Vertragsrisikomanagement: Erkenne die Warnsignale frühzeitig

Verträge sollen dein Unternehmen schützen. Das ist ihre gesamte Aufgabe. Aber allzu oft sind sie ein unorganisiertes Durcheinander – verstreut in Posteingängen, vergraben in verstaubten Ordnern oder wochenlang ununterschrieben.

Wenn du jemals eine Stunde damit verschwendet hast, nach "der neuesten Version" zu suchen oder von einer automatischen Verlängerungsklausel überrascht wurdest, ist dieser Leitfaden für dich.

Was ist eigentlich ein Vertragsrisiko?

Beginnen wir mit den grundlegenden Definitionen für diesen Beitrag: Was gilt überhaupt als Vertragsrisiko?

Vertragsrisiko bezieht sich auf das potenzielle Risiko eines Verlusts oder Schadens – wie finanzieller Verlust, Projektverzögerungen, Reputationsrisiken, rechtliche Streitigkeiten oder beschädigte Geschäftsbeziehungen – die aus den Vertragsbedingungen oder aus Fehlern bei der Vertragserfüllung, Einhaltung oder Interpretation der vertraglichen Verpflichtungen entstehen können.

Alles, was potenziell zu Geldverlust, Zeitverschwendung, beschädigten Beziehungen oder rechtlichen Problemen führen könnte. Das ist Vertragsrisiko in Kürze.

Diese Risiken treten in der Regel auf eine von drei Arten auf: 

• Du hast das Risiko nicht kommen sehen (überraschende Klauseln, unklare Bedingungen). 
• Du kanntest das Risiko, hattest aber kein System, um es zu managen (versäumte Verpflichtungen). 
• Du hast es delegiert, aber niemand hat es umgesetzt. 
• Ein Lieferant verpasst die Lieferung, weil der Zeitplan nicht klar war. 
• Du wirst automatisch für ein weiteres Jahr in ein Tool verlängert, das du nicht mehr nutzt. 
• Ein Kunde bestreitet die Zahlungsbedingungen, weil die Vertragsformulierung unklar war. 
• Du verlierst den Vertrag vollständig und hast keine rechtliche Absicherung, wenn etwas schief geht.

Vertragsrisikomanagement ist der Prozess, diese Risiken während des gesamten Vertragslebenszyklus bestmöglich zu minimieren.

Warum sollte dich das interessieren?

Vertragschaos zeigt sich nicht immer mit blinkenden Lichtern. Meistens entsteht der Schaden langsam: 

• Zahlungen verzögern sich. 
• Projekte stocken, weil Teams nicht wussten, was vereinbart wurde. 
• Du verschwendest Stunden damit, Unterschriften nachzujagen oder nach der "neuesten" Vertragsversion zu suchen.

Multipliziere das nun mit jedem Vertrag, den dein Unternehmen im Laufe eines Jahres abschließt. Das sind viele kleine Probleme, die zu großen werden.

Arten von Vertragsrisiken

Aber welche verschiedenen Arten von Vertragsrisiken solltest du überhaupt managen?

Hier ist ein Überblick über die Hauptkategorien von Vertragsrisiken, mit denen Unternehmen typischerweise konfrontiert werden.

Rechtliche Risiken

Rechtliche Risiken sind Risiken, die aufgrund von nicht erfüllten oder falsch ausgeführten Vertragsbedingungen entstehen. Sie könnten so aussehen:

• Nicht durchsetzbare Bedingungen: Klauseln, die vor Gericht nicht standhalten (aufgrund schlechter Formulierung oder weil sie illegal/unfair sind). 
• Regulatorische Nichteinhaltung: Fehlende erforderliche Klauseln zum Datenschutz (z.B. DSGVO), branchenspezifische Regeln usw. 
• Gerichtsstandsverwirrung: Wenn nicht angegeben wird, welche Gesetze welches Landes/Bundesstaates gelten, kann es schnell chaotisch werden.

Eine Frage, die du dir stellen solltest, um Vertragsrisiken dieser Art zu managen: Würde dieser Vertrag bei einem Rechtsstreit Bestand haben?

Finanzielle Risiken

Hier geht es um Geld, das verschwindet oder an die falschen Stellen fließt. Zum Beispiel:

• Unklare Zahlungsbedingungen: Keine Fälligkeitsdaten, vage Gebührenstrukturen oder nicht spezifizierte Währung. 
• Versteckte Gebühren oder Strafen: Heimtückische automatische Verlängerungen, Kündigungsgebühren oder Servicezuschläge. 
• Unbegrenzte Haftung: Du könntest für wesentlich mehr verantwortlich sein, als du beabsichtigt hast.

