O klientovi

EEcoVadis sa špecializuje na hodnotenie udržateľnosti firiem a poskytuje analýzy, ktoré pomáhajú podnikom na celom svete zlepšovať ekologické, etické a spoločensky zodpovedné aktivity. Spoločnosť spolupracuje s viac než 130 000 podnikmi v Európe, Severnej Amerike, Ázii a Austrálii. Pomáha znižovať uhlíkovú stopu, zvyšovať etické štandardy a riadiť riziká v dodávateľskom reťazci, čím podporuje ciele udržateľnosti a splňuje rastúce regulačné požiadavky.

Problém

HR tím EcoVadis čelil problému manuálneho obehu dokumentov, ktorý bol v hybridnom a vzdialenom pracovnom modeli neefektívny, časovo náročný a nákladný. Práca s decentralizovanými tímami navyše sťažovala správu dokumentácie. Spoločnosť, ktorá sa usiluje o zníženie uhlíkovej stopy, potrebovala riešenie podporujúce jej ekologické ciele.

Marta Krzywicka, riaditeľka People Operations v EcoVadis, uvádza: „Hľadali sme flexibilné riešenie, ktoré by na jednej strane zjednodušilo obeh dokumentov, najmä v hybridnom alebo vzdialenom pracovnom modeli, ktoré by znížilo uhlíkovú stopu – čo je pre EcoVadis nesmierne dôležité – a zároveň bolo nákladovo efektívne a prispôsobené našim špecifikám.“

Riešenie

EcoVadis zaviedlo platformu Autenti a kvalifikované podpisy, aby digitalizovalo HR procesy, vrátane:

• dokumentov súvisiacich so životným cyklom zamestnancov,
• občianskoprávnych zmlúv.

Marta Krzywicka zdôrazňuje jednoduchosť implementácie Autenti: „Táto zelená revolúcia v HR tíme, ako sme implementáciu nazvali interne, prebehla rýchlo a veľmi hladko. Zamestnanci dostali briefing o zmenách a informácie o tom, ako funguje kvalifikovaný podpis. Napriek dôležitosti projektu a rozsahu organizačných zmien bola implementácia platformy len formalitou.“

Výsledky

Zavedenie platformy Autenti v EcoVadis prinieslo významné prínosy:

• úsporu času a optimalizáciu práce tímu,
• zefektívnenie obehu dokumentov v decentralizovanej štruktúre firmy,
• lepšiu kontrolu nad dokumentáciou,
• finančné a ekologické úspory spojené s tlačou a odosielaním dokumentov.

Marta Krzywicka zdôrazňuje: „Je to obrovské zjednodušenie, úspora času a energie osôb zaoberajúcich sa personálnou administratívou, ale aj zjednodušenie pre zamestnancov, ktorí dostávajú dokumenty takmer okamžite po ich vytvorení.“

Digitalizácia umožnila spoločnosti prispôsobiť sa hybridnej práci a zároveň splniť environmentálne ciele: „Vidíme výrazné zníženie spotreby papiera a tlačiarní, ako aj obmedzenie uhlíkovej stopy vďaka zníženiu odosielania dokumentov kuriérmi. Najväčšou hodnotou je však organizačné zlepšenie, ktoré je neoceniteľné vzhľadom na našu prácu s decentralizovanými tímami po celej krajine,“ uzatvára Marta Krzywicka.

Ďalšie plány a zhrnutie

EcoVadis plánuje pokračovať v spolupráci s Autenti prostredníctvom zavedenia kvalifikovanej pečate, čo umožní úplnú digitalizáciu osobných zložiek. Spoločnosť tiež plánuje automatizovať komunikáciu medzi mzdovým systémom a platformou Autenti, čo ďalej zefektívni administratívne procesy.