Wie schreibt man einen Vertrag effizient?

Ein wirklich nützlicher Leitfaden

Das Verfassen eines rechtlich bindenden Vertrags sollte ein wiederholbarer, skalierbarer Prozess sein – keine heroische Anstrengung jedes Mal, wenn jemand einen Deal abschließen oder einen Lieferanten onboarden möchte. Besonders weil Verträge buchstäblich überall sind. Laut Juro werden 60 bis 80 Prozent aller B2B-Transaktionen durch Geschäftsverträge geregelt.

Und dennoch sind Verträge für viele mittelgroße bis große Unternehmen immer noch schmerzlich langsam.

Teams verschwenden Stunden damit, Genehmigungen einzuholen, über Vertragsklauseln zu streiten oder einfach nur die "endgültige" Version in den Tiefen von Google Drive zu finden. In der Zwischenzeit stocken Deals. Vertragsrisiken bleiben unbemerkt. Rechtsabteilungen werden beschuldigt. Vertrieb ist frustriert. Und Einkaufsabteilungen werden ignoriert.

Dieser Leitfaden soll dir helfen zu lernen, wie du einen Vertrag von Grund auf reibungslos erstellen kannst.

Es ist ein schrittweises Framework, das funktionsübergreifenden Teams hilft, Verträge effizienter zu erstellen und zu verwalten – ohne Qualität oder Kontrolle zu opfern. Und mit modernen Tools, um den Prozess zu beschleunigen.

Egal, ob du eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) erstellst, ein Master Service Agreement (MSA) verhandelst oder unter Druck einen komplexen Statement of Work (SOW) erstellen musst – dieses Playbook führt dich durch einen Prozess, der funktioniert.

Schauen wir uns die 9 hoffentlich einfachen Schritte an, um einen Vertrag effektiv zu schreiben.

Schritt 1: Mit Klarheit starten

Bevor du ein einziges Wort schreibst, halte inne und frage: Worauf einigen wir uns überhaupt – und wer ist für den Prozess verantwortlich?

In dieser Phase gehen die meisten Verträge schief. Ein Vertriebsmitarbeiter eilt mit einer vagen Anfrage zur Rechtsabteilung. Die Einkaufsabteilung übergibt der Rechtsabteilung einen 37-seitigen Lieferantenvertrag, den sie nicht gelesen haben. Jeder geht davon aus, dass jemand anderes die Details regeln wird.

Beginne stattdessen mit einem kurzen internen Aufnahmeprozess, um dich über die grundlegenden Dinge abzustimmen: 

• Beteiligte Parteien, also wer steht auf jeder Seite der schriftlichen Vereinbarung? Schließlich beinhaltet ein Vertrag zwischen Parteien, nun ja, Parteien. Oft extern zur Organisation. Besonders wenn die Partei extern ist – stelle sicher, dass du sie richtig identifizierst. 
• Geschäftskontext. Handelt es sich um eine neue Geschäftsbeziehung? Verlängerung? Lieferanten-Onboarding? Oder etwas ganz anderes? 
• Schlüsselbedingungen. Entscheide über Arbeitsumfang, Preisgestaltung, Lieferleistungen, Zahlungsbedingungen, Zeitpläne, alle wichtigen Details. 
• Risiken zur Kennzeichnung. Beschreibe, ob der Vertrag sensible Datenverarbeitung, geistiges Eigentum, Haftung, Exklusivität oder was auch immer ein potenzielles Warnsignal in einem Vertrag darstellen könnte, den du schreibst. 
• Vertragstyp. Beschrifte den Vertrag. Ist es ein NDA, MSA, SOW, Partnerschaftsvertrag? 
• Interne Verantwortliche. Entscheide, wer für Entwurf, Überprüfung, Überarbeitung, Genehmigung usw. verantwortlich ist.

Selbst ein einfaches gemeinsames Formular oder eine Checkliste kann später stundenlange Verwirrung ersparen. Und wenn alle von Anfang an auf demselben Stand sind, läuft alles einfach reibungsloser.