Betriebliche Risiken

Wenn Verträge nicht mit der tatsächlichen Arbeitsweise deines Unternehmens übereinstimmen, könntest du mit betrieblichen Risiken konfrontiert werden, wie:

• Verpasste Fristen: Schlechtes Tracking = verpasste Verpflichtungen = unzufriedene Partner oder Kunden. 
• Schlechte Definition von Liefergegenständen: Wenn nicht kristallklar ist, was wann geliefert wird, erwarte Verwirrung und Streitigkeiten. 
• Team-Fehlausrichtung: Niemand intern kennt die Bedingungen, daher werden Erwartungen nicht erfüllt.

Stelle dir diese Frage, um zu prüfen, ob du die damit verbundenen betrieblichen Risiken vermeiden wirst: Kann unser Team realistischerweise alles liefern und verfolgen, was dieser Vertrag verlangt?

Beziehungs-/Stakeholder-Risiken

Nicht jedes Vertragsrisiko bezieht sich auf das Kleingedruckte – manches betrifft Vertrauen und Erwartungen. Einige beziehungsspezifische Risiken sind:

• Unklarheit bei Rollen/Verantwortlichkeiten: Wenn beide Parteien davon ausgehen, dass die andere die Arbeit erledigt, ist das ein schnelles Rezept für eine Katastrophe. 
• Einseitige Bedingungen: Ein stark einseitiger Vertrag kann Partnerschaften belasten, auch wenn niemand es laut ausspricht. 
• Versäumnis, die Kommunikation zu managen: Keine Check-ins, unklare Eskalationswege oder veraltete Kontaktpersonen verwandeln sich ebenfalls in zukünftige Probleme.

Sicherheits- und Vertraulichkeitsrisiken

Sicherheits- und Vertraulichkeitsrisiken können zu den schmerzhaftesten Risiken gehören, wenn sie zu tatsächlichen Problemen werden, und sind besonders wichtig in der Technologie-, Finanz-, Gesundheitsbranche oder in jeder Branche oder jedem Produkt, das Benutzerdaten umfasst. Diese können auftreten als:

• Schwache oder fehlende NDAs/Vertraulichkeitsklauseln, 
• Keine Datenverarbeitungsbedingungen (z.B. Datenstandort, Aufbewahrung), 
• Keine Anforderungen zur Benachrichtigung bei Datenschutzverletzungen.

Änderungs- und Umfangsrisiken

Verträge, die sich nicht anpassen können, wenn sich die Situation ändert = zukünftige Kopfschmerzen. Änderungs- und Umfangsrisiken zeigen sich auf folgende Weise:

• Kein Änderungsprozess: Wie änderst du den Vertrag, wenn sich der Umfang verschiebt? 
• Keine Flexibilitätsklauseln: Was, wenn sich Zeitpläne ändern? Was, wenn dein Anbieter unerwartet skaliert? 
• Keine Ausstiegsstrategie: Kannst du sauber aus diesem Vertrag aussteigen, wenn etwas schief geht?

Erkenne die Warnsignale frühzeitig: Checkliste zur Risikominderung

Hier ist die Sache mit Vertragsrisiken: Wenn die Tinte erst einmal trocken ist, ist es viel schwieriger, Probleme zu beheben. Du möchtest also Probleme erkennen, bevor du den Vertrag tatsächlich unterschreibst und ausführst – während der Überarbeitungen.

Verwende diese Checkliste jedes Mal, wenn du einen Vertrag überprüfst oder erstellst, um Risiken zu identifizieren. Wenn du zu viele Warnsignale abhakst, halte inne und behebe sie, bevor du fortfährst.

Chaosverursacher, mit denen du wahrscheinlich zu tun hast

Die Warnsignale sind leicht zu erkennen, wenn sie erst einmal da sind, aber sie tauchen nicht einfach aus dem Nichts auf, was bedeutet, dass du sie vermeiden kannst.

