Dokumentenmanagement für Teams

Dokumentenmanagement und Sicherheit

Behalte jederzeit die volle Kontrolle über deine Dokumente. Von kryptografischer Validierung bis zu Passwortschutz: Mit unseren Sicherheitsfunktionen verwaltest du digitale Dokumente zuverlässig, nachvollziehbar und geschützt.

Dein sicheres Langzeitarchiv

Speichere abgeschlossene Dokumente zentral und revisionssicher. Das Langzeitarchiv hält deinen Dokumenten-Feed übersichtlich und ist rund um die Uhr in einer sicheren, EU-basierten Cloud verfügbar.

Dateien strukturieren und sofort wiederfinden

Organisiere Dokumente in Ordnern und sorge so für eine klare Struktur. Damit findest du jede Datei oder Dokumentengruppe mit nur wenigen Klicks ganz einfach wieder.

Intelligente Filter statt endloser Suche

Nutze dynamische Filter, um Dokumente nach Status, Datum oder benutzerdefinierten Labels zu sortieren. Damit bleibt dein Archiv übersichtlich – und jedes Dokument sofort auffindbar.

Echtheit mit einem Klick prüfen

Überprüfe sofort jedes elektronisch signierte Dokument unabhängig vom Anbieter. Unser eSignatur-Validator bestätigt, dass die Datei nicht verändert wurde und alle Signaturen gültig sind - für zusätzliche Sicherheit.

Zusätzlicher Schutz mit SMS-Passwörtern

Schütze sensible Dokumente mit einer einmaligen SMS-Authentifizierung. Nur autorisierte Empfänger können die Datei öffnen. Nach der Unterzeichnung werden alle Vereinbarungen verschlüsselt und passwortgeschützt zugestellt.

Teamarbeit und Workflow-Automatisierung

Automatisiere deinen gesamten Dokumentenlebenszyklus – von Vorlagen über Zugriffsrechte bis zum Signaturprozess. So entstehen effiziente, wiederholbare Workflows für eine nahtlose Zusammenarbeit im Team.

Automatisierter Zugriff für deine Teams

Weise Dokumenten Labels wie „HR“ oder „Recht“ zu und ermögliche Teams sofortigen Zugriff – auch ohne Beteiligung am Signaturprozess.

Zentrale Übersicht für Führungskräfte

Führungskräfte behalten alle Teamdokumente an einem zentralen Ort im Blick. Sie können Dateien herunterladen, Erinnerungen senden oder Dokumente zurückziehen – auch dann, wenn sie diese nicht selbst versendet haben.

Fehler sofort zurückziehen und korrigieren

Falsches Dokument versendet oder den falschen Empfänger ausgewählt? Ziehe Dokumente jederzeit zurück und stelle sicher, dass nur die richtigen Personen mit den richtigen Unterlagen arbeiten.

Standardisierte Dokumente mit Vorlagen

Erstelle Vorlagen für wiederkehrende Dokumente und fülle beim nächsten Versand nur noch die relevanten Felder aus. Kontaktinformationen werden automatisch aus deinem Adressbuch übernommen – für weniger Aufwand und mehr Geschwindigkeit.

Wiederholbare, fehlerfreie Prozesse

Definiere den kompletten Signatur-Workflow pro Dokumenttyp. Nutze Prozessvorlagen für wiederkehrende Abläufe – vom Onboarding neuer Mitarbeitender bis zum Vertragsabschluss mit Kund:innen.

Verwalte Dokumente – ohne Chaos