Schneller Erfolg Verwende eine gemeinsame Vertragsvorlage (Google Formular, Notion-Dokument oder CLM-Plattform), die Anfragen basierend auf dem Vertragstyp oder seinem Wert weiterleiten kann. Dies setzt früh Erwartungen und hilft, die Arbeit effektiver zu organisieren.

Schritt 2: Die richtige Vorlage wählen (oder eine modulare erstellen)

Mit einem leeren Word-Dokument zu beginnen ist der schnellste Weg, Zeit zu verschwenden und Risiken einzuführen, während du auf den blinkenden Cursor starrst. Eine solide, vorab genehmigte Vorlage ist dein bester Freund – aber nur, wenn sie skalierbar aufgebaut ist.

Zu oft sind Vorlagen entweder: 

• Zu allgemein (und erfordern stundenlange Umschreibungen), oder 
• So starr, dass sie brechen, sobald reale Bedingungen hinzugefügt werden

Das Ziel ist nicht nur, Dokumente wiederzuverwenden. Es geht darum, die Struktur zu standardisieren und zu beschleunigen, wie du Verträge erstellst, ohne Flexibilität zu verlieren.

Eine gute Vorlage sollte: 

• Rechtliche und geschäftliche Bedingungen klar trennen
• Klauselblöcke verwenden, die je nach Situation ausgetauscht werden können (z.B. unterschiedliche Kündigungsformulierungen für kurz- vs. langfristige Verträge) 
• Anweisungen oder Anmerkungen für den internen Gebrauch enthalten (z.B. "Füge hier die Ausweichklausel ein, wenn der Kunde die Standard-IP-Bedingungen ablehnt" oder "Füge eine Kündigungsklausel ein, wenn etwas anderes passiert") 
• Nicht verhandelbare vs. flexible Bedingungen markieren, damit Vertrieb oder Einkauf weiß, was sie bearbeiten können vs. eskalieren müssen

Neben vollständigen Vertragsvorlagen kannst du auch darüber nachdenken, eine Klauselbibliothek für die häufigsten Fälle zu erstellen, mit denen dein Unternehmen zu tun hat, um dann je nach Bedarf das passende Fragment auszuwählen.

Anstatt das Ganze bearbeiten zu müssen, erhältst du eine grundlegende, unveränderliche Vorlage und füllst sie mit entsprechenden Klauseln aus.

Vorlagen sollten keine verstaubten PDFs sein. Sie sollten sich mit deinem Geschäft und Vertragsrechtsänderungen weiterentwickeln. Sie sollten sich basierend darauf entwickeln, was tatsächlich funktioniert – und was zurückgewiesen wird.

Denke auch daran: 

• Überprüfe deine Vorlagen und Klauseln vierteljährlich oder nach größeren Verhandlungszyklen, um zu prüfen, ob sie noch gültig sind 
• Protokolliere wiederkehrende Überarbeitungen und baue Ausweichmöglichkeiten in die Vorlagen ein 
• Begrenze die Anzahl der "Standard"-Vorlagen – zu viele, und niemand verwendet die richtige

(Nicht so) schneller Erfolg Arbeite mit der Rechtsabteilung zusammen, um Vorlagen nach Klauseltyp (z.B. Zahlungsbedingungen, Datenverarbeitung, Kündigung) und Risikoniveau zu modularisieren. Markiere dann jede Klausel für Anwendungsfälle: risikoarmer Lieferantenvertrag, hochwertiger Enterprise-Deal, hochwertiger Verkaufsvertrag usw. Dies reduziert das Entwerfen auf ein eher "Plug and Play"-Modell – und spart Stunden bei jedem Deal.

Schritt 3: Schnell entwerfen, aber nicht improvisieren

Sobald du die richtige Vorlage hast, sollte die Entwurfsphase schnell sein. Aber schnell bedeutet nicht schlampig.