Hier sind die Stellen, an denen der Vertragsmanagementprozess normalerweise zusammenbricht und Risiken verursacht – besonders in wachsenden Teams:

• Alles lebt in E-Mail-Threads: Jemand hat ein PDF zur Überprüfung geschickt, eine andere Person hat Änderungen vorgenommen, und jetzt schwebt der Vertrag in sechs verschiedenen Posteingängen herum, ohne dass eine endgültige Version in Sicht ist. 
• Keine konsistenten Namenskonventionen: Wenn du Dateien mit Namen wie "final_FINAL2_v3_wirklich-final-Montag-Änderungen.docx" hast – viel Glück beim Finden der tatsächlichen Endversion des benötigten Dokuments. Konsistente und organisierte Dateibenennung ist entscheidend. 
• Es gibt keine einzige Quelle der Wahrheit: Verträge könnten in jemandes Dropbox sein, oder in diesem gemeinsamen Unternehmensordner... oder vielleicht auf dem Desktop von jemandem. Wer weiß? Kein großartiges System, wenn zeitkritische Informationen schnell benötigt werden. 
• Fristen werden vergessen: Der Vertrag sagt, dass du 30 Tage vorher kündigen musst – aber niemand wusste davon. Jetzt bist du automatisch für ein Tool verlängert, das niemand benutzt. Schon wieder. Für 12 Monate. Und dein CFO ist nicht begeistert. 
• Die Rechtsabteilung prüft den Vertrag nicht: Ob durch Zeitmangel oder inkonsistente Vertragsabläufe, wenn die Rechtsabteilung nicht jeden wichtigen Vertrag prüft oder zumindest häufig verwendete Klauseln überprüft und rechtlich genehmigte Vorlagen erstellt, ist das ein direkter Weg für einschleichende Vertragsrisiken. 
• Traditionelle Papierbearbeitung steht im Weg: Drucken, Scannen oder noch schlimmer – physische Dokumente an Kunden, Geschäftspartner oder Lieferanten per Post zu senden, ist nicht die beste Art, deine Zeit zu verbringen, noch ist es geeignet, Vertragsrisiken zu mindern. Die Digitalisierung mit den richtigen Tools kann viel sicherer sein. Denke darüber nach, wie einfach es ist, eine traditionelle handschriftliche Unterschrift zu fälschen, im Vergleich dazu, wie schwierig es ist, eine elektronische Signatur zu manipulieren.

10 beste Praktiken für das Vertragsrisikomanagement

1. Verwende klare, präzise Sprache

Verträge sind nur so gut wie die Klarheit in der Formulierung. Je spezifischer du sein kannst, desto weniger Chancen gibt es für Missverständnisse. Also:

• Vermeide Mehrdeutigkeit: Verwende klare, eindeutige Begriffe, um Verpflichtungen, Zeitpläne, Strafen und Liefergegenstände zu definieren. 
• Definiere Schlüsselbegriffe: Gib an, was Begriffe wie "angemessene Bemühungen", "Branchenstandard" oder "so bald wie möglich" im Kontext der Vereinbarung tatsächlich bedeuten. 
• Eliminiere Juristensprache: Juristischer Fachjargon ist oft verwirrend. Verwende einfache Sprache, damit alle Parteien die Bedingungen vollständig verstehen. Oder wenn sie nicht entfernt werden kann, stelle sicher, dass du den Vertrag gemeinsam durchgehst und den Inhalt gründlich besprichst.

💡Verwende Checklisten und Vorlagen, die auf Klarheit geprüft wurden, besonders wenn sie zuvor von deinem Rechtsteam überprüft wurden.

2. Standardisiere Verträge mit Vorlagen

Eine der größten Quellen für Vertragsrisiken sind inkonsistente oder nicht standardisierte Vereinbarungen. Vorlagen helfen, Prozesse zu rationalisieren und Fehler zu reduzieren.

• Erstelle oder verwende vorab genehmigte Vorlagen für häufige Verträge (Lieferantenvereinbarungen, NDAs, Dienstleistungsvereinbarungen). Das hilft, Vertragsrisiken zu mindern, indem du getestete Optionen zur Verwendung hast. 
• Passe Vorlagen an deine Geschäftsbedürfnisse an, aber erfinde das Rad nicht jedes Mal neu. 
• Regelmäßige Überprüfung: Aktualisiere Vorlagen regelmäßig, um mit rechtlichen Änderungen, Branchenstandards oder Geschäftsprioritäten Schritt zu halten.

💡Speichere Vorlagen an einem zentralen, leicht zugänglichen Ort für einfachen Zugriff.

3. Weise Eigentum und Verantwortlichkeit zu

Bei Verträgen ist Verantwortlichkeit entscheidend. Weise spezifische Rollen zu, um sicherzustellen, dass immer jemand den gesamten Prozess überwacht.

