Was ist Vertragsmanagement und wie kannst du es mit elektronischen Unterschriften effizienter gestalten?

Laut einer Umfrage von EY Law und dem Harvard Law School Center on the Legal Profession vom Januar 2021 verwalten große Organisationen durchschnittlich etwa 350 Verträge pro Woche.

Diese Zahl ist besonders erschreckend für diejenigen, die einfachere Verträge ohne geeignete Prozesse für wiederkehrende Aufgaben verwalten, einschließlich des gesamten administrativen Aufwands rund um diese Dokumente.

Deshalb mögen viele Unternehmen die Verwaltung dieser wenig komplexen Verträge nicht – sie senkt die Arbeitsmoral der Mitarbeiter und lässt Talente das Gefühl haben, nicht optimal eingesetzt zu werden.

Es fehlt ihnen möglicherweise an ausreichendem Personal für diese Aufgaben, sie würden ihre Talente lieber auf wertvollere Verträge oder Aufgaben konzentrieren, finden, dass es die Gemeinkosten erhöht und fühlen, dass es auf lange Sicht weniger effizient ist.

Wenn die Anzahl der Verträge, die dein Unternehmen verwaltet, in die Dutzende, Hunderte oder sogar Tausende geht, ist es an der Zeit, ernsthaft über die Einführung eines ordnungsgemäßen Vertragsmanagements nachzudenken, um diese Dokumente, insbesondere wiederkehrende, so effizient wie möglich zu bearbeiten.

In diesem Artikel werden wir die Grundlagen des Vertragsmanagements behandeln, die Vorteile und Herausforderungen ansprechen, über Strategie und KPIs sprechen und analysieren, wie du dein Vertragsmanagement mit einer elektronischen Unterschriftssoftware verbessern kannst.

Was ist Vertragsmanagement? Erklärt mit Autenti

Vertragsmanagement, einfach erklärt, ist im Wesentlichen der Prozess der Erstellung und Organisation von Verträgen – von der Verhandlung einzelner Bedingungen über die Zustimmung und Unterzeichnung bis hin zur Aufbewahrung des Dokuments und der Ausführung seiner Bedingungen.

Es umfasst Aufgaben wie Verhandlungen, Unterzeichnung, Überwachung von Fristen und die Sicherstellung, dass die Vertragsverpflichtungen erfüllt werden. Das Ziel ist, alles auf Kurs zu halten, Missverständnisse zu vermeiden und mögliche Probleme so effizient wie möglich zu lösen.

Vertragsmanagement vs. Vertragslebenszyklus

Ein weiterer eng mit dem Vertragsmanagement verbundener Begriff ist der Vertragslebenszyklus, der den Weg beschreibt, den ein Vertrag von Anfang bis Ende durchläuft.

Er hat einige Schlüsselphasen:

1. Erstellung: Schreiben und Entwerfen des Vertrags auf Basis der Vereinbarung beider Parteien.
2. Verhandlung: Diskussion der Bedingungen, um sicherzustellen, dass alle mit dem Geschäft zufrieden sind.
3. Genehmigung und Unterzeichnung: Die richtigen Personen zur Genehmigung und Unterzeichnung des Vertrags bringen.
4. Ausführung: Umsetzung der vereinbarten Bedingungen – beide Seiten beginnen das zu tun, was im Vertrag steht.
5. Überwachung: Fristen, Zahlungen oder Lieferungen im Auge behalten, um sicherzustellen, dass beide Seiten die Vereinbarung einhalten.
6. Verlängerung oder Abschluss: Entscheidung, ob der Vertrag verlängert, aktualisiert oder beendet werden soll, wenn alles abgeschlossen ist. Ist das also dasselbe wie Vertragsmanagement?

Nicht ganz.

Der Vertragslebenszyklus ist eher ein langfristiger strategischer Ansatz zum Vertragsmanagement, der darauf abzielt, deine Prozesse reibungsloser und effizienter zu gestalten.

Er kann eine gewisse Form der Automatisierung, gut durchdachte und optimierte Prozesse und sogar Technologie umfassen, um Kosten zu senken und jede einzelne Phase des Vertragsmanagements bis ins Detail zu optimieren.