Die meisten Verzögerungen bei Verträgen werden nicht durch das Schreiben selbst verursacht, sondern durch unklare Verantwortlichkeiten, inkonsistente Formatierung oder jemanden, der "für alle Fälle" benutzerdefinierte Formulierungen hinzufügt. Hier spart ein wenig Disziplin viel Zeit.

Kläre also vor dem eigentlichen Schreiben, wer verantwortlich ist für: 

• Geschäftliche Bedingungen (Preisgestaltung, Lieferleistungen, Zeitplan). Normalerweise ist das Vertrieb oder Einkauf, je nach Vertrag. 
• Rechtliche Bedingungen (IP, Freistellung, geltendes Recht). Normalerweise sind das Rechtsabteilung oder Contract Operations.

Wichtig! Lass nicht fünf Personen parallel bearbeiten. Weise eine Person an, den Entwurf zu steuern, und halte alle anderen im Überprüfungsmodus, bis er fertig ist.

Einige Tipps zum Entwurf Kommen wir nun zum eigentlichen Schreiben. Ein guter Vertrag ist klar, nicht clever. Wenn du einen benutzerdefinierten Vertrag erstellst, ihn von Grund auf schreibst: 

• Verwende wo möglich einfache Sprache 
• Vermeide es, mehrere Bedingungen in einem Satz zu stapeln 
• Teile komplexe Vertragsabschnitte und lange Absätze in Abschnitte oder Aufzählungspunkte auf

Es geht nicht darum, den Vertrag zu "vereinfachen" – es geht darum, sicherzustellen, dass jeder versteht, worauf er sich einlässt. Das schließt die Personen ein, die den Vertrag in sechs Monaten durchsetzen müssen.

Du solltest auch: 

• Deine Abschnitte logisch nummerieren 
• Konsistente Überschriften und Schriftgrößen verwenden 
• Definierte Begriffe exakt abgleichen (z.B. "Datum des Inkrafttretens" vs. "Startdatum")

Solche kleinen Dinge verhindern große Kopfschmerzen später, wenn das Dokument überarbeitet oder überprüft wird.

Schneller Erfolg Erstelle einen kurzen internen "Styleguide" für Verträge, der Formatierung, Ton und häufige Fallstricke abdeckt. Er muss nicht ausgeklügelt sein – nur eine 1-seitige Antwort auf "wie schreiben wir hier Dinge?"

Schritt 4: Zusammenarbeiten ohne Chaos zu verursachen

Der Vertragsentwurf ist fertig – jetzt will jeder "kurz einen Blick darauf werfen". Hier entscheidet sich, ob die Zusammenarbeit die Dinge am Laufen hält oder den ganzen Prozess entgleisen lässt.

Der Schlüssel ist die asynchrone Zusammenarbeit in einer kontrollierten Umgebung mit klaren Rollen und einer einzigen Quelle der Wahrheit. Digital.

Nichts tötet Schwung schneller als fünf E-Mail-Threads und Dateinamen wie Vertrag_v3_FINAL_bearbeitetVonJohn.docx.

Lege also einen Ort für die Zusammenarbeit fest, sei es Google Docs, Word Online, eine Contract Lifecycle Management (CLM)-Plattform oder eine elektronische Signatur-Software wie Autenti.

Welches Tool es auch sein wird, stelle sicher, dass: 

• Alle an derselben Version kommentieren 
• Bearbeitungen mit nachverfolgten Änderungen erfolgen 
• Die Eigentümerschaft des Dokuments immer klar ist

Nicht jeder Stakeholder muss an jeder Klausel beteiligt sein. Hole Prüfer basierend darauf ein, was tatsächlich geändert wird: 

• Vertrieb muss möglicherweise Preise oder Rabatte bestätigen 
• Rechtsabteilung muss möglicherweise Haftung oder geltendes Recht überprüfen 
• Einkauf muss möglicherweise Zahlungsbedingungen validieren

Schneller Erfolg Laut Weshare werden bis 2025 manuelle Aufwände für die Überprüfung und Erstellung von Verträgen voraussichtlich um 50% reduziert, dank aufkommender Technologien.