• Benenne einen Vertragsmanager oder Ansprechpartner für jede Vereinbarung. Diese Person ist für die Verwaltung des Vertrags von Anfang bis Ende verantwortlich, einschließlich Verhandlung, Ausführung und Überwachung. 
• Beziehe Rechts- und Finanzteams frühzeitig ein: Ein Vertragsmanager sollte mit Rechts- und Finanzteams zusammenarbeiten, um potenzielle Risiken aus rechtlicher oder finanzieller Sicht zu identifizieren. 
• Stelle regelmäßige Vertragsüberprüfungen sicher: Weise jemandem die Aufgabe zu, Verträge regelmäßig zu überprüfen, besonders bei langfristigen Vereinbarungen oder kritischen Beziehungen.

4. Implementiere effektive Tracking-Systeme

Vertragsrisikomanagement ist nicht nur Eigentum.

Verträge beinhalten oft zeitkritische Liefergegenstände und Meilensteine. Ohne ordnungsgemäßes Tracking riskierst du, kritische Fristen, automatische Verlängerungen oder Zahlungsbedingungen zu verpassen.

Du kannst:

• Vertragsmanagementsoftware verwenden, um Vertragsdaten, Fristen, Verlängerungen und Meilensteine zu verfolgen. 
• Automatisierte Erinnerungen für wichtige Ereignisse (wie bevorstehende Vertragsverlängerungstermine oder Zahlungsfälligkeiten) einrichten, um sicherzustellen, dass du niemals einen kritischen Zeitplan verpasst. 
• Ein Vertrags-Dashboard pflegen, das dir einen Überblick über alle aktiven Verträge gibt, einschließlich Ablaufdaten und Status der Liefergegenstände.

5. Füge klare Kündigungs- und Ausstiegsklauseln ein

Wenn die Dinge schief gehen, möchtest du einen klaren Weg, um den Vertrag zu beenden oder neu zu verhandeln. Dies minimiert deine Exposition gegenüber unerwünschten Risiken. Stelle also sicher, dass du:

• Kündigungsklauseln einfügst: Gib an, unter welchen Bedingungen eine der Parteien den Vertrag kündigen kann und wie dieser Prozess aussehen wird. 
• Ausstiegsstrategien definierst: Lege klar die Bedingungen für die Stornierung oder den Rücktritt vom Vertrag fest, einschließlich eventueller Strafen oder Gebühren.

6. Führe Due-Diligence-Prüfungen durch

Eine der besten Möglichkeiten, Probleme zu vermeiden, ist proaktives Risikomanagement. Im Grunde genommen, deine Hausaufgaben über die andere Partei zu machen. Ob es sich um einen Lieferanten, Partner oder Kunden handelt, zu wissen, mit wem du eine Vereinbarung eingehst, ist entscheidend, um Risiken zu mindern.

• Überprüfe alle Parteien gründlich: Bevor du unterschreibst, recherchiere die finanzielle Gesundheit, den Ruf und die Erfolgsbilanz der anderen Partei. 
• Überprüfe frühere Verträge: Schaue dir die Geschichte deiner Beziehung mit der anderen Partei an. Gab es Verzögerungen, Probleme mit Zahlungen oder ungelöste Streitigkeiten?

7. Beziehe Rechtsexperten frühzeitig ein

Es mag verlockend sein, Verträge einfach zu unterschreiben, um sie aus dem Weg zu schaffen oder Geschäfte schneller abzuschließen, aber Rechtsexperten sind unschätzbar wertvoll, um sicherzustellen, dass du vollständig abgesichert bist. Zu den Strategien zur Risikominderung gehören:

• Mit einem Rechtsteam zusammenarbeiten: Lasse immer einen Anwalt Verträge überprüfen, besonders solche mit hohem Wert oder hohem Risiko. 
• Rechtliche Risikobewertungen durchführen: Rechtsteams können helfen, Risikobereiche zu identifizieren, die du möglicherweise nicht bedacht hast (wie Compliance-Risiken oder nicht durchsetzbare Bedingungen). 
• Verhandlungen in deinem Namen führen: Wenn es riskante Bedingungen gibt, kann dein Rechtsteam dir helfen, Vertragsverhandlungen durchzuführen und günstigere Bedingungen zu erhalten.

💡Wenn du kein großes Rechtsteam hast, solltest du über vertragliche Risikoübertragungen nachdenken.

