse einfacher und automatisiere das Vertrags-Tracking mit Autenti noch heute.