Vorteile des Vertragsmanagements

Vertragsmanagement bietet einige offensichtliche Vorteile, von der Ordnung und Organisation bis zur Sicherstellung, dass die Bedingungen der unterzeichneten Verträge tatsächlich umgesetzt werden, was für die Geschäftsführung vorteilhaft ist.

Einige subtilere Vorteile eines ordnungsgemäßen Vertragsmanagements sind:

• Klare Erwartungen: Vertragsmanagement stellt sicher, dass alle Parteien ihre Verantwortlichkeiten und Verpflichtungen verstehen, was Verwirrung und potenzielle Streitigkeiten reduziert.
• Risikominderung: Durch sorgfältige Überprüfung von Bedingungen, Fristen und Compliance hilft Vertragsmanagement, rechtliche, finanzielle und betriebliche Risiken zu vermeiden.
• Kosteneinsparungen: Vertragsmanagement verhindert Überschreitungen durch Überwachung von Budgets, Fristen und Zahlungsbedingungen und hilft, Sparmöglichkeiten zu identifizieren.
• Stärkere Beziehungen: Gutes Vertragsmanagement baut Vertrauen und stärkere Partnerschaften zwischen den Parteien durch klare Kommunikation und Verantwortlichkeit auf.
• Bessere Effizienz: Organisiertes Vertragsmanagement strafft Prozesse, reduziert Verzögerungen und stellt sicher, dass nichts übersehen wird.
• Compliance-Sicherstellung: Es hilft sicherzustellen, dass Verträge Gesetze, Vorschriften und interne Richtlinien einhalten und schützt Unternehmen vor Strafen.
• Verbesserte Entscheidungsfindung: Durch die Analyse von Vertragsdaten können Organisationen Trends erkennen, Leistung verfolgen und bessere strategische Entscheidungen treffen.

Vorteile des digitalen Vertragsmanagements

Die Verwaltung von Verträgen mit Technologie anstatt alles auf Papier zu erledigen, bietet noch größere Vorteile durch Automatisierung und Vereinfachung des Prozesses. Hier sind die wichtigsten Vorteile:

• Verbesserte Effizienz: Spezielle Technologie wie eine Contract Lifecycle Management-Software oder eine elektronische Unterschriftssoftware wie Autenti kann die Effizienz der entscheidenden Teile des Vertragsmanagements erheblich verbessern. Anstatt die andere Partei zu treffen, um den Unterzeichnungsprozess persönlich abzuschließen oder die Dokumente per Post zu senden, kannst du mit der richtigen Software den gesamten Prozess online in wenigen Minuten abschließen.
• Zentralisierte Speicherung: Digitale Tools bieten auch ein sicheres, durchsuchbares Repository für alle Verträge und erleichtern den Zugriff und die Verwaltung von Vereinbarungen von überall aus. Vergleiche das mit einem physischen Archiv, das anfällig für höhere Gewalt wie Brände ist. Es kann auch mühsam sein, in solchen Archiven zu suchen – schließlich wirst du dort keine Suchleiste finden.
• Schnellere Genehmigungen: Digitale Workflows optimieren Genehmigungsprozesse, indem sie Erinnerungen senden und Verträge schnell an die richtigen Personen weiterleiten.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Cloud-basierte Plattformen ermöglichen es mehreren Beteiligten, gleichzeitig an einem Vertrag zu arbeiten, verbessern die Kommunikation und reduzieren Verzögerungen.
• Echtzeitverfolgung: Vertragsmanagement-Software bietet Updates und Einblicke in den Status von Verträgen, wie Fortschritt, Fristen und wichtige Meilensteine. Elektronische Unterschriftensoftware ermöglicht es dir, den gesamten Unterzeichnungsprozess zu überwachen, gibt dir Siegel mit genauen Zeitstempeln jeder Unterschrift und sendet sogar Benachrichtigungen an Unterzeichner über ausstehende Dokumente.
• Skalierbarkeit: Wenn Unternehmen wachsen, macht es die Technologie einfach, größere Mengen an Verträgen zu bearbeiten, ohne das Personal zu überfordern oder sie sich stattdessen auf wertvollere Geschäfte konzentrieren zu lassen.

