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Cuando hablamos de firmas electrónicas, puede que pensemos directamente en los tipos más avanzados, como SES, AES o incluso QES. Estas tres categorías de firma electrónica son las que más se mencionan al distinguir las diferentes opciones.
Pero la realidad es que las firmas electrónicas comienzan en un umbral más bajo, siendo tan simples como firmar un documento físico con tinta real, y luego escanear dicho documento o fotografiarlo.
¿Son todos los métodos de firma electrónica seguros y recomendados por los expertos? Quizás el hecho de que SES, AES y QES se mencionen tan a menudo no sea una coincidencia.
En este artículo, cubriremos ejemplos prácticos y tipos de firmas electrónicas simples, comenzando desde lo más básico: desde la tinta húmeda hasta las SES (Firmas Electrónicas Simples) que realmente pueden validarse para comprobar su corrección.
Índice de contenidos
1. Tinta húmeda: firmar, escanear/fotografiar y enviar
2. Firmas mecanografiadas: dibujar o escribir y aceptar
3. Firmas clickwrap: marcar y aceptar
4. Firmas Electrónicas Simples (SES)
5. Ejemplos de firmas electrónicas más avanzadas: AES y QES
6. Elige lo más seguro y eficiente
7. Preguntas frecuentes
Las firmas de tinta húmeda son firmas realizadas en documentos físicos con un bolígrafo real, de ahí el nombre "tinta húmeda", refiriéndose a las marcas de tinta dejadas en el papel.
Las firmas húmedas son firmas tradicionales utilizadas durante siglos, y que siguen siendo importantes en ciertos escenarios, como firmar documentos de emergencia médica en un hospital, documentos notariales o documentos oficiales gubernamentales.
Pero, ¿son seguras las firmas húmedas por sí solas?
No exactamente. Para que una firma húmeda sea perfectamente segura, los documentos importantes suelen requerir una verificación adicional de identidad y/o un fedatario de la firma, como un notario o testigo, que también firma el documento para confirmar aún más la validez de la firma.
Basándonos en esa definición, podemos señalar el mayor inconveniente de la firma tradicional de documentos: su naturaleza que consume mucho tiempo y la relativa facilidad de falsificación.
Para firmar un documento con bolígrafo y tinta, debemos presentarnos en persona en un lugar acordado, validar nuestra identidad, llevar a cabo acuerdos o conversaciones con un notario, fedatario u otros testigos, a menudo esperar en colas y soportar el tráfico de vuelta.
En caso de que no haya fedatario o verificación de identidad, una simple firma tradicional puede ser fácilmente falsificada por otros, lo que dificulta que dichas firmas estén sujetas a no repudio, es decir, una situación en la que no podemos cuestionar la autoría o validez de una firma o documento firmado.
La firma tradicional, aunque es segura cuando se realiza en persona con todas las capas adicionales de seguridad, no es la mejor opción para firmar a distancia.
¿Por qué?
Porque no es completamente posible validar la autenticidad de dichas firmas.
Escaneos de firma húmeda y posibles amenazas
El proceso de firma con tinta húmeda "electrónicamente" suele seguir estos pasos:
Sin embargo, aunque es posible convertir una firma tradicional de tinta húmeda en una electrónica mediante el escaneo o fotografiado del documento firmado y su almacenamiento en línea, no es la mejor opción de firma electrónica disponible.
Las firmas escaneadas o fotografiadas no pueden ser validadas correctamente en cuanto a su autenticidad, ya que no requieren ningún tipo de verificación, ni siquiera algo tan simple como la comprobación de un código de verificación enviado por correo electrónico o número de teléfono.
Esto significa que, esencialmente, es plausible que otros puedan falsificar tu firma y subirla en línea como si fuera tuya, si no hay una verificación adicional de tu parte.
Avanzando un paso más, el segundo ejemplo de firma electrónica a discutir es la firma mecanografiada.
Esta puede parecerse más al proceso de firma tradicional, ya que una de las formas de completarla es dibujando realmente tu nombre y apellidos, pero en una pantalla digital usando un lápiz óptico o un dedo, en lugar de papel y bolígrafo físicos.
La palabra "mecanografiada" sugiere más, sin embargo. Por sí misma, la palabra se refiere a un texto o documento que ha sido escrito usando una máquina de escribir o un ordenador.
Por lo tanto, las firmas mecanografiadas no solo consisten en dibujar tus nombres en pantallas digitales, como portátiles, teléfonos móviles o tabletas, sino también simplemente escribir tu nombre o iniciales en un teclado, que luego se transforma en una firma mediante un generador de firmas.
