Beschaffungsvertragsmanagement: Grundlagen für Unternehmen

Beschaffungsabteilungen in großen Unternehmen sind die unbesungenen Helden, die die operativen Räder am Laufen halten. 

Sie sind verantwortlich für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen über globale Lieferketten, die Verwaltung von Lieferantenbeziehungen und – am wichtigsten – die vertragliche Absicherung all dieser Aspekte. 

Wenn wir über den letzten Teil sprechen, geht es beim Beschaffungsvertragsmanagement nicht nur um Papierkram rund um verschiedene Geschäftsbeziehungen und die Beschaffung von Waren. 

Es geht darum, Risiken zu mindern, Mehrwert zu sichern und das gesamte Unternehmen aus Schwierigkeiten zu halten.

Was ist Beschaffungsvertragsmanagement?

Beschaffungsvertragsmanagement ist der Prozess der Verwaltung von Verträgen im Zusammenhang mit Beschaffungsaufgaben über den gesamten Vertragszyklus hinweg. 

Wir können sagen, dass es eine Mischung aus strategischer Abstimmung mit verschiedenen Teams und externen Lieferanten, Compliance-Kontrolle und fortlaufender Verantwortlichkeit ist. Beschaffungsteams nutzen Vertragsmanagement, um sicherzustellen:

• Preise, Bedingungen und SLAs sind festgelegt und durchsetzbar. 
• Lieferanten können an Fristen und Liefertermine gebunden werden. 
• Interne Stakeholder wissen, was vereinbart wurde – und verletzen nicht versehentlich Vertragsbedingungen. 
• Vertragsrisiken (wie automatische Verlängerungen oder Datenschutzverletzungen) werden frühzeitig erkannt.

Nun wollen wir näher auf Beispielszenarien eingehen, mit denen Beschaffungsteams in Unternehmen konfrontiert werden, um das Ganze besser zu veranschaulichen.

Beschaffungsvertragsmanagement: 3 Beispiele aus verschiedenen Branchen

Um dir ein besseres Verständnis des Vertragsmanagements in Beschaffungsabteilungen zu vermitteln, gehen wir durch drei konkrete Beispiele aus verschiedenen Branchen – beginnend mit der Technologiebranche.

1. Technologiebranche: SaaS-Lizenzierung & Datenschutz

Stell dir vor, ein globales Softwareunternehmen erneuert einen mehrjährigen SaaS-Lizenzvertrag mit einem Cloud-Anbieter. Der in diesem Fall zu verwaltende Vertragstyp ist ein Software-Lizenzvertrag mit SLAs und Verfügbarkeitsgarantien. Die Rolle der Beschaffung bei der Verwaltung solcher Verträge besteht im Wesentlichen darin, sicherzustellen, dass die Verlängerung keine versteckte Preiserhöhung beinhaltet, die Bedingungen für Datenaufbewahrung und Compliance (denke an DSGVO, SOC 2) zu verhandeln und mit den Teams für Informationssicherheit und Recht die Klauseln zur Benachrichtigung bei Sicherheitsverletzungen zu überprüfen – also sorgfältig zu prüfen, was der Vertrag über Folgendes sagt:

• Was passiert, wenn der Anbieter eine Datenschutzverletzung erleidet (z.B. gehackt wird, Kundendaten verliert). 
• Wie schnell der Anbieter dein Unternehmen über die Verletzung informieren muss (z.B. innerhalb von 24 oder 72 Stunden). 
• Welche Verantwortlichkeiten der Anbieter hat – wie die Untersuchung der Verletzung, die Behebung des Problems oder die Deckung von Schäden.

Warum ist die Beschaffung wichtig? 

Die Bedeutung der Beschaffung liegt hier im aktiven Schutz des Unternehmens vor ungünstigen Bedingungen. Wenn der Anbieter beispielsweise ausfällt oder Compliance-Anforderungen nicht erfüllt, könnte das Unternehmen mit Serviceausfällen oder rechtlichen Risiken konfrontiert werden. Die Beschaffung hat Einblick in Vertragsbedingungen, die Haftung, Support und Verlängerung regeln.

2. Pharma: Verträge für klinische Studien

Betrachten wir nun ein Beispiel eines Pharmaunternehmens, das einen Vertrag mit einer CRO (Contract Research Organization) für eine klinische Phase-III-Studie abschließt. 