Wie führt man effizientes Vertragsmanagement durch? Von der Unterzeichnung bis zur Archivierung

Überprüfe die Vertragstypen

Bevor du überhaupt mit Strategie, KPIs, Herausforderungen und konkreten Schritten zur Verwaltung deiner Verträge beginnst, ist es wichtig festzulegen, mit welcher Art von Verträgen du es zu tun haben wirst.

Denn die Art der Verträge, die du verwalten wirst, kann die genauen Schritte beeinflussen, die du unternehmen solltest.

Es gibt viele Arten von Verträgen, jeder für unterschiedliche Zwecke konzipiert. Hier sind einige Beispiele für gängige Vertragstypen:

• Festpreisverträge: Der Preis für die Arbeit oder Dienstleistung wird im Voraus festgelegt und ändert sich nicht, auch wenn die Kosten später steigen. Zum Beispiel stimmt ein Bauunternehmer zu, dein Haus für 50.000 € zu renovieren, egal wie lange es dauert. Am besten für Projekte mit klaren Erwartungen und stabilen Kosten.
• Kostenerstattungsverträge: Der Käufer erklärt sich bereit, alle Kosten plus eine Gebühr oder einen Gewinn für den Auftragnehmer zu übernehmen. Zum Beispiel stellt ein Unternehmen einen Forscher ein und erklärt sich bereit, alle Ausgaben (Materialien, Reisen) plus einen Gewinnprozentsatz zu zahlen. Am besten für Projekte, bei denen die genauen Kosten schwer vorherzusagen sind.
• Zeit- und Materialverträge: Der Käufer zahlt für die aufgewendete Zeit und die verwendeten Materialien, um die festgelegte Arbeit zu erledigen, in der Regel zu einem vereinbarten Stundensatz. Zum Beispiel die Beauftragung eines Klempners, der 50 € pro Stunde plus die Kosten für Teile berechnet. Am besten für kleine oder flexible Projekte ohne feste Zeitpläne oder Budgets.
• Dienstleistungsverträge: Vereinbarungen zwischen einem Dienstleister und einem Kunden zur Durchführung bestimmter Aufgaben. Zum Beispiel unterschreibt ein Reinigungsunternehmen einen Vertrag, um ein Büro wöchentlich zu reinigen. Am besten für laufende Dienstleistungen wie Wartung, Beratung, Marketing.
• Arbeitsverträge: Ein Vertrag zwischen einem Arbeitgeber und einem Arbeitnehmer, der Aufgaben, Gehalt und Leistungen umreißt. Zum Beispiel unterschreibt ein Büroangestellter einen Vertrag, der zustimmt, Vollzeit für ein festgelegtes Gehalt zu arbeiten. Am besten zur Formalisierung von Arbeitsbeziehungen und Erwartungen.
• Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs): Ein Vertrag, bei dem eine oder beide Parteien zustimmen, bestimmte Informationen privat zu halten. Zum Beispiel teilt ein Startup seine Geschäftsidee mit einem Investor, verlangt aber, dass er sie vertraulich behandelt. Am besten zum Schutz sensibler Informationen.
• Partnerschaftsvereinbarungen: Verträge zwischen Geschäftspartnern, die umreißen, wie das Geschäft geführt wird, Gewinne geteilt werden und Verantwortlichkeiten aufgeteilt werden. Zum Beispiel gründen zwei Freunde eine Bäckerei und unterschreiben eine Vereinbarung darüber, wie sie Gewinne aufteilen und den Betrieb führen. Am besten zur Festlegung klarer Bedingungen für Geschäftskooperationen.
• Kaufverträge: Verträge für den Kauf oder Verkauf von Waren oder Eigentum. Zum Beispiel unterschreibst du einen Vertrag, um ein Auto zu kaufen oder ein Haus zu verkaufen. Am besten zur Formalisierung großer Käufe oder Verkäufe.
• Mietverträge: Verträge, bei denen eine Partei Eigentum oder Ausrüstung von einer anderen mietet. Zum Beispiel die Miete einer Wohnung oder eines Büroraums für ein Jahr. Am besten für kurz- oder langfristige Mieten von Eigentum oder Ausrüstung.
• Regierungsverträge: Vereinbarungen zwischen einer Regierungsbehörde und einem Unternehmen zur Bereitstellung von Waren oder Dienstleistungen. Zum Beispiel gewinnt ein Unternehmen einen Vertrag, um eine Autobahn für die Regierung zu bauen. Am besten für Unternehmen, die an öffentlichen Projekten arbeiten.

