Automatyczne śledzenie umów: od projektu do archiwum

Ponad 70% firm ma trudności ze znalezieniem 10% lub nawet większej części swoich własnych dokumentów umownych.

I nie bez powodu.

Ręczne zarządzanie umowami to koszmar. Projekty krążą w wątkach e-mailowych, nikt nie jest pewien, która wersja jest ostateczna, a zatwierdzenia utykają, ponieważ właściwa osoba jeszcze ich nie podpisała.

Zanim umowa zostanie faktycznie podpisana, mogą minąć tygodnie, a nawet miesiące.

A to dopiero początek. Po podpisaniu umowy często znikają w osobistych dyskach lub zapomnianych folderach, co utrudnia śledzenie terminów umów, odnowień czy zobowiązań dotyczących zgodności.

Cały ten chaos ma swoją cenę.

Przegapione daty odnowienia mogą uwięzić firmę w niekorzystnych warunkach. Utracone umowy narażają firmy na ryzyko niezgodności z przepisami. Powolne zatwierdzenia oznaczają przeciągające się transakcje, opóźnienia w płatnościach i utracone możliwości.

Krótko mówiąc, bez odpowiedniego (najlepiej zautomatyzowanego) śledzenia, umowy stają się obciążeniem zamiast motorem napędowym biznesu, wpływając nie tylko na bezpieczeństwo, ale także na zyski.

Co tak naprawdę oznacza śledzenie umów?

Oficjalnie, śledzenie umów to proces monitorowania umów przez cały cykl życia umowy, a więc od utworzenia projektu, poprzez wewnętrzne przeglądy i zatwierdzenia, aż do odnowienia, wypowiedzenia lub po prostu zakończenia umowy i archiwizacji dokumentu.

Mówiąc prościej, to wiedza o tym, gdzie znajduje się każda umowa, na jakim jest etapie i co musi się wydarzyć dalej.

Zamiast przeszukiwać skrzynki odbiorcze, sprawdzać dane umowne lub zgadywać, czy najnowsza wersja jest ostateczna, właściwe śledzenie zapewnia:

• Przejrzystość: jedno miejsce, w którym można zobaczyć status każdej umowy.
• Kontekst: kto nad nią pracował, kiedy i jakie zmiany zostały wprowadzone.
• Wgląd w przyszłość: przypomnienia o kluczowych datach, takich jak odnowienia, wygaśnięcia lub kontrole zgodności.

Jest to ciągły proces, który zapewnia, że umowy pozostają kontrolowane, przejrzyste i użyteczne przez cały okres ich obowiązywania.

Możesz go realizować na różne sposoby, od użycia dobrej platformy do e-podpisów, przez oprogramowanie do śledzenia umów (a właściwie oprogramowanie do zarządzania umowami - Contract Management Software), po kompleksowe narzędzie do zarządzania cyklem życia umowy (Contract Lifecycle Management - CLM).

Etapy cyklu życia śledzenia umów i co należy śledzić

Skoro mowa o całym cyklu życia umowy, dowiedzmy się o nim więcej, zanim przejdziemy do skutecznego śledzenia umów i procesu, który to umożliwia.

Każda umowa przechodzi przez kilka przewidywalnych etapów.

Wiemy, co dzieje się na każdym głównym etapie umowy.

Teraz przyjrzyjmy się bliżej, co powinieneś rozważyć śledzić w każdej z tych faz dla lepszego zarządzania umowami.

• Tworzenie projektu i współpraca: Na tym etapie kluczowe jest śledzenie, kto pracuje nad umową, która wersja jest aktualna i jakie szablony lub klauzule są używane.
  • Dostęp oparty na rolach zapewnia, że tylko upoważnieni członkowie zespołu mogą wprowadzać zmiany, podczas gdy kontrola wersji zapobiega zamieszaniu związanemu z wieloma projektami.
• Zatwierdzanie i podpis: Tutaj śledzenie koncentruje się na samym procesie workflow.
  • Pomyśl o tym, kto zatwierdził dokument, kto oczekuje na zatwierdzenie i gdzie występują opóźnienia. Monitorowanie kierowania do interesariuszy i automatyczne powiadomienia pomagają upewnić się, że nic nie utknie w zawieszeniu, a zatwierdzenia przebiegają sprawnie.
  • Automatyzacja umów i podpisy elektroniczne mogą znacząco pomóc na tym konkretnym etapie śledzenia umów, zwłaszcza jeśli są połączone w jednym oprogramowaniu.
• Śledzenie i archiwizacja: Po sfinalizowaniu umowy uwaga przenosi się na długoterminową widoczność.
  • Śledź kluczowe daty i kamienie milowe, takie jak odnowienia lub wygaśnięcia, i utrzymuj przeszukiwalne archiwum w celu szybkiego odzyskania dokumentu. Możesz również dodać pulpity nawigacyjne do monitorowania ogólnego „stanu zdrowia” i zgodności umów. Dodatkowo, automatyczne alerty i raportowanie zapewniają, że krytyczne zobowiązania nigdy nie zostaną przeoczone.