Noch bevor der Vertrag erstellt ist, haben Beschaffungsteams bereits viel zu tun. 

Das liegt daran, dass bei der Beauftragung einer CRO der Vertrag oft hochwertig, langfristig und stark reguliert ist – die Rolle der Beschaffung umfasst daher die Auswahl einer qualifizierten CRO mit einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz in Bezug auf Compliance und Zuverlässigkeit. 

Der Vertragstyp, den die Beschaffung hier verwalten muss, wird höchstwahrscheinlich ein Master Service Agreement und ein SOW (Statement of Work) für Standortlogistik, Labortests und Datenanalyse sein. 

Die Rolle der Beschaffung in diesem Fall ist:

• Sicherstellen, dass meilensteinbasierte Zahlungen an tatsächliche Lieferungen gekoppelt sind. 
• Überwachung von Vertragsfristen, um diese mit behördlichen Einreichungsfristen abzustimmen. 
• Nachverfolgung von Änderungen und möglichen Umfangserweiterungen. 
• Verhandlung klarer Liefergegenstände, Meilensteine und Zahlungsbedingungen. 
• Sicherstellen, dass der Vertrag vor Verzögerungen, Datenfehlern oder regulatorischen Risiken schützt.

Warum ist die Beschaffung wichtig? 

Verzögerungen bei klinischen Studien sind teuer und können Produkteinführungen gefährden. Eine übersehene Klausel zu Lieferterminen oder Datenberichten kann die gesamte Pipeline durcheinanderbringen – die Beschaffung sorgt dafür, dass das Geld in der Tasche des Unternehmens bleibt.

3. Fertigung: Lieferverträge für Rohstoffe

Betrachten wir nun einen Automobilhersteller, der langfristige Lieferverträge für Stahl und Mikrochips abschließt. 

Der Vertragstyp wäre in diesem Fall ein mehrjähriger mengenbasierter Kaufvertrag. 

Die Rolle der Beschaffung bei der Verwaltung dieser Art von Vertrag wäre:

• Festlegen von Preisen und Mengen in volatilen Marktbedingungen. 
• Überwachung von Lieferplänen und Verzugsstrafen. 
• Risikominderung, beispielsweise durch Dual-Sourcing-Klauseln – die es ermöglichen, das Material über einen anderen Lieferanten zu beziehen, wenn der erste einen Produktionsstopp erleidet oder eine zu hohe Preisvolatilität vorliegt.

Warum ist die Beschaffung wichtig? 

Wenn ein Lieferant Lieferungen versäumt, könnte die gesamte Produktionslinie zum Erliegen kommen. Die Beschaffung muss Leistung und Verlängerungsklauseln überwachen, um nicht überrascht zu werden.

8 gängige Beschaffungsvertragsarten

Nachdem wir die Beispielszenarien kennengelernt haben, mit denen Beschaffungsteams bei der Vertragsverwaltung konfrontiert werden, wollen wir die häufigsten Vertragsarten untersuchen, die sie insgesamt verwalten.

1. Festpreisverträge (FFP)

Ein Beschaffungsmanager muss seine Festpreisverträge (FFP) kennen, bei denen der Käufer zustimmt, dem Verkäufer einen festgelegten Betrag für ein definiertes Produkt oder eine Dienstleistung zu zahlen, unabhängig von den tatsächlichen Kosten, die dem Verkäufer entstehen.

Diese sind sowohl in der staatlichen als auch in der privaten Beschaffung üblich und werden oft verwendet, wenn die Projektanforderungen klar und gut definiert sind. Die Rolle der Beschaffung bei Festpreisverträgen besteht darin, eine klare Umfangsdefinition, Lieferantenauswahl und Vertragsbedingungen sicherzustellen, die die Organisation schützen und gleichzeitig qualitativ hochwertige, termingerechte Lieferungen zu einem festgelegten Preis sichern.

Beschaffungsteams sollten auf vage Umfänge und unvollständige Spezifikationen in FFP-Verträgen achten, da jede Unklarheit zu Streitigkeiten, versteckten Kosten oder minderwertigen Lieferungen führen kann. Die Lieferantenbeziehung darf nicht leiden, und Unklarheiten in der Kommunikation führen fast immer in diese Richtung.