Jede Art von Vertrag dient einem bestimmten Zweck, und die richtige Wahl hängt von der spezifischen Situation, den beteiligten Parteien und den Zielen der Vereinbarung ab.

Die Unterschiede in der Strategie zwischen verschiedenen Vertragstypen basieren auf ihren einzigartigen Bedürfnissen.

Zum Beispiel erfordern Festpreisverträge eine strenge Überwachung von Fristen und Lieferungen, während Kostenerstattungsverträge sich auf die Verfolgung von Ausgaben und die Einhaltung von Budgetobergrenzen konzentrieren.

NDAs priorisieren den Schutz sensibler Informationen, während Partnerschaftsvereinbarungen klare Rollen und Pläne zur Streitbeilegung benötigen. Regierungsverträge erfordern währenddessen strikte Einhaltung von Vorschriften und detaillierte Dokumentation.

Definiere die Strategie

Wenn du weißt, mit welcher Art von Dokumenten du umgehen wirst, ist es Zeit, dich mit der Strategie zu befassen.

Beim Vertragsmanagement geht es um Effizienz und ordnungsgemäße Organisation, und es ist schwer, diese Ziele zu erreichen, ohne zunächst deine Strategie festzulegen.

Beginne also mit einem klaren Plan. Überlege, wie du jeden Schritt des Vertragslebenszyklus verwalten wirst – vom Erstellen, Unterzeichnen und Überwachen bis zum Abschließen oder Erneuern des Vertrags.

Wichtige Fragen, die du dir stellen solltest: 

• Welche Teams oder spezifischen Teammitglieder werden am Prozess teilnehmen? 
• Wie viele Verträge unterzeichnen wir wöchentlich? 
• Wie komplex sind diese Verträge? Benötigen sie individuelle Überprüfungen, Klauseln, rechtliche Gespräche oder sind sie größtenteils einfach und wiederholbar? 
• Welche Tools oder Systeme wirst du verwenden, um organisiert zu bleiben? 
• Wie wirst du sicherstellen, dass Fristen und Verpflichtungen eingehalten werden?

Schreibe den Prozess für jede Phase des Vertragsmanagements auf, füge die verantwortlichen Teammitglieder und die Tools, die du verwenden wirst, hinzu.

Setze deine KPIs

Eine Strategie nur zum Spaß zu entwickeln, stimmt nicht unbedingt mit dem Ziel überein, die Effizienz des Vertragsmanagements zu maximieren.

Um also überprüfen zu können, ob deine sorgfältig erstellte Strategie wie gewünscht funktioniert, musst du ihre Ergebnisse irgendwie messen.

Und um die Ergebnisse zu messen, solltest du zuerst deine KPIs (Key Performance Indicators) festlegen.

Einige Beispiele für gute KPIs, um zu sehen, ob deine Vertragsmanagementstrategie funktioniert, sind: 

• Durchschnittliche Zeit bis zum Abschluss von Verträgen, also wie lange es dauert, einen Vertrag abzuschließen, 
• Anzahl der Streitigkeiten, die aus unterzeichneten Verträgen entstanden sind, 
• Gesamtzahl der unterzeichneten Verträge, 
• Durchschnittlicher Vertragswert, 
• Anzahl der erneuerten Verträge, 
• und mehr.

Sei dir der potenziellen Herausforderungen bewusst

Das Verwalten von Verträgen kann auch mit einigen Hindernissen verbunden sein. Aber wenn du sie realistisch im Voraus angehst, wirst du zu Beginn in einer viel besseren Position sein.

Bereite dich auf diese häufigen Herausforderungen vor: 

• Verpasste Fristen: Das Vergessen von Vertragsverlängerungsdaten oder Zahlungen kann zu Strafen führen. Verwende Erinnerungen oder Technologie, um auf Kurs zu bleiben. 
• Compliance-Probleme: Verträge müssen Gesetzen und Unternehmensrichtlinien folgen. Stelle sicher, dass du alle Bedingungen und Verpflichtungen doppelt überprüfst. 
• Schlechte Organisation: Den Überblick über Verträge zu verlieren, kann zu Verzögerungen führen. Bewahre alles an einem sicheren und leicht durchsuchbaren Ort auf, vorzugsweise digital.

