Automatizované sledování smluv: od návrhu do archivu

Více než 70 % společností má potíže najít 10 % nebo dokonce i více vlastních smluvních dokumentů.

A není to bezdůvodné.

Manuální správa smluv je noční můra. Návrhy se motají v e-mailových vláknech, nikdo si není jistý, která verze je finální, a schvalování se zadrhává, protože správná osoba dokument ještě nepodepsala.

Než je smlouva skutečně podepsána, mohou uplynout týdny, nebo dokonce měsíce.

A to je jen začátek. Jakmile jsou smlouvy podepsány, často zmizí na osobních discích nebo v zapomenutých složkách, což ztěžuje sledování smluvních termínů, obnovení nebo závazků shody s předpisy.

Celý tento chaos něco stojí.

Zmeškané termíny obnovení mohou společnost uvěznit v nevýhodných podmínkách. Ztracené smlouvy vystavují firmy riziku nedodržení předpisů. Pomalá schvalování znamenají, že se obchody táhnou, platby se zpožďují a příležitosti jsou promarněny.

Zkrátka, bez řádného (nejlépe automatizovaného) sledování se smlouvy mění ze stimulátorů podnikání na závazky, což ovlivňuje nejen bezpečnost, ale i zisky.

Co přesně znamená sledování smluv?

Oficiálně je sledování smluv proces monitorování smluv po celou dobu jejich životního cyklu, tedy od vytvoření návrhu, přes interní revize a schválení, až po obnovení, ukončení nebo jednoduše dokončení smlouvy a archivaci dokumentu.

Jednoduše řečeno, je to vědět, kde se každá smlouva nachází, v jaké fázi se právě nachází a co se má dít dál.

Namísto prohrabávání se schránkami, kontroly smluvních dat nebo hádání, zda je nejnovější verze finální, vám správné sledování poskytne:

• Přehlednost: jedno místo, kde uvidíte stav každé smlouvy.
• Kontext: kdo na ní pracoval, kdy a jaké změny byly provedeny.
• Předvídavost: připomenutí klíčových dat, jako jsou obnovení, vypršení nebo kontroly shody.

Jedná se o průběžný proces, který zajišťuje, že smlouvy zůstanou kontrolované, transparentní a užitečné po celou dobu jejich platnosti.

Můžete ho provádět různými způsoby, od použití dobré platformy pro e-podpisy, přes software pro sledování smluv (nebo spíše použití softwaru pro správu smluv - Contract Management Software), až po komplexní nástroj pro řízení životního cyklu smlouvy (Contract Lifecycle Management - CLM).

Fáze životního cyklu sledování smluv a co sledovat

Když už mluvíme o celém životním cyklu smlouvy, pojďme se o něm dozvědět více, než přejdeme k efektivnímu sledování smluv a procesu, který to provádí.

Každá smlouva prochází několika předvídatelnými fázemi.

TABLE STOP

Víme, co se děje v každé hlavní fázi smlouvy.

Nyní se podívejme blíže na to, co byste měli zvážit sledovat v každé z těchto fází pro lepší správu smluv.

• Návrh a spolupráce: V této fázi je nezbytné sledovat, kdo na smlouvě pracuje, která verze je aktuální a jaká šablona nebo doložky se používají.
  • Přístup založený na rolích zajišťuje, že úpravy mohou provádět pouze oprávnění členové týmu, zatímco kontrola verzí zabraňuje zmatkům ohledně více návrhů.
• Schválení a podpis: Zde se sledování zaměřuje na samotný pracovní postup (workflow).
  • Zamyslete se nad tím, kdo dokument schválil, kdo čeká na schválení a kde dochází ke zpožděním. Monitorování směrování zainteresovaných stran a automatizovaná oznámení pomáhá zajistit, že nic neuvízne a schválení probíhají efektivně.
  • Automatizace smluv a elektronické podpisy mohou významně pomoci v této konkrétní fázi sledování smluv, zejména pokud jsou zkombinovány v jednom softwaru.
• Sledování a archivace: Jakmile je smlouva finalizována, pozornost se přesouvá na dlouhodobou viditelnost.
  • Sledujte klíčové termíny a milníky, jako jsou obnovení nebo vypršení platnosti, a udržujte prohledávatelný archiv pro rychlé vyhledání dokumentů. Můžete také přidat přístrojové panely pro monitorování celkového stavu a shody smluv. K tomu všemu automatické výstrahy a reportování zajistí, že kritické závazky nebudou nikdy přehlédnuty.

Ale jak to všechno udělat efektivně?

No, jako u většiny věcí, potřebujete ty správné nástroje.

Sledování smluv s Autenti: od návrhu do archivu

A protože nikdo nemá rád žonglování s tuctem nástrojů, podívejme se, jak vám jeden konkrétní software může pomoci učinit sledování smluv extrémně efektivním.

Autenti je platforma pro e-podpisy, která usnadňuje nahrávání návrhů smluv, automatizaci schvalování, online podepisování (na počítači nebo jakémkoli mobilním zařízení), ověřování totožnosti, kontrolu verzí a auditních záznamů a také udržování čistého archivu dokumentů.

