Automatizované sledovanie zmlúv: od návrhu do archívu

Viac ako 70 % spoločností má problémy nájsť 10 % alebo dokonca viac svojich vlastných zmluvných dokumentov.

A nie je to bezdôvodné.

Manuálna správa zmlúv je nočná mora. Návrhy sa rozosielajú v e-mailových vláknach, nikto si nie je istý, ktorá verzia je konečná, a schvaľovanie sa zastavuje, pretože správna osoba ešte nepodpísala.

Kým sa zmluva skutočne podpíše, môžu uplynúť týždne alebo dokonca mesiace.

A to je len začiatok. Po podpísaní zmluvy často zmiznú na osobných diskoch alebo v zabudnutých priečinkoch, čo sťažuje sledovanie termínov zmlúv, ich obnovenia alebo záväzkov v oblasti súladu.

Všetok tento chaos niečo stojí.

Zmeškané termíny obnovenia môžu spoločnosť uväzniť v nevýhodných podmienkach. Stratené zmluvy vystavujú podniky riziku nesúladu s predpismi. Pomalé schvaľovanie znamená, že sa obchody preťahujú, hotovosť sa oneskoruje a príležitosti sú premárnené.

Skrátka, bez riadneho (najlepšie automatizovaného) sledovania sa zmluvy menia zo stimulátorov podnikania na záväzky, čo ovplyvňuje nielen bezpečnosť, ale aj zisky.

Čo skutočne znamená sledovanie zmlúv?

Oficiálne je sledovanie zmlúv proces monitorovania zmlúv počas celého životného cyklu zmluvy, teda od vytvorenia návrhu, cez interné revízie a schválenia, až po obnovenie, ukončenie alebo jednoducho dokončenie zmluvy a archiváciu dokumentu.

Jednoducho povedané, je to vedieť, kde sa každá dohoda nachádza, v akej fáze sa práve nachádza a čo sa má diať ďalej.

Namiesto prehrabávania sa schránkami, kontroly zmluvných údajov alebo hádania, či je najnovšia verzia konečná, vám správne sledovanie poskytuje:

• Prehľadnosť: jedno miesto, kde vidíte stav každej zmluvy.
• Kontext: kto na nej pracoval, kedy a aké zmeny boli vykonané.
• Predvídavosť: pripomienky na kľúčové dátumy, ako sú obnovenia, vypršania platnosti alebo kontroly súladu.

Je to prebiehajúci proces, ktorý zaisťuje, že zmluvy zostanú kontrolované, transparentné a užitočné počas celej ich životnosti.

Môžete to robiť rôznymi spôsobmi, od používania dobrej platformy na e-podpisy po softvér na sledovanie zmlúv (alebo skôr softvér na správu zmlúv - Contract Management Software), alebo komplexný nástroj na riadenie životného cyklu zmluvy (Contract Lifecycle Management - CLM).

Fázy životného cyklu sledovania zmlúv a čo sledovať

Keď už hovoríme o celom životnom cykle zmluvy, poďme sa o ňom dozvedieť viac predtým, ako prejdeme k efektívnemu sledovaniu zmlúv a procesu, ktorý to robí.

Pretože každá zmluva prechádza niekoľkými predvídateľnými fázami.

Vieme, čo sa deje v každej hlavnej fáze zmluvy.

Teraz sa pozrime bližšie na to, čo by ste mali zvážiť sledovať v každej z týchto fáz pre lepšiu správu zmlúv.

• Príprava návrhu a spolupráca: V tejto fáze je nevyhnutné sledovať, kto na zmluve pracuje, ktorá verzia je aktuálna a aká šablóna alebo doložky sa používajú.
  • Prístup založený na rolách zaisťuje, že úpravy môžu vykonávať iba oprávnení členovia tímu, zatiaľ čo kontrola verzií zabraňuje nejasnostiam ohľadom viacerých návrhov.
• Schvaľovanie a podpis: Tu sa sledovanie zameriava na samotný pracovný postup (workflow).
  • Myslite na to, kto dokument schválil, kto čaká na schválenie a kde dochádza k oneskoreniam. Monitorovanie smerovania k zainteresovaným stranám a automatizované oznámenia pomáhajú zabezpečiť, že sa nič nezasekne a schválenia prebiehajú efektívne.
  • Automatizácia zmlúv a elektronické podpisy môžu významne pomôcť v tejto konkrétnej fáze sledovania zmlúv, najmä ak sú kombinované v jednom softvéri.
• Sledovanie a archivácia: Akonáhle je zmluva dokončená, pozornosť sa presúva na dlhodobú viditeľnosť.
  • Sledujte kľúčové dátumy a míľniky, ako sú obnovenia alebo vypršania platnosti, a udržiavajte prehľadávateľný archív pre rýchle získanie dokumentu. Môžete tiež pridať nástenky na monitorovanie celkového stavu a súladu zmlúv. Navyše automatické upozornenia a správy zaisťujú, že kritické záväzky nebudú nikdy prehliadnuté.

