Seguimiento automatizado de contratos: del borrador al archivo

Más del 70 % de las empresas tienen dificultades para encontrar el 10 % o incluso más de sus propios documentos contractuales.

Y no es sin razón.

La gestión manual de contratos es una pesadilla. Los borradores rebotan en hilos de correo electrónico, nadie está seguro de qué versión es la final y las aprobaciones se estancan porque la persona adecuada aún no ha dado su visto bueno.

Para cuando un contrato está realmente firmado, pueden haber pasado semanas o incluso meses.

Y eso es solo el comienzo. Una vez firmados, los contratos a menudo desaparecen en unidades personales o carpetas olvidadas, lo que dificulta el seguimiento de los plazos contractuales, las renovaciones o las obligaciones de cumplimiento.

Todo este caos tiene un costo.

Las fechas de renovación perdidas pueden encerrar a una empresa en términos desfavorables. Los contratos perdidos exponen a las empresas a riesgos de cumplimiento. Las aprobaciones lentas significan que los acuerdos se arrastran, el flujo de caja se retrasa y se pierden oportunidades.

En resumen, sin un seguimiento adecuado (preferiblemente automatizado), los contratos se convierten en pasivos en lugar de impulsores del negocio, afectando no solo a la seguridad, sino también a las ganancias.

¿Qué significa realmente el seguimiento de contratos?

En palabras oficiales, el seguimiento de contratos es el proceso de monitorizar contratos a lo largo de todo el ciclo de vida del contrato, es decir, desde la creación del borrador, pasando por las revisiones y aprobaciones internas, hasta la renovación, terminación o simplemente la finalización del contrato y la archivación del documento.

En palabras sencillas, es saber dónde está cada acuerdo, en qué etapa se encuentra actualmente y qué debe suceder a continuación.

En lugar de rebuscar en bandejas de entrada, verificar datos contractuales o adivinar si la última versión es la definitiva, el seguimiento adecuado te proporciona:

• Claridad: un único lugar para ver el estado de cada contrato.
• Contexto: quién trabajó en él, cuándo y qué cambios se hicieron.
• Previsión: recordatorios para fechas clave como renovaciones, vencimientos o comprobaciones de cumplimiento.

Es un proceso continuo que garantiza que los contratos permanezcan controlados, transparentes y útiles durante toda su vida útil.

Puedes completarlo de varias maneras, desde el uso de una buena plataforma de firma electrónica hasta un software de seguimiento de contratos (o más bien utilizando un Software de Gestión de Contratos - Contract Management Software), o una herramienta completa de Gestión del Ciclo de Vida del Contrato (CLM - Contract Lifecycle Management).

Fases del ciclo de vida del seguimiento de contratos y qué rastrear

Hablando de toda la vida útil del contrato, aprendamos más sobre ella antes de pasar al seguimiento efectivo de contratos y el proceso que lo hace posible.

Porque cada contrato pasa por unas pocas etapas predecibles.

Sabemos lo que sucede en cada etapa principal del contrato.

Ahora, echemos un vistazo más de cerca a lo que debes considerar rastrear en cada una de estas fases para una mejor gestión de contratos.

• Borrador y colaboración: En esta etapa, es esencial rastrear quién está trabajando en el contrato, qué versión es la actual y qué plantilla o cláusulas se están utilizando.
  • El acceso basado en roles garantiza que solo los miembros del equipo autorizados puedan realizar ediciones, mientras que el control de versiones evita la confusión sobre múltiples borradores.
• Aprobación y firma: Aquí, el seguimiento se centra en el propio flujo de trabajo (workflow).
  • Piensa en quién ha aprobado el documento, quién está pendiente y dónde se están produciendo retrasos. La monitorización del encaminamiento de partes interesadas y las notificaciones automatizadas ayudan a garantizar que nada se quede estancado en el limbo y que las aprobaciones avancen de manera eficiente.
  • La automatización de contratos y las firmas electrónicas pueden ayudar significativamente en esta etapa particular del seguimiento de contratos, especialmente si se combinan en un solo software.
• Seguimiento y archivación: Una vez que un contrato está finalizado, el enfoque se desplaza a la visibilidad a largo plazo.
  • Rastrea fechas y hitos clave, como renovaciones o vencimientos, y mantén un archivo de búsqueda para la recuperación rápida de documentos. También puedes agregar paneles para monitorizar la salud y el cumplimiento general del contrato. Para colmo, las alertas y los informes automatizados aseguran que las obligaciones críticas nunca se pasen por alto.

Pero, ¿cómo hacer todo eso de manera eficiente?

Bueno, como con la mayoría de las cosas, necesitas las herramientas adecuadas.

Seguimiento de contratos con Autenti: del borrador al archivo

Y dado que a nadie le gusta hacer malabares con una docena de herramientas, veamos cómo una pieza de software específica puede ayudarte a hacer que el seguimiento de contratos sea extremadamente eficiente.