2. Kostenerstattungsverträge

Kostenerstattungsverträge sind Vereinbarungen, bei denen der Käufer zustimmt, die tatsächlichen Kosten des Verkäufers während des Projekts zu übernehmen, zuzüglich einer zusätzlichen Gebühr oder eines Gewinns. Diese werden typischerweise verwendet, wenn der Projektumfang nicht vollständig definiert ist oder wenn Flexibilität erforderlich ist.

Die Rolle der Beschaffung besteht hier darin, klare Kostenstrukturen und Überwachungsmechanismen zu verhandeln, Leistung und Ausgaben zu verfolgen und Transparenz und Verantwortlichkeit während des gesamten Vertragszyklus sicherzustellen.

3. Master Service Agreements (MSAs)

Diese bilden das Rückgrat langfristiger Lieferantenbeziehungen. MSAs definieren die allgemeinen Bedingungen – Zahlung, IP-Rechte, Streitbeilegung – sodass zukünftige Projekte mit demselben Lieferanten nicht von Grund auf neu verhandelt werden müssen. 

Beschaffungsteams konzentrieren sich darauf, günstige Rahmenbedingungen zu verhandeln, die teamübergreifend skalierbar sind.

4. Leistungsbeschreibungen (SOWs)

Leistungsbeschreibungen definieren den Umfang, die Liefergegenstände, Fristen und Preise für bestimmte Arbeiten im Rahmen eines MSA. Denke an sie als eine "Aufgabenliste". 

Beschaffungsteams legen Umfang, Liefergegenstände und Strafen für verspätete oder qualitativ minderwertige Arbeit fest. 

Bei diesen Vertragsarten muss die Beschaffung definitiv auf Unklarheiten achten. Denn diese führen zu Scope Creep, Schuldzuweisungen und Budgetüberschreitungen.

5. Kaufvereinbarungen oder -aufträge (POs)

Kaufvereinbarungen werden für den Kauf von Waren, Materialien oder einmaligen Dienstleistungen verwendet. 

Bestellungen werden oft über ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) automatisiert, sind aber dennoch an vorab ausgehandelte Bedingungen gebunden. Beschaffungsteams stellen hier sicher, dass Preis- und Lieferbedingungen mit den Vertragsbedingungen übereinstimmen. 

Nicht abgestimmte Bedingungen zwischen Vertrag und Bestellung können zu Rechnungsstreitigkeiten oder Lieferverzögerungen führen.

6. Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs)

Ein grundlegender, aber oft übersehener Vertrag – NDAs werden früh unterzeichnet, um offene Diskussionen ohne Preisgabe von geistigem Eigentum, Geschäftsgeheimnissen oder strategischen Plänen zu ermöglichen. 

Der Hauptfokus liegt hier auf dem Schutz der Unternehmensdaten bei der Aufnahme von Partnerschaften mit neuen Lieferanten.

7. Lizenz- und SaaS-Verträge

Lizenz- und SaaS-Verträge regeln den Zugang zu Software – zum Beispiel cloudbasierter Software. Sie sind vollgepackt mit technischen Begriffen: Nutzungsbeschränkungen, Support-SLAs, Verfügbarkeitsgarantien und Dateneigentum. 

Beschaffungsteams müssen also sicherstellen, dass das Unternehmen das bekommt, wofür es bezahlt – Skalierbarkeit, Compliance, Support. 

Sie achten besonders auf versteckte automatische Verlängerungen, unflexible Lizenzstufen oder unzureichende Datenrechte, die langfristig Kopfschmerzen bereiten können.

8. Outsourcing- und Logistikvereinbarungen

Zu guter Letzt, aber sicherlich nicht weniger wichtig. Beschaffungsteams haben es auch oft mit Outsourcing- und Logistikvereinbarungen zu tun, die Drittanbieter-Dienstleistungen wie Lieferketten, Lagerhaltung, Kundensupport oder sogar IT-Helpdesks abdecken. 

Hier perfektionieren sie die Service Level Agreements, Serviceumfänge, Preismodelle und Risikomanagementbedingungen.