To vše na jedné platformě, která může být vaším vlastním systémem sledování smluv.

Pojďme si projít příkladem pracovního postupu sledování smlouvy od návrhu po archivaci s Autenti, abychom pomohli uzavřít dohodu a ukázali vám, jak snadné může být sledování smluv se správným nástrojem.

Vytvoření smlouvy

Než skutečně začnete monitorovat smlouvy, musíte nejprve napsat a nahrát návrh smlouvy do Autenti.

Chcete-li to provést, přejděte do sekce „Moje dokumenty“ a zvolte „Vytvořit dokument“. Poté jednoduše přetáhněte návrh smlouvy na obrazovku nebo jej nahrajte z počítače, Disku Google nebo One Drive.

💡S Autenti můžete nahrát více souborů, které nástroj automaticky zkombinuje do jednoho. Takže pokud jste měli zpočátku několik roztříštěných nápadů, nebojte se a snadno je tam spojte.

Schválení smlouvy

Dále přidejte příjemce svých dokumentů výběrem tlačítka „Přidat příjemce“.

Vyplňte základní údaje každé osoby, jako je jméno, příjmení, e-mailová adresa (na kterou dokument obdrží), a vyberte, zda se jedná o soukromou osobu nebo zástupce organizace.

💡Můžete se rozhodnout přidat nové příjemce do adresáře pro snadnější sdílení dokumentů v budoucnu.

Poté se ujistěte, že pro každého přidávaného příjemce vyberete správnou roli.

S Autenti můžete zvolit, aby příjemci dokumentu byli:

• Prohlížející (Viewers): kteří si mohou zaslaný dokument pouze prohlédnout, ale nepodnikají žádnou akci (dobré pro členy týmu, kteří musí být informováni, ale nejsou povinni dokument schvalovat/odmítat/revizovat/podepisovat, aby se posunul dál),
• Schvalující (Approvers): kteří zaslaný dokument zkontrolují a buď schválí, nebo odmítnou smlouvu, s možností, že zanechají názor, proč se tak rozhodli,
• Podepisující (Signers): kteří musí dokument podepsat, aby ho skutečně zpečetili a učinili právně závazným (nejlepší pro finální smlouvy, nikoli návrhy).

Takže pro návrh smlouvy je nejlepší vybrat vhodné členy týmu, aby dokument zkontrolovali a dali své schválení (nebo ne). Představte si právní tým revidující důležité klauzule, obchodní tým revidující detaily nové dohody, oddělení nákupu revidující klauzule související s dodavateli atd.

💡Můžete zvolit, aby si každý příjemce ověřil přístup k dokumentu pomocí SMS kódu pro větší bezpečnost smlouvy.

Editace

Po úvodní revizi bude návrh smlouvy s největší pravděpodobností odmítnut s požadavkem na příslušné změny.

💡Proces editace/revize můžete také dokončit ve sdíleném dokumentu Google Doc nebo Microsoft Word, pokud je to pro váš tým/zákazníka/dodavatele snazší.

V tu chvíli aplikujte všechny relevantní úpravy a jakmile se všichni dohodnete na finální verzi smlouvy, opakujte proces nahrávání dokumentu v Autenti s jednou malou změnou.

Podepisování

Pro schválené dokumenty označte všechny příjemce, kteří dokument obdrží e-mailem, jako podepisující. Tak, aby všichni obdrželi odkaz k e-podpisu dokumentu.

💡S Autenti si můžete zvolit typ e-podpisu potřebný pro sdílený dokument, od jednoduchých e-podpisů (SES) po kvalifikované podpisy (QES).

Elektronické podepisování trvá jen několik minut a lze jej provést pomocí jakéhokoli zařízení s přístupem k internetu. Díky tomu je mnohem pohodlnější a mnohem bezpečnější než tradiční podpisy mokrým inkoustem.

Archivace

Nakonec, poté, co obě strany dokument elektronicky podepíší, můžete je přesunout do archivu Autenti pro snadný přístup v budoucnu. V podstatě si vytvoříte vlastní úložiště smluv.

Archiv je snadno prohledávatelný a naprosto bezpečný. Můžete filtrovat archivované dokumenty podle štítků a vyhledávat zadáním jmen/detailů smlouvy do vyhledávacího pole.

Doplňkové funkce

S Autenti však sledování smluv není jen o přenesení dokumentu z bodu A do B.

S ním můžete sledování smluv co nejvíce zjednodušit.

