La gestión de contratos—desde la creación de documentos, pasando por la firma hasta el almacenamiento, es un proceso que ocurre repetidamente en todas las empresas.
Ya sea que gestiones muchos contratos de alto valor, de menor valor, repetitivos o únicos, es mejor contar con un sistema de gestión adecuado.
¿Por qué?
Tenemos una lista completa de razones, comenzando por las más genéricas, pasando por beneficios más específicos, hasta llegar a aquellos relacionados con sectores concretos.
Sigue leyendo para obtener más información.
Beneficios generales de una gestión de contratos adecuada
Los beneficios generales que aporta una correcta gestión de contratos, independientemente del sector específico en el que opere tu empresa o de tus procesos específicos, son:
1. Evitar riesgos y manipulaciones en tus documentos
Una gestión de contratos exitosa te ayuda a identificar cualquier riesgo contractual antes de que pueda escalar.
¿Cómo exactamente?
Debido a que los procesos de creación, firma y almacenamiento de documentos están bien pensados y se llevan a cabo de manera organizada, el riesgo de cometer errores en las cláusulas que aplicas o en las firmas que recopilas es mínimo.
Además, al considerar la gestión de contratos en su conjunto, podrás dedicar más tiempo a cuestiones más importantes, como garantizar que tus documentos cumplan adecuadamente con las políticas legales, regulatorias o empresariales.
Al asegurar que tus contratos estén correctamente redactados y sean legalmente vinculantes, puedes tener más confianza en la gestión de riesgos.
Si llevas la gestión de contratos un paso más allá y en lugar de simplemente aplicar sistemas y procesos consistentes, también añades un software completo de gestión de contratos o incluso de firma electrónica, puedes estar seguro de detectar cualquier problema aún más rápido.
Los sistemas avanzados de gestión de contratos pueden detectar cláusulas inusuales, marcar términos de alto riesgo y sugerir mitigaciones antes de la firma.
El software de firma electrónica, por otro lado, puede ayudarte a verificar las identidades de las personas con las que firmas documentos, cifra las firmas con sistemas avanzados, sella los documentos para evitar que sean manipulados y te ayuda a almacenarlos de forma segura después de firmarlos.
2. Reducir costes
Otro beneficio bastante obvio de la gestión de contratos es la reducción del gasto. Tu equipo no perderá mucho tiempo en contratos repetitivos, en su lugar los gestionará según los flujos de trabajo establecidos de manera mucho más rápida.
¿Resultados?
El talento cualificado puede entonces centrarse en contratos de mayor valor, asegurando mejores ingresos.
Pero el ahorro de costes también proviene del simple hecho de que una adecuada gestión de contratos previene pérdidas financieras por renovaciones perdidas, penalizaciones o ineficiencias en el sistema en su conjunto.
3. Flujos de trabajo eficientes
Las tareas repetitivas, los tipos de contratos, las cláusulas y los procesos pueden automatizarse fácilmente (o al menos organizarse) con la gestión de contratos adecuada.
Ya sea que lo hagas con plantillas de contratos bien definidas, con un sistema completo de gestión de contratos o con flujos de trabajo unificados en todo el equipo, todo el trabajo en la documentación será mucho más eficiente.
Estandarizar los procesos, pero también los documentos en sí, ayuda a todo el equipo a obtener una mejor comprensión del negocio, facilitando la toma de decisiones y haciendo que todo sea más organizado.
💡 De media, los flujos de trabajo contractuales ineficientes pueden causar retrasos de entre tres y cuatro semanas.
4. Tomar decisiones significativas y rápidas
Gestionar contratos no es solo una forma de tener un archivo de documentos organizado y agradable a la vista, también está muy centrado en los datos que finalmente tendrás tiempo de recopilar y analizar.
Y con tiempo para recopilar y analizar datos, naturalmente vienen decisiones más significativas (ya que se basan en información factual que has recopilado) y conclusiones más rápidas.
Negociarás futuros acuerdos más rápido, podrás elegir las mejores opciones, términos y cláusulas legales, algo imposible si el caos domina tu "gestión" de contratos.
Además de tomar decisiones más significativas y rápidas por ti mismo, la organización de contratos y datos en todos tus documentos también te hace ordenado y limpio para cualquier posible auditoría en el futuro.
Beneficios específicos de la gestión de contratos
Más allá de las ventajas obvias como la eficiencia, la reducción de costes o el cumplimiento de las regulaciones, la gestión de contratos ofrece varios beneficios específicos que pueden dar a las empresas una ventaja estratégica.
Estos son los que queremos destacar.
5. Proteger tu reputación
La gestión de contratos ayuda a los equipos de relaciones públicas garantizando acuerdos claros con los socios de medios, influencers y agencias, para que los mensajes se mantengan consistentes y alineados con la marca.