Beschaffungsvertragsprozess und Best Practices

Der Prozess des Umgangs mit Verträgen über verschiedene Teams hinweg ist in der Regel ziemlich ähnlich. Man beginnt mit der Vertragserstellung, dann wird der Vertrag unterzeichnet, und man endet entweder mit der Verlängerung oder der vollständigen Beendigung der Vereinbarung.

Aber jedes Team hat seine eigenen Schwerpunkte in den verschiedenen Phasen des Vertragsmanagements.

Schauen wir uns also die besten Praktiken für das Vertragsmanagement speziell für Beschaffungsteams an.

Aufnahme und Anforderungserfassung

Zuerst braucht jemand etwas. Die Beschaffung sammelt die Details, bestätigt das Budget und prüft die Eignung des Lieferanten.

Wichtige Maßnahmen sind hier:

• Bestätigung der Anfrage: Was genau wird benötigt und warum ist es notwendig? 
• Validierung des Budgets: Sicherstellen, dass die Kosten im Rahmen liegen und die richtigen finanziellen Genehmigungen vorliegen. 
• Lieferanteneignung: Prüfen, ob der Lieferant vorab genehmigt ist, die richtigen Qualifikationen hat und den Unternehmensstandards entspricht. Bei Bedarf Marktforschung durchführen, um den richtigen Lieferanten zu finden.

Best Practice: Verwende ein standardisiertes Anfrageformular, um die wichtigsten Details auf einen Blick zu erfassen. Dies vermeidet Verwirrung und stellt sicher, dass keine wichtigen Informationen von Anfang an übersehen werden.

Entwurf und Verhandlung

Sobald alle Anforderungen vorliegen, beginnst du mit dem Entwurf des Vertrags und verhandelst dann die Bedingungen.

Wichtige Maßnahmen sind hier:

• Den Vertrag anpassen: Schneide die Bedingungen genau auf die Bedürfnisse zu, sei es bei Servicelevel, Preisgestaltung oder Klauseln zum geistigen Eigentum – besonders wenn du mit Vorlagen arbeitest. 
• Das Rechtsteam einbeziehen: Das Rechtsteam sollte frühzeitig zur Überprüfung der Bedingungen hinzugezogen werden, besonders bei komplexen Geschäften oder wenn ein hohes Risiko besteht, wie bei unserem Beispiel mit SaaS-Lizenzierung und Datenschutz. 
• Handelsschutzmaßnahmen aushandeln: Beschaffungsteams sollten Klauseln aushandeln, die das Unternehmen finanziell und operativ schützen – wie Strafen für verpasste Fristen, Mengenrabatte, Kündigungsrechte oder Exklusivitätsbeschränkungen. 
• Lieferantenpflichten abstimmen: Stelle sicher, dass der Vertrag klar festlegt, wofür der Lieferant verantwortlich ist, einschließlich Lieferstandards, Berichterstattung, Sicherheitsanforderungen und Einhaltung von Vorschriften. 
• Preismodelle validieren: Die Beschaffung sollte die Preisstruktur überprüfen. Ob fest, gestaffelt oder nutzungsbasiert, um sicherzustellen, dass sie mit den Bedürfnissen des Unternehmens übereinstimmt.

Best Practice: Halte den Vertrag einfach und klar – verwende möglichst einfache, direkte Sprache, um Mehrdeutigkeiten zu vermeiden.

Genehmigungsworkflow

Finanzen, Recht, Compliance, Abteilungsleiter und Stakeholder – alle müssen den Inhalt des Vertrags abzeichnen und "segnen".

Wichtige Maßnahmen können hier so aussehen:

• Funktionsübergreifende Genehmigung: Jede Abteilung muss sicherstellen, dass der Vertrag mit den Unternehmenszielen und Compliance-Anforderungen übereinstimmt. 
• Stakeholder-Abstimmung: Die Beschaffung sollte doppelt prüfen, ob der Vertrag das widerspiegelt, was ursprünglich angefordert und vereinbart wurde.

Best Practice: Automatisiere den Workflow. Die Verwendung einer Vertragsmanagement-Software zur Automatisierung des Genehmigungsablaufs beschleunigt den Prozess und reduziert die Gefahr von Kommunikationsfehlern.