Anstatt nur zu katastrophisieren und eine Liste potenzieller Herausforderungen zu erstellen, die für die Art von Verträgen, die du verwalten musst, auftreten könnten, folge all dem mit dedizierten Lösungen und eingerichteten Prozessen.

Auf diese Weise wirst du die Herausforderungen nicht nur akzeptieren, wenn sie auftreten, sondern auch gut darauf vorbereitet sein, sie zu bewältigen.

Lege die Bedingungen fest

Jetzt ist es Zeit, Lösungen für den effizienteren Umgang mit jedem Vertrag zu finden. Und eine der ersten Maßnahmen für jedes Dokument ist, die für seinen Typ und seine spezifischen Anforderungen geltenden Bedingungen festzulegen.

Die Festlegung der Bedingungen eines Vertrags beginnt in der Regel mit einem Gespräch zwischen den Parteien darüber, was jede Seite möchte oder braucht.

Wenn ein Unternehmen beispielsweise einen Auftragnehmer einstellt, um eine Website zu erstellen, könnten sie Dinge wie den Zeitplan, die Kosten und welche Funktionen die Website haben sollte, besprechen. Beide Seiten teilen ihre Erwartungen mit und einigen sich auf Details, wie wann Zahlungen geleistet werden oder wie Änderungen am Projekt gehandhabt werden.

Sobald alles besprochen ist, werden die Bedingungen deutlich in einem Entwurf festgehalten. Dieser Entwurf wird geteilt, damit beide Parteien ihn überprüfen, Änderungen vorschlagen oder um Klärungen bitten können.

An diesem Punkt ist es wichtig, Raum für Verhandlungen zu lassen.

Wenn Anpassungen erforderlich sind, werden sie vorgenommen, bis alle mit der Vereinbarung zufrieden sind.

💡 Hier sind es vor allem strukturierte und klare vorgefertigte Vorlagen, die dir helfen, diese spezifische Phase des Vertragsmanagements effizienter zu gestalten. Aber es wird auch eine gut organisierte teamübergreifende Zusammenarbeit sein, zum Beispiel von HR zum Rechtsteam und dann zurück zu HR.

Digitalisiere den Unterzeichnungsprozess

Wenn es darum geht, den von dir erstellten Vertrag mit den festgelegten Vertragsbedingungen tatsächlich zu unterzeichnen, ist der beste Weg, diesen gesamten Prozess effizienter zu gestalten, der Wechsel von der traditionellen Papierunterschrift zu einer digitalen.

Um den Vertrag mit traditionellen Methoden zu unterzeichnen, musst du normalerweise:

1. Das vereinbarte Dokument ausdrucken,
2. Es überprüfen,
3. Mit einem Stift unterschreiben und eine tatsächliche Tintenunterschrift leisten,
4. Das Dokument scannen,
5. Es ausdrucken,
6. Zum Postamt gehen, um es an die andere Partei zu senden,
7. Oder sogar die andere Partei persönlich besuchen, um den Unterzeichnungsprozess überhaupt abzuschließen.

Das digitale Unterschreiben beseitigt viele Hindernisse aus diesem Prozess und gewährleistet noch mehr Sicherheit, Effizienz, Organisation und Geschwindigkeit.

So läuft die elektronische Unterzeichnung eines Vertrags typischerweise auf Basis von Autenti ab:

1. Der Unterzeichner erhält eine E-Mail mit einem Link zu dem Dokument, das unterschrieben werden muss.
2. Der Link führt die unterzeichnende Person zur Autenti-Plattform, wo sie das Dokument überprüfen und unterschreiben kann, alles online.

Absender des Dokuments können eine zusätzliche Überprüfung verlangen, was einen weiteren Schritt zum gesamten Prozess hinzufügt – Identitäts- oder E-Mail-Adresse/Telefonnummer-Verifizierung. Aber selbst mit diesem zusätzlichen Schritt bleibt das Ganze so einfach wie möglich.

Mit Autenti findet die Identitätsüberprüfung auch online statt und besteht aus zahlreichen Methoden, die abgeschlossen werden können, wie das Fotografieren deines Ausweises oder die Teilnahme an einer kurzen Videokonferenz von zu Hause aus.