Pero no se trata solo de asegurar un contacto adecuado con los medios, sino también de proteger la reputación de una empresa con acuerdos de confidencialidad, cláusulas de gestión de crisis y directrices de uso de la marca.
Los contratos pueden incluir cláusulas que aborden disputas, responsabilidad legal y derechos de terminación para prevenir asociaciones que puedan dañar la reputación de la marca.
Como dice un famoso dicho, más vale prevenir que curar.
6. Mejorar las relaciones con proveedores
Los contratos claros establecen expectativas sobre entregables, términos de pago y niveles de servicio, reduciendo malentendidos y conflictos con cualquier proveedor o cualquier otra relación comercial.
También ayuda a resolver disputas de manera eficiente al esbozar procedimientos para manejar problemas antes de que escalen.
En general, construye confianza, asegura la responsabilidad y mantiene las asociaciones funcionando sin problemas.
7. Potencial preparación para fusiones y adquisiciones
Tener contratos organizados y accesibles acelera la debida diligencia en fusiones y adquisiciones, haciendo que tu empresa sea más atractiva para compradores o inversores.
Si estás considerando fusionarte o incluso vender tu empresa, tener un sistema limpio de gestión de contratos puede ser una bendición en tal escenario.
Beneficios específicos por sectores de la gestión de contratos
Ahora, revisemos beneficios más específicos por sectores de la gestión de contratos en tres ejemplos: RRHH, SaaS y comercio electrónico, para que los beneficios se sientan más tangibles.
También proporcionaremos ejemplos empresariales reales donde una gestión de contratos exitosa ayudó enormemente a cerrar el trato.
RRHH
Además de beneficiarse de las ventajas generales que aporta la gestión de contratos, como el tiempo ahorrado, la reducción de costes o procesos más eficientes, la marca o los departamentos de RRHH en diversas empresas también pueden notar una mejora en:
8. Seguimiento del ciclo de vida del empleado
La gestión de contratos puede acelerar o incluso automatizar las renovaciones de contratos, los períodos de prueba y las cláusulas basadas en el rendimiento.
Pero como mencionamos anteriormente, tener documentación organizada también te da tiempo para analizarla adecuadamente y detectar tendencias en los datos.
Todo esto ayuda a realizar un seguimiento adecuado del ciclo de vida del empleado, en lugar de confiar en corazonadas o en la duración media del empleo proporcionada por LinkedIn.
9. Cumplimiento de trabajadores remotos y freelance
RRHH se encarga de gestionar a los empleados internos, tanto como de trabajar con agencias, freelancers o trabajadores remotos en general.
Una gestión adecuada de contratos garantiza el cumplimiento de las leyes laborales internacionales, los acuerdos de confidencialidad y los acuerdos de propiedad intelectual.
Pero también ayuda a crear flujos de trabajo fluidos y predecibles para cada escenario de empleo o colaboración, independientemente de la ubicación o forma de colaboración de la otra parte.
Ejemplo real
Bank Millennium, una importante institución financiera en Polonia, ha implementado soluciones digitales de RRHH en respuesta al cambio hacia el trabajo remoto e híbrido.
¿Cómo lo hicieron exactamente?
Utilizaron Autenti, una plataforma de software de firma electrónica que facilita la firma y el almacenamiento de documentos en línea. Es particularmente útil para las ramas de RRHH de cualquier empresa, incluidas aquellas que firman muchos contratos de forma remota.
Ejemplos de documentos de RRHH que Bank Millennium firma en línea gracias a Autenti son contratos preliminares, contratos laborales, anexos, acuerdos de formación, contratos de tarjetas de combustible y decisiones relativas al fondo social.
Recurrir a soluciones de firma digital permitió a Bank Millennium firmar documentos en solo unos minutos, reduciendo el tiempo necesario para los procesos de RRHH.
"Firmar documentos ahora toma solo unos minutos, lo que acorta significativamente los procesos de RRHH. También optimiza nuestra participación y minimiza el riesgo de que el destinatario no reciba el documento a tiempo o en la dirección especificada. Además, ahorramos en costes de mensajería, que anteriormente se utilizaban para entregar documentos. El aspecto medioambiental también es digno de mención: no hay necesidad de imprimir documentos en papel, almacenarlos o archivarlos",
Monika Ruraż-Lipińska Jefa del Equipo de RRHH en Bank Millennium
SaaS
A su vez, algunos beneficios más específicos que la industria SaaS disfruta al implementar una estrategia efectiva de gestión de contratos son:
10. Precios dinámicos y Términos de servicio
Manejar la gestión de contratos de la manera correcta permite a las empresas SaaS ajustar fácilmente sus precios a menudo dinámicos con los contratos que gestionan, especialmente hablando de los Términos de Servicio. Ofrecer una solución SaaS, a menudo a usuarios internacionales, requiere cumplir con muchas regulaciones, lo que puede volverse difícil, especialmente si tus precios o términos de servicio tienden a evolucionar con bastante frecuencia.