Ale jak to wszystko zrobić sprawnie?

Cóż, jak w przypadku większości rzeczy, potrzebujesz odpowiednich narzędzi.

Śledzenie umów z Autenti: od projektu do archiwum

A ponieważ nikt nie lubi żonglować tuzinem narzędzi, zobaczmy, jak jedno konkretne oprogramowanie może pomóc Ci uczynić śledzenie umów niezwykle wydajnym.

Autenti to platforma do e-podpisów, która ułatwia wgrywanie projektów umów, automatyzację zatwierdzeń, podpisywanie online (na komputerze stacjonarnym lub dowolnym urządzeniu mobilnym), weryfikację tożsamości, kontrolę wersji i ścieżki audytu, a także utrzymywanie czystego archiwum dokumentów.

Wszystko na jednej platformie, która może być Twoim własnym systemem śledzenia umów.

Przejdźmy przez przykładowy przepływ śledzenia umowy od projektu do archiwum w Autenti, aby pomóc w sfinalizowaniu transakcji i pokazać, jak łatwe może być śledzenie umów z odpowiednim narzędziem.

Utworzenie umowy

Zanim faktycznie zaczniesz monitorowanie umowy, najpierw musisz napisać i wgrać projekt umowy do Autenti.

Aby to zrobić, przejdź do sekcji „Moje dokumenty” i wybierz „Utwórz dokument”. Następnie po prostu przeciągnij i upuść projekt umowy na ekran lub wgraj z komputera, Dysku Google lub One Drive.

💡Dzięki Autenti możesz wgrać wiele plików, które narzędzie automatycznie połączy w jeden. Więc jeśli na początku miałeś kilka rozproszonych pomysłów, nie martw się i łatwo je tam połącz.

Zatwierdzanie umowy

Następnie dodaj odbiorców swoich dokumentów, wybierając przycisk „Dodaj odbiorcę”.

Wypełnij podstawowe dane każdej osoby, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail (na który otrzymają dokument) i wybierz, czy jest to osoba prywatna, czy przedstawiciel organizacji.

💡Możesz dodać nowych odbiorców do książki adresowej dla łatwiejszego udostępniania dokumentów w przyszłości.

Następnie upewnij się, że wybierasz właściwą rolę dla każdego dodawanego odbiorcy.

W Autenti możesz wybrać, aby odbiorcami dokumentu byli:

• Widzowie: którzy mogą po prostu przeglądać wysłany dokument, ale nie podejmują żadnych działań (dobre dla członków zespołu, którzy muszą być na bieżąco, ale nie są zobowiązani do zatwierdzenia/odrzucenia/przeglądu/podpisania dokumentu, aby posunąć go naprzód),
• Zatwierdzający: którzy przeglądają wysłany dokument i albo zatwierdzają, albo odrzucają umowę, wraz z możliwością pozostawienia opinii, dlaczego podjęli daną decyzję,
• Podpisujący: którzy muszą podpisać dokument, aby go naprawdę sfinalizować i uczynić legalnym (najlepsze dla ostatecznych umów, nie projektów).

Tak więc, w przypadku projektu umowy, najlepiej jest wybrać odpowiednich członków zespołu do przeglądu dokumentu i wyrażenia swojej zgody (lub nie). Pomyśl o zespole prawnym przeglądającym ważne klauzule, zespole sprzedaży przeglądającym szczegóły nowej transakcji, dziale zakupów przeglądającym klauzule związane z dostawcami itp.

💡Możesz wybrać, aby każdy odbiorca autoryzował swój dostęp do dokumentu za pomocą kodu SMS dla większego bezpieczeństwa umowy.