Schau dir an, wie die Bank Millennium, einer unserer Kunden, ihren Dokumentenunterzeichnungsprozess digitalisiert hat.

"Das Unterzeichnen von Dokumenten dauert jetzt nur noch wenige Minuten, was HR-Prozesse erheblich verkürzt. Es optimiert auch unseren Einsatz und minimiert das Risiko, dass der Empfänger das Dokument nicht rechtzeitig oder an der angegebenen Adresse erhält. Zusätzlich sparen wir an Kurierkosten, die zuvor für die Zustellung von Dokumenten verwendet wurden. Der Umweltaspekt ist ebenfalls bemerkenswert – es ist nicht notwendig, Papierdokumente zu drucken, zu lagern oder zu archivieren."

Monika Ruraż-Lipińska, Leiterin des HR-Teams.

Oder wie ein anderer Kunde, TZMO, das Vertragsmanagement um bis zu 90% reduziert.

E-Unterschriften vs. Sicherheit und Vielseitigkeit

Nun könntest du denken, dass elektronische Unterschriften nicht so sicher oder nicht für verschiedene Arten von Dokumenten anwendbar sind. Beide Aussagen sind nicht zutreffend.

Elektronische Unterschriften sind aufgrund der fortschrittlichen kryptografischen Technologie, mit der sie ausgestattet sind, sogar sicherer als traditionelle Tintenunterschriften.

Anbieter von E-Signatur-Lösungen müssen staatlich festgelegte Vorschriften einhalten, darunter eIDAS und zahlreiche Online-Datensicherheitsbestimmungen und -vorschriften wie ISO.

Darüber hinaus ist es äußerst einfach, diese Unterschriften zu verfolgen, mit einem gut dokumentierten Prüfpfad, der die genauen Informationen zeigt, die du überprüfen müsstest, um jede Unterschrift zu verifizieren – sogar die Überprüfung der IP-Adresse des für die Unterzeichnung verwendeten Geräts.

Und wenn es um die Arten von Dokumenten geht, die du unterschreiben kannst, existiert die Grenze nicht unbedingt. Was sich bei einigen komplexeren Dokumenten ändern kann, ist die Art der elektronischen Unterschrift, die du verwendest, um den Unterzeichnungsprozess abzuschließen.

Arten elektronischer Unterschriften vs. Verträge, die du unterschreiben kannst

Eine einfache Zusammenfassung elektronischer Unterschriften sieht wie folgt aus: 

• Einfache Elektronische Unterschriften (SES): sind die am häufigsten verwendeten E-Signaturen für die Online-Unterzeichnung von Dokumenten. SES sind sehr unkompliziert zu erstellen, erfordern einen einfachen zweistufigen Verifizierungsprozess für die Unterschrift und werden durch eIDAS und andere weltweite Bestimmungen reguliert – was sie vollständig sicher macht. 
• Fortgeschrittene Elektronische Unterschriften (AES): sind eine Art E-Signatur, die die Identität der unterzeichnenden Person überprüft und sich von SES im Autorisierungsprozess unterscheidet. AES kann das Fotografieren deines Personalausweises erfordern, um deine Identität zu überprüfen. 
• Qualifizierte Elektronische Unterschriften (QES): werden für die komplexesten Klauseln und Dokumente verwendet. Bei dieser Art von Unterschrift muss die Identität der unterzeichnenden Person durch eine Zertifizierungsstelle verifiziert werden, was komplex klingen mag, aber in der Realität meist aus der Teilnahme an einer Videokonferenz besteht.

In Bezug auf die tatsächliche Nutzung jedes E-Signatur-Typs können wir mit Sicherheit sagen, dass 90% der Geschäftsdokumente mit SES-Unterschriften unterzeichnet werden können, die am einfachsten und schnellsten durchzuführen sind, was elektronische Unterschriften äußerst vielseitig macht.

Sieh dir die folgende Tabelle an, um genau zu überprüfen, welche Dokumente am besten mit welchem E-Signatur-Typ unterschrieben werden sollten:

Überprüfe die Vertragsausführung

Sobald du den gesamten Prozess mit einer elektronischen Unterschriftssoftware beschleunigt hast, konzentriere dich auf die Überprüfung der Vertragsausführung.