Ale ako to všetko urobiť efektívne?

No, ako pri väčšine vecí, potrebujete tie správne nástroje.

Sledovanie zmlúv s Autenti: od návrhu do archívu

A pretože nikto nemá rád žonglovanie s tuctom nástrojov, pozrime sa, ako vám jeden konkrétny softvér môže pomôcť urobiť sledovanie zmlúv mimoriadne efektívnym.

Autenti je platforma na e-podpisy, ktorá uľahčuje nahrávanie návrhov zmlúv, automatizáciu schvaľovania, online podpisovanie (na počítači alebo akomkoľvek mobilnom zariadení), overovanie totožnosti, kontrolu verzií a auditné záznamy a tiež udržiavanie čistého archívu dokumentov.

Všetko na jednej platforme, ktorá môže byť vašim vlastným systémom sledovania zmlúv.

Prejdime si príkladom toku sledovania zmluvy od návrhu do archívu s Autenti, aby sme pomohli uzavrieť dohodu a ukázali vám, aké ľahké môže byť sledovanie zmlúv so správnym nástrojom.

Vytvorenie zmluvy

Predtým, ako skutočne začnete monitorovať zmluvy, musíte najprv napísať a nahrať návrh verzie zmluvy do Autenti.

Ak to chcete urobiť, prejdite do sekcie „Moje dokumenty“ a vyberte „Vytvoriť dokument“. Potom jednoducho pretiahnite návrh zmluvy na obrazovku alebo ho nahrajte z počítača, Disku Google alebo One Drive.

💡S Autenti môžete nahrať viac súborov, ktoré nástroj automaticky spojí do jedného. Takže ak ste mali najprv niekoľko roztrúsených nápadov, nemusíte sa obávať a ľahko ich tam spojte.

Schválenie zmluvy

Ďalej pridajte príjemcov vašich dokumentov výberom tlačidla „Pridať príjemcu“.

Vyplňte základné údaje každej osoby, ako je meno, priezvisko, e-mailová adresa (na ktorú dostanú dokument), a vyberte, či ide o súkromnú osobu alebo zástupcu organizácie.

💡Môžete sa rozhodnúť pridať nových príjemcov do adresára pre jednoduchšie zdieľanie dokumentov v budúcnosti.

Potom sa uistite, že pre každého pridávaného príjemcu vyberiete správnu rolu.

S Autenti môžete zvoliť, aby príjemcami dokumentu boli:

• Prehliadači (Viewers): ktorí si môžu zaslaný dokument jednoducho prezerať, ale nepodnikajú žiadnu akciu (dobré pre členov tímu, ktorí musia byť v obraze, ale nevyžaduje sa, aby dokument schválili/zamietli/skontrolovali/podpísali, aby sa posunul ďalej),
• Schvaľovatelia (Approvers): ktorí zaslaný dokument skontrolujú a buď schvália, alebo zamietnu zmluvu spolu s možnosťou, že zanechajú názor, prečo urobili dané rozhodnutie,
• Podpisujúci (Signers): ktorí musia dokument podpísať, aby ho skutočne uzavreli a urobili právne záväzným (najlepšie pre konečné zmluvy, nie návrhy).

Takže pre návrh zmluvy je najlepšie vybrať vhodných členov tímu, aby dokument skontrolovali a dali svoje schválenie (alebo nie). Myslite na právny tím revidujúci dôležité doložky, obchodný tím revidujúci detaily novej dohody, oddelenie obstarávania revidujúce doložky súvisiace s dodávateľmi atď.