Esencialmente, las firmas mecanografiadas entran dentro de la definición más comúnmente utilizada de firmas electrónicas, que es un sonido electrónico, símbolo o proceso que indica el acuerdo del firmante con las condiciones de un documento determinado.
Firmas mecanografiadas vs seguridad y verificación
Las firmas mecanografiadas, aunque legalmente vinculantes, siguen sin ser la opción más segura disponible ya que no hay verificación adicional, al igual que en el caso de los escaneos de firmas de tinta húmeda.
Las firmas clickwrap son las más simples de producir, ya que generalmente solo requieren marcar una casilla para indicar el acuerdo del firmante.
Ya sea al leer y aceptar los términos y condiciones en aplicaciones móviles o web, las firmas clickwrap capturan la intención del usuario de aceptar con una simple casilla de verificación "Acepto".
Pasando al cuarto y más seguro ejemplo de firmas electrónicas simples, vamos a descubrir las firmas SES en más detalle.
Las Firmas Electrónicas Simples (SES) son una forma de crear una firma digitalmente después de la verificación por correo electrónico o número de teléfono con un código único enviado a la persona que firma el documento.
Las firmas electrónicas simples son legalmente vinculantes, ya que cumplen totalmente con eIDAS (identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza), un reglamento de la UE que establece los estándares de firmas electrónicas.
El código único enviado al firmante demuestra que las firmas SES se crean de forma segura, a diferencia de simplemente marcar una casilla "Acepto" o enviar una imagen escaneada de tu firma manuscrita a la otra parte.
Pero la principal ventaja de las firmas SES es su universalidad. Debido a que son legalmente vinculantes y seguras, permiten firmar la mayoría de los contratos en transacciones comerciales.
Solo en casos muy específicos, como firmar una cláusula de no competencia o transferir derechos de autor en un contrato, se requieren tipos de firma más avanzados, como QES.
Dada su cualidad universal, incluso se pueden firmar documentos masivamente con firmas SES, siempre que se disponga de la plataforma adecuada.
Autenti es una de las mejores plataformas de software de firma digital que ofrece tres tipos de firmas electrónicas: Firmas Electrónicas Simples (SES), Firmas Electrónicas Avanzadas (AES) y Firmas Electrónicas Cualificadas (QES), estas últimas respaldadas por más de 170 proveedores.
También ofrece firma masiva, validación de firma electrónica, una aplicación móvil y más, todo en una plataforma completamente segura.
Autenti prioriza la seguridad con cifrado avanzado, múltiples métodos de autenticación y cumplimiento de estándares internacionales, incluyendo ISO/IEC 27001:2017, eIDAS y RGPD.
Autenti ha sido utilizado por cientos de clientes en toda Europa y continúa ofreciendo una experiencia excepcional.
Daniel Fietkiewicz, Director de Soporte de Ventas, y Monika Sykulska, Gestora de Contratos en Pru (una empresa financiera centrada en la protección de seguros y el ahorro) afirman:
"Nuestra máxima prioridad es el tiempo ahorrado para nuestros consultores en la firma de contratos. Gracias a nuestra colaboración con Autenti, pueden hacerlo cómodamente, en cualquier momento y lugar, de forma rápida y segura".
Firmas Electrónicas Simples: casos de uso comunes
Para obtener una comprensión clara de cómo las Firmas Electrónicas Simples garantizan la firma digital segura pero sencilla de documentos, vamos a revisar algunos casos de uso comunes.
Por ejemplo, si trabajas en el sector de seguros, puedes utilizar firmas SES para acuerdos de agencia, seguros de cobros, acuerdos de corretaje o acuerdos generales, como garantías de seguros.
Para quienes trabajan en el sector inmobiliario, los documentos de ejemplo incluyen contratos de agencia de venta y alquiler, acuerdos de reserva o avisos para visitar inmuebles.
RRHH puede utilizar firmas SES para contratos de colaboración, contratos laborales o contratos de obra específica sin transferencia de derechos de autor.
Los equipos de ventas pueden firmar electrónicamente con SES documentos como correcciones de facturas, contratos de venta o acuerdos de intercambio.
Además de las firmas SES utilizadas para el 90% de los contratos en transacciones comerciales, algunos tipos de contratos o cláusulas más complejas pueden requerir una firma electrónica más avanzada, como AES o incluso QES.