Unterzeichnung des Dokuments

Sobald alle die Bedingungen genehmigt haben, ist es Zeit für die Unterschrift. Heutzutage sind digitale Signaturen die Norm, die den Prozess rationalisieren und Sicherheit gewährleisten.

Die wichtigsten Maßnahmen sind hier:

• Auf Vollständigkeit prüfen: Stelle sicher, dass alle notwendigen Anlagen, Nachträge und Anhänge vor der Ausführung beigefügt sind. 
• Identität des Lieferanten bestätigen: Falls erforderlich, bestätige vor der Unterzeichnung des endgültigen Dokuments die Identität des Lieferanten. 
• Sicherstellen, dass alle Unterschriften vorhanden sind: Überprüfe, ob alle erforderlichen Parteien den Vertrag unterzeichnen, sowohl intern als auch extern.

Best Practice: Verwende eine sichere und etablierte elektronische Signaturplattform, die alle Funktionen bietet, die du brauchst, um das Beschaffungsvertragsmanagement und die Unterzeichnung tatsächlich zu optimieren.

Autenti ist beispielsweise ein komplett sicheres E-Signatur-Tool, das alles bietet, was du für die Unterzeichnung von Beschaffungsdokumenten benötigst. Von der Identitätsüberprüfung über Massenunterzeichnung, Prüfprotokolle für jede abgegebene Unterschrift, Benachrichtigungen, wenn Dokumente unterzeichnet werden müssen, bis hin zu einem cloudbasierten Archiv für die einfache Speicherung unterzeichneter Verträge.

Mache das Beschaffungsvertragsmanagement sicher und einfach mit Autenti. Teste 14 Tage lang kostenlos, keine Kreditkarte erforderlich.

Speicherung und Zugriff

Nach der Ausführung muss der Vertrag für zukünftige Referenzen ordnungsgemäß gespeichert werden. Ob für Audits, Durchsetzung oder Verlängerung – der einfache Zugriff auf den Vertrag ist entscheidend.

Wichtige Maßnahmen sind hier:

• Den Vertrag in einem zentralen Speicher ablegen: Speichere alle Verträge an einem Ort mit Versionskontrolle – zum Beispiel mit Autenti. 
• Einfachen Abruf sicherstellen: Wenn du kein Tool verwendest, das dies für dich erledigt, stelle sicher, dass du die Dokumente selbst organisierst. Verträge sollten kategorisiert, getaggt und durchsuchbar sein, um bei Bedarf schnellen Zugriff zu ermöglichen.

Best Practice: Implementiere eine Versionskontrolle, um Vertragsänderungen im Laufe der Zeit zu verfolgen und Verwirrung zu vermeiden.

Überwachung und Verlängerungsmanagement

Der letzte Schritt ist der, bei dem viele Verträge auseinanderfallen – weil niemand SLAs oder automatische Verlängerungen verfolgt, bis es zu spät ist.

In dieser Phase geht es also darum, die Leistung des Lieferanten, die Vertragseinhaltung und bevorstehende Verlängerungen im Auge zu behalten, um sicherzustellen, dass alles genau nach Plan läuft.

Wichtige Maßnahmen umfassen:

• Überwachung der Vertragsleistung: Verfolge SLAs, Meilensteine und Lieferungen, um sicherzustellen, dass Lieferanten ihren Verpflichtungen nachkommen. 
• Verlängerungen im Auge behalten: Richte Benachrichtigungen und Erinnerungen rechtzeitig vor Vertragsablauf oder automatischen Verlängerungen ein.

Best Practice: Führe regelmäßige Überprüfungen durch. Ob vierteljährlich oder halbjährlich, Überprüfungen helfen, Leistungsprobleme oder Einsparmöglichkeiten zu identifizieren, bevor sie zu Problemen werden.

Allgemeine Herausforderungen für Beschaffungsteams in Unternehmen

Das Vertragsmanagement in Unternehmen ist ein spezieller Fall des Vertragsmanagements an sich. Füge dazu die Besonderheiten der Beschaffung, wie z.B. das Lieferantenmanagement, und du erhältst einzigartige Hindernisse.

Die Herausforderungen im Beschaffungsvertragsmanagement können ähnlich aussehen wie die unten beschriebenen.