Überprüfe regelmäßig den Fortschritt und stelle sicher, dass beide Seiten ihre Verpflichtungen erfüllen.

Die genauen Schritte für diese Phase des Vertragsmanagementprozesses hängen stark von der Art der Verträge ab, die du unterzeichnest.

Bei Arbeitsverträgen musst du beispielsweise überprüfen, ob der Mitarbeiter die im Vertrag festgelegte Arbeit erledigt. Bei Kaufverträgen überprüfst du einfach auf Zahlungen oder andere Anforderungen und übergibst den verkauften Gegenstand an die Person, die ihn gekauft hat.

Du kannst Workflows erstellen, die befolgt werden müssen, dedizierte Teams für die Überprüfung der Vertragsausführung haben, Vertragsmanagement-Software verwenden und mehr.

Archiviere den Vertrag

Der Vertragsmanagementprozess endet jedoch nicht mit dem Ende des Vertrags.

Wenn der Vertrag endet, stelle sicher, dass du ihn sicher für zukünftige Referenzen aufbewahrst.

Wenn er für Audits oder rechtliche Zwecke benötigt werden sollte, wirst du ihn schnell finden – im Wesentlichen sparst du Zeit und Kosten.

Die Entscheidung für eine elektronische Unterschriftssoftware gibt dir den einen Ort, an dem du nicht nur deine Dokumente zum Unterzeichnen hochladen, sie leicht mit den vorgesehenen Personen teilen, sie bequem online unterschreiben lassen, sondern auch für zukünftige Referenzen archivieren kannst.

Erfolgreiches Vertragsmanagement: Wie sieht es aus?

Wann wirst du wissen, dass du deine Verträge gut verwaltest?

Du kannst sagen, dass deine Vertragsmanagementbemühungen gut sind, wenn deine Verträge pünktlich ausgeführt werden, minimale Fehler oder verpasste Verpflichtungen auftreten und es eine klare Verteilung der Verantwortlichkeiten gibt.

Aber es gibt auch greifbarere Anzeichen für effektives Vertragsmanagement, wie eingesparte Zeit oder reduzierte Kosten, weshalb du die KPIs festlegen und sie in erster Linie messen solltest.

Andernfalls kann es schwierig sein, die Verbesserungen zu bemerken, besonders am Anfang, wenn sie subtiler sind.

Ein reales Beispiel ist EcoVadis – ein Unternehmen, das sich auf Nachhaltigkeitsbewertungen spezialisiert hat und über 130.000 Unternehmen weltweit hilft, ihre ökologische, ethische und soziale Verantwortungsleistung zu verbessern. Sie haben ihr Vertragsmanagement erfolgreich mit Autenti digitalisiert.

Marta Krzywicka, People Operations Director bei EcoVadis, sagte:

"Wir suchten nach einer flexiblen Lösung, die unsere Dokumentenabläufe optimieren würde, insbesondere in einem hybriden oder Remote-Arbeitsmodell. Es war wichtig für uns, eine Lösung zu finden, die unseren CO2-Fußabdruck reduzieren würde, was eine Schlüsselpriorität für EcoVadis ist, aber eine, die auch kosteneffektiv und auf unsere spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten wäre."

EcoVadis implementierte die Autenti-Plattform und qualifizierte elektronische Unterschriften, um ihre HR-Prozesse zu digitalisieren, einschließlich Mitarbeiterlebenszyklus-Dokumente und speziell zivilrechtliche Verträge.

Ergebnisse? 

• HR-Team bemerkte große Zeiteinsparungen und Optimierung ihrer Arbeit, 
• Der gesamte Dokumentenfluss verbesserte sich innerhalb der weitverbreiteten Struktur des Unternehmens, 
• Sie gewannen größere Kontrolle über ihre Dokumentation.

Neben klaren Vorteilen in Bezug auf den Vertragsmanagement-Workflow und Zeiteinsparungen bemerkte EcoVadis auch gesunkene Kosten dank der Reduzierung von Druck- und Versandkosten – ganz zu schweigen von den Umweltvorteilen.

Übernimm die Kontrolle über deine Verträge mit Autenti.

Starte eine 14-tägige kostenlose Testversion und sieh, wie einfach das Unterschreiben und Verwalten von unterzeichneten Dokumenten sein kann.