AES, Firma Electrónica Avanzada, es un tipo de firma electrónica que requiere prueba de identidad de la persona que firma el documento, revisando su documentación de identificación.
QES, Firma Electrónica Cualificada, va varios pasos más allá y añade una capa adicional de seguridad, con métodos criptográficos, incluyendo PKI (Infraestructura de Clave Pública) que incluye el uso de un certificado de firma digital, clave pública y clave privada.
Las firmas cualificadas se consideran equivalentes a las firmas manuscritas, y gracias a los datos de verificación adicionales que proporcionan y los métodos de cifrado que utilizan, podemos equipararlas a una huella dactilar, única para cada individuo.
Las Firmas Electrónicas Cualificadas, además de ser altamente seguras y garantizar la integridad del documento firmado, son también muy eficientes.
EcoVadis, que adoptó la plataforma Autenti y las firmas electrónicas cualificadas para digitalizar los procesos de RRHH, incluyendo documentos del ciclo de vida de los empleados y contratos de derecho civil, lo demuestra.
Marta Krzywicka, Directora de Operaciones de Personal en EcoVadis, dice:
"Hemos visto una reducción significativa en el uso de papel e impresora, así como una disminución en nuestra huella de carbono al minimizar la necesidad de envíos por mensajería. Sin embargo, el mayor valor reside en la eficiencia organizativa, que es invaluable dado que nuestros equipos están distribuidos por todo el país".
AES y QES se consideran firmas digitales, un tipo especial de firmas electrónicas que difiere en términos del proceso de autorización para completar la firma.
Como ya se ha mencionado, estas realmente verifican la identidad del firmante, ya sea mediante la revisión de la documentación de identificación o asistiendo completamente a una sesión individual con una Autoridad Certificadora.
Puedes leer sobre las diferencias entre firmas electrónicas y digitales con más detalle en este artículo.
Las firmas electrónicas vienen en varias formas, desde métodos simples como escaneos de tinta húmeda, nombres mecanografiados, iniciales dibujadas en pantallas digitales y acuerdos clickwrap hasta opciones más seguras como las Firmas Electrónicas Simples (SES).
Mientras que las firmas tradicionales siguen teniendo un papel en ciertos escenarios, las alternativas digitales ofrecen mayor comodidad, seguridad y eficiencia, especialmente para la firma de documentos remota o de alto volumen.
Es fácil falsificar una firma tradicional, lo que ciertamente no es el caso con las firmas electrónicas y digitales.
La verificación adicional de identidad, la autenticación con códigos únicos enviados por correo electrónico o teléfono, los certificados digitales, todos juegan un papel importante en mantener tus firmas y documentos a prueba de manipulaciones.
A medida que las empresas y los individuos continúan adoptando la transformación digital, elegir la solución de firma electrónica adecuada, como SES o incluso opciones más avanzadas como AES y QES, garantiza el cumplimiento, la seguridad y la velocidad.
Haz tu transición del papel a lo digital sin problemas, con Autenti.
¿Qué son las firmas de tinta húmeda?
Las firmas de tinta húmeda son firmas manuscritas tradicionales realizadas con un bolígrafo físico sobre papel. Las firmas de tinta húmeda son frecuentemente requeridas por organismos gubernamentales específicos o en situaciones de emergencia, como recibir tratamiento médico inesperado en el hospital. Las firmas tradicionales pueden convertirse en electrónicas mediante el escaneo o fotografiado para luego almacenarlas en línea.
¿Qué son las firmas mecanografiadas?
Las firmas mecanografiadas son firmas dibujadas digitalmente en la pantalla de un teléfono móvil, tableta u ordenador portátil, o simplemente escritas en un teclado y convertidas en una firma. Confirman la intención del firmante de cumplir con el acuerdo incluido en el documento firmado.
¿Qué son las firmas clickwrap?
Las firmas clickwrap son la forma más simple de firmas electrónicas, ya que simplemente requieren hacer clic en un botón. Ese botón suele ser una casilla de verificación "Acepto", por ejemplo, al crear una nueva cuenta de correo electrónico y aceptar los términos y condiciones.
¿Qué son las Firmas Electrónicas Simples (SES)?
Las Firmas Electrónicas Simples son el método más seguro de los cuatro mencionados para firmar digitalmente un documento. SES requiere autenticación adicional en forma de un código único enviado a la dirección de correo electrónico o número de teléfono del firmante, que luego debe ser confirmado para completar la firma. Las firmas SES son legalmente vinculantes y cumplen totalmente con las regulaciones, como eIDAS en toda la Unión Europea.