Volumen und Komplexität

Eine häufige Herausforderung im Vertragsmanagement ist das Volumen und die hohe Komplexität solcher Dokumente. Beschaffungsteams bearbeiten speziell Hunderte, manchmal Tausende von Verträgen jährlich. Von einfachen Bestellungen bis hin zu massiven mehrjährigen Dienstleistungsvereinbarungen – es ist eine Menge zu jonglieren.

Compliance

Mit internen Richtlinien, regulatorischen Rahmenbedingungen und internationalen Handelsgesetzen ist die Einhaltung der Vorschriften keine Option – sie ist kritisch.

Jeder Vertrag muss mit folgenden Punkten übereinstimmen:

• Interne Kontrollen und Genehmigungsrichtlinien. 
• Regulatorische Rahmenbedingungen (denke an DSGVO oder HIPAA). 
• Lokale und internationale Handelsgesetze.

Ein Fehltritt? Rechtliche Risiken, Geldstrafen oder Schlimmeres. Die Beschaffung muss Agilität mit Verantwortlichkeit ausbalancieren.

Stakeholder-Koordination

Recht, Finanzen, Betrieb, IT – jeder hat einen Anteil, und die Beschaffung ist der Koordinationspunkt. Jeder Stakeholder hat seine eigenen Prioritäten, und die Beschaffung muss alle abstimmen.

Lieferantenmanagement

Nicht nur Verträge unterzeichnen, sondern sicherstellen, dass Lieferanten liefern, was sie versprochen haben, wenn sie es versprochen haben.

Die Unterzeichnung eines Vertrags ist nur der erste Schritt. Sicherzustellen, dass der Lieferant:

• Liefert, was er versprochen hat. 
• Seine SLAs erreicht. 
• Compliant bleibt.

Ist oft dort, wo die eigentliche Arbeit beginnt. Die Beschaffung muss kontinuierlich verfolgen, nachfassen, eskalieren und verhandeln.

Datensilos und veraltete Tools

Viele Beschaffungsteams arbeiten immer noch mit veralteten Vertragsmanagement-Systemen oder Tabellenkalkulationen, was die Sichtbarkeit und Effizienz zunichte macht.

Trotz ihrer Größe verlassen sich viele Unternehmen noch auf:

• E-Mail-Threads, 
• Gemeinsame Laufwerke, 
• Excel-Tracker, 
• Und unverbundene Rechtssysteme.

Das Ergebnis? Verlorene Verträge, verpasste Verlängerungen und keine Sichtbarkeit. Die Beschaffung kann nicht verwalten, was sie nicht sehen kann, selbst mit der besten Vertragsmanagement-Strategie an Bord.

Was kann sich ändern?

Wir alle kennen die Bedeutung des Vertragsmanagements, aber wir kennen auch die damit verbundenen Herausforderungen. Wie stellst du also sicher, dass du alle Vorteile des Vertragsmanagements nutzen und die Arbeit der Beschaffung tatsächlich rationalisieren kannst?

Es gibt einige Lösungen, die du deinem Vertragsmanagementprozess hinzufügen kannst, um Herausforderungen direkt zu begegnen.

Erstens, intelligentere Nutzung von Technologie. KI-unterstützte Contract Lifecycle Management (CLM)-Tools können ein Game-Changer sein. Sie helfen, Risiken zu erkennen, Verlängerungen zu verwalten und bieten Echtzeit-Sichtbarkeit.

Zweitens, der Wechsel von traditioneller Papierarbeit zu elektronischer Unterzeichnung. Wie TZMO – ein globaler Hersteller von Kosmetik-, Hygiene- und medizinischen Produkten, der seine Vertragsbearbeitungszeit um bis zu 90% reduzierte, indem er elektronische Signaturen mit der Autenti-Plattform implementierte.

Drittens, die Beschaffung sollte nicht isoliert arbeiten. Integriere dich frühzeitig mit Recht, Finanzen und Betrieb, um sicherzustellen, dass alle von Anfang bis Ende auf Kurs bleiben.

Zu guter Letzt, verwende Vorlagen, bleibe aber flexibel. Jeder Deal ist ein bisschen anders, aber auch jeder Deal hat stagnante Teile, die du nicht jedes Mal neu erfinden musst.