Las plantillas de contratos predefinidas, las cláusulas y los flujos de trabajo organizados ayudan enormemente en entornos naturalmente caóticos.
11. Cumplimiento de privacidad de datos y seguridad
Las empresas SaaS que ofrecen herramientas que involucran a muchos usuarios y a menudo sus datos tienen que cumplir plenamente con múltiples regulaciones de seguridad y perfeccionar sus esfuerzos de privacidad de datos.
Asegura el cumplimiento del RGPD, CCPA, SOC 2, ISO o cualquier otra regulación fácilmente en todos los contratos tomando el tiempo para arreglar tu gestión de contratos.
12. Licencias y protección de PI
Finalmente, una gestión de contratos bien manejada también puede ser de gran ayuda para simplificar los términos de licencia de software a fin de prevenir el uso no autorizado y las disputas de propiedad intelectual.
Esto se conecta fuertemente con el tema de seguridad, pero también con el hecho de simplemente tener cláusulas y plantillas predefinidas para varios escenarios.
Ejemplo real
Brand24, una herramienta SaaS especializada en monitorización de internet que ayuda a las marcas a rastrear y analizar menciones en línea, recurrió a Autenti para digitalizar la firma de sus contratos y mejorar sus operaciones internas.
Antes de implementar Autenti en sus flujos de trabajo, los procesos eran lentos, a menudo retrasados debido a la necesidad de enviar documentos físicos entre tres ubicaciones en Polonia.
"Con Autenti, bastan dos clics para enviar un documento, y nuestra oficina administrativa siempre tiene una copia almacenada en el servidor"
Mikołaj Winkiel Chief Evangelist en Brand24
Autenti aceleró significativamente los flujos de trabajo de documentos de Brand24, permitiendo a los equipos colaborar eficientemente, sin importar su ubicación.
Pero Autenti también ayudó a Brand24 a estandarizar procesos externos, incluso trabajando con grandes corporaciones que anteriormente preferían firmas tradicionales, ayudando a arreglar la gestión de contratos en todos los equipos y colaboraciones.
Comercio electrónico
Por último, pero no menos importante, los beneficios que destacan particularmente para las empresas de comercio electrónico que gestionan sus contratos de manera organizada y eficiente son:
13. Acuerdos de marketplace y dropshipping
Trabajar en comercio electrónico a menudo está vinculado a la colaboración con proveedores externos, incluso a nivel internacional.
Esto requiere una protección legal adecuada en marketplaces con múltiples vendedores, lo que puede hacerse con una gestión de contratos organizada. Al gestionar los términos con proveedores externos, puedes estar seguro de que todas las operaciones se desarrollarán sin problemas.
14. Optimización de políticas de reembolso y contracargos
Una gran parte de la venta de productos de comercio electrónico es el tema de los reembolsos y contracargos. Con la gestión de contratos, puedes estandarizar las políticas de reembolso al cliente para reducir disputas y posibles pérdidas financieras.
15. Automatización de contratos con afiliados e influencers
Implementar la gestión de contratos en la marca de comercio electrónico también puede ayudar con cualquier colaboración con afiliados o influencers.
Puedes automatizar programas de pago, entregables y seguimiento de cumplimiento para colaboraciones de marca. Pero también garantizar la seguridad con acuerdos de confidencialidad, mejorar la gestión del tiempo en contratos repetitivos con firmas electrónicas, y más.
Ejemplo real
TZMO, un productor y proveedor global de productos médicos, de higiene y cosméticos, que emplea a casi 9.000 personas y opera en casi 60 empresas, implementó Autenti para ayudar a gestionar la montaña de documentos que manejan.
Como resultado, redujeron los tiempos de procesamiento de contratos hasta en un 90%, firmando ahora documentos en 30 horas o menos. Antes de trabajar con Autenti, los empleados tenían que imprimir los documentos, recopilar las firmas y enviarlos por mensajería, lo que extendía considerablemente los tiempos de procesamiento.
Ahora, todo ocurre en línea, lo que ayudó a reducir el tiempo promedio para completar un documento de dos semanas (para contratos locales) o 2-3 meses (para contratos internacionales) a alrededor de 30 horas. Con los mejores tiempos de respuesta de solo unas pocas horas por documento.
"La automatización ha liberado tiempo para actividades esenciales como las ventas, en lugar de manejar documentación en papel, lo que implicaba imprimir, enviar, escanear, recibir e incurrir en costes logísticos para servicios de mensajería y correo."
Dr. Paweł Ochrymiuk, Gerente de Gobernanza Corporativa y Legal en TZMO
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