O klientovi

EcoVadis se specializuje na hodnocení udržitelného rozvoje firem, poskytuje analýzy, které pomáhají podnikům po celém světě zlepšovat ekologické, etické a společensky odpovědné aktivity. Společnost spolupracuje s více než 130 000 podniky v Evropě, Severní Americe, Asii a Austrálii. Pomáhá snižovat uhlíkovou stopu, zvyšovat etické standardy a řídit rizika v dodavatelském řetězci, podporuje tak cíle udržitelného rozvoje a splňuje rostoucí regulační požadavky.

Problém

HR tým EcoVadis se potýkal s ručním oběhem dokumentů, který byl v modelu hybridní a vzdálené práce neefektivní, časově náročný a nákladný. Práce s rozptýlenými týmy navíc komplikovala správu dokumentace. Společnost, usilující o snížení uhlíkové stopy, potřebovala řešení podporující její ekologické cíle.

Marta Krzywicka, ředitelka People Operations v EcoVadis, vysvětluje: „Hledali jsme flexibilní řešení, které by na jedné straně usnadnilo oběh dokumentů, zejména v hybridním nebo vzdáleném pracovním modelu, které by snížilo uhlíkovou stopu – což je pro EcoVadis nesmírně důležité – a zároveň bylo nákladově efektivní a přizpůsobené naší specifice.“

Řešení

EcoVadis zavedlo platformu Autenti a kvalifikované podpisy, aby digitalizovalo HR procesy, včetně:

• dokumentů spojených s životním cyklem zaměstnanců,
• občanskoprávních smluv.

Marta Krzywicka zdůrazňuje snadnost implementace Autenti: „Tato zelená revoluce v HR týmu, jak jsme interně nazvali implementaci, proběhla rychle a velmi hladce. Zaměstnanci dostali briefing o změnách a informace o tom, jak funguje kvalifikovaný podpis. Navzdory důležitosti projektu a rozsahu organizační změny bylo zavedení platformy jen formalitou.“

Výsledky

Zavedení platformy Autenti v EcoVadis přineslo významné přínosy:

• úsporu času a optimalizaci práce týmu,
• zefektivnění oběhu dokumentů v decentralizované struktuře firmy,
• lepší kontrolu nad dokumentací,
• finanční a ekologické úspory spojené s tiskem a odesíláním dokumentů.

Marta Krzywicka zdůrazňuje: „Je to obrovské usnadnění, úspora času a energie osob zabývajících se personální administrativou, ale také zjednodušení pro zaměstnance, kteří dostávají dokumenty téměř okamžitě po jejich vytvoření.“

Digitalizace umožnila společnosti přizpůsobit se hybridní práci a zároveň splnit cíle ochrany životního prostředí: „Zaznamenáváme výrazné snížení spotřeby papíru a tiskáren, stejně jako omezení uhlíkové stopy díky redukci odesílání dokumentů kurýry. Největší hodnotou je však organizační zlepšení, které je neocenitelné vzhledem k naší práci s rozptýlenými týmy po celé zemi,“ shrnuje Marta Krzywicka.

Další plány a shrnutí

EcoVadis plánuje pokračovat ve spolupráci s Autenti prostřednictvím zavedení kvalifikované pečeti, což umožní plnou digitalizaci osobních složek. Společnost také plánuje automatizovat komunikaci mezi HR systémem a platformou Autenti, což dále zefektivní administrativní procesy.