Nutze also die aufkommenden Technologien. Besser noch, nutze die sichere, bewährte und getestete Technologie, von der bekannt ist, dass sie funktioniert.

Wie Autenti, das für die TZMO-Gruppe funktioniert hat und ihnen 90% der Zeit für die Vertragsabwicklung erspart hat.

Mit Autenti kannst du nicht nur alle Verträge elektronisch unterschreiben, sondern auch die Dokumente sicher überprüfen, mit vollständiger Versionskontrolle und entsprechenden Zugriffsrollen für Prüfer, Genehmiger und Nur-Ansicht-Benutzer.

Schritt 5: Überarbeitungen strategisch handhaben

Überarbeitungen sind unvermeidlich. Aber wie du sie handhabst, entscheidet darüber, ob ein Vertrag diese Woche abgeschlossen wird oder einen Monat in der Schwebe bleibt.

Das Ziel hier ist nicht, Verhandlungen zu vermeiden – es geht darum, das Hin und Her schneller, fokussierter und weniger schmerzhaft zu gestalten.

Jedes Team sollte eine klare Richtlinie haben, was es ohne Eskalation akzeptieren oder überarbeiten darf. Zum Beispiel: 

• Vertrieb kann Zahlungsbedingungen innerhalb eines vorab genehmigten Bereichs anpassen 
• Einkauf kann Lieferzeiten anpassen 
• Nur die Rechtsabteilung kann geistiges Eigentum, Freistellung oder geltendes Recht anfassen

Wenn alles an die Rechtsabteilung zurückgehen muss, wirst du Engpässe schaffen. Wenn nichts an die Rechtsabteilung zurückgeht, wirst du Risiken einführen.

Verhandle nicht jedes Mal von Grund auf. Für stark umkämpfte Bedingungen wie Haftungsbeschränkung oder Datenverarbeitung, pflege einen Satz von: 

• Bevorzugter Sprache (deine Standardposition) 
• Ausweichoptionen (was du bereit bist zu akzeptieren) 
• Harten Stopps (Bedingungen, denen du nicht zustimmen wirst)

Dies hält das Gespräch auf dem Boden und hilft jüngeren Teammitgliedern, mit Zuversicht zu verhandeln.

Überprüfe Überarbeitungen immer in nachverfolgten Änderungen, mit Kommentaren oder Anmerkungen, die erklären, warum etwas geändert wurde. Dies reduziert Rückschritte und macht Genehmigungen schneller.

Wenn du kein CLM oder eine E-Signatur-Software verwendest, funktioniert ein disziplinierter Google Docs-Workflow (mit Versionshistorie + Kommentar-Threads) zunächst in Ordnung.

Schneller Erfolg Erstelle ein "Überarbeitungs-Playbook", das deine 5-10 am häufigsten verhandelten Klauseln abdeckt. Für jede davon, füge ein: 

• Standardposition 
• Akzeptable Variationen 
• Wer Änderungen genehmigen muss

Dies verwandelt das Überarbeiten von einer Ermessensentscheidung in einen wiederholbaren Prozess.

Schritt 6: Genehmigen ohne Hindernisse

Die Genehmigung ist einer der größten Engpässe in Vertragsabläufen. Ein klarer, gut definierter Prozess kann Tage oder sogar Wochen sparen.

Das Ziel hier ist, Genehmigungen zu rationalisieren, damit Verträge nicht ins Stocken geraten – aber trotzdem die richtigen Augen darauf haben.

Nicht jeder Vertrag benötigt eine Freigabe von jedem Führungskraft oder jeder Abteilung. Passe Genehmigungswege an basierend auf: 

• Vertragstyp (NDA vs. Multi-Millionen-Dollar MSA) 
• Deal-Wert oder Risikoniveau 
• Interne Richtlinienanforderungen

Dokumentiere, wer was genehmigen muss – und wann. Teile dies breit, damit jeder den Prozess kennt.

