Administración de contratos vs gestión de contratos: ¿lo mismo o diferente?

La administración de contratos es uno de los términos más vagos y a menudo malentendidos en el mundo de los contratos. Esto se debe principalmente a que existen diferentes definiciones de administración de contratos.

En este artículo, cubriremos dos definiciones principales de administración de contratos, con un enfoque más profundo en una que en la otra. También compararemos la gestión de contratos con la administración de contratos, viendo cómo se superponen y cómo ambas áreas pueden apoyarse eficazmente entre sí.

Aspectos destacados del artículo

• La administración de contratos implica todo lo que sucede antes de que un contrato se firme. Esto incluye redactar, revisar, negociar términos y garantizar el cumplimiento de los procesos internos. Se trata de preparar el acuerdo para su ejecución.
• La gestión de contratos, por otro lado, abarca todo desde una idea hasta los KPIs. Antes y después de que se firme el contrato. Cubre la redacción del contrato, el seguimiento del rendimiento, la gestión de riesgos, el aseguramiento del cumplimiento y la realización de ajustes según sea necesario durante todo el ciclo de vida del contrato.
• Administrador de contratos = enfoque pre-firma, asegurando que el contrato sea legalmente sólido y esté listo para su ejecución.
• Gestor de contratos = principalmente enfoque post-firma, seguimiento del rendimiento y gestión de riesgos durante toda la vida del contrato.

¿Qué es la administración de contratos?

Dependiendo de a quién le preguntes—o en qué industria te encuentres—la administración de contratos puede significar dos cosas muy diferentes.

"La administración de contratos significa la preparación o elaboración de planes para el proyecto, la adquisición de derechos de paso, la licitación y la supervisión de la construcción (...)."

En una interpretación común, la administración de contratos se refiere a todo lo que sucede antes de que se firme un contrato. Eso incluye tareas como redactar términos, coordinar revisiones legales e internas, emitir RFPs (solicitudes de propuesta), evaluar proveedores y negociar cláusulas.

El objetivo es asegurarse de que el contrato sea legalmente sólido, comercialmente viable y esté alineado con los objetivos de la organización antes de que sea ejecutado.

Pero la administración de contratos también puede significar algo completamente diferente, específicamente la ejecución post-adjudicación del contrato.

"La administración de contratos significa la administración post-adjudicación del contrato para garantizar el cumplimiento de los términos del contrato tanto por parte del contratista como de la entidad contratante." Fuente

En ese contexto, el administrador del contrato es responsable de asegurarse de que el contrato firmado se lleve a cabo correctamente. Por lo tanto, están monitoreando entregables, plazos, pagos, órdenes de cambio, cumplimiento y cualquier problema que pueda surgir durante el ciclo de vida del contrato.

Ambas definiciones son válidas, y el término se usa a menudo de manera diferente en distintos sectores. La clave es entender cómo tu organización o industria define el rol, porque eso afecta directamente quién hace qué y cuándo.

Para el propósito de este artículo, nos centraremos en la definición de que la administración de contratos abarca toda la planificación y los deberes llevados a cabo antes de que se firme un contrato.

¿Cuál es la diferencia entre gestión de contratos y administración de contratos?

La gestión de contratos es el proceso global de supervisar un contrato desde el momento en que es solo una idea, redactada en la bandeja de entrada de alguien, hasta medir qué tan bien funciona después de que ha sido firmado.

Incluye todo, desde crear el contrato y negociar términos hasta seguir indicadores clave de rendimiento (KPIs), asegurar que se cumplan las obligaciones, garantizar que no haya incumplimiento del contrato y planificar renovaciones o cierres. Es tanto estratégica como operativa.

La administración de contratos, por otro lado, tiene un alcance más limitado. Se centra en la fase previa a la firma, asegurando que todas las piezas correctas estén en su lugar antes de que alguien firme en papel o use el ratón del portátil en caso de firmas electrónicas.

Eso significa alinear a las partes interesadas, recopilar aprobaciones, resolver modificaciones y preparar el documento para su ejecución. Puedes pensar en ello como el proceso que prepara el contrato para que entre en vigor.

Por supuesto, hay cierta superposición entre los dos.

Un gestor de contratos podría apoyar la redacción y negociación (lo que suena como administración), y un administrador de contratos podría señalar riesgos o sugerir ediciones que impacten el rendimiento a largo plazo (lo que suena como gestión).

Las líneas se difuminan, y en equipos más pequeños, una persona podría hacer ambas tareas. Pero la principal diferencia radica en el enfoque: la administración de contratos se trata de llegar a la firma; la gestión de contratos se trata de todo lo que viene después de ese punto.

Etapas del contrato vs administración y gestión de contratos

¿Qué habilidades se requieren para la administración de contratos vs la gestión de contratos?

