Über den Kunden

TU Europa zählt zu den innovativsten Versicherungsunternehmen in Polen und blickt auf über 25 Jahre Erfahrung in der Branche zurück. Das Unternehmen hat sich auf die Entwicklung starker Partnerschaften in 3 Schlüsselbereichen spezialisiert: Bancassurance (Zusammenarbeit mit Banken), Affinity (maßgeschneiderte Produkte für spezifische Kundengruppen) und Reiseversicherungen (flexible Lösungen). Mit Schutzleistungen für mehrere Millionen Kunden konzentriert sich die TU Europa auf die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit und Agilität bei der Entwicklung von Partnerschaften sowie beim Vertrieb von Versicherungen. Im Jahr 2022 begann das Unternehmen eine strategische digitale Transformation, deren zentraler Bestandteil die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements war.

Die Herausforderung

TU Europa nutzte zwar E-Signatur-Tools, diese wurden aber unabhängig von den internen BPM-Systemen (Business Process Management) betrieben. Grzegorz Pawlicki, Vorstandsmitglied und CIO von TU Europa, erklärt:

„Wir hatten zwar E-Signatur-Tools im Einsatz, aber keine Integration mit unseren BPM-Systemen. Die elektronische Unterzeichnung von Dokumenten erfolgte über Anwendungen oder Portale, die qualifizierte Signaturen bereitstellen.“

Das Unternehmen benötigte eine stabile Lösung, die eine nahtlose Integration in die Workflow-Prozesse ermöglicht, um das Dokumentenmanagement zu optimieren und die Geschäftsprozesse zu beschleunigen.

Die Lösung

TU Europa entschied sich für die Plattform Autenti, die dank ihrer gut dokumentierten API umfangreiche Integrationsmöglichkeiten bietet. Grzegorz Pawlicki betont:

„Die Plattform Autenti genießt nicht nur einen ausgezeichneten Ruf, sondern verfügt auch über hervorragend dokumentierte APIs. Genau so ein Tool haben wir gesucht, um eine stabile und effiziente Integration in unsere bestehenden Workflow-Prozesse sicherzustellen.“

Die Einführung der Plattform erfolgte in Kombination mit dem Webcon BPS-System, das die meisten Prozesse im Unternehmen unterstützt. Der Implementierungsprozess umfasste rechtliche und prozessuale Workshops sowie die Anpassung der Lösung an die spezifischen Anforderungen der beiden separaten Unternehmensteile: Sach- und Lebensversicherung.

„Die am häufigsten genutzte Funktionalität von Autenti in unserer Branche ist die bereitgestellte API. Wir schätzen auch die Möglichkeit, das Tool mit MS Teams zu integrieren und den gesamten Signaturprozess auf mobilen Endgeräten durchzuführen.“

Am intensivsten wird die Plattform von der Geschäftsleitung, der Betriebsabteilung und dem Kundenservice genutzt. Zu den häufigsten Dokumenten zählen Verträge, Vereinbarungen, NDAs sowie Berichte. Besonders wichtig war die Unterstützung qualifizierter Signaturen für Berichte und wesentliche Verträge.

Die Ergebnisse

Die Implementierung der Autenti-Plattform ermöglichte TU Europa einen durchgängigen und vollständigen Dokumentenfluss:

„Die Einführung der Autenti-Plattform zusammen mit dem entsprechenden Add-on für Webcon BPS hat uns ermöglicht, Dokumente kontinuierlich und vollständig (einschließlich der abschließenden elektronischen Signatur) zu verarbeiten.“

Die wichtigsten Vorteile:

• Verkürzung der Zeit für die Dokumentenunterzeichnung
• Benutzerfreundlichkeit auf mobilen Geräten
• Reduzierung der Kosten für Druck, Transport und Archivierung von Dokumenten

Wie Grzegorz Pawlicki feststellt:

„Der größte Vorteil der E-Signatur gegenüber der traditionellen Unterschrift ist die Schnelligkeit, mit der jede Partei unterschreiben kann, sowie die Kostensenkung bei Transport (z. B. Kurier), Druck und Lagerung/Archivierung der Dokumente.“