Autenti es una plataforma de firma electrónica que facilita la carga de borradores de contratos, la automatización de aprobaciones, la firma en línea (en el escritorio o en cualquier dispositivo móvil), la verificación de identidades, el mantenimiento del control de versiones y las pistas de auditoría bajo control, y también el mantenimiento de un archivo de documentos limpio.

Todo en una plataforma que podría ser tu propio sistema de seguimiento de contratos.

Repasemos un ejemplo de flujo de seguimiento de contratos, desde el borrador hasta el archivo, con Autenti para ayudarte a sellar el trato y mostrarte lo fácil que puede ser el seguimiento de contratos con la herramienta adecuada.

Creación de contratos

Antes de que realmente comiences a monitorizar los contratos, primero tienes que escribir y cargar la versión borrador del contrato en Autenti.

Para hacer esto, dirígete a la sección 'Mis documentos' y elige 'Crear un documento'. Luego, simplemente arrastra y suelta la versión borrador del contrato en la pantalla o cárgala desde tu escritorio, Google Drive o One Drive.

💡Con Autenti, puedes cargar múltiples archivos para que el herramienta los combine automáticamente en uno. Así que si al principio tuviste algunas ideas dispersas, no te preocupes, y conéctalas fácilmente allí.

Aprobación de contratos

A continuación, agrega los destinatarios de tus documentos eligiendo el botón 'Agregar destinatario'.

Completa los detalles básicos de cada persona, como nombre, apellido, dirección de correo electrónico (a la que recibirán el documento), y elige si son una persona privada o un representante de una organización.

💡Puedes optar por agregar nuevos destinatarios a una libreta de direcciones para compartir documentos más fácilmente en el futuro.

Luego, asegúrate de elegir el rol correcto para cada destinatario que estás agregando.

Con Autenti, puedes elegir que los destinatarios del documento sean:

• Visualizadores (Viewers): que simplemente pueden ver el documento enviado, pero no realizan ninguna acción (bueno para los miembros del equipo que necesitan estar informados, pero no están obligados a aprobar/rechazar/revisar/firmar el documento para que avance),
• Aprobadores (Approvers): que revisan el documento enviado y aprueban o rechazan el contrato, junto con la posibilidad de que dejen una opinión sobre por qué tomaron una decisión determinada,
• Firmantes (Signers): que necesitan firmar el documento para sellarlo realmente y hacerlo legal (lo mejor para contratos finales, no para borradores).

Por lo tanto, para un borrador de contrato, es mejor elegir a los miembros del equipo adecuados para que revisen el documento y den su sello de aprobación (o no). Piensa en el equipo legal revisando cláusulas importantes, el equipo de ventas revisando los detalles de un nuevo acuerdo, el equipo de adquisiciones revisando cláusulas relacionadas con proveedores, etc.

💡Puedes elegir que cada destinatario autorice su acceso al documento con un código SMS para mayor seguridad contractual.

Edición

Después de que se haya revisado el borrador inicial, lo más probable es que sea rechazado con las solicitudes de cambios apropiadas.

💡También puedes completar el proceso de edición/revisión en un documento compartido de Google Doc o Microsoft Word si eso es más fácil para tu equipo/cliente/proveedor.

En ese momento, aplica todos los ajustes aplicables y, una vez que todos decidan la versión final del contrato, repite el proceso de carga de documentos en Autenti con un pequeño cambio.

Firma

Para los documentos aprobados, marca a todos los destinatarios que reciben el documento por correo electrónico como firmantes. Para que todos reciban un enlace para firmar electrónicamente el documento.

💡Con Autenti puedes elegir el tipo de firma electrónica necesaria para el documento compartido, desde firmas electrónicas simples (SES) hasta firmas cualificadas (QES).

Firmar electrónicamente lleva solo unos minutos y se puede hacer a través de cualquier dispositivo con acceso a Internet. Esto lo hace mucho más conveniente y mucho más seguro que las firmas tradicionales con tinta húmeda.

Archivación

Finalmente, después de que ambas partes firmen el documento electrónicamente, puedes moverlos al archivo de Autenti para un fácil acceso en el futuro. Esencialmente, creando tu propio repositorio de contratos.

El archivo es fácil de buscar y completamente seguro. Puedes filtrar documentos archivados por etiquetas y buscar escribiendo nombres/detalles del contrato en la barra de búsqueda.

Funciones adicionales

Pero con Autenti, el seguimiento de contratos no es solo llevar un documento de A a B.

Con él, puedes simplificar el seguimiento de contratos tanto como sea posible.

