Über den Kunden 

EcoVadis ist auf die Bewertung der Nachhaltigkeit von Unternehmen spezialisiert und bietet Analysen, die Unternehmen weltweit helfen, ihre Maßnahmen in den Bereichen Umwelt, Ethik und soziale Verantwortung zu verbessern. Das Unternehmen arbeitet mit über 130.000 Unternehmen auf Märkten in Europa, Nordamerika, Asien und Australien zusammen. Es unterstützt sie dabei, ihren CO₂-Fußabdruck zu reduzieren, ethische Standards zu erhöhen und Risiken in der Lieferkette zu verwalten, um ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen und wachsende regulatorische Anforderungen zu erfüllen.

Problem

Das HR-Team von EcoVadis hatte mit dem manuellen Dokumentenfluss zu kämpfen, der im hybriden und Fern-Arbeitsmodell ineffizient, zeitaufwändig und kostspielig war. Die Arbeit mit verteilten Teams erschwerte zusätzlich das Dokumentenmanagement. Das Unternehmen, das darauf abzielt, seinen CO₂-Fußabdruck zu reduzieren, benötigte eine Lösung, die seine umweltfreundlichen Ziele unterstützt.

Marta Krzywicka, People Operations Director bei EcoVadis, betont: „Wir suchten nach einer flexiblen Lösung, die uns einerseits den Dokumentenfluss, insbesondere im hybriden oder Fern-Arbeitsmodell, erleichtert, die den CO₂-Fußabdruck reduziert, was für EcoVadis äußerst wichtig ist, und die zudem kostengünstig und an unsere Spezifikationen angepasst ist.“

Lösung

EcoVadis implementierte die Autenti-Plattform und qualifizierte Signaturen, um HR-Prozesse zu digitalisieren, darunter:

• Dokumente im Zusammenhang mit dem Mitarbeiterlebenszyklus
• zivilrechtliche Verträge

Marta Krzywicka hebt die einfache Implementierung der Autenti-Lösungen hervor: „Diese grüne Revolution im HR-Team, wie wir die Implementierung intern genannt haben, verlief schnell und äußerst reibungslos. Die Mitarbeiter erhielten von uns eine kurze Einführung zu den Änderungen und Informationen, wie die qualifizierte Signatur funktioniert. Trotz der Bedeutung des Projekts und der organisatorischen Änderungen nach der Anpassung der internen Prozesse war die Implementierung der Plattform nur noch eine Formalität.“

Ergebnisse

Die Implementierung der Autenti-Plattform bei EcoVadis brachte erhebliche Vorteile in den Bereichen:

• Zeitersparnis und Arbeitsoptimierung des Teams
• Verbesserung des Dokumentenflusses in der verteilten Firmenstruktur
• Kontrolle über die Dokumentation
• finanzielle und ökologische Einsparungen durch Reduzierung des Druckens und Versendens von Dokumenten

Marta Krzywicka betont: „Es ist eine unglaubliche Erleichterung, eine Zeit- und Energieersparnis für das Personaladministrationsteam und ebenso eine Erleichterung für die Mitarbeiter, die Dokumente fast unmittelbar nach deren Erstellung erhalten.“

Die Digitalisierung ermöglichte es dem Unternehmen, sich an das hybride Arbeiten anzupassen und gleichzeitig umweltbezogene Ziele zu realisieren – „Wir beobachten eine deutliche Reduzierung des Papier- und Druckerverbrauchs sowie des CO₂-Fußabdrucks durch die Reduzierung der Dokumentenversendung per Kurier. Der größte Vorteil ist jedoch die organisatorische Optimierung, was angesichts der landesweit verteilten Teams von unschätzbarem Wert ist,“ fasst Marta Krzywicka zusammen.

Zukünftige Pläne

EcoVadis plant die weitere Zusammenarbeit mit Autenti durch die Einführung eines qualifizierten Siegels, das eine vollständige Digitalisierung der Personalakten ermöglicht. Das Unternehmen strebt zudem eine Automatisierung der Kommunikation zwischen dem Lohn- und Gehaltssystem und der Autenti-Plattform an, um die administrativen Prozesse weiter zu optimieren.