Lange Genehmigungszyklen kommen oft von unklaren Erwartungen. Setze feste Fristen und sende automatisierte Erinnerungen: 

• "Genehmigungen innerhalb von 3 Arbeitstagen erforderlich" 
• Automatische Eskalation, wenn bis zur Frist keine Antwort erfolgt

Dies hilft, Dynamik und Verantwortlichkeit zu bewahren.

Schneller Erfolg Laut einem Bericht von World Commerce & Contracting aus dem Jahr 2021 sind Genehmigungen das am meisten gesuchte Element des Vertragsmanagements, das digitalisiert werden soll, mit 74,6% der Befragten, die diesen Teil des Vertragsmanagements wählen.

Quelle Was absolut verständlich ist. Das Einholen von Genehmigungen nach all der harten Arbeit, um den Vertrag überhaupt zu erstellen, erscheint einfach unnötig. Also digitalisiere diesen Prozess.

Du kannst sogar ein Flussdiagramm oder eine Checkliste für den Genehmigungsablauf erstellen. Visuelle Hilfsmittel machen es Teams leichter, ihre Rolle zu verstehen und unnötige Verzögerungen zu vermeiden. Besonders wenn du für die typischen Vertragsszenarien jeweils ein eigenes erstellst, um dich in jedem Fall leicht zurechtzufinden.

Musst du eine sanfte Erinnerung für eine benötigte Genehmigung senden? Sende mit Autenti automatisierte Erinnerungen an diejenigen, die einen bestimmten Vertrag genehmigen oder sogar unterschreiben müssen.

Schritt 7: Unterschreiben und aufbewahren (ordnungsgemäß)

Die Unterzeichnung eines Vertrags ist der Moment, in dem sich die ganze harte Arbeit auszahlt.

Um einem erfolgreichen Vertragsschreibprozess die Krone aufzusetzen, mache das Finale ebenso effektiv mit elektronischen Signaturen.

Die Verwendung einer E-Signatur-Plattform wie Autenti macht diesen Schritt schnell, vollständig sicher und rechtlich bindend.

Mit Autenti unterschreiben

Autenti ermöglicht es dir, Verträge online zu versenden und so die Verzögerungen durch Drucken, Scannen oder Versenden der Dokumente an die andere Partei nur zur Vertragsunterzeichnung zu vermeiden. Es ist einfach zu bedienen und entspricht eIDAS und anderen internationalen Vorschriften, sodass deine unterzeichneten Verträge rechtlich Bestand haben.

Aber neben der einfachen Unterzeichnung verschiedener Arten von Dokumenten kannst du mit Autenti auch: 

• Mehrere Dokumente gleichzeitig mit Massenunterzeichnung signieren, 
• Jeder Signatur den genauen Prüfpfad mit IP-Adressen der Unterzeichner, Namen, genauem Datum und Uhrzeit der Unterschrift und mehr folgen, 
• Eine spezielle Signaturkarte für jedes unterzeichnete Dokument erhalten, 
• Die Identität der anderen Partei mit mehreren Online-ID-Verifizierungsmethoden überprüfen, 
• Und mehr.

Sieh dir an, wie die Bank Millennium alle Arten von HR-Dokumenten, einschließlich Arbeitsverträgen, mit Autenti in nur wenigen Minuten unterschreibt.

Schritt 8: Nach der Unterschrift das Wesentliche verfolgen

Um verpasste Fristen, verlorene Verlängerungen oder übersehene Verpflichtungen zu vermeiden, benötigst du ein klares System für die Nachverfolgung nach der Unterschrift.

Automatisierte Erinnerungen einrichten Verwende dein Vertragsmanagement-Tool oder Kalendersystem, um Alarme für wichtige Daten auszulösen, wie: 

• Verlängerungsfristen 
• Kündigungsfristen 
• Zahlungsmeilensteine 
• Fälligkeitstermine für Lieferleistungen

Dies hält dein Team proaktiv anstatt reaktiv.