Las funciones adicionales para un mejor seguimiento de contratos en Autenti son:

• Pistas de auditoría completas que permiten verificar quién firmó qué documento con exactamente qué dirección IP, tipo de firma, dispositivo y más.
• Seguridad total del contrato y la firma siguiendo las regulaciones internacionales, desde eIDAS hasta ISO y GDPR.
• Notificaciones de recordatorio automatizadas para ayudar a impulsar a los miembros del equipo y a la otra parte contratante a tomar una acción necesaria, como revisar un documento o firmar.
• Flujos de trabajo automatizados de procesos de negocio creados específicamente para tu proceso de gestión de contratos.
• Verificación de identidad en línea con varios métodos, desde fotos de identificación hasta videoconferencias.
• Estado del contrato para rastrear fácilmente dónde se encuentra actualmente cada contrato en el proceso, desde esperando firma, hasta retirado, rechazado, aprobado y más.
• Etiquetas compartidas que puedes agregar a los contratos y permitir el acceso a otras personas en tu organización que pueden no estar activamente involucradas en el proceso de firma, pero que podrían ser útiles para cada revisión del contrato, pero también para aprobar o firmar un documento determinado en caso de ausencia de otra persona. De esa manera, los empleados apropiados tienen acceso a cualquier documento que necesiten, incluso en caso de emergencias.

Ahorra hasta un 90 % de tu tiempo gestionando contratos

Con Autenti, puedes ahorrar hasta un 90 % de tu tiempo gestionando y rastreando contratos importantes.

En lugar de hacer malabares con una docena de herramientas que dominan la gestión del ciclo de vida del contrato con paneles robustos, pero que no cumplen con la parte de firma o archivación, cambia a la plataforma que realiza todo el seguimiento de contratos en un solo lugar.

Con Autenti, siempre sabrás dónde se atascó tu documento y automatizarás el proceso para moverlo más rápido que nunca.

Como el Grupo TZMO que redujo su tiempo de procesamiento de contratos hasta en un 90 %, pasando de firmar contratos internacionales en el lapso de 2-3 semanas a solo 30 horas.

Para todo el proceso.

En lugar de enviar los documentos por correo, esperar las firmas tradicionales y depender de la oficina de correos, ahora usan ese tiempo para concentrarse en cosas que realmente le importan al negocio.

“La automatización ha liberado tiempo para actividades esenciales como las ventas, en lugar de manejar documentación en papel, lo que implicaba imprimir, enviar, escanear, recibir e incurrir en costes logísticos para servicios de mensajería y postales.”

Dr. Paweł Ochrymiuk, Corporate Governance and Legal Manager en TZMO

Prueba Autenti completamente gratis durante 14 días seguidos.

Puntos débiles comunes resueltos por la automatización en el seguimiento de contratos

La gestión manual de contratos viene con una larga lista de dolores de cabeza, obviamente.

Desde cosas como:

• Los borradores se pierden en hilos de correo electrónico o unidades compartidas, dejando a los equipos inseguros de qué versión es la actual.
• Aparecen cuellos de botella cuando las aprobaciones se estancan porque la persona adecuada no ha visto el documento, lo que ralentiza los acuerdos y los procesos internos.
• Plazos incumplidos, ya sea para la firma, renovaciones o cumplimiento, lo que causa riesgos innecesarios y exposición financiera.
• Trampas de renovación automática que encierran a la empresa en términos desfavorables simplemente porque un contrato no fue marcado a tiempo.
• La negociación de contratos requiere que "reinventes la rueda" cada vez porque no estás aprendiendo de los procesos existentes.

La automatización aborda todos estos problemas. A la vez.

El almacenamiento centralizado elimina los borradores perdidos, la gestión del flujo de trabajo mantiene las aprobaciones en movimiento, y los recordatorios o paneles aseguran que ningún plazo o renovación se escape.

Al eliminar estos puntos débiles, puedes obtener claridad completa, velocidad y control sobre todo el ciclo de vida del contrato para que tus contratos sean oportunidades de negocio reales y no bloqueadores.

Lo que significa que puedes analizar y aprender de tus contratos existentes para mejorar cualquier proceso relacionado en el futuro.

Los contratos no deberían ser bloqueadores

El viaje desde la redacción hasta la archivación de un contrato a menudo está lleno de ineficiencias.

La gestión manual de contratos deja a los equipos buscando documentos perdidos, navegando por interminables hilos de correo electrónico y luchando con aprobaciones bloqueadas — todo lo cual puede ralentizar el negocio, crear riesgos de cumplimiento y, lo más doloroso de todo, costar dinero.

Para cuando un contrato está firmado, pueden pasar semanas o incluso meses, y una vez que se archiva, puede desaparecer fácilmente, dejando plazos críticos y renovaciones de contratos sin rastrear.

El seguimiento automatizado de contratos cambia las reglas del juego.

En su esencia, se trata de visibilidad, control y previsión. Saber exactamente dónde está cada contrato, en qué etapa se encuentra y qué acciones se necesitan a continuación.

Herramientas como Autenti hacen que este proceso sea simple y seguro.

Con firmas electrónicas, flujos de trabajo de contratos automatizados, pistas de auditoría, verificación de identidad y un archivo de búsqueda, todo en una sola plataforma, los equipos pueden optimizar el proceso de aprobación, asegurar documentos y monitorizar plazos clave sin tener que hacer malabares con múltiples sistemas.

Así que, facilita tus procesos y automatiza el seguimiento de contratos con Autenti hoy mismo.

Prueba Autenti como tu solución de seguimiento de contratos gratis durante 14 días.