💡Môžete zvoliť, aby si každý príjemca autorizoval prístup k dokumentu pomocou SMS kódu pre väčšiu bezpečnosť zmluvy.

Editácia

Po úvodnej revízii bude návrh s najväčšou pravdepodobnosťou zamietnutý s požiadavkou na príslušné zmeny.

💡Proces editácie/revízie môžete tiež dokončiť v zdieľanom dokumente Google Doc alebo Microsoft Word, ak je to pre váš tím/zákazníka/dodávateľa jednoduchšie.

V tom okamihu aplikujte všetky príslušné úpravy a akonáhle sa všetci dohodnete na konečnej verzii zmluvy, zopakujte proces nahrávania dokumentu v Autenti s jednou malou zmenou.

Podpisovanie

V prípade schválených dokumentov označte všetkých príjemcov, ktorí dokument dostávajú e-mailom, ako podpisujúcich. Takže všetci dostanú odkaz na e-podpis dokumentu.

💡S Autenti si môžete zvoliť typ e-podpisu potrebný pre zdieľaný dokument, od jednoduchých e-podpisov (SES) po kvalifikované podpisy (QES).

Elektronické podpisovanie trvá len niekoľko minút a je možné ho vykonať prostredníctvom akéhokoľvek zariadenia s prístupom na internet. Je to oveľa pohodlnejšie a oveľa bezpečnejšie ako tradičné podpisy mokrým atramentom.

Archivácia

Nakoniec, po tom, čo obe strany dokument elektronicky podpíšu, ich môžete presunúť do archívu Autenti pre ľahký prístup v budúcnosti. V podstate si vytvoríte vlastné úložisko zmlúv.

Archív je ľahko prehľadávateľný a úplne bezpečný. Môžete filtrovať archivované dokumenty podľa štítkov a vyhľadávať zadaním mien/detailov zmluvy do vyhľadávacieho panela.

Ďalšie funkcie

S Autenti však sledovanie zmlúv nie je len o prenášaní dokumentu z bodu A do B.

S ním môžete sledovanie zmlúv čo najviac zjednodušiť.

Ďalšie funkcie pre lepšie sledovanie zmlúv v Autenti sú:

• Kompletné auditné záznamy, ktoré umožňujú skontrolovať, kto podpísal ktorý dokument, s presnou IP adresou, typom podpisu, zariadením a ďalšími informáciami.
• Úplná bezpečnosť zmlúv a podpisov v súlade s medzinárodnými predpismi, od eIDAS po ISO a GDPR.
• Automatizované notifikácie - pripomienky, ktoré pomáhajú povzbudiť členov tímu a druhú zmluvnú stranu k vykonaniu potrebnej akcie, ako je revízia dokumentu alebo podpisovanie.
• Automatizované pracovné postupy (workflows) obchodných procesov vytvorené špeciálne pre váš proces správy zmlúv.
• Online overovanie totožnosti rôznymi metódami, od fotografií ID po videokonferencie.
• Status zmluvy na jednoduché sledovanie, v akom procese sa každá zmluva práve nachádza, od čakania na podpis, po stiahnutú, zamietnutú, schválenú a ďalšie.
• Zdieľané štítky, ktoré môžete pridať k zmluvám a povoliť prístup iným ľuďom vo vašej organizácii, ktorí sa nemusia aktívne podieľať na procese podpisovania, ale mohli by byť užitoční pre každú revíziu zmluvy, ale aj schvaľovanie alebo podpisovanie daného dokumentu v prípade niekoho iného neprítomnosti. Týmto spôsobom majú príslušní zamestnanci prístup ku všetkým dokumentom, ktoré potrebujú, a to aj v prípade núdze.

Ušetrite až 90 % svojho času pri správe zmlúv

S Autenti môžete ušetriť až 90 % svojho času pri správe a sledovaní dôležitých zmlúv.

Namiesto žonglovania s tuctom nástrojov, ktoré buď ovládajú riadenie životného cyklu zmluvy s robustnými nástenkami, ale zlyhávajú v časti podpisovania alebo archivácie, prejdite na platformu, ktorá robí všetko sledovanie zmlúv na jednom mieste.

S Autenti budete vždy vedieť, kde sa váš dokument zasekol, a zautomatizujete proces, aby sa posunul rýchlejšie ako kedykoľvek predtým.