Verpflichtungen und Leistung überwachen Verträge enthalten oft Verpflichtungen, die kontinuierliche Aufmerksamkeit erfordern, wie Service-Level-Agreements oder Berichtspflichten. Weise Verantwortliche zu, um diese Verpflichtungen zu verfolgen und die Vertragsleistung regelmäßig zu überprüfen.

Dies hilft, Überraschungen, Streitigkeiten oder verpasste Geschäftsziele zu vermeiden.

Dashboards und Berichte verwenden Viele Vertragsmanagement-Softwaretools und Contract Lifecycle Management (CLM)-Plattformen bieten Dashboards, die Einblick geben in: 

• Bevorstehende Ablaufdaten und Verlängerungen 
• Vertragswerte und Risikoniveaus 
• Engpässe oder überfällige Aktionen

Wenn du kein CLM verwendest, erwäge den Aufbau einer gemeinsamen Tabelle oder eines benutzerdefinierten Dashboards mit wichtigen Vertragsdaten, um alle auf dem gleichen Stand zu halten.

Schneller Erfolg Erstelle einen Vertragskalender mit für relevante Teams (Vertrieb, Recht, Einkauf) sichtbaren Erinnerungen. Teile ihn regelmäßig in Teambesprechungen, um Vertragsfristen im Auge zu behalten.

Oder nutze ein bereits fertiges Archiv für unterzeichnete (und nicht unterzeichnete) Verträge in Autenti. Dann kannst du jede frühere Vereinbarung leicht mit Filtern, Schlüsselwörtern und benutzerdefinierten Tags durchsuchen, die die Dinge besonders ordentlich halten.

Schritt 9: Verfeinern und wiederholen

Vertragsmanagement ist kein "einrichten und vergessen"-Prozess. Die besten Teams verbessern kontinuierlich ihre Arbeitsabläufe, Vorlagen und Tools basierend auf realen Erfahrungen.

Vorlagen frisch zu halten reduziert Überarbeitungen und beschleunigt das Entwerfen.

Vertragsdaten analysieren Betrachte wichtige Vertragsmanagement-KPIs wie: 

• Durchschnittliche Zeit zum Entwerfen, Überprüfen und Genehmigen von Verträgen 
• Häufige Verhandlungspunkte oder Überarbeitungen 
• Verlängerungsraten und verpasste Fristen

Nutze diese Daten, um Schwachstellen und Automatisierungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Feedback-Schleife erstellen Ermutige Teams, Schmerzpunkte und Erfolgsgeschichten zu teilen. Regelmäßige Check-ins oder Retrospektiven können Ideen für Prozessverbesserungen hervorbringen und die teamübergreifende Ausrichtung verbessern.

Bonuspunkte für die Einrichtung eines speziellen Slack-Kanals oder Notion-Dokuments, um mit dem Feedback Schritt zu halten.

In kontinuierliche Schulung investieren Verträge entwickeln sich weiter, ebenso wie Vorschriften, Vertragsrisiken und Geschäftsprioritäten. Halte also deine Teams mit regelmäßigen Schulungen zu Prozessaktualisierungen, Best Practices und Tools auf dem Laufenden.

Schneller Erfolg Dokumentiere deinen Vertragsprozess in einem einfachen Playbook oder Wiki. Mache es leicht zugänglich und aktualisiere es, während sich dein Prozess entwickelt, damit neue Teammitglieder sich schnell einarbeiten können.

Bonus: Warnhinweise beim Schreiben nach Vertragstyp

Effizient schreiben, noch intelligenter unterschreiben (mit Autenti)

Verträge effizient zu schreiben ist nur die halbe Miete – sie intelligent zu unterschreiben vervollständigt den Prozess.

Mit Autentis sicherer, rechtlich bindender E-Signatur-Plattform kannst du die Vertragsabwicklung beschleunigen, administrativen Aufwand reduzieren und alle deine unterzeichneten Dokumente an einem Ort organisiert halten.

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