Eine vertragliche Risikoübertragung ist, wenn eine Partei in einem Vertrag die Verantwortung für bestimmte Risiken auf die andere Partei überträgt, normalerweise durch spezifische Bedingungen im Vertrag.

Denke an die Force-Majeure-Klausel. Sie entbindet Parteien von der Erfüllung des Vertrags aufgrund von Ereignissen außerhalb ihrer Kontrolle (Naturkatastrophen oder Krieg). Zum Beispiel: "Keine der Parteien haftet für die Nichterfüllung aufgrund von höherer Gewalt oder behördlichen Maßnahmen."

Eine häufigere Klausel, die hier verwendet werden könnte, wäre die Freistellungsklausel. Wenn eine Partei zustimmt, Verluste, Schäden oder Rechtskosten zu decken, mit denen die andere Partei konfrontiert werden könnte. Zum Beispiel: "Der Lieferant stellt den Kunden von allen Ansprüchen frei, die aus den Dienstleistungen des Lieferanten entstehen, und hält ihn schadlos."

8. Stelle Vertraulichkeit und Sicherheit sicher

Bei der Behandlung sensibler Daten, geistigen Eigentums oder Geschäftsabläufen ist es wichtig sicherzustellen, dass der Vertrag starke Vertraulichkeitsbestimmungen enthält.

• Verwende NDAs: Für sensible Informationen sollte eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) Teil der Verträge sein. Sie reduziert das Risiko von Handelsgeheimnissen und geschützten Informationen. 
• Datenschutzklauseln: Wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden, stelle sicher, dass DSGVO, CCPA oder andere Datenschutzvorschriften berücksichtigt und behandelt werden. 
• Bestimmungen zum geistigen Eigentum: Definiere klar, wer das geistige Eigentum (IP) besitzt und wie es verwendet werden kann.

9. Überwache und prüfe deine Verträge regelmäßig

Auch nach der Unterzeichnung benötigen Verträge fortlaufende Aufmerksamkeit, um sicherzustellen, dass alles eingehalten wird. Also:

• Überprüfe Verträge regelmäßig: Prüfe den Status langfristiger Verträge, um die Einhaltung zu gewährleisten und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. 
• Überwache die Leistung: Verwende Vertrags-KPIs oder Service-Level-Agreements (SLAs), um die Leistung des Vertrags von beiden Seiten zu verfolgen. 
• Führe Vertragsaudits durch: Prüfe in regelmäßigen Abständen Verträge, um Nichteinhaltung oder potenzielle Risikotreiber zu überprüfen.

10. Bilde dein Team aus

Dein internes Team spielt eine große Rolle bei der Minderung von Vertragsrisiken – stelle also sicher, dass sie das A und O des Vertragsmanagements kennen:

• Schule sie in Vertragsbedingungen: Stelle sicher, dass dein Team gängige Vertragsklauseln und Risiken versteht. 
• Lehre Risikobewusstsein: Mitarbeiter sollten wissen, wie sie potenzielle Risiken in Verträgen erkennen und zur weiteren Überprüfung markieren können. 
• Kontinuierliche Bildung: Halte dein Team über die neuesten Vertragstrends, rechtlichen Anforderungen und bewährten Praktiken auf dem Laufenden.

💡Erstelle ein effektives Vertragsrisikomanagement-Playbook für dein Team, damit jeder weiß, worauf er bei der Überprüfung von Verträgen achten sollte.

Kann Technologie beim Vertragsrisikomanagement helfen?

Technologie ist oft die Antwort auf moderne Schmerzpunkte – Vertragsmanagement und speziell die Minderung der damit verbundenen Risiken ist einer dieser Fälle.

Du kannst damit beginnen, von traditioneller Vertragsunterzeichnung zu elektronischer Signatur überzugehen. Warum?

Es gibt unzählige Gründe, von gesparter Zeit, Geld und Mühe, aber auch weil E-Signaturen dir Folgendes bieten: 

• Einen zentralen Ort für alle deine unterzeichneten Verträge, 
• Alle Unterschriften genau mit Vertrags-Audit-Trails markiert (du siehst jedes Mal die genaue IP-Adresse des Unterzeichners sowie Datum und Uhrzeit der Unterschrift), 
• Die Möglichkeit, Verträge mit einem Mausklick massenhaft zu unterschreiben, 
• Eine sichere Art der Unterzeichnung, die manipulationssicher ist, 
• Verträge, die in Minuten statt in Stunden, Tagen oder sogar Wochen unterzeichnet werden.

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