Rovnako ako skupina TZMO, ktorá znížila čas spracovania zmlúv až o 90 %, prešla od podpisovania medzinárodných zmlúv v priebehu 2-3 týždňov na len 30 hodín.

Pre celý proces.

Namiesto zasielania dokumentov poštou, čakania na tradičné podpisy a spoliehania sa na poštu teraz využívajú tento čas na zameranie sa na veci, ktoré sú pre podnikanie skutočne dôležité.

„Automatizácia uvoľnila čas na kľúčové aktivity, ako je predaj, namiesto manipulácie s papierovou dokumentáciou, ktorá zahŕňala tlač, odosielanie, skenovanie, príjem a náklady na logistiku pre kuriérske a poštové služby.“

Dr. Paweł Ochrymiuk, Corporate Governance and Legal Manager v TZMO

Vyskúšajte Autenti úplne zadarmo po dobu 14 dní.

Bežné problémy riešené automatizáciou pri sledovaní zmlúv

Manuálna správa zmlúv prináša, samozrejme, dlhý zoznam problémov.

Napríklad:

• Návrhy sa strácajú v e-mailových vláknach alebo zdieľaných diskoch, takže tímy si nie sú isté, ktorá verzia je aktuálna.
• Vznikajú úzke miesta, keď sa schvaľovanie zastaví, pretože správna osoba dokument nevidela, čo spomaľuje obchody a interné procesy.
• Zmeškané termíny, či už ide o podpisovanie, obnovenie alebo súlad s predpismi, spôsobujú zbytočné riziko a finančné ohrozenie.
• Pasti automatického obnovenia uväznia spoločnosť v nevýhodných podmienkach len preto, že zmluva nebola včas označená.
• Vyjednávanie zmlúv si vyžaduje, aby ste zakaždým „znovu vynaliezali koleso“, pretože sa neučíte z existujúcich procesov.

Automatizácia rieši všetky tieto problémy. Naraz.

Centralizované úložisko eliminuje stratené návrhy, správa pracovného postupu udržuje schvaľovanie v pohybe a pripomienky alebo nástenky zaisťujú, že žiadny termín ani obnovenie neprekĺznu.

Odstránením týchto problémov môžete získať úplnú prehľadnosť, rýchlosť a kontrolu nad celým životným cyklom zmluvy, takže vaše zmluvy sú skutočnými obchodnými príležitosťami, a nie blokátormi.

To znamená, že môžete skutočne analyzovať a učiť sa zo svojich existujúcich zmlúv na zlepšenie akéhokoľvek súvisiaceho procesu v budúcnosti.

Zmluvy by nemali byť blokátormi

Cesta od prípravy návrhu k archivácii zmluvy je často plná neefektívnosti.

Manuálna správa zmlúv zanecháva tímy hľadajúce stratené dokumenty, navigujúce nekonečné e-mailové vlákna a bojujúce so zablokovaným schvaľovaním — to všetko môže spomaliť podnikanie, vytvoriť riziká súladu a, čo je najbolestivejšie, stáť peniaze.

Kým sa zmluva podpíše, môžu uplynúť týždne alebo dokonca mesiace, a akonáhle je založená, môže ľahko zmiznúť, takže kritické termíny a obnovenia zmlúv zostanú nesledované.

Automatizované sledovanie zmlúv mení pravidlá hry.

Vo svojej podstate ide o viditeľnosť, kontrolu a predvídavosť. Vedieť presne, kde sa každá zmluva nachádza, v akej je fáze a aké kroky sú potrebné ďalej.

Nástroje ako Autenti robia tento proces jednoduchým a bezpečným.

S e-podpismi, automatizovanými pracovnými postupmi zmlúv, auditnými záznamami, overovaním totožnosti a prehľadávateľným archívom všetko na jednej platforme môžu tímy zefektívniť proces schvaľovania, zabezpečiť dokumenty a monitorovať kľúčové termíny, bez toho, aby museli žonglovať s viacerými systémami.

Uľahčite si teda procesy a automatizujte sledovanie zmlúv s Autenti ešte dnes.

Vyskúšajte Autenti ako svoje riešenie na sledovanie zmlúv zadarmo po dobu 14 dní.