Edycja

Po wstępnym przeglądzie projekt umowy zostanie najprawdopodobniej odrzucony z prośbą o odpowiednie zmiany.

💡Możesz również przeprowadzić proces edycji/przeglądu w udostępnionym dokumencie Google Doc lub Microsoft Word, jeśli jest to łatwiejsze dla Twojego zespołu/klienta/dostawcy.

W tym momencie zastosuj wszystkie odpowiednie korekty, a gdy wszyscy zdecydujecie się na ostateczną wersję umowy, powtórz proces wgrywania dokumentu w Autenti z jedną małą zmianą.

Podpisywanie

W przypadku zatwierdzonych dokumentów oznacz wszystkich odbiorców otrzymujących dokument e-mailem jako podpisujących. Tak, aby wszyscy otrzymali link do e-podpisu dokumentu.

💡Dzięki Autenti możesz wybrać typ e-podpisu potrzebnego dla udostępnionego dokumentu, od prostych e-podpisów (SES) po kwalifikowane podpisy (QES).

Podpisywanie elektroniczne zajmuje zaledwie kilka minut i można je wykonać za pomocą dowolnego urządzenia z dostępem do internetu. Czyni to proces znacznie wygodniejszym i o wiele bezpieczniejszym niż tradycyjne podpisy tuszem.

Archiwizacja

Wreszcie, po elektronicznym podpisaniu dokumentu przez obie strony, możesz przenieść je do archiwum Autenti w celu łatwego dostępu w przyszłości. Zasadniczo tworzysz własne repozytorium umów.

Archiwum jest łatwe do przeszukiwania i całkowicie bezpieczne. Możesz filtrować zarchiwizowane dokumenty za pomocą tagów i wyszukiwać, wpisując nazwy/szczegóły umowy w pasku wyszukiwania.

Dodatkowe funkcje

Ale w Autenti śledzenie umów to nie tylko przenoszenie dokumentu z punktu A do B.

Dzięki niemu możesz uprościć śledzenie umów tak bardzo, jak to możliwe.

Dodatkowe funkcje dla lepszego śledzenia umów w Autenti to:

• Kompletne ścieżki audytu, które umożliwiają sprawdzenie, kto podpisał dany dokument, z dokładnym adresem IP, typem podpisu, urządzeniem i innymi informacjami.
• Pełne bezpieczeństwo umów i podpisów, zgodne z międzynarodowymi regulacjami, od eIDAS po ISO i RODO.
• Automatyczne powiadomienia-przypomnienia, które pomagają zachęcić członków zespołu i drugą stronę umowy do podjęcia niezbędnego działania, np. przeglądu dokumentu lub podpisania.
• Zautomatyzowane procesy workflow biznesowe zbudowane specjalnie dla Twojego procesu zarządzania umowami.
• Weryfikacja tożsamości online za pomocą różnych metod, od zdjęć dowodów tożsamości po wideokonferencje.
• Status umowy do łatwego śledzenia, na jakim etapie procesu znajduje się obecnie każda umowa, od oczekiwania na podpis, do wycofanej, odrzuconej, zatwierdzonej i innych.
• Wspólne etykiety, które możesz dodawać do umów i umożliwiać dostęp innym osobom w Twojej organizacji, które mogą nie być aktywnie zaangażowane w proces podpisywania, ale mogą być przydatne do przeglądu, zatwierdzania lub podpisania danego dokumentu w przypadku nieobecności innej osoby. W ten sposób odpowiedni pracownicy mają dostęp do każdego potrzebnego dokumentu, nawet w nagłych wypadkach.

Oszczędź do 90% czasu na zarządzanie umowami

Dzięki Autenti możesz zaoszczędzić do 90% czasu na zarządzanie i śledzenie ważnych umów.

Zamiast żonglować tuzinem narzędzi, które albo opanowują zarządzanie cyklem życia umowy za pomocą solidnych pulpitów nawigacyjnych, ale nie spełniają wymagań dotyczących podpisywania lub archiwizacji, przejdź na platformę, która wykonuje całe śledzenie umów w jednym miejscu.

Z Autenti zawsze będziesz wiedział, gdzie utknął Twój dokument i zautomatyzujesz proces, aby posunąć go naprzód szybciej niż kiedykolwiek wcześniej.

