O kliencie 

EcoVadis specjalizuje się w ocenie zrównoważonego rozwoju firm, dostarczając analizy, które pomagają przedsiębiorstwom na całym świecie poprawiać działania w zakresie ekologii, etyki i odpowiedzialności społecznej. Firma współpracuje z ponad 130 000 przedsiębiorstw na rynkach w Europie, Ameryce Północnej, Azji i Australii. Wspiera je w zmniejszaniu śladu węglowego, podnoszeniu standardów etycznych i zarządzaniu ryzykiem w łańcuchu dostaw, pomagając w realizacji celów zrównoważonego rozwoju oraz spełnianiu rosnących wymagań regulacyjnych.

Problem

Zespół HR EcoVadis zmagał się z problemem ręcznego obiegu dokumentów, który w modelu pracy hybrydowej i zdalnej był nieefektywny, czasochłonny i kosztowny. Praca z rozproszonymi zespołami dodatkowo utrudniała zarządzanie dokumentacją. Firma, dążąc do ograniczenia śladu węglowego, potrzebowała rozwiązania wspierającego ich proekologiczne cele. 

Marta Krzywicka, People Operations Director w EcoVadis, zaznacza - “Poszukiwaliśmy elastycznego rozwiązania, które z jednej strony ułatwi nam obieg dokumentów, szczególnie w modelu pracy hybrydowej lub zdalnej, rozwiązania które ograniczy ślad węglowy, co jest niezwykle ważne dla EcoVadis, ale również rozwiązania, które będzie rozsądne pod względem kosztów i dostosowane do naszej specyfiki“.

Rozwiązanie

EcoVadis wdrożyło platformę Autenti oraz podpisy kwalifikowane, aby zdigitalizować procesy HR obejmujące:

• dokumenty związane z cyklem życia pracowników
• umowy cywilno-prawne

Marta Krzywicka podkreśla łatwość wdrożenia rozwiązań Autenti - “Ta zielona rewolucja w zespole HR - jak wewnętrznie nazwaliśmy wdrożenie, odbyła się szybko i niezwykle sprawnie. Pracownicy otrzymali od nas briefing zmian i wiedzę, jak działa podpis kwalifikowany. Pomimo wagi projektu i skali zmiany organizacyjnej po dostosowaniu procesów wewnętrznych, wdrożenie platformy było czystą formalnością“.

Efekty

Wdrożenie platformy Autenti w EcoVadis przyniosło znaczące korzyści w zakresie:

• oszczędności czasu i optymalizacji pracy zespołu
• usprawnienia obiegu dokumentów w rozproszonej strukturze firmy
• kontroli nad dokumentacją
• oszczędności finansowych i ekologicznych związanych z drukowaniem i wysyłaniem dokumentów

Marta Krzywicka zaznacza “To niebywałe udogodnienie, oszczędność czasu i energii osób zajmujących się administracją personalną, ale również ułatwienie dla pracowników, którzy otrzymują dokumenty niemal natychmiast od ich stworzenia.”

Digitalizacja pozwoliła firmie dostosować się do pracy hybrydowej, jednocześnie realizując cele związane z ochroną środowiska “Zauważamy zdecydowaną redukcję zużycia papieru i drukarki, jak również ograniczenie śladu węglowego poprzez redukcję wysyłki dokumentów za pośrednictwem kurierów. Najważniejszą wartością jest jednak usprawnienie organizacyjne, co jest nieocenione w naszej pracy z uwagi na rozproszenie zespołów po całym kraju.”  podsumowuje Marta Krzywicka.

Dalsze plany i podsumowanie

EcoVadis planuje dalszy rozwój współpracy z Autenti poprzez wdrożenie pieczęci kwalifikowanej, co pozwoli na pełną digitalizację akt osobowych. Firma dąży także do automatyzacji komunikacji między systemem kadrowo-płacowym a platformą Autenti, co dodatkowo usprawni procesy administracyjne.