Doplňkové funkce pro lepší sledování smluv v Autenti jsou:

• Kompletní auditní záznamy, které umožňují zkontrolovat, kdo podepsal který dokument, s přesnou IP adresou, typem podpisu, zařízením a dalšími detaily.
• Úplné zabezpečení smluv a podpisů v souladu s mezinárodními předpisy, od eIDAS po ISO a GDPR.
• Automatizovaná upozornění-připomenutí, která pomáhají popohnat členy týmu a druhou smluvní stranu k provedení potřebné akce, jako je revize dokumentu nebo podepsání.
• Automatizované pracovní postupy (workflows) obchodních procesů vytvořené speciálně pro váš proces správy smluv.
• Online ověření totožnosti různými metodami, od fotografií občanských průkazů po videokonference.
• Stav smlouvy pro snadné sledování, ve které fázi procesu se každá smlouva aktuálně nachází, od čekání na podpis, po staženou, odmítnutou, schválenou a další.
• Sdílené štítky, které můžete přidat ke smlouvám a povolit přístup dalším lidem ve vaší organizaci, kteří se nemusí aktivně podílet na procesu podepisování, ale mohli by být užiteční pro každou revizi smlouvy, ale také schvalování nebo podepisování daného dokumentu v případě něčí nepřítomnosti. Tímto způsobem mají příslušní zaměstnanci přístup ke všem dokumentům, které potřebují, i v případě nouze.

Ušetřete až 90 % času při správě smluv

S Autenti můžete ušetřit až 90 % času při správě a sledování důležitých smluv.

Namísto žonglování s tuctem nástrojů, které buď zvládají řízení životního cyklu smlouvy s robustními přístrojovými panely, ale selhávají v části podepisování nebo archivace, přepněte na platformu, která provádí veškeré sledování smluv na jednom místě.

S Autenti budete vždy vědět, kde se váš dokument zadrhl, a automatizujete proces, aby se posunul rychleji než kdykoli předtím.

Stejně jako skupina TZMO, která zkrátila dobu zpracování smluv až o 90 %, přešla od podepisování mezinárodních smluv v průběhu 2–3 týdnů na pouhých 30 hodin.

A to pro celý proces.

Namísto zasílání dokumentů poštou, čekání na tradiční podpisy a spoléhání se na poštu nyní využívají tento čas k zaměření se na věci, které jsou pro podnikání skutečně důležité.

„Automatizace uvolnila čas na klíčové činnosti, jako je prodej, namísto zpracování papírové dokumentace, které zahrnovalo tisk, odesílání, skenování, příjem a vznik logistických nákladů na kurýrní a poštovní služby.“

Dr. Paweł Ochrymiuk, Corporate Governance and Legal Manager ve společnosti TZMO

Vyzkoušejte Autenti zcela zdarma po dobu 14 dní.

Běžné problémy řešené automatizací ve sledování smluv

Manuální správa smluv samozřejmě přináší dlouhý seznam problémů.

Například:

• Návrhy se ztrácejí v e-mailových vláknech nebo sdílených discích, takže týmy si nejsou jisty, která verze je aktuální.
• Objevují se úzká hrdla, když se schvalování zadrhává, protože správná osoba dokument neviděla, což zpomaluje transakce a interní procesy.
• Zmeškané termíny, ať už se jedná o podepsání, obnovení nebo shodu s předpisy, způsobují zbytečné riziko a finanční ohrožení.
• Pasti automatického obnovení uvězní společnost v nevýhodných podmínkách jednoduše proto, že smlouva nebyla včas označena.
• Vyjednávání smluv vyžaduje, abyste pokaždé „znovu vynalézali kolo“, protože se neučíte z existujících procesů.

Automatizace řeší všechny tyto problémy. Najednou.

Centralizované úložiště eliminuje ztracené návrhy, správa pracovního postupu udržuje schvalování v pohybu a připomenutí nebo přístrojové panely zajišťují, že žádný termín nebo obnovení neproklouzne.

Odstraněním těchto problémů můžete získat úplnou přehlednost, rychlost a kontrolu nad celým životním cyklem smlouvy, takže vaše smlouvy jsou skutečnými obchodními příležitostmi, a ne blokátory.

To znamená, že můžete skutečně analyzovat a učit se z existujících smluv, abyste zlepšili jakýkoli související proces v budoucnu.

Smlouvy by neměly být blokátory

Cesta od navrhování k archivaci smlouvy je často plná neefektivnosti.

Manuální správa smluv zanechává týmy lovící ztracené dokumenty, procházející nekonečnými e-mailovými vlákny a potýkající se s zablokovanými schváleními — to vše může zpomalit podnikání, vytvořit rizika nedodržení předpisů a, což je nejbolestivější, stát peníze.

Než je smlouva podepsána, mohou uplynout týdny nebo dokonce měsíce, a jakmile je založena, může snadno zmizet, takže kritické termíny a obnovení smluv zůstanou nesledovány.

Automatizované sledování smluv mění hru.

Jádrem je viditelnost, kontrola a předvídavost. Vědět přesně, kde se každá smlouva nachází, v jaké je fázi a jaké akce jsou potřeba dál.

Nástroje jako Autenti činí tento proces jednoduchým a bezpečným.

Díky e-podpisům, automatizovaným pracovním postupům smluv, auditním záznamům, ověřování totožnosti a prohledávatelnému archivu vše na jedné platformě mohou týmy zjednodušit proces schvalování, zabezpečit dokumenty a monitorovat klíčové termíny, aniž by musely žonglovat s více systémy.

Usnadněte si tedy procesy a automatizujte sledování smluv s Autenti ještě dnes.

Vyzkoušejte Autenti jako své řešení pro sledování smluv zdarma po dobu 14 dnů.