Podobnie jak Grupa TZMO, która skróciła czas przetwarzania umów aż o 90%, przechodząc od podpisywania umów międzynarodowych w ciągu 2-3 tygodni do zaledwie 30 godzin.

W przypadku całego procesu.

Zamiast wysyłać dokumenty pocztą, czekać na tradycyjne podpisy i polegać na poczcie, teraz wykorzystują ten czas na skupienie się na rzeczach, które faktycznie mają znaczenie dla biznesu.

„Automatyzacja uwolniła czas na kluczowe działania, takie jak sprzedaż, zamiast zajmować się dokumentacją papierową, która obejmowała drukowanie, wysyłanie, skanowanie, odbieranie i ponoszenie kosztów logistycznych za usługi kurierskie i pocztowe.”

Dr Paweł Ochrymiuk, Menedżer ds. Ładu Korporacyjnego i Prawnego w TZMO

Wypróbuj Autenti całkowicie za darmo przez 14 dni.

Typowe problemy rozwiązane przez automatyzację w śledzeniu umów

Ręczne zarządzanie umowami wiąże się z długą listą problemów, oczywiście.

Na przykład:

• Projekty gubią się w wątkach e-mailowych lub udostępnionych dyskach, pozostawiając zespoły niepewne, która wersja jest aktualna.
• Pojawiają się wąskie gardła, gdy zatwierdzenia utykają, ponieważ właściwa osoba nie widziała dokumentu, co spowalnia transakcje i procesy wewnętrzne.
• Przegapione terminy, czy to podpisania, odnowienia, czy zgodności, powodujące niepotrzebne ryzyko i narażenie finansowe.
• Pułapki automatycznego odnowienia blokujące firmę w niekorzystnych warunkach po prostu dlatego, że umowa nie została oznaczona na czas.
• Negocjacje umów wymagające za każdym razem „ponownego wymyślenia koła”, ponieważ nie uczysz się na podstawie istniejących procesów.

Automatyzacja rozwiązuje wszystkie te problemy. Jednocześnie.

Scentralizowane przechowywanie eliminuje utracone projekty, zarządzanie workflow utrzymuje zatwierdzenia w ruchu, a przypomnienia lub pulpity nawigacyjne zapewniają, że żaden termin ani odnowienie nie prześlizgnie się niezauważone.

Usuwając te problemy, możesz uzyskać całkowitą przejrzystość, szybkość i kontrolę nad całym cyklem życia umowy, aby Twoje umowy były rzeczywistymi szansami biznesowymi, a nie przeszkodami.

Oznacza to, że możesz faktycznie analizować i uczyć się na podstawie istniejących umów, aby poprawić każdy powiązany proces w przyszłości.

Umowy nie powinny być przeszkodami

Droga od sporządzenia do archiwizacji umowy jest często pełna nieefektywności.

Ręczne zarządzanie umowami pozostawia zespoły polujące na zagubione dokumenty, poruszające się po nieskończonych wątkach e-mailowych i zmagające się z zablokowanymi zatwierdzeniami — wszystko to może spowolnić biznes, stworzyć ryzyko niezgodności i, co najbardziej bolesne, kosztować pieniądze.

Zanim umowa zostanie podpisana, mogą minąć tygodnie, a nawet miesiące, a gdy zostanie złożona, może łatwo zniknąć, pozostawiając krytyczne terminy i odnowienia umów bez śledzenia.

Automatyczne śledzenie umów zmienia zasady gry.

U podstaw leży widoczność, kontrola i wgląd w przyszłość. Dokładna wiedza o tym, gdzie znajduje się każda umowa, na jakim jest etapie i jakie działania są potrzebne dalej.

Narzędzia takie jak Autenti sprawiają, że ten proces jest prosty i bezpieczny.

Dzięki e-podpisom, zautomatyzowanym procesom workflow umów, ścieżkom audytu, weryfikacji tożsamości i przeszukiwalnemu archiwum — wszystko na jednej platformie — zespoły mogą usprawnić proces zatwierdzania, zabezpieczyć dokumenty i monitorować kluczowe terminy bez żonglowania wieloma systemami.

Ułatw więc swoje procesy i zautomatyzuj śledzenie umów z Autenti już dziś.

Wypróbuj Autenti jako swoje rozwiązanie do śledzenia umów bezpłatnie przez 14 dni.