Habilidades necesarias para la administración de contratos

1. Atención al detalle
   Los administradores deben ser meticulosos al revisar borradores de contratos, identificar inconsistencias y asegurarse de que todos los términos sean claros y precisos. Cada cláusula importa, por lo que un ojo para el detalle es crucial.
2. Conocimiento de términos y lenguaje legal
   Un sólido entendimiento del lenguaje legal y el derecho contractual es esencial. Los administradores deben asegurar que el contrato cumpla con todas las regulaciones relevantes y políticas de la empresa antes de ser firmado.
3. Fuertes habilidades de comunicación
   Dado que los administradores a menudo actúan como puente entre equipos legales, partes interesadas del negocio y proveedores, deben poder comunicarse efectivamente con todas las partes—aclarando requisitos, explicando revisiones y manteniendo el proceso en movimiento de manera fluida.
4. Habilidades organizativas
   Los administradores de contratos manejan múltiples versiones de un documento, aprobaciones, firmas y plazos. Ser altamente organizado es fundamental para llevar un seguimiento de todas las partes móviles.
5. Habilidades de negociación
   Aunque no siempre es una parte central del rol, los administradores a menudo necesitan negociar términos (o al menos coordinar el proceso de negociación del contrato) para asegurar que el contrato final refleje los mejores intereses de la organización.

Habilidades necesarias para la gestión de contratos

1. Pensamiento estratégico
   Los gestores de contratos deben pensar a largo plazo, considerando la relación continua con los proveedores, los objetivos más amplios del negocio y cómo el contrato se alinea con esos objetivos. Se trata de crear valor, no solo cumplir con las obligaciones.
2. Habilidades de gestión de proyectos
   Gestionar un contrato implica malabarear plazos, monitorear el rendimiento y coordinar entre equipos. Fuertes habilidades de gestión de proyectos son necesarias para mantener todo en marcha y cumplir con los hitos.
3. Gestión de riesgos
   Los gestores de contratos deben identificar, evaluar y abordar riesgos a medida que se ejecuta el contrato. Ya sea que se trate del rendimiento del proveedor, problemas de cumplimiento o ampliación del alcance, ser capaz de gestionar los riesgos de manera proactiva es clave.
4. Comunicación y gestión de relaciones
   Los gestores de contratos actúan como el punto de contacto principal para proveedores, legal y equipos internos. Necesitan excelentes habilidades interpersonales y de comunicación para mantener relaciones sólidas y positivas durante toda la vida del contrato.
5. Habilidades analíticas y de resolución de problemas
   Los gestores de contratos están constantemente analizando métricas de rendimiento, identificando tendencias y resolviendo problemas que surgen. Ser capaz de interpretar datos y encontrar soluciones a problemas es crucial.

En resumen:

• Los administradores de contratos sobresalen en tareas orientadas al detalle y centradas en lo legal que preparan el contrato para su ejecución.
• Los gestores de contratos se centran en la supervisión estratégica, la ejecución y el rendimiento continuo, asegurando que el contrato entregue valor.

Administración de contratos vs gestión de contratos: enfoques de gestión de riesgos

Administración de contratos: prevención de riesgos anticipada

Los administradores de contratos tratan con el riesgo antes de que un contrato sea firmado. Su trabajo es identificar señales de alerta en el lenguaje, detectar términos inconsistentes y asegurarse de que todas las revisiones legales y comerciales necesarias se lleven a cabo. Aquí es donde se previene que el riesgo quede incluido en el contrato desde el principio.

Las tareas comunes centradas en el riesgo incluyen:

• Señalar cláusulas ambiguas o unilaterales
• Asegurarse de que el lenguaje de responsabilidad y terminación cumpla con los estándares internos
• Verificar conflictos con otros contratos o políticas
• Verificar que se aborden los requisitos contractuales de cumplimiento y regulatorios
• Escalar riesgos a legal o liderazgo antes de la firma

Gestión de contratos: monitoreo y respuesta al riesgo

Una vez que el contrato está activo, el trabajo del gestor de contratos es monitorear y responder a los riesgos a medida que surgen. Eso incluye asegurarse de que se cumplan los entregables, que los plazos no se retrasen y que los proveedores (o equipos internos) cumplan con sus obligaciones.

Las tareas comunes centradas en el riesgo incluyen:

• Seguimiento de fechas de vencimiento y renovación
• Gestión de la ampliación del alcance y órdenes de cambio
• Monitoreo del rendimiento del proveedor y SLAs
• Garantizar el cumplimiento de términos clave (por ejemplo, seguro, informes, auditorías)
• Señalar posibles incumplimientos temprano y coordinar una respuesta

Juntas, estas dos disciplinas forman un ciclo completo de gestión de riesgos. Los administradores protegen a la empresa de firmar malos contratos. Los gestores protegen a la empresa de que buenos contratos fracasen.

¿Cómo pueden trabajar juntas la administración y la gestión de contratos?

Incluso cuando la administración de contratos y la gestión de contratos son manejadas por diferentes personas—o equipos—el objetivo final es el mismo: un contrato que funcione.

Pero si la comunicación se rompe entre los dos, corres el riesgo de cometer errores, retrasos o peor aún, un contrato firmado que nadie puede ejecutar adecuadamente.

He aquí cómo mantener la transición (y colaboración) fluida:

1. Clarificar roles desde el principio
   Comienza definiendo claramente quién es propietario de qué. ¿Quién es responsable de recopilar las aprobaciones internas? ¿Quién maneja la retroalimentación de negociación del proveedor? ¿Quién realiza un seguimiento de las cláusulas clave para el cumplimiento después de la firma? No asumas, solo lleva a trabajo duplicado o tareas olvidadas.
2. Usar herramientas compartidas
   Si el administrador y el gestor están trabajando en sistemas diferentes, las cosas se complican rápidamente, especialmente si estás lidiando con contratos empresariales. Las plataformas compartidas, como un sistema de gestión del ciclo de vida de contratos (CLM), mantienen a todos alineados en la última versión, estado y responsabilidades. Si no hay un CLM completo en su lugar, incluso un rastreador compartido o un panel puede hacer una gran diferencia.
3. Documentar la transición
   Debería haber un punto de transición claro una vez que se firma un contrato. Un resumen rápido que destaque fechas clave, obligaciones, riesgos y cualquier condición especial. Esto ayuda al gestor de contratos a retomar las cosas sin tener que revisar un PDF de 40 páginas. Considera usar una "hoja de transición" estandarizada o un documento de resumen.

Confirmar que todos los términos del contrato están acordados y firmados.
Proporcionar un resumen de fechas críticas, hitos y entregables.
Destacar cualquier riesgo identificado en el proceso de revisión.
Asegurar que el gestor de contratos tenga todo el acceso a los sistemas y datos necesarios.
Programar una reunión para revisar la transición, responder preguntas y aclarar expectativas.

1. Mantenerse informado después de la firma
   Solo porque un contrato está firmado no significa que el administrador desaparezca. Si surgen problemas (como una cláusula mal redactada o una condición pasada por alto), las ideas del administrador pueden ser útiles. Controles regulares entre los dos roles, especialmente durante acuerdos de alto valor o alto riesgo, pueden detectar problemas antes de que crezcan.
2. Construir un ciclo de retroalimentación
   Los gestores de contratos a menudo aprenden las lecciones difíciles: qué términos causan fricción, qué proveedores constantemente no cumplen con los plazos, qué cláusulas son malentendidas. Esa retroalimentación debería volver a los administradores de contratos para que los futuros borradores puedan mejorar. Así es como evoluciona el buen lenguaje contractual con el tiempo.

Software para una colaboración fluida

Software de gestión de contratos

Las plataformas de gestión de contratos están diseñadas para apoyar el ciclo de vida completo del contrato, desde la creación hasta la renovación.

Si eliges utilizar una solución de gestión de contratos, te ayudará, como gestor de contratos, a estar al tanto de los plazos, métricas de rendimiento, obligaciones y requisitos de cumplimiento. Pero también son útiles durante la administración de contratos, especialmente cuando incluyen características como control de versiones, flujos de trabajo de aprobación automatizados y bibliotecas de cláusulas.

Software de firma electrónica

El software de firma electrónica es donde la administración de contratos a menudo concluye. Herramientas como Autenti permiten a los equipos enviar, rastrear y completar procesos de firma de manera eficiente y segura, con registros de auditoría completos y control de versiones, todo en línea.

Estas plataformas son esenciales para cerrar el ciclo de ejecución, haciendo más rápido finalizar acuerdos sin imprimir, escanear o perseguir firmas físicas.

Incluso empresas más grandes, que emplean en el extranjero y requieren una seguridad contractual más estricta, pueden usar Autenti de manera segura para hacer que la firma de contratos sea más fácil que nunca. Bank Millennium firma documentos de RRHH y contratos con Autenti, lo que les permite cubrir fácilmente las necesidades de los trabajadores remotos, manteniendo la seguridad completa.

"Con la plataforma Autenti, los empleados pueden firmar documentos remotamente. Esto se aplica principalmente a documentos de RRHH – contratos preliminares, contratos de trabajo, anexos, acuerdos de formación, contratos de tarjetas de combustible y decisiones relacionadas con el fondo social." Monika Ruraż–Lipińska, Jefa del Equipo de RRHH en Bank Millennium

Haz que la colaboración entre administración y gestión de contratos sea tan fluida como la mantequilla, con la